Organización de Eventos

1. La palabra estrategia deriva del latín strategĭa, que a su vez procede de dos
términos griegos: stratos (“ejército”) y agein (“conductor”, “guía”).
Por lo tanto, el significado primario de estrategia es el arte de dirigir las
operaciones militares.
El concepto también se utiliza para referirse al plan ideado para dirigir un
asunto y para designar al conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima
en cada momento.
Una estrategia es el proceso seleccionado a través del cual se prevé alcanzar
un cierto estado futuro.
Son acciones organizadas, en forma de plan maestro que define el camino
donde centrar los esfuerzos para el logro de los objetivos.
Su desarrollo y ejecución implica un conjunto de funciones generales:
planificación, organización, mando y control.
Planificación estratégica
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2. Estos últimos representan un conjunto de elementos de gestión o administración
(ad - minus) en la organización de eventos y trascienden las características
particulares de cada uno de estos (forma de organización, alcance, temática, etc.)
• Planificación: se determinan los objetivos y los medios para alcanzarlos
• Organización: divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y
jerarquía
• Mando: activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo
• Control: determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y
posibles desviaciones y alerta para corregirlas o evitarlas.
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3. Estas funciones tienen un carácter interactivo de ahí que conforman un sistema,
propiciando en su implementación un conjunto de tares - acciones que brindan
como resultado una situación deseada.
Cada una de estas funciones puede descomponerse a su vez, en el resto de las
otras tres, lo que significa que también puede ser estudiada como un sistema.
Es decir, la planificación constituye un proceso, que se organiza, se dirige y se
controla, al igual que las demás funciones.
La Planificación es considerada la función más importante del sistema y se la
asocia a la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de
dirección y de control. ¿En qué consiste? :
En determinar con anticipación los objetivos tendientes a
satisfacer necesidades definidas, así como señalar las actividades
o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieren
para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo también
determinado.
De modo más sintético, planificar es establecer las metas correctas y después
elegir los medios correctos para lograr dichas metas.
•
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4. Una correcta planificación del evento permite:
• Concentrar la atención en los objetivos.
• Reducir la incertidumbre.
• Posibilitar la operación económica.
• Controlar y anticipar.
• Proporciona orientación a los organizadores.
Cuando todos los que están involucrados saben hacia donde deben dirigirse y que
es lo que deben aportar para lograr la realización exitosa del evento que se
planifica, pueden cooperar y trabajar en equipo.
La planificación reduce la incertidumbre, es decir minimiza la falta de información.
Ayuda a dar respuestas ante situaciones que se presenten que estén fuera
de control y puedan atentar contra el cumplimiento exitoso del evento que se
planificó: anticipar los posibles cambios, considerar el impacto de los mismos y
desarrollar las respuestas adecuadas.
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5. Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura, ya sea a corto o largo plazo.
Se clasifican en dos grandes grupos: planes estratégicos y planes
operativos
Planes estratégicos. Planes operativos.
Estructura en el tiempo.
Alcance.
Relación con los Objetivos.
Cubren períodos extensos.
Afectan una amplia gama de
Actividades
Incluyen la formulación de
Objetivos
Cubren períodos cortos.
Alcance estrecho y limitado.
Dan por establecido la
Existencia de los objetivos.
Ofrecen la forma en que sé
Pueden lograr estos objetivos.
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6. La planificación estratégica es fundamental para conseguir el éxito de un evento.
En el proceso de planificación estratégica empezamos por trabajar la “idea amplia”
o “concepto” del evento con los implicados clave; a partir de ahí se desarrollarán
los planes para la creación, desarrollo y ejecución del evento.
Según Masterman hay dos etapas que son:
- Definición de objetivos: por qué el evento tiene que desarrollarse, qué se
quiere conseguir, quién tiene que obtener beneficio y cómo se va a obtener ese
beneficio, y en cuánto tiempo.
- Definición de concepto: se trata de definir qué es el evento y qué quiere
parecer. Consiste en esbozar un esquema del evento para lo que hay que realizar
una investigación y análisis de la situación, y de la situación de la competencia.
Sirve para identificar las necesidades y las posibilidades del evento en cuanto a
operaciones, tiempos, lugares, instalaciones, personas, etc. Además se identifican
las partes implicadas en el proceso y a los organizadores, así como a los públicos
a los que se dirige el evento. También hay que establecer quiénes deben ser las
personas que tienen que tomar las decisiones.
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7. Por otra parte, Bowdin et all plantean que el organizador debe desarrollar un plan
estratégico del evento que debe incluir:
- Propósito, Visión y Misión. La definición de estos conceptos ayuda a que
las partes implicadas compartan unos criterios comunes y entiendan mejor el
evento. Debe ser breve, precisa y motivacional. La definición del propósito va a
depender de cada una de las partes implicadas en el proceso: empresa/cliente;
patrocinantes; comunidad; clientes potenciales; potenciales asistentes.
El Propósito es algo fundamental, tanto que se considera su definición como algo
suficiente para enfocar y dirigir toda la planificación estratégica.
La Visión describe lo que el evento pretende ser y lo que trata de conseguir a largo
plazo.
La Misión tiene que describir el cometido que la organización del evento tiene que
realizar. Tiene que ser el cumplimiento de la misión.
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8. Una vez definidos estos conceptos tenemos las bases para poder fijar objetivos y
estrategias.
- Objetivos. Objetivos principales o metas: Son conceptos generales que
aportan a la dirección de la organización del evento.
- Objetivos secundarios: son utilizados para cuantificar el progreso hacia la
consecución de las metas del evento.
- Análisis de la situación. Es una investigación que trata de hallar las
debilidades y fortalezas internas de la propia organización y las oportunidades y
amenazas que ofrece el entorno del evento (FODA del Estado Ideal)
- Opciones estratégicas. A partir de este análisis de la situación se pueden
extraer una serie de conclusiones que van a aportar una información fundamental
para la selección de estrategias. Estas últimas deben utilizar fortalezas, minimizar
debilidades, evitar amenazas y aprovechar las oportunidades que han sido
identificadas en el Análisis de Situación. A la hora de organizar un evento se van a
presentar opciones estratégicas alternativas y el organizador debe decidir por cuál
de ellas optar.
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9. •Regula un proceso sistémico
de gestión del evento.
•Alinea las metas y recursos de
la organización con sus
oportunidades de
comunicación.
•Análisis de los factores externos.
•Confrontación con las capacidades
propias de la organización.
• Desarrollo e implementación
de planes para alcanzar
objetivos.
Planificación Estratégica
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10. ¿ Por qué ? Necesidad
¿Que se va ha hacer ? Tarea
¿Para qué? Objetivo
¿Quienes?
¿Cuándo?
¿Cómo, con qué medios?
¿Donde?
¿En cuánto tiempo?
Plan estratégico
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11. La planificación cumple diversos propósitos:
- Minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre y definiendo las
consecuencias de las acciones
- Elevar el nivel de éxito
- Coordinar los esfuerzos y los recursos
Su propósito fundamental es: LOGRAR LOS OBJETIVOS
- La planificación es como una locomotora que arrastra el tren de
las actividades de la organización, la dirección y el control. O
también puede concebirse como el tronco de un árbol del que
crecen las ramas de la organización, la dirección y el control.
Uno de los resultados más importantes es generar la
ESTRATEGIA.
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12. "Es el proceso de seleccionar
información y hacer suposiciones
respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los
objetivos organizacionales" (Terry,1987).
"Es el proceso de establecer metas y
elegir medios para alcanzar dichas
metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso de evaluar toda la
información relevante y los
desarrollos futuros probables, da
como resultado un curso de acción
recomendado:un plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos
y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de
emprender la acción", (Goodstein,
1998).
"La planificación... se anticipa a la
toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la
acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo
que hay que hacer, quién tiene que
hacerlo, y cómo deberá hacerse"
(Murdick, 1994). Se erige como puente
entre el punto en que nos encontramos y
aquel donde queremos ir.
"Es el proceso consciente de
selección y desarrollo del mejor curso
de acción para lograr el objetivo."
(Jiménez, 1982). Implica conocer el
objetivo, evaluar la situación
considerar diferentes acciones que
puedan realizarse y escoger la mejor."La planificación es un proceso de toma
de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación
actual y los factores internos y externos
que pueden influir en el logro de los
objetivos" (Jiménez, 1982).
P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I
O
N
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13. Todas las definiciones tienen elementos comunes:
- necesidad de establecer objetivos o metas
- elegir los medios más convenientes para alcanzarlos
Implica un proceso de toma de decisiones:
- previsión (anticipar)
- visualización (representarse el futuro deseado)
- predeterminación (tomar acciones)
Todo plan tiene tres características:
1) se refiere al futuro
2) indica acciones
3) tiene un elemento de causalidad (se trata de construir un futuro
deseado, no de adivinarlo)
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14. Conclusión:
Planificación estratégica: satisfacer las metas generales
Planificación operativa: cómo aplicar los planes estratégicos
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15. Porque pasa algo
que queremos
cambiar
Para que pase algo
que cambie en el
sentido deseado
Hacemos algo
El evento como estrategia
Ejemplos Jack Morton
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16.
Todo evento a su vez puede ser conceptualizado como un proceso
en el cual:
I) Se recibe información del cliente (antecedentes y necesidades)
II) A partir de esta información, conceptualizar las características,
contenidos y formatos del evento.
III) Planifico. Tomando como objetivo la estructura predefinida en
la conceptualización y la dinámica que ha de seguir,
deconstruyo hasta llegar a acciones y recursos necesarios y
los articulo en una línea de tiempo.
IV) Presupuestación de lo planificado
Etapas del evento
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17.
V) Cierre de actividades con presupuesto, es decir, si lo que me
propongo hacer se ajusta a las necesidades del cliente.
VI) Organización. En esta etapa se comienza a concretar el plan
contratando los RRHH y materiales que conformarán la estructura
del evento, así como su convocatoria y difusión. La etapa de
organización es eminentemente logística es decir, prepara los
recursos necesarios para que los mismos se integren JUST ON
TIME
VII) Ejecución o realización del evento
VIII) Posproducción
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18. Acuerdos básicos
Público objetivo
Duración, estilo, formato,
contenido
Objetivos
Conceptualización. Planificación Est. y presupuesto
Diseño y Planificación operativa
Ejecución (mando y control)
del Plan Operativo
RRHH
RR materiales
Presupuestos
Servicios
Actividades
ok?
no
sí
Investigación y
diagnóstico
Brief
EVENTO Pos P
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