Este documento presenta información sobre la preparación de acciones de rediseño de procesos. Explica que los procesos clave de una organización deben identificarse y analizarse, y que los procesos existentes (diagrama "as-is") deben documentarse antes de determinar oportunidades de mejora. También cubre temas como la priorización de procesos para rediseño y el uso de diagramas para analizar el valor actual de cada actividad y detectar áreas de mejora.
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Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
4. Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
Cuando se implementan cambios en el sistema de
gestión de la Organización?
1.Por Nuevas Estrategias: Competitivas, Estratégicas o de
Negocio
2.Por Cambios en la reglamentación de los productos o
procesos de realización, no solo en el país al que pertenece
la Organización sino también en los países destino de los
productos o servicios.
3.La implementación del SGC se ejecuta cuando una
organización no tiene un sistema normalizado y requiere
hacerlo
4.Cuando se presentan cambios en la Norma de referencia y
requiere actualizarlos.
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5. La mayoría de las veces son fuerzas externas que obligan a
que la organización cambie, como las siguientes:
• Competencia global acelerada
• Clientes insatisfechos.
•Poca rapidez en la innovación o introducción del producto.
• Organizaciones más planas y lineales.
• Inercia y lucha burocrática.
• Tecnología que cambia rápidamente.
• Cambio de valores en los empleados.
• Estancamiento en la eficiencia o la productividad
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6. Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
Cuando se habla de mejoramiento de procesos, el principal
objetivo que se persigue consiste en garantizar que una
organización tenga procesos que:
Eliminen los errores
Minimicen las demoras
Maximicen el uso de los activos
Sean fáciles de desarrollar
Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
Proporcionen a la organización una ventaja competitiva
Hagan un uso más productivo del personal
Se desarrollen en armonía con el ambiente de su entorno
Garanticen la salud y la seguridad de los trabajadores
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7. Preparación de acción de Rediseño de ProcesosPreparación de acción de Rediseño de Procesos
.
La determinación de los procesosLa determinación de los procesos
claves de la organizaciónclaves de la organización
8. La identificación, selección y análisis de los procesosLa identificación, selección y análisis de los procesos
Claves de la Organización no debe ser algo trivial, yClaves de la Organización no debe ser algo trivial, y
debe nacer de una reflexión acerca de las actividadesdebe nacer de una reflexión acerca de las actividades
que se desarrollan y de cómo éstas influyen y seque se desarrollan y de cómo éstas influyen y se
orientan hacia la consecución de los resultadosorientan hacia la consecución de los resultados
planificados.planificados.
Entre los principales factores para la identificación y selección de los procesos
pueden mencionarse:
Influencia en la satisfacción del cliente.
Los efectos en la calidad del producto/servicio.
Influencia en Factores Clave de Éxito.
Influencia en la misión y estrategia.
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Utilización de recursos.
.
LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN
Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
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9. LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN
MAPA DE PROCESO
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11. Preparación de acción de Rediseño de ProcesosPreparación de acción de Rediseño de Procesos
Factores que determinan laFactores que determinan la
competitividad de un proceso.competitividad de un proceso.
12. • Determinación los elementos claves del proceso
• “Formación de Instructores Internos”
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13. DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN
Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
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14. Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
“HOJA EN BLANCO” es un conceptos Fundamental
de la Reingeniería
Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco.
Se cuestiona prácticamente todo lo que hacíamos
antes como personas, empresas, instituciones o
gobierno todo parecería estar mal hecho, considerando
los resultados obtenidos.
EL CONCEPTO DE ´HOJA EN BLANCO´.
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15. Preparación de acción de Rediseño de ProcesosPreparación de acción de Rediseño de Procesos
Priorización de los procesos a rediseñarPriorización de los procesos a rediseñar
16. Flujo de Trabajo en una Organización Funcional (Juran)
Facturación
Desarrollo del
Producto
o servicio
Distribución
Cliente
Cliente
Cliente
Junta de
Directores
Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR.
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17. PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR.
Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
Dificultad
ImpactoasociadoPotencial
Muy Alta Alta Mediana Baja
BajoMedianoAltoMuyAlto
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18. PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR.
Relevancia:
R = Suma rfc
5: Alta
3: Moderada
1: Baja
Desempeño:
1: Bueno
2: Regular
4: Malo
Importancia:
I =R*IA*RS*D
Preparación de la acción de rediseño de procesosPreparación de la acción de rediseño de procesos
Impacto:
1: Bajo
2: Mediano
3: Alto
4: Muy Alto
Riesgos:
1: Mínimo
2: Reducibles
3: Intolerables06/07/15 Ing. Carmen Elena Pérez Daza 18
20. CONTENIDO
Unidad 4:
Oportunidades de mejora.
Ing. Carmen E. PérezIng. Carmen E. Pérez
Barquisimeto Enero-2013Barquisimeto Enero-2013
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21. Preparación de acción de Rediseño de ProcesosPreparación de acción de Rediseño de Procesos
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23. Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) :
Estos diagramas permiten el análisis del valor para el cliente de
cada una de las actividades de un proceso para detectar
oportunidades de mejora
Confección de los diagramas As-Is
1.Representar el proceso a través de sus etapas
2.Para comenzar se usa el verbo en infinitivo, para facilitar el trabajo a la
hora de la confección del diccionario de actividades.
3.Seguidamente se coloca el objeto de la acción y por último el recurso, es
decir, quién realiza la acción (sujeto).
Oportunidades de mejora.
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24. Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) :
Para confeccionar los diagramas As Is el equipo de trabajo con
los ejecutantes de la tarea relacionan todas las actividades que se
realizan en el proceso en cuestión, este procedimiento necesita
de la cooperación de todos los que de una manera u otra están
involucrados con el mismo y cada diagrama debe someterse a
una revisión exhaustiva para asegurar que las acciones que se
representan son las que realmente se llevan a cabo.
Oportunidades de mejora.
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25. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:EJEMPLO:
Proceso Medios diagnóstico,
subproceso Biopsia
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26. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso
Biopsia
A partir de la elaboración de los diagramas de flujo, se realiza el análisisA partir de la elaboración de los diagramas de flujo, se realiza el análisis
de valor en función de los elementos siguientes:de valor en función de los elementos siguientes:
•Objetivos estratégicos de la organización relacionados con el proceso,
•Grupos de interés,
•Características de calidad definidas por el Cliente o paciente
•Momento de verdad o momentos de atención directa al cliente
Se evalúan en una la escala de 1 a 5 púntos, y se obtine el total por
actividad
Oportunidades de mejora.
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27. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso
Biopsia
Para un total de 14 posibilidades de relaciones, si todas son fuertes y se
evalúan de 5 puntos en la escala de 1 a 5, el total por actividad será de 70
(máxima puntuación posible), si todas son medias se obtendrá un total de
42 (puntuación media) y si todas son débiles, se obtendría un total de 14
(puntuación baja), por lo que se establecen los rangos siguientes de valor
añadido:
Ø _ 0 . no aporta valor
Ø _ 1-14. Valor añadido débil (VAD)
Ø _ 15-42. Valor añadido medio (VAM)
Ø _ 43-70. Valor añadido fuerte (VAF)
Oportunidades de mejora.
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28. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Actividades Objetivos Grupos de interés Características de
calidad
Momentos
de verdad
Total
1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1. Recibir 1 1 1 5 8
2. Orientar 3 3 3 1 5 15
3. Inscribir 1 1 1 5 8
4. Dar 1 1 1 3 1 5 5 17
5. Realizar 5 5 5 5 3 5 3 5 5 5 3 5 54
6. Llevar 1 1 3 5
7. Plasmar 3 3 3 3 3 1 1 3 3 23
8. Procesar 3 3 6
9. Entregar 1 1 5 5 5 16
10. Mostrar 3 3 1 5 3 15
11. Despedir 1 1 5 7
12. Secar 3 3 3 3 1 1 3 5 5 1 3 31
13. Ordenar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 12
14. Confeccionar 3 3 3 3 3 15
15. Diagnosticar 5 5 5 5 1 5 3 3 5 5 3 5 50
16. Verificar 1 1 3 5
17. Controlar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
18. Archivar 1 1 2
Análisis del valor añadido para el Sub proceso de Biopsia
Oportunidades de mejora.
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29. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Objetivos estratégicos Características
de calidad
Grupos de interés Actividades que
aportan valor (%)
1. Garantizar con elevada calidad los
servicios que reciben los pacientes
hospitalizados y sus familiares.
2. Ofrecer los servicios necesarios con
óptima eficiencia y calidad a las
urgencias médicas y pacientes
graves, logrando un alto nivel de
satisfacción.
3. Garantizar con elevada calidad el
proceso docente educativo de pre y
postgrado, investigativo y de
aprendizaje organizacional.
1. Rápida
atención y
resultados.
2. Buen técnico
(diestro, hábil, con
experiencia, etc.)
3. Buen trato.
4. Higiene y
confort de las
instalaciones.
5. Resultados
confiables.
1. Pacientes y
familiares.
2. Empleados.
3. Proveedores.
4. Estudiantes
de medicina
5. Técnicos
medios.
50% valor débil.
39 % valor medio.
11% valor fuerte.
resumen las actividades que aportan valor en los diferentes rangos, de acuerdo
a las variables evaluadas.
Oportunidades de mejora.
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30. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Al descomponer los procesos, en sus actividades y etapas, se pueden
localizar las actividades que no aportan valor añadido para considerar su
posible eliminación o mejoramiento, así como detectar fallos, errores,
despilfarros y otras desviaciones que conduzcan a la optimización de
aquellas que aportan.
Este análisis denota la existencia de un porcentaje considerable de
actividades que aportan poco valor, comparado con aquellas de alto
valor. Es por eso que la mejora debe estar encaminada a eliminar o
reducir el efecto de las primeras, a traves de la optimización de los
recursos que consumen; pero también potenciar el efecto de las que
aportan valores medio y alto.
Oportunidades de mejora.
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