Oportunidades de mejora Análisis de valor por actividad del proceso

1. Ing. Carmen Elena Pérez Daza

2. CONTENIDO
Unidad 4:
Oportunidades de mejora.
27-03-2018 Ing. Carmen Elena Pérez Daza

3. Disfunciones
habituales en el
desarrollo de los
procesos.
Analizar y
cuestionar todas las
actividades que no
incrementan el valor
significativo en los
procesos.
Los esquemas de
análisis de valor.
(Eliminación de
actividades sin
valor)
Preparación de acción de Rediseño de Procesos
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4. Oportunidades de mejora.
Los esquemas de análisis de valor.

5. Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) :
Estos diagramas permiten el análisis del valor para el cliente de
cada una de las actividades de un proceso para detectar
oportunidades de mejora
Confección de los diagramas As-Is
1. Representar el proceso a través de sus etapas
2. Para comenzar se usa el verbo en infinitivo, para facilitar el trabajo a la
hora de la confección del diccionario de actividades.
3. Seguidamente se coloca el objeto de la acción y por último el recurso, es
decir, quién realiza la acción (sujeto).
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6. Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) :
Para confeccionar los diagramas As Is el equipo de trabajo con
los ejecutantes de la tarea relacionan todas las actividades que
se realizan en el proceso en cuestión, este procedimiento
necesita de la cooperación de todos los que de una manera u otra
están involucrados con el mismo y cada diagrama debe
someterse a una revisión exhaustiva para asegurar que las
acciones que se representan son las que realmente se llevan a
cabo.
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7. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:EJEMPLO:
Proceso Medios diagnóstico,
subproceso Biopsia
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8. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso
Biopsia
A partir de la elaboración de los diagramas de flujo, se realiza el análisis
de valor en función de los elementos siguientes:
•Objetivos estratégicos de la organización relacionados con el proceso,
•Grupos de interés,
•Características de calidad definidas por el Cliente o paciente
•Momento de verdad o momentos de atención directa al cliente
Se evalúan en una la escala de 1 a 5 púntos, y se obtine el total por
actividad
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9. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso
Biopsia
Para un total de 14 posibilidades de relaciones, si todas son fuertes y se
evalúan de 5 puntos en la escala de 1 a 5, el total por actividad será de 70
(máxima puntuación posible), si todas son medias se obtendrá un total de
42 (puntuación media) y si todas son débiles, se obtendría un total de 14
(puntuación baja), por lo que se establecen los rangos siguientes de valor
añadido:
Ø _ 0 . no aporta valor
Ø _ 1-14. Valor añadido débil (VAD)
Ø _ 15-42. Valor añadido medio (VAM)
Ø _ 43-70. Valor añadido fuerte (VAF)
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10. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Actividades Objetivos Grupos de interés Características de
calidad
Momentos
de verdad
Total
1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1. Recibir 1 1 1 5 8
2. Orientar 3 3 3 1 5 15
3. Inscribir 1 1 1 5 8
4. Dar 1 1 1 3 1 5 5 17
5. Realizar 5 5 5 5 3 5 3 5 5 5 3 5 54
6. Llevar 1 1 3 5
7. Plasmar 3 3 3 3 3 1 1 3 3 23
8. Procesar 3 3 6
9. Entregar 1 1 5 5 5 16
10. Mostrar 3 3 1 5 3 15
11. Despedir 1 1 5 7
12. Secar 3 3 3 3 1 1 3 5 5 1 3 31
13. Ordenar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 12
14. Confeccionar 3 3 3 3 3 15
15. Diagnosticar 5 5 5 5 1 5 3 3 5 5 3 5 50
16. Verificar 1 1 3 5
17. Controlar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
18. Archivar 1 1 2
Análisis del valor añadido para el Sub proceso de Biopsia
Oportunidades de mejora.
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11. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Objetivos estratégicos Características de
calidad
Grupos de interés Actividades que
aportan valor (%)
1. Garantizar con elevada calidad los
servicios que reciben los pacientes
hospitalizados y sus familiares.
2. Ofrecer los servicios necesarios con
óptima eficiencia y calidad a las
urgencias médicas y pacientes
graves, logrando un alto nivel de
satisfacción.
3. Garantizar con elevada calidad el
proceso docente educativo de pre y
postgrado, investigativo y de
aprendizaje organizacional.
1. Rápida
atención y
resultados.
2. Buen técnico
(diestro, hábil, con
experiencia, etc.)
3. Buen trato.
4. Higiene y
confort de las
instalaciones.
5. Resultados
confiables.
1. Pacientes y
familiares.
2. Empleados.
3. Proveedores.
4. Estudiantes
de medicina
5. Técnicos
medios.
50% valor débil.
39 % valor medio.
11% valor fuerte.
resumen las actividades que aportan valor en los diferentes rangos, de acuerdo
a las variables evaluadas.
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12. Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Al descomponer los procesos, en sus actividades y etapas, se pueden
localizar las actividades que no aportan valor añadido para considerar su
posible eliminación o mejoramiento, así como detectar fallos, errores,
despilfarros y otras desviaciones que conduzcan a la optimización de
aquellas que aportan.
Este análisis denota la existencia de un porcentaje considerable de
actividades que aportan poco valor, comparado con aquellas de alto
valor. Es por eso que la mejora debe estar encaminada a eliminar o
reducir el efecto de las primeras, a traves de la optimización de los
recursos que consumen; pero también potenciar el efecto de las que
aportan valores medio y alto.
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13. En el caso concreto: las actividades procesar y archivar, con un valor añadido
débil, no pueden eliminarse, pero se pueden optimizar en tiempo y costo; una
vía podría ser la introducción de un sistema computarizado de almacenamiento
de datos. Igualmente, la actividad cerrar (las Historias clínicas de los fallecidos),
no se puede dejar de ejecutar por razones obvias de organización y control,
pero será necesario hacerlo en el menor tiempo posible. De la misma forma,
puede hacerse en los casos de: verificar, inscribir, llevar o habilitar.
Asimismo, resulta importante optimizar actividades como: plasmar, diagnosticar,
secar, observar, identificar, y demás actividades necesarias para el resultado del
análisis. Para ello puede potenciarse el uso de los recursos tanto humanos (que
el personal esté a la altura de la actividad que realiza[7]) como materiales
(gestionar los materiales necesarios para lograr la ejecución de las actividades
con mayor eficiencia y eficacia), destinados para la realización de las tareas.
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Los esquemas de análisis de valor.
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14. Este análisis generó varias soluciones potenciales: introducción de puntos de
inspección y control lo más cercano posibles a las actividades donde se
cometen errores, para detectar las desviaciones anticipadamente y tomar
acciones correctivas, asignación de personal en aquellas actividades que han
exhibido dificultades por déficit de personal especializado o establecimiento de
indicadores en diferentes procesos.
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Los esquemas de análisis de valor.
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15. Identificar
sistemáticamente las
funciones
(fragmentación del
trabajo, ´idas y
vueltas´...) (Reducción
de Tiempo)
Elaboración de la
matriz coste/beneficio.
(Eliminación de
costos)
Las matrices flujos-
actores, los diagramas
de proceso y
servicio/producto.
(Identificar
deficiencias)
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16. El
Benchmarking:
aportaciones a la
mejora de
procesos.
La generación
grupal de ideas:
distintas
técnicas a
aplicar a
diferentes
situaciones.
Diagnóstico de
la cultura
organizacional
Preparación de acción de Rediseño de Procesos
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