PATRONES DE REFERENCIA, CRITERIOS Y DIAGNOSTICO Angeles.pptx
Informe real
1. Diagnósticos del proceso de Archivo 1
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DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO DE GESTION EN EL BATALLON DE INFANTERIA
CACIQUE PIGOANZA NO. 26
Elaborado por: MARIA RIS OSSA SARRIAS
Aprendiz Sena
Ficha 1096522
Gestión Documental
Presentado a: Yaneth Vaquiro
Instructora
Centro Agro empresarial y Desarrollo Pecuario del Huila CAPH – SENA
Garzón Huila
2017
2. Diagnósticos del proceso de Archivo 2
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DIAGNÒSTICO
Con lo anterior y para dar cumplimiento a transferencia de un total de 03 años al Archivo de
gestión, nos dirigimos mis compañeros del Tecnólogo de Gestión Documental a las
instalaciones del Batallón Cacique Pigoanza, realizando un sondeo visual de la infraestructura,
elementos, ordenación y la conservación en la que se encontraban los documentos, dándonos
cuenta que estaban en buenas condiciones de conservación no presentaban ningún tipo de
deterioro físico o químico; Encontrando también que el Archivo al cual íbamos a diagnosticar, se
localiza en cajas con carpetas,.
Los documentos se organizaron respetando el principio de procedencia y el orden natural dando
una nueva foliación a cada proceso diligenciando en forma digital su debido inventario ya que se
encontraron m{as de 3 expedientes a cada carpeta.
Se diagnosticó que los documentos del año 2014 no estaban organizados correctamente con el fin
de dar a conocer las circunstancias en la que se encontraban el archivo de gestión y nos pudimos
dar cuenta que no cumplían con los criterios archivísticos y reglamentados de acuerdo a la
normatividad vigente.
El paso a seguir, identificar las carpetas y cajas, asignando los rótulos para poder realizar la
transferencia al archivo central.
PLAN DE ACCION
Inicialmente y dando solución a esta problemática, teniendo en cuenta lo establecido en el
decreto 2609 de 2012, como principios y procesos de la Gestión Documental, busco un lugar y
un estante adecuado para su organización y preservación, luego de encontrado y solicitado,
detallo cada una de las cajas y su contenido extrayendo procesos que hubiesen tenido una
terminación en sentencia condenatoria, absolutoria, preclusión, principio de Oportunidad, o que
haya sido culminada ante un Juez de Conocimiento por cuanto dichas diligencias deben reposar
3. Diagnósticos del proceso de Archivo 3
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en los archivos de los Juzgados y no de las Fiscalías como tal, quienes dejan de conocer del caso
cuando en este se emite un sentido del fallo, y no se dispone una resolución de archivo por parte
de un Fiscal, diligencias que al ser ordenadas por un fiscal si deben reposar en el archivo como
tal, sin embargo para corroborar tal información y siguiendo la estructura documental llevada por
la Fiscalía General de la Nación, entablo comunicación con el encargado del archivo a Nivel
Central en Neiva Huila, quien confirma y constata lo consultado por la suscrita, iniciando así el
proceso de separación de los expedientes que debía contener cada caja a transferir. Ya selecto el
grupo de expedientes que tuvieron su terminación en un desistimiento, una conducta atípica, o
una conciliación; ingreso al sistema Penal Oral Acusatorio, previa autorización del asistente, para
imprimir las carátulas de cada expediente, las cuales debían ir dentro de cada carpeta, obtenido
esto y contando ya con las unidades de conservación, inicio el proceso de organización,
foliación e identificación de cada expediente con su radicado, número de cuaderno, número de
caja, número de folios en original, copia, anexo y elementos, información contenida en el rótulo
de cada unidad como tal y dentro de ella en un orden respectivo luego de la carátula, la
indagación llevada desde una denuncia y las actuaciones que se derivaron de ella, terminando
con una resolución de archivo firmada por la Fiscal del caso quien determinase el porqué de la
decisión a partir de lo recolectado.
Una vez terminado dicho procedimiento y agrupado en un total de 28 cajas, doy inicio a la
digitalización de lo contenido en estos expedientes; diligenciando el Formato de Inventario,
transferencia o descarte de Expedientes Procesos Penales con código FGN 12-4 F-03 Versión 2,
teniendo como fundamento las series y sub-series a plasmar, a partir del tipo documental a
archivar y transferir, dicho formato contenía información específica correspondiente a cada
expediente como lo era su radicado, intervinientes, fechas extremas, delito, número de caja,
número de caja archivo central, folios, y observaciones en las que se establecía termino de
prescripción de cada delito a partir de la pena máxima, teniendo como base que no debía ser
inferior a los 05 años ni superior a los 20 años salvo a delitos enmarcados dentro del mismo
artículo contenido en el Código Penal.
Culminado lo anterior, realizo impresión del formato en dos copias, guardando dicho documento
en un cd, que debidamente fue embalado y rotulado con el fin de ser allegado junto a las cajas a
transferir al archivo central. Dando así por terminado el objetivo inicial propuesto para dar
cumplimiento a la orden impartida dentro de dicha institución transfiriendo el total de 03 años.
