Antecedentes.  Ejecución contrato de mensajería - Avestruz SAC.  Plazo de contrato: 7 meses por S/. 30,000.  Al pagar el tercer mes sólo queda S/. 10,000.  El Gerente de Administración solicita el informe a la oficina de Logística.  Detección: Cobro individual notificaciones locales a la misma entidad en fecha y hora similares (De 30 a 45 documentos diarios).  Logística informa que los términos de referencia fueron elaborados por el área usuaria y no especifica el cálculo de facturación mensual.

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UniversidadNacionalSanAgustínde
Arequipa
MAESTRÍA EN CIENCIAS CONTABLES Y
FINANCIERAS MENCIÓN: GERENCIA PÚBLICA Y
GOBERNABILIDAD
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL
ESTADO
UNIDAD EJECUTORA DEL SECTOR JUSTICIA
SEDE ADMINISTRATIVA SITUADA EN LA CIUDAD DE TACNA.
MG. ALEXANDER WILFREDO MEDINA ESQUIVEL
PRESENTADO POR
 MARLON PUMAQUISPE SAYA

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AREQUIPA-PERÚ
2020
CASO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
UNIDAD EJECUTORA DEL SECTOR JUSTICIA
SEDE ADMINISTRATIVA SITUADA EN LA CIUDAD DE TACNA.
PRIMERA PARTE
Antecedentes.
 Ejecución contrato de mensajería - Avestruz SAC.
 Plazo de contrato: 7 meses por S/. 30,000.
 Al pagar el tercer mes sólo queda S/. 10,000.
 El Gerente de Administración solicita el informe a la oficina de Logística.
 Detección: Cobro individual notificaciones locales a la misma entidad en
fecha y hora similares (De 30 a 45 documentos diarios).
 Logística informa que los términos de referencia fueron elaborados por el
área usuaria y no especifica el cálculo de facturación mensual.
1) ¿Comente la situación presentada y que acciones tomaría Ud. Como
gerente de Administración?
Tenemos un Promedio de 37 notificaciones individuales diarias a la misma
entidad, al mismo local y en horarios similares. Teniendo en cuenta que ya
cancelamos 3 meses, equivalentes a 90 días pagadas, En 90 días tenemos
un total de 3 330 notificaciones pagadas(pago individual de las notificaciones
a la misma entidad). Que nos generó un gasto innecesario, puesto que solo
deberíamos tener gasto por 90 notificaciones en 3 meses a la dicha entidad,
Teniendo en cuenta que el promedio de 37 notificaciones diarias, debían ser

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notificadas en un solo bloque. y tendríamos un promedio de 3 240
notificaciones para los 4 meses posteriores.
Las acciones que tomaría como gerente de administración es la revisión del
contrato y a si mimo la propuesta económica, los términos de referencia, los
procedimientos administrativos, los informes técnicos y las conformidades.
La empresa está cobrando por cada unidad de mensajería y al pagar el (3)
tercer mes solo tenemos s/ 10,000 para los (4) cuadro meses siguientes, el
cual se agotará antes del (7) séptimo mes plazo establecido, la empresa
AVESTRUZ S.A.C. Cumple con el contrato y no es responsable del cálculo
del costo de facturación.
LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Art. 32. Contrato
Art. 32.3 los contratos regulados por la presente norma incluyen
necesariamente y bajo la responsabilidad las clausulas referidas a: a)
garantías, b) anticorrupción, c) solución de controversias y d) resolución de
contrato por incumplimiento, conforme a lo previsto en el reglamento.
Art. 39. Pago
Art. 39.1. El pago se realiza después de la ejecutada la respectiva prestación
(…)
Art. 40. Responsabilidad del contratista
Art. 40.1. El contratista es responsable de ejecutar la totalidad de las
obligaciones a su cargo, de acuerdo a lo establecido en el contrato (…)
Art. 40.2. en los contratos de bienes y servicios, el contratista es responsable
por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos por un plazo no menor de (1)
año contado a partir de la conformidad otorgado por la entidad (…)
REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Art. 138. Contenido del contrato

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Art. 138.1. El contrato está conformado por el documento que contiene, los
documentos de procedimiento de selección que establezcan reglas
definitivas, la oferta ganadora (…)
Art. 138.2. el contrato incluye, bajo responsabilidad clausulas referidas a: i)
garantías, ii) anticorrupción, iii) solución de controversias y vi) resolución por
incumplimiento.
Art. 144. Vigencia del contrato
Art. 144.1. el contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción
del documento que lo contiene o, en su caso, desde la recepción de la orden
de compra o de servicio.
a) hasta que el funcionario competente da la conformidad de la recepción de
la prestación a cargo del contratista y se efectué el pago.
b) hasta que se ejecute la última prestación a cargo del contratista.
Reunión con Jefe de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo Central.
• Informa que en el caso de los documentos a nivel local los agrupa por destinatario,
entidad, dirección y los engrapa.
• Informa que en el caso de los documentos a nivel provincial o nacional los remite
en sobres cerrados.
• Ha citado al representante legal de la empresa para rectificar el cálculo del costo
de envío y este se opone (intención de judicializar por vicios ocultos).
2) ¿Siendo de importancia el servicio de mensajería se le solicita resuelva
rápidamente la situación planteada, de tal forma de satisfacer los intereses
de la Entidad, pero teniendo en cuenta que la empresa contratista hará lo
propio manifestando su intención de judicializar el tema por vicios ocultos?

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Siendo de mucha importancia el servicio de mensajería, desde hoy día en
adelante recomendar a las Oficina de Trámite Documentario y Archivo
Central que envíen en un solo bloque los 30 a 45 documentos agrupados
para dicha entidad ya que son para el mismo local y horarios similares para
no incurrir en más gastos, y sometidos a una conciliación con la empresa. La
recomendación no solo es para el envió a la dicha entidad sino también para
otras entidades que serán enviados en el día, local y horarios similares.
REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Art. 173. Vicios ocultos
Art. 173.2. Las discrepancias referidas a defectos o vicios ocultos son
sometidas a conciliación y/o arbitraje.
3) El director de la Unidad Ejecutiva le pide hacer un informe en el día, en el
que se analicen todos los puntos controvertidos.
 Analizar los términos de referencia que fueron elaborados por el área
usuaria
 Evaluación de propuesta económica con la que gano esta empresa
contratista.
 Error grave que vienen cometiendo la oficina de Trámite Documentario
y Archivo Central, enviando los documentos separados en horarios
similares. Incurriendo en gastos innecesarios para la entidad.
4) ¿Qué acciones de mejora tomaría para evitar que vuelva a suceder la
situación descrita anteriormente?
las acciones de mejora que tomaría son:
 Aprobar una resolución para que las áreas de Trámite Documentario
y Archivo Central, envíen por bloques agrupados todos los

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documentos que serán enviados a una sola entidad, a la misma
oficina y en horarios similares.
SEGUNDA PARTE
Antecedentes.
 En el caso que la empresa continúe el contrato y para efectos de los pagos
mensuales, el contratista solicita por escrito a la Oficina de Contabilidad y
Tesorería que se realice el pago por esta única vez mediante giro de cheque
del importe de S/. 4,680 por el servicio prestado por el periodo.
 Extraoficialmente se tiene conocimiento de una resolución de cobranza
coactiva Nº 012345678 emitida por SUNAT por el importe de S/. 2,560.
Comente la situación presentada y que acciones tomaría Ud. como Gerente de
Administración en base a la normatividad vigente.
SOLUCION
LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Art. 39. Pago
39.1. El pago se realiza después de ejecutada la respectiva prestación.
Art. 45. medios de solución de controversias de la ejecución contractual
Art.45.36. Si como resultado de un proceso arbitral se reconoce algún monto a
pagar al proveedor o contratista, el pago por parte de la Entidad debe efectuarse
junto con la liquidación o conclusión del contrato.
REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Art. 171. Del pago
Art. 171.1. La entidad debe pagar las contrataciones pactadas a favor del contratista
dentro de los 15 días calendario siguientes a la conformidad de los bienes y
servicios en general y consultoría.

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Art. 171.3. las controversias en relación a los pagos a cuenta o pago final pueden
ser sometidas a conciliación y/o arbitraje.
Art. 172. Obligaciones posteriores al pago final.
Las controversias relacionadas con obligaciones que corresponden ejecutarse con
posterioridad a la fecha del pago final pueden ser sometidas a conciliación y/o
arbitraje dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha en qué debían
ejecutarse.
SUNAT
La entidad tiene en conocimiento que la empresa tiene una cobranza coactiva
impuesta por la SUNAT, según el Art. 118 del CódigoTributario, aprobado mediante
D.S. Nº 133-2013-MEF y Art. 20 de Reglamento del procedimiento de cobranza
coactiva, aprobado por la resolución de superintendencia Nº 216-2014/SUNAT.
Trábese el embargo en forma de retención por un monto de S/. 2,560.
Notificando al tercer retenedor, para que cumpla con retener referido monto,
entregar referido monto en dinero en efectivo, cheque de gerencia a nombre de la
SUNAT.
COMENTARIO
Las oficinas de contabilidad y tesorería deberán de corroborar que todos los
documentos deberán contar con la conformidad del servicio prestado y
posteriormente se deberá retener el monto de S/. 2,560 para la SUNAT y se pagara
mediante giro de cheque a la empresa por el monto de S/. 2,120.