Este documento describe los conceptos clave de la gestión de la información. Explica que la gestión de la información implica las actividades necesarias para controlar, almacenar y recuperar la información de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Incluye procesos como la definición, recolección, validación, consolidación y publicación de la información, con el objetivo de generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones. También diferencia la gestión de la información de conceptos como la gestión del conocimiento y la gestión de

1. MARCO FUNCIONAL DE LA GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
SANDRA VIVIANA BALCEROS
LUIS FELIPE GÓMEZ
DIANA PATRICIA GUERRA
MYRIAN YANETH MOSTACILLA
MARY ESPERANZA ROMERO MARTINEZ
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2017

2. CONTENIDO
• Gestión de la Información Detallado
• Misión y objetivos de la Gestión dela Información
• Principios Gestores
• Funciones
• Elementos Ambientales

3. Gestión de Información
La información se usa para responder a las necesidades de una
organización, ya sea para tomar decisiones, para los procesos o para
los grupos de interés.
Para apoyar las decisiones, basadas en la información que se extrae de
las fuentes habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo de la
capacidad de análisis en las personas que definen las políticas,
estrategias y mecanismos de seguimiento, evaluación y control.
Además, para dicho proceso se debe contar con herramientas
orientadas al seguimiento, análisis y a la presentación y publicación de
información según sus ciclos de vida y de acuerdo con los diversos
públicos o audiencias. La gestión de la información debe tener en
cuenta las siguientes premisas…

4. Información desde la fuente única: Con Fuente única de información, no pasará por alto ningún recurso de información. De las normas,
regulaciones y estándares nacionales e internacionales más actuales a información sobre la evolución del mercado y de la competencia
Información de calidad: Un Sistema de Información de la Calidad (SIC), es un método organizado para recolectar, almacenar y reportar
la información sobre la calidad para ayudar a los tomadores de decisiones en todos los niveles.
La entrada para un Sistema de Información de la Calidad incluye: Información de investigación de mercado sobre la Calidad: Son las opiniones
de los clientes sobre el producto o servicio que se proporciona y los resultados de la experiencia de los clientes que sugieren oportunidades para
mejorar la adecuación para el uso.
- Datos de pruebas del diseño del producto: son los datos de pruebas de desarrollo, datos sobre partes y componentes bajo consideración de varios
proveedores y datos sobre el medio ambiente en el que el producto debe encontrarse.
- Información sobre la evaluación del diseño para la Calidad: Son todas aquellas juntas de revisión del diseño, predicciones de confiabilidad y
análisis crítico de modo y efecto de falla.
- Información sobre partes y materiales comprados: Son todos aquellos datos de inspección, datos sobre las pruebas realizadas por un laboratorio
independiente sobre un artículo obtenido, información sobre la investigación y tasa de un proveedor.
- Datos de proceso: Estos datos cubren el sistema de inspección de la manufactura en la planta, desde el principio de la manufactura hasta el final.
También incluye los datos de control de proceso y datos de la habilidad del mismo.
- Datos de inspección final: Son los datos de la rutina en una inspección final. Datos de desempeño de campo: Incluyen el tiempo medio entre
fallas (TMEF) y otros datos de pruebas de una compañía y la información obtenida de los clientes sobre garantías y reclamaciones.
- Resultados de la medición de la calidad: Estos incluyen datos de las actividades funcionales, auditorias de producto, de sistemas y datos sobre el
control administrativo.
El alcance de un sistema de información de la calidad puede variar desde un sencillo sistema que cubre los datos de la inspección en proceso a un
amplio sistema que cubre toda la información sobre la efectividad global de los productos y procesos importantes.

5. Información como bien público: la información se focaliza en aquella que es socialmente
valiosa. Es decir, no se preocupa por la información en su sentido más general puesto que
quienes la requieren son seres humanos concretos. Por otra parte, la acumulación de
información indiscriminada resulta caótica y por ello no sirve a ningún propósito. De lo
anterior resulta que la valía de la información implica procesos de apropiación y
reconocimiento social por parte de los individuos y las comunidades, y también su producción,
descripción, clasificación y acceso.
Dada su naturaleza acumulativa y comunitaria, el conocimiento científico y la cultura son
bienes primarios, imprescindibles para el desarrollo social y personal. De igual modo, es
importante destacar que lo anterior se define a partir de los sujetos que tal conocimiento y
cultura producen, y las condiciones en que lo generan, así como el uso social que de él se
hace. En consecuencia, tanto la información socialmente valiosa como la cultura, son bienes
que permiten la satisfacción de necesidades de modo mediato o inmediato, pero también
directa o indirectamente, y gran parte del valor que adquieren depende de si hubo necesidades
satisfechas o problemas solucionados.
Toda vez que la información socialmente valiosa se ha generado se produce también la
diferencia. Aunque el conocimiento no culmine en su aplicación, sabemos que es susceptible
de transformar un estado de cosas. Y el retroceso solo es posible si esta información no cuenta
con registro, o bien si no pertenece a una memoria o archivo institucional e incluso personal.
Sin embargo, iría contra la naturaleza de la empresa científica y cultural buscar
deliberadamente una actuación retrógrada; empero, aun en tal escenario, sabríamos que la
actuación es retrograda o bien que se trata de conocimiento obsoleto gracias a la existencia de
la diferencia.

6. Información en tiempo real: La palabra tiempo significa que el
correcto funcionamiento del sistema, depende no solo del resultado
lógico sino también depende del tiempo en que se produce un cambio o
un resultado. Y la palabra real dentro de los sistemas se refiere a la
reacción q esta tiene a eventos externos que se realizan durante su
funcionamiento.
En otras palabras se puede decir tiempo real a recibir un dato,
información, en el menor tiempo posible, por ejemplo:
Tiempo real en Internet
Los datos en tiempo real en Internet no necesariamente significan que
la información está disponible en el momento en el que se recopila o en
el momento en el que se envía, sino que todo dato y/o información que
se actualiza en forma regular que cambia con frecuencia.
Por ejemplo las imágenes satelitales nuevas se actualizan cada hora se
le conoce como “datos en tiempo real”. Pero los datos de temperatura
recolectados desde 1972 hasta 1986 por medio de globos
meteorológicos no se consideran datos en tiempo real porque esos
datos no cambian.

7. Información como servicio: es un conjunto de actividades que buscan
responder a las necesidades de un cliente y/o usuario por medio de un
cambio de condición en los bienes informáticos (llámese activos),
potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del
sistema.
Este servicio IT se plasma como metodología de subcontratación
laboral, muy común en la actualidad y consistente en que una empresa
provea de forma fija o por un tiempo determinado de recursos humanos
especializados en informática a otra empresa más grande y con más
recursos económicos.
Los servicios son maneras de entregar valor a los clientes, como
soporte de los resultados que ellos mismos pueden obtener sin incurrir
en costos y riesgos específicos. Estos servicios no son bienes
intangibles.

8. La información disponible para apoyar la toma de una decisión debe cumplir con los siguientes criterios:
Relevancia
Es un elemento basado en el juicio. Usualmente para establecer la relevancia debes determinar qué información necesitas, que tipo de fuentes vas a
utilizar y cómo utilizarás la información (ensayo, monografía, presentación). Es importante determinar la relevancia en torno al tema que estas
investigando.
Alcance
Para conocer si el documento que has seleccionado tiene el alcance adecuado, debes examinar el contenido de la información si tiene un balance
entre los datos y las opiniones. Como marco de comparación debes consultar otras fuentes que presenten otros puntos de vistas a favor y en contra
del tema. Esto te ayudará a enfocar tu proyecto desde varias perspectivas.
Autoridad / Credibilidad
Para determinar la autoridad de la fuente se toman en consideración varios aspectos. Al comparar un documento de una base de datos versus un
documento que aparece en la Internet, se puede inferir que los documentos contenidos en las bases de datos incluye elementos esenciales tales
como: nombre del autor, el título de la publicación, la fecha de publicación y más. Por otro lado, en la Internet muchas veces los documentos no
presentan estos datos esenciales. En cambio, los documentos que aparecen en las bases de datos, pasan por un proceso de revisión ya que está en
juego la reputación de la empresa, mientras que los documentos publicados en la Internet no tienen ningún mecanismo de control de calidad y
cualquier persona puede publicar en este medio sin tener experiencia o peritaje en el tema.
En las fuentes impresas (libros) y audiovisuales, las casas publicadoras establecen criterios para determinar la autoridad, ya que el seleccionar los
mejores autores le da prestigio a la institución. Si la información no incluye el nombre del autor, entonces se debe evaluar la institución o agencia
que auspicia la publicación y determinar si ésta cuenta con la autoridad y el peritaje necesario sobre el tema. Para determinar la autoridad en la
Internet se puede tomar en consideración los dominios o direcciones electrónicas (Ej. http://ponce.inter.edu). Las más recomendables son: .edu
(instituciones educativas), .gov (agencias del gobierno), .org (organizaciones), .mil (agencias militares). Las menos recomendadas son las que
terminan en .com (comercial) y .net (network).

9. Actualidad
Para determinar la actualidad se toma en consideración la fecha de publicación del documento. Hay tres escenarios principales al momento de
buscar información que son: información actualizada (al día), información de los últimos tres (3) años e información publicada que excede los
últimos tres años (en algunos casos históricos). Entre la información actualizada están los temas científicos, negocios y mercadeo, la política,
algunos temas sociales de actualidad, la medicina y más. En los demás casos usualmente se acepta la información de los últimos tres a cinco años.
En la mayoría de los casos cualquier información de los últimos seis (6) años o más se considera obsoleta. La excepción son los temas de historia y
literatura, donde las fechas de publicación no es un factor relevante. Es importante recordar que la publicación de un libro puede tomar años, el
publicar un artículo en una revista puede tomar meses y que la información contenida en estas fuentes será más antigua que la fecha de
publicación.
Objetividad
Se define como la verdad basada en datos comprobables sin tomar en consideración las reacciones que esto provoque en otros. (aceptación o no
aceptación de la información). Si partimos de la premisa que la información nunca es totalmente objetiva, entonces debemos prestar mucha
atención a este criterio. Existen varios factores que impiden que la información pueda ser objetiva y estos son: las necesidades, la forma en que
perciben los hechos, los valores e intereses de los autores. Otros factores son el contexto social que refleja las actitudes y valores de la época en
que se escribe el documento. Para cumplir con este criterio debes evaluar y cuestionar los diferentes puntos de vista sobre un tema, la verdad y la
exactitud de la información.
Exactitud
La exactitud se mide a base de información correcta y exacta. Usualmente se recomienda que para validar la exactitud se compare la información
con otra ya investigada y verificar los datos en fuentes impresas. Es importante considerar que la información no actualizada tiende a no ser
exacta. Por otro lado, las páginas electrónicas que pertenecen a una organización son estables y que las páginas electrónicas que pertenecen a un
individuo se consideran inestables, en cuyo caso es mejor no utilizarla.

10. La estrategia de información se fundamenta en el ciclo de vida de la información,
que desarrolla los siguientes procesos:
Definición de información: La información está constituida por un grupo de datos
ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un
cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar
decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Recolección: La noción de recolección refiere al proceso y el resultado de
recolectar (reunir, recoger o cosechar algo). Un dato, por su parte, una información
que permite generar un cierto conocimiento.
Esto quiere decir que la recolección de datos es la actividad que consiste en la
recopilación de información dentro de un cierto contexto

11. Validación: También es una evaluación del sistema o componentes, pero
solo se efectúa en el transcurso o al final del proceso del desarrollo para
determinar si cumple con lo especificado. Responde la pregunta ¿Estamos
construyendo el producto correcto?, entonces el software debería hacer lo
que el cliente realmente quiere que haga.
Consolidación de información para el análisis: Agrupación y
conformación solida de la información, ya prevista.
Publicación de información: consiste en llevar la información directo al
conocimiento del público, o sea hacerla divulgarla a las personas. De esta
manera, se hace usual el compartir conocimiento.
Como resultado de la gestión de información se obtienen mecanismos de
usos y accesos disponibles, información de calidad, generación de valor a
partir de la información, apoyo a la toma de decisiones e instrumentos de
análisis de la información disponible para los usuarios especializados.

12. MISIÒN Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL

13. La gestión de la información se puede
definir como el conjunto de actividades
realizadas con el fin de controlar,
almacenar y, posteriormente, recuperar
adecuadamente la información
producida, recibida o retenida por
cualquier organización en el desarrollo
de su actividades.
Tomado de : http://www.intercontact.com.ar/comunidad/archivos/Gestion_del_Conocimiento-BusteloRuesta-AmarillaIglesias.pdf Mary Romero

14. ………. DIFERENCIACIÓN
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Nivel superior, relacionado con las
políticas de información, además
implicaría su asimilación por parte
de los individuos que operan en la
institución
GESTIÒN DE LA INFORMACIÓN
Explotación de la información para
la consecución de los objetivos de la
entidad. Su creación, adquisición,
procesamiento y difusión
GESTIÓN DE CONTENIDOS
Serie de acciones y destrezas
profesionales que permite la
creación y administración de
contenidos

15. ….Gestión de la Información /GESTIÓN DOCUMENTAL
En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la
documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude
ser de tres tipos:
Interna : Documentación
generada o recibida por la
organización en el ejercicio
de sus funciones, es decir,
son documentos que surgen
de la actividad diaria de esa
institución.
Externa : Fuentes de
información externas
: libros revistas, B.D.,
Internet
Pública: Es aquella
documentación que la
organización produce de cara al
público, para comunicarles
hechos, actividades,
acontecimientos,...por ejemplo,
las memorias, los catálogos de
productos y servicios, la página
web,...
Mary Romero

16. • La MISIÓN de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos que
permitieran a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste
posible, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad
suficientes para servir a los objetivos de la organización. En términos
perfectamente entendibles sería conseguir la información adecuada, para la
persona que lo necesita, en el momento que lo necesita, al mejor precio
posible para toma la mejor de las decisiones.
…..MISIÓN

17. Encargado de seleccionar
Procesar y
Distribuir la información procedente de los ámbitos interno,
externo y corporativo.
Objetivo de la Gestión de la Información.

18. 1. Determinar las necesidades de información en correspondencia a sus funciones y actividades
2. Mejorar los canales de comunicación y acceso a la información.
3. Mejorar de los procesos informativos
4. Emplear eficiente de los recursos En este contexto, la información es considerada un recurso,
un producto y un activo - La información como activo tiene un coste y debe tener un
rendimiento - La información como producto deberá tener unas exigencias de calidad - La
información como activo implica que la organización se preocupe por poseerla, gestionarla y
utilizarla
…….Funciones

19. Principios Gestores de la Gestión de
la Información
Trata del aprovechamiento
de la información para la
consecución de los objetivos
de las organizaciones para la
creación, adquisición,
procesamiento y difusión de
la información.

20. Gestores de la Gestión de la
Información
El Gestor de Información es el especialista encargado de satisfacer las
necesidades informativas de la comunidad de usuarios a la cual sirve.
Debe estar preparado para asumir con eficiencia y eficacia el reto de la
organización, para lo que resulta imprescindible el conocimiento del
ambiente empresarial.

21. Gestores de la Gestión de la
Información
Para un exitoso desarrollo de los procesos que dependen del
gestor de información, impone un conocimiento de la realidad
empresarial, una familiarización con sus costos, eficacia,
eficiencia, procesos y políticas, tanto empresariales como
de comunicación, como punto de partida para entender primero
la organización y garantizar después su oportuna participación
en la estrategia institucional.

22. Gestores de la Gestión de la
Información
El gestor de la información debe realizar el análisis y la
evaluación de la información, seleccionar la información
necesaria dentro y fuera de la empresa, compararla e integrarla
en función de cada área y conseguir que cada trabajador o
ejecutivo disponga de la información que requiere para el
ejercicio de sus funciones.

23. Los nuevos gestores de la
información
Ofrecen el acceso a la información existente, no solamente, en el
marco de la biblioteca, sino también orienta la posibilidad de otros
recursos disponibles, que han sido publicados desde el principio de
la imprenta, en otras áreas o instituciones de información.
• Datos. Se trataría de una medición objetiva
• Información. Conjunto de datos relacionados e interpretados
• Conocimiento. Conjunto de información desarrollada, que permite prever y
planificar

25. • Determinar las necesidades de inteligencia externa de la
organización y satisfacerlas competitivamente.
• Desarrollar la base informacional de la organización y
garantizar su accesibilidad.
• Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel
de las comunicaciones.

26. •Desarrollar la estructura informacional de la
organización y garantizar su operatividad.
•Manejar eficientemente los recursos institucionales
de información, mejorar las inversiones sucesivas en
ellos, y optimizar su valor y su aprovechamiento
organizacional.
•Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria
corporativa.

27. • Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte
informacional para la gestión y el desarrollo de la
organización.
• Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura
informacionales de la organización para incrementar su
productividad o el rendimiento de la inversión.
• Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos
relativos a la seguridad de la información organizacional.

28. • Entrenar a los miembros de la organización en el manejo o
la utilización, de los Recursos informacionales de la
organización.
• Contribuir a modernizar u optimizar las actividades
organizacionales y los procesos administrativos,
relacionados con ellas.
• Garantizar la calidad de los productos informacionales de la
organización, y asegurar su dimensión efectiva.

29. Elementos Ambiental en la Gestión de la Información
El incremento por la innovación, por el crecimiento y el desarrollo tecnológico, como también el
consumo parece no tener fin; por eso en este espacio también vamos a tratar el tema del ambiente
frente a la gestión de la información. A nivel mundial se producen millones de dispositivos y partes
electrónicas que facilitan nuestra vida, por otro lado el consumo impresionante de papel en las
organizaciones que sin reparar en las consecuencias ambientales y sociales que esto conlleva,
generando un conflicto medio ambiental.

30. Elementos Ambiental en la Gestión de la Información
TIC verde
son los sistemas y herramientas basados en las nuevas tecnologías de la información que
contribuyen a reducir el impacto medioambiental de nuestros procesos de negocio en donde se
quiere fusionar dos conceptos: sostenibilidad y productividad. Con esta finalidad, podemos
diferenciar tres subtipos dentro de las TIC verdes que afrontan el reto desde una óptica distinta:
• Tecnologías de optimización de procesos existentes haciendo un mejor uso de los recursos que
se poseen. Esto puede conllevar un importante ahorro tanto económico como ambiental ejemplo
cuando gastamos menos luz ayudamos al medio
• Tecnologías que cambian la gestión de procesos: este punto se refiere principalmente a la
irrupción de la nube y la virtualización en este punto principalmente lo que se anhela es acabar
con las impresiones y que todo lo manejemos en una nube digitalmente requiriendo así firmas
digitalales, aquí ahorraríamos papel, tóner tiempo etc.
• Tecnologías que generan nuevas oportunidades de negocio: principalmente se trata de aquellas
que facilitan la digitalización de modelos de negocio clásicos como la banca. Así, aparecen
los bancos y comercios electrónicos o la prensa digital, que ahorran en materiales y energías y,
por ende, en dinero

31. Elementos Ambiental en la Gestión de la Información
y como lo podemos hacer ?
1. Adopción de buenas prácticas - cero papel Porcentaje de reducción en el consumo de papel
2. Cantidad de lineamientos desarrollados e implementados en relación con el reciclaje de
dispositivos electrónicos. Contribuir a la sostenibilidad ambiental con la prevención y mitigación de
impactos negativos de las TIC a través de la gestión de donaciones de terminales obsoletos
3. Nivel de reducción en el consumo de energía por parte del datacenter es un centro de
procesamiento de datos, una instalación empleada para albergar un sistema de información de
componentes asociados, como telecomunicaciones y los sistemas de almacenamientos

32. ROLES DEL PROFESIONAL DE LA
INFORMACIÓN
• Mediar. Como profesional de la información, usted asume el rol de
mediador entre las fuentes de información y los usuarios
• Desarrollar y administrar productos y servicios para responder a las
necesidades de los usuarios.
• Apoyar los procesos de innovación y aprendizaje continuo.
• Promover la generación de redes de conocimiento en un contexto
globalizado.
ROLES

33. BIBLIOGRAFIA
- Buonocore, D. (1976). Diccionario de bibliotecología. Chile: Marymar Ediciones.
- Burkhardt, J.M.; MacDonald, M. & Rathemacher, A. (2003). Teaching information literacy. Chicago: Illinois.
American Library Association.
- Craver, K.W. (1997) Teaching electronic literacy: A concept-based approach for school library media specialist.
Wesport, CT: Greenwood Press.
- Diccionario ilustrado océano de la lengua española. (2006) Recuperado el 15 de abril de 2006, de la base de
datos OCENET Universitas.
- Fernández Calvo, R. (2003). Glosario básico inglés-español para usuarios de Internet. Recuperado el 25 de
junio de 2007, de http://www.ati.es/novatica/glosario/buscador/buscador_gloint.html
- http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-6798.html
- http://www.monografias.com/trabajos89/sistemas-informacion-de-calidad/sistemas-informacion-de-
calidad.shtml#ixzz4ZpXlji33
- https://esamuelm.wordpress.com/2009/01/15/%C2%BFque-es-tiempo-real/
- Reece, W. (2005). Evaluating information. Recuperado el 25 de junio de 2007, de
http://www.library.american.edu/tutorial/evaluate1.html

34. BIBLIOGRAFIA
• León Santos, Magda, Castańeda Vega, Dunieska, and Sánchez
Alfonso, Ingrid. La gestión del conocimiento en las organizaciones
de información: procesos y métodos para medir. "ACIMED". vol. 15,
n. 3 (2007), pp.
http://eprints.rclis.org/archive/00009750/01/La_gestion_del_conocimi
ento_en_las_organizaciones_de_inf ormacion.pdf [Consultado el 1
de marzo de 2017]
• Morales Flores, Elusa. La gestión y los gestores de la información.
"Bibliodocencia". vol. 4, n. 4 (2004), pp.
http://www.bibliodocencia.com/4/4_6.pdf [Consultado El 1 de marzo
de 2017]
• http://images.slideplayer.es/32/10140978/slides/slide_1.jpg
• https://www.ecured.cu/Archivo:Gestor_de_informaci%C3%B3n.jpg