Presentación de la Quinta Ronda de Buenas Prácticas Empresariales

2. MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD BAJO METODOLOGÍA GRI G4 -
TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Cartagena, 18 de septiembre de 2014
Andrea Pradilla
Directora Punto Focal Colombia-Hispanoamérica

3. Los Reportes de Sostenibilidad y
el Global Reporting Initiative GRI

4. El Reto de la Sostenibilidad
Cómo pueden las empresas ser rentables y contribuir
a las soluciones a este reto al mismo tiempo?

5. Reportes de Sostenibilidad
Administrando el Cambio
“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar. Lo que no se puede gestionar, no se puede
cambiar.”

6. Reportes de Sostenibilidad
Económico
Social
Ambiental
Divulgación acerca del desempeño económico,
ambiental, social y de gobierno corporativo

7. Reportes de Sostenibilidad
• Cómo se miden los impactos en sostenibilidad?
• Quién define la métrica para medirlos?

8. Qué sabemos?
TRANSPARENCIA COMO MOTOR DE LA
RENDICIÓN DE CUENTAS

9. GRI Tendencias en Reporte
• 2010 - Bloomberg indica que 4500 reports son basados
en Guías GRI
• 2013- KPMG “Estudio sobre Informes de
Responsabilidad Corporativa”: 100 compañías más
grandes en 41 países 82% de G250 usa Guias GRI
• Tasa en Colombia: 78%
Reference: KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting 2013 (41 countries)

10. El Debate Terminó
REPORTAR: PRÁCTICA COMÚN

11. Qué sabemos?
ECONOMÍAS EMERGENTES

12. Qué sabemos?
GRI: ESTANDAR DE FACTO

13. Beneficios del Proceso de Reporte de Sostenibilidad

14. Business case del Reporte de Sostenibilidad

15. Global Reporting Initiative

16. Global Reporting Initiative
MISIÓN DEL GRI
“Hacer de los reportes de sostenibilidad una práctica
habitual, proporcionando orientación y apoyo a las
organizaciones”
Referencia: www.globalreporting.org

17. Global Reporting Initiative

18. Guías G4: 2 documentos
Ambas pueden descargarse de
forma gratuita
de www.globalreporting.org

19. G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos
GRI Principios del Reporte
Contenido
• Materialidad
• Exhaustividad
• Participación de los grupos de interés
• Contexto de Sostenibilidad
Calidad
• Equilibrio
• Comparabilidad
• Precisión
• Puntualidad
• Claridad
• Fiabilidad

20. G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos
Contenidos Básicos Generales
• Estrategia y análisis
• Perfil de la organización
• Aspectos materiales y cobertura
• Participación de los grupos de interés
• Perfil de la memoria
• Gobierno
• Ética e integridad
Contenidos Básicos Específicos
• Aspectos económicos, sociales
y ambientales seleccionados
desde la materialidad (Eje.
Emisiones, Corrupción, Etc)
• Para cada aspect material,
debe reportarse sobre el
enfoque de gestión (DMA) e
indicadores de desempeño
GRI Contenidos Básicos

21. Esencias Guías G4
• Hacer hincapié en lo que importa allí donde importa
• Determinar qué cuestiones fundamentales hay que gestionar y
cambiar, aun cuando la organización interesada no esté
preparada para medirlas o gestionarlas
• No exponer a todos los asuntos relativos a la sostenibilidad que
la organización gestiona. La memoria G4 se centra en los
asuntos mas relevantes, donde se puedan alcanzar los cambios
más importantes

22. Definición de Aspectos Materiales: Alcance
Elabore una lista de los
aspectos materiales que se
identificaron durante el
proceso de definición del
contenido de la memoria

23. Aspectos materiales y su cobertura

24. Periodo de Transición a G4
• Las memorias que se vayan a publicar después del 31 de diciembre de 2015 deben
elaborarse de acuerdo con la Guía G4
• GRI recomienda que las organizaciones que elaboren una memoria por primera vez
se basen en las directrices de la G4

25. Proceso del Reporte de
Sostenibilidad: la experiencia de
las organizaciones reportantes

26. Proceso del Reporte de Sostenibilidad
Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas
Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos
internos y para monitorear y comunicar el desempeño.

27. Etapa 1: PREPARAR
ALCANCE: Planificación del Proceso de
Memoria
EMPRESA INVITADA: Promigas-Edna
Barrios.

28. Valor para los
stakeholders.
Enfoque de sostenibilidad de Promigas
Política
Corporativa
y sus 8
compromisos

29. SOBRE EL REPORTE
• En 2011 - G3.1 y suplemento sectorial. En 2014: G4
• Primeros pasos:
• Selección de audiencias clave
• Definición de asuntos materiales
• Designación de reportantes al interior de la organización
• Determinación del enfoque del reporte
• Responsable de la elaboración: Gerencia de Comunicaciones Corporativas de Promigas

31. OBSTÁCULOS INICIALES
• Poca apropiación del concepto de sostenibilidad y del proceso de reporte al interior de la
organización
• Asuntos materiales amplios
• Interés en usar gran cantidad de indicadores, muchas veces con poca relación con la
audiencia objetivo
• Deseo de ser exhaustivo en la presentación de actividades del año

32. OBSTÁCULOS INICIALES
• Información esencialmente táctica
• Puntos de vista diferentes sobre un mismo tema
• Abundancia de información cualitativa
• Indicadores no asociados a los verdaderos asuntos materiales
• Poca alineación del proceso de planeación operacional con el proceso de elaboración del
reporte

33. PRINCIPALES MEJORAS A PARTIR DEL USO DE LA
GUÍA GRI
• Replanteamiento de la materialidad
• Integración de los indicadores de gestión sostenible con los de la planeación operacional
• Formación de los reportantes sobre el concepto de sostenibilidad y la manera de reportar
• Énfasis en logros y resultados para construir el reporte a partir de allí

34. Antes de empezar es necesario
tener…
• Claridad sobre el concepto de sostenibilidad y el enfoque adoptado por la empresa
• Real entendimiento del rol del reporte dentro de este concepto
• Indicadores materiales: integración entre los GRI y los propios de la organización
• Unidad de criterio entre dependencias que alimentan un mismo asunto material
• Compromiso de la alta dirección

35. RECOMENDACIONES
• Pensar en el reporte como una herramienta de gestión y no solo como un documento
• Manejar el proceso de reporte conjuntamente con la planeación operacional de la empresa
• Utilizar casos para materializar información relevante sobre los compromisos
• Auditar el reporte

36. ¡MUCHAS
GRACIAS!

37. Etapa 2: CONECTAR
ALCANCE: Reunir los aportes más
importantes hechos por los grupos de
interés elegidos
EMPRESA INVITADA: ISAGEN-Carolina
Alzate.

38. Política de relacionamiento con grupos de interés…
Rendición
de cuentas

39. Un mecanismo más para rendir cuentas es el Informe…
HERRAMIENTA DE GESTIÓN
DIÁLOGO Y
COLABORACIÓN

40. Beneficios
 Hacer explícitas las prácticas de la Compañía. Activo intangible.
 Es una fuente de consulta y de conocimiento.
 Seguimiento a compromisos a iniciativas voluntarias adoptadas por la Compañía.
 Legitimidad, transparencia y confianza.
 Compararnos a nivel interno y externo.
 Identificar y promover buenas prácticas a nuestros grupos de interés.

41. Perspectiva
interna
Análisis
de
Entorno
Análisis
Interno
DOFA
Tema
Estratégico
Tema
Estratégico
Tema
Estratégico
Escenarios
Perspectiva
grupos de
interés
Diálogos con los
grupos
de interés Análisis de
Relacionamiento con
la Sociedad
(Grupos de Interés,
Compromisos y
materialidad)
Mediciones: reputación,
clima laboral, satisfacción
de clientes, etc.
Mejores prácticas
Definición estrategia
•Propósito superior
•Misión
•Objetivos
•Competencias
•Grupos de interés y
compromisos
Etapa: Conectar

42. Etapa: Conectar
Propósitos:
Diálogos con los grupos de interés
 Revisar los compromisos con nuestros grupos de interés.
 Validar los temas relevantes en el relacionamiento.
 Identificar información que permita medir el impacto del relacionamiento.

43. Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Metodología:
 Estudio cualitativo.
 Selección participantes: personas críticas, con capacidad de convocatoria e influencia.
 Acompañamiento de un externo.
 Participación activa del responsable del relacionamiento en todas las etapas.
 Técnicas: grupos focales y entrevistas en profundidad.
 Sistematizar los resultados.
 Presentación de resultados a la Junta Directiva.

44. Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Participantes:
 Trabajadores
 Clientes
 Proveedores
 Sociedad civil
 Comunidades de
conocimiento.
 Medios de comunicación
 Inversionistas institucionales
 Comunidades áreas de influencia.
 Accionistas minoritarios
 Comunidad virtual
 Estado, gremios y organismos de control.

45. Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Resultados:
 Relación va mucho más allá de lo planteado en el compromiso corporativo.
 Identificar mejores prácticas. Innovación y Gestión Conocimiento.
 Trascender las relaciones transaccionales con algunos grupos a relaciones
estratégicas.
 Fortalecer las relaciones de confianza.
 Invitación a la Compañía a asumir un rol más protagónico y movilizar prácticas de
sostenibilidad.

46. Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
¿Quiénes intervinieron?
 Coordinador: Equipo de Relaciones
Corporativas.
 Responsable del Relacionamiento
con el grupo de interés
 Facilitador externo. Con conocimiento
en la empresa y las prácticas de
gestión.
Recursos:
Tiempo: áreas responsables. (Todas las
etapas del proceso).
Económico: Logística (diferentes regiones
del país) y acompañamiento tercero.

47. Nuestros aprendizajes en esta etapa…
 Escuchar debe ser un compromiso genuino de la Empresa para construir confianza y relaciones de
mutuo beneficio.
 Dialogar implica estar dispuesto a escuchar al otro, sus dolores y hacernos cargo.
 La participación de un tercero como facilitador es esencial para lograr construir un espacio legítimo y
de confianza.
 Involucrar a los responsables del relacionamiento en todas las etapas del proceso de diálogo.
Enfoque corporativo.
 Identificar los diferentes niveles de relacionamiento con los grupos de interés dependiendo de su
naturaleza, necesidades y expectativas.

48. Nuestros aprendizajes en esta etapa…
 Es importante tener una metodología estándar de manera que se logre una visión corporativa
del relacionamiento.
 Es esencial la participación del Gobierno Corporativo en este proceso.
 Incorporar de manera natural las opiniones o sugerencias de los grupos de interés en la
planeación estratégica y en el trabajo de los procesos.
 La rendición de cuentas no se reduce a un Informe de Gestión, hace parte de la cotidianidad
del relacionamiento.

49. Retos…
 Armonizar el proceso de rendición de cuentas tomando como referente los
compromisos suscritos con iniciativas globales.
 Afinar la metodología para priorizar los temas relevantes en el relacionamiento.
 Continuar fortaleciendo las capacidades internas para lograr cada vez más un
proceso de rendición de cuentas integrado y que responda a las expectativas
de los grupos de interés.

50. GRACIAS

51. Etapa 3: DEFINIR
ALCANCE: Decidir cuál será el
contenido de la memoria
EMPRESA INVITADA: GAS NATURAL
FENOSA- Claudia Ríos.

52. •La Empresa
•El Informe
•La Definición
•Las Lecciones Aprendidas

53. GRACIAS

54. Etapa 4: SUPERVISAR
ALCANCE: Fase de elaboración de la
memoria
EMPRESA INVITADA: EMP-Mauricio Ortíz.

55. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Fases, tiempos y actividades
Sep - Nov Dic - Ene Feb - Mar Mar - Abr Mar - Abr
Abr - Jun Jul - Ago
Cronograma
Recolección de información
Montaje del sitio web de
Deloitte
Producción de
Presentación a
Estudio GRI-G4
Consolidación de
redacción
GRI-G4 Materiality Matters
audiovisuales y fotografías
Inversionistas
Ejercicio de materialidad
información
Redacción de contenidos
Check
Montaje e integración en
Presentación a Gente EPM
Estructura de contenido
Análisis y crítica de
Validación de contenidos
COP Avanzado de Pacto
sitio web
Rendición pública de
información
Revisión de estilo y
Global
Revisiones de contenidos
cuentas
Línea gráfica
redacción
Pruebas y ajustes
Diálogo con grupos de
Arquitectura del sitio web
Montaje técnico del sitio
interés
Actualización de formatos
web
Divulgación en medios de
de recolección
comunicación
Evaluación del proceso de
elaboración
Evaluación con grupos de
interés
Identificación de
oportunidades de mejora

56. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Roles y esquema de trabajo matricial
Apoyo Apoyo Apoyo
Apoyo Corresponsal
involucradas
525 Personas Corresponsal Corresponsal
25 enlaces
250 corresponsales
Enlace
Enlace
323 apoyo
30 redactores Apoyo
Redactor
Redactor Coordinador

57. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
GGrruuppooss ddee iinntteerrééss
GGGGlllloooobbbbaaaallll RRRReeeeppppoooorrrrttttiiiinnnngggg IIIInnnniiiittttiiiiaaaattttiiiivvvveeee ---- GGGGRRRRIIII OObbjjeettiivvooss EEssttrraattééggiiccooss CCMMII
IInntteerrllooccuuttoorreess yy EEnnllaacceess
CCoorrrreessppoonnssaalleess yy aappooyyooss
OOOObbbbjjjjeeeettttiiiivvvvoooossss ddddeeeellll MMMMiiiilllleeeennnniiiioooo ---- OOOODDDDMMMM
PPaaccttoo GGlloobbaall
PPGG
DDDDJJJJSSSSIIII MMMMuuuullllttttiiiisssseeeerrrrvvvviiiicccciiiioooossss yyyy AAAAgggguuuuaaaassss
IIIISSSSOOOO 22226666000000000000
CCaappííttuullooss
TTeemmaass
AAcccciioonneess
RReeddaaccttoorreess
Arquitectura del Informe

58. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Integración de informes

59. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Sitio web del Informe http://informedesostenibilidadepm.com.co/2013/
Además el sitio web cuenta con herramientas
Mapa del sitio: estructura de contenido del informe
Glosario: descripción de siglas y acrónimos utilizados
Buscador: para encontrar temas o acciones específicas
Centro de descargas generar de manera predefinida o
personalizada, contenidos en formato PDF.

60. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Factores de éxito
Prioridad y patrocinio directivo
Coordinación del proceso
Actitud y compromiso de la gente
Oportunidad y calidad de la información
Auditoría y trazabilidad en el proceso
Comunicación efectiva
Incorporación de oportunidades de mejora en los planes
empresariales

61. Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Monitoreo de la sostenibilidad
Acompañamiento en
Acompañamiento en
avance en
sostenibilidad
avance en
sostenibilidad
CCMMI I
DDooww J oJonneess
SSeeññaaleles se enntotornrnoo e e i nintotornrnoo GGruruppoos sd dee I nInteteréréss
Lectura en temas de
Lectura en temas de
sostenibilidad
sostenibilidad
SSoocciaial l AAmmbbieienntatal l
Materialidad (E/S/A)=
Materialidad (E/S/A)=
Riesgos y Oportunidades en
Riesgos y Oportunidades en
Sostenibilidad (E/S/A)
Sostenibilidad (E/S/A)
Accountability
Direccionamiento en Sostenibilidad
(Direccionamiento estratégico)
Direccionamiento en Sostenibilidad
(Direccionamiento estratégico)
Informe de Sostenibilidad
Planes de relacionamiento por
Planes de relacionamiento por
GI
GI
PPlalann d dee N Neeggooccioio
CCuultluturara d dee S Soosstetennibibiliidlidaadd
Feedback
EEccoonnóómmicicaa

62. GRACIAS

63. Etapa 5: INFORMAR
ALCANCE: Compruebe y comunique
EMPRESA INVITADA: TELEFONICA-Margarita
Rodríguez.

64. Informar:
Planeación «del futuro hacia atrás»
 Recopilar: historias todo el año; datos para los cortes periódicos necesarios
 Estructurar: ¿basado en GRI o en su propia NARRATIVA empresarial?
 Redactar: con el rigor de un abogado y el ingenio de un contador de historias
 Presentar: ¿informo y/o abro espacio para la conversación?
 Tener retroalimentación y capitalizar lecciones aprendidas

65. Informar: el arte de converger los dos
hemisferios cerebrales en el mismo
equipo
 No solo funcionalidad, también DISEÑO – que sirva, atraiga, enganche y conecte
 No solo argumento, también NARRATIVA – que sustente y a la vez inspire
 No solo lógica, también EMPATÍA – que explique, sea creíble y genere confianza
 No solo seriedad, también DISFRUTE – que genere reflexión y experiencia memorable
 No solo un requisito, también un SENTIDO – que movilice interna y externamente

66. GRACIAS

67. Proceso del Reporte de Sostenibilidad
Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas
Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos
internos y para monitorear y comunicar el desempeño.

68. Retos del Proceso del Reporte de
Sostenibilidad
• Garantizar el compromiso del equipo en todos los niveles; especialmente directivos
• Convertir el reporte en más que una “herramienta de mercado”
• Elegir & relacionarse con los grupos de interés claves
• Decidir cuáles son los asuntos materiales a incluir
• Estblecer metas realistas/ objetivas y prácticas
• Recolectar, organizar & analizar la información necesaria
• Preparar la organización para alcanzar las metas publicadas, (eje. Procedimientos y
sistemas)
• Comunicar los resultados negativos
• Manejar las expectativas acerca del reporte final
• Producir un documento claro que atienda a las necesidades de los distintos lectores
References: Starting Points: How valuable is the journey? pp. 20-21

69. Quién lee los reportes?

70. Experiencia en la validación de informes
Transparencia por Colombia

71. Qué debería contener una memoria en términos de
transparencia…
 Acciones Internas
 Políticas y programas anticorrupción
 Declaraciones de conflictos de interés
 Nombramientos de miembros de Juntas Directivas y
principales ejecutivos
 Mediciones de Clima Ético
 Gestión de Riesgos de Corrupción
 Medidas disciplinarias o de sanción sobre incidentes de
corrupción presentados
 Acciones Externas
 Impacto de las políticas y programas anticorrupción en los grupos
de interés
 Resultados de Diálogos con grupos de interés
 Gestión de los mecanismos de denuncia
 Resultados de Auditorías Externas sobre cumplimiento de
cláusulas anti soborno con proveedores
 Resultados Mediciones de Transparencia
 Acciones Colectivas
 Gestión de iniciativas colectivas con cadena de valor, otras
empresas, gobiernos, gremios u ONG
 Colaboración con autoridades
 Aportes a partidos políticos o campañas políticas
 Cabildeo y Lobby

72. Qué hace falta en las memorias en términos de
transparencia…
 A nivel interno
Hay grandes avances en la creación de políticas y
mecanismos de transparencia y programas
anticorrupción; no obstante, no se evidencia
explícitamente en los informes las declaraciones de
conflictos de interés, la gestión de riesgos de
corrupción, así como las acciones disciplinarias
tomadas ante incidentes de corrupción y los planes de
mejoramiento.
 A nivel externo
No se aplica integralmente el principio de exhaustividad en
la rendición de cuentas frente a las prácticas e impactos de
éstas en los grupos interés. Aún persiste el paradigma en
las empresas, que el hecho de informar avances sobre
temas anticorrupción, implica tener prácticas corruptas, lo
cual es totalmente opuesto al sentido de estas iniciativas.
 A nivel Colectivo
Está todo por reportar. Porque se debe fortalecer el
trabajo conjunto con todos los actores sociales que
permita unir esfuerzos en contra de la corrupción. Es
claro que no es suficiente la autorregulación interna de
las empresas, se requiere de la sanción social y
empresarial.

73. GRACIAS

74. Preguntas y Discusión

75. Cómo arrancar?

76. Comience con G4!
• Lea Una Introducción a G4
Panorama general de G4 y de cómo empezar el “viaje” del
reporte. Disponible en Español.

77. Comience con G4!
• Lea la Publicación para PYMEs
Disponible en Español, presenta una introducción simple a G4 y al proceso
de reporte que puede ayudar los reportantes por primera vez

78. Comience con G4!
• Desacargue las Directrices G4:
Arabic | العربية
Bahasa Indonesian | Bahasa Indonesia
Brazilian Portuguese | Português do Brasil
Croatian | Hrvatski
English (official)
French | Français
German | Deutsch
Japanese | 日本語
Korean | 한국어
Russian | Pусский
Simplified Chinese | 简体中文
Spanish | Español
Traditional Chinese | 中醫
Turkish | Türk
Vietnamese |Tiếng Việt

79. G4 en los medios
Vea los Vídeos de la Conferencia de GRI sobre G4
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80. GRACIAS
Punto Focal Colombia GRI
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