Este documento describe el rol y las responsabilidades de una secretaria. Explica que una secretaria es responsable de asistir a su jefe con tareas administrativas como atender llamadas, organizar agendas, archivar documentos, y brindar apoyo confidencial. También destaca las cualidades clave de una secretaria como discreción, iniciativa, puntualidad, responsabilidad y habilidades de comunicación. El documento enfatiza la importancia de que una secretaria sea eficiente y esté bien capacitada para ayudar a su jefe a administrar su tiempo de manera efectiva

2. SECRETARIA
LA MEJOR SECRETARIA, LA MÁS EFICIENTE, LA SECRETARIA PERFECTA:
LA SECRETARIA ES LA PERSONA QUE EJERCE COMO ASISTENTE DE DIRECCIÓN O
ADMINISTRATIVO, ENCARGADA DE SUPERVISAR LOS ASUNTOS, SOBRE TODO AQUELLO QUE
REQUIERA CONFIDENCIALIDAD (ES DECIR, LO SECRETO), DE PERSONAS DE CIERTO PODER,
COMO MONARCAS, PAPAS, PRESIDENTES, DIRECTORES, ETC.
UNA BUENA SECRETARIA NO ES SOLO AQUELLA QUE SABE IDIOMAS, ATIENDE PERFECTAMENTE
EL TELÉFONO Y LAS VISITAS, ESCRIBE CARTAS, ES LA MEJOR CON EL ORDENADOR Y COSAS POR
EL ESTILO, ETC.

3. ¿ CÓMO INFLUYE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA?
• ACTUALMENTE LAS SECRETARIAS AYUDAN A SUS JEFES, YA SE TRATE DE PUESTOS
PÚBLICOS O PRIVADOS EN TODAS LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS, ATIENDEN
CONSULTAS Y LLAMADOS TELEFÓNICOS, RECIBEN Y RESPONDEN
CORRESPONDENCIA DE ACUERDO A INSTRUCCIONES DE SU JEFE, MANEJAN SUS
AGENDAS Y LES BRINDAN TODO TIPO DE APOYO EN SU GESTIÓN, TENIENDO LOS
DEBERES COMO TODO EMPLEADO, DE FIDELIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN EL
DESEMPEÑO DE SU TAREA.
• LAS SECRETARIAS EJECUTIVAS DEBEN SER AGRADABLES, SABER ESCUCHAR Y
OPINAR EN EL MOMENTO OPORTUNO, CON CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN,
MANEJAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y CONOCER AL MENOS UN SEGUNDO
IDIOMA ( SECRETARIAS BILINGÜES).

4. FUNCIONES:
• RECIBIR DOCUMENTOS.
• ATENDER LLAMADAS TELEFÓNICAS.
• ATENDER VISITAS.
• ARCHIVAR DOCUMENTOS.
• REALIZAR CÁLCULOS ELEMENTALES.
• INFORMAR TODO LO RELATIVO AL DEPARTAMENTO DEL QUE DEPENDE.
• ESTAR AL PENDIENTE DE LA TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES.
• TENER ACTUALIZADA LA AGENDA, TANTO TELEFÓNICA COMO DE DIRECCIONES Y DE REUNIONES.
• POSEER CONOCIMIENTO DE LOS DEPARTAMENTOS DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS CON LOS QUE ESTE MAS
RELACIONADA LA SECCIÓN DE QUE DEPENDA.
• TENER CONOCIMIENTO DEL MANEJO DE MAQUINARIA DE OFICINA, DESDE CALCULADORAS HASTA
FOTOCOPIADORAS, PASANDO POR ORDENADORES PERSONALES Y LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS QUE
CONLLEVAN.
• AMPLIOS CONOCIMIENTOS EN CUANTO AL PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL.

6. EL PERFIL DE LA
SECRETARIA
PERFECTA:
• POR SUPUESTO PONGA AQUELLO QUE TODAS
LAS EMPRESAS DE RECURSOS HUMANOS Y DE
SELECCIÓN DE PERSONAL SABEN DE MEMORIA:
IDIOMAS, OFIMÁTICA, RELACIONES HUMANAS Y
PÚBLICAS, PROTOCOLO, ETC. PERO LA
SECRETARIA PERFECTA ES ALGO MÁS Y EN ESTO
VAMOS A CENTRARNOS.

7. • UNA BUENA SECRETARIA DEBE SER
ACREEDORA DE LA MÁXIMA CONFIANZA. SU
FORMACIÓN, SOLIDEZ, DISCRECIÓN,
CARÁCTER, PERSONALIDAD. ES CLAVE PARA
QUE EXISTA UNA RELACIÓN DE CONFIANZA
ABSOLUTA Y SEA PARTÍCIPE DE LAS
FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA EMPRESA.
SU COMPROMISO, FIDELIDAD E
IDENTIFICACIÓN CON LA EMPRESA Y LAS
PERSONAS QUE LA DIRIGEN DEBE SER TOTAL.
SI SE CONSIGUE LA EMPATÍA Y CONFIANZA
TOTAL ENTRE EL JEFE Y SECRETARIA, SE ESTÁ
DANDO UN PASO DE GIGANTES EN MULTITUD
DE FACETAS.

8. • PARA UN ALTO DIRECTIVO EL TIEMPO ES SU RECURSO MÁS ESCASO Y
VALIOSO. PODER ATENDER A LOS MÁXIMOS TEMAS POSIBLES Y
HACERLO SIN ESTRÉS Y EN “BUENA FORMA” ES FUNDAMENTAL EL
APOYO DE UNA SECRETARIA INTUITIVA E INTELIGENTE. HACER
GANAR TIEMPO A UN ALTO DIRECTIVO ES UN ARTE Y REQUIERE UNA
ATENCIÓN PERMANENTE Y TOTAL. ES PREPARAR A TIEMPO TODA LA
DOCUMENTACIÓN PARA UNA REUNIÓN. ES LA HABILIDAD PARA
CORTAR UNA VISITA QUE SE PROLONGA EXCESIVAMENTE; ES DAR LA
EXCUSA PERFECTA PARA LLEGAR MEDIA HORA MÁS TARDE A UNA
PRÓXIMA REUNIÓN; ES ALQUILAR UN SERVICIO DE HABITACIÓN
DURANTE DOS HORAS PARA PODER DUCHARSE TRAS UN VIAJE DE
DIEZ HORAS Y LLEGAR EN PERFECTAS CONDICIONES A UNA
REUNIÓN IMPORTANTE. ES DAR LA EXCUSA PERFECTA POR
TELÉFONO Y QUE EL JEFE NO QUEDE MAL. ES SABER LO QUE EL JEFE
NECESITA, PIENSA Y ANTICIPARSE A DÁRSELO CON LA SEGURIDAD DE
NO EQUIVOCARSE. ES SABER CUANDO TIENE SED, O ES MANDAR LA
NOTA DE AGRADECIMIENTO USUAL. ES VIVIR EL DÍA INTENTANDO
CUIDAR CADA MINUTO DEL JEFE, ES AYUDARLE A CUMPLIR LA
AGENDA SIN ESTRÉS Y MANEJANDO LOS IMPREVISTOS.

9. • UNA DE LAS SECRETARIAS DE ALTA DIRECCIÓN QUE SE
TIENE LA SUERTE DE CONOCER; ES QUE CADA VEZ QUE
COGE EL TELÉFONO TRANSMITE LA IMPORTANCIA DE LA
EMPRESA Y DE SU MÁXIMO REPRESENTANTE, CON TAL
MAESTRÍA QUE SE CONVIERTE EN UN FACTOR DE
IMAGEN, INVALUABLE PARA LA EMPRESA. EN OTRO
ORDEN DE COSAS, GESTIONA HÁBILMENTE EN UN
VUELO DE LARGO RECORRIDO. SE PREOCUPA DE HACER
LLEGAR TRES PROPUESTAS DIFERENTES PARA UNA CENA
ESPECIAL EN CUALQUIER LUGAR Y LA RESERVA EN LA
MESA MÁS ESPECIAL. SE ASEGURA DE UN TRATO
PERSONALIZADO EN EL HOTEL Y DE QUE LOS DETALLES
ESTUVIERAN IMPECABLES EN EL RESTAURANTE O LUGAR
DONDE SE DARÁ LA CENA FORMAL. CONSIGUE
ACELERAR UNA ENTREGA, GESTIONA UNA MEJORA DE
CUALQUIER TIPO.

10. • SECRETARIA ES LA GARANTÍA DE LA EJECUCIÓN DE
CUALQUIER REUNIÓN EN LA QUE SE TOMAN
DECISIONES. SU SEGUIMIENTO TEMPORAL Y LA
EFICIENCIA CON LA QUE LO HACE ES IMPRESIONANTE:
BUENAS FORMAS, NOTAS RECORDATORIAS
ESPACIADAS, LLAMADA 24 HORAS ANTES DE LA
FECHA. EN RESUMEN, ES IMPOSIBLE QUE ALGUIEN QUE
EN UNA REUNIÓN SE HAYA COMPROMETIDO CON EL
JEFE A HACER ALGO A UNA FECHA FIJA NO LO TUVIERA
HECHO Y TERMINADO EN TIEMPO Y FORMA. DE ESTA
MANERA, LA MENTE DEL JEFE PUEDE DESCANSAR Y
OCUPARSE DE COSAS NUEVAS, SABIENDO QUE SU
SECRETARIA HACE UN SEGUIMIENTO PARA QUE SE
EJECUTEN LOS TEMAS TRATADOS Y ACORDADOS. LA
PRODUCTIVIDAD DEL JEFE ES ESPECTACULAR.

11. • LA IMAGEN QUE PROYECTAMOS ES SIEMPRE
NUESTRA TARJETA DE PRESENTACIÓN. A
VECES, CASI LA ÚNICA, PORQUE LA
PERCEPCIÓN QUE NUESTRO INTERLOCUTOR
RECIBE AL PRIMER GOLPE DE VISTA VA A
CONDICIONAR LO QUE PIENSE DE NOSOTROS
Y ES UNA PERCEPCIÓN MUY DIFÍCIL DE
CAMBIAR. EN LA PROFESIÓN DE SECRETARIA
ES IMPORTANTE SIN NINGUNA DUDA. SE
CONVIERTE EN UN EJE FUNDAMENTAL DE SU
TRABAJO PORQUE NO SOLO ESTÁ EN JUEGO
SU IMAGEN PERSONAL SINO LA DE SU JEFE Y
LA DE SU EMPRESA TAMBIÉN.

12. • UNA BUENA SECRETARIA NECESITA APRENDER
TANTO COMO EL JEFE. DEBE PONERSE AL DÍA
DE TODO LO QUE ES IMPORTANTE EN LA
EMPRESA. DEBE FAMILIARIZARSE DE COSAS
NUEVAS, AUNQUE SEAN COMPLEJAS LLÁMESE
NANOTECNOLOGÍA, BIOTECNOLOGÍA O
TERMINOLOGÍA FINANCIERA ESPECIALIZADA.
DEBE FORMARSE CONTINUAMENTE, HACER
CURSOS ESPECIALIZADOS Y LO DEBE HACER
EN HORARIOS EXTRAS, SIN QUE AFECTE AL
NORMAL DESARROLLO DE CADA DÍA.

13. • TODA LA INFORMACIÓN ESTÁ EN INTERNET Y
HAY DECENAS DE APPS (APLICACIONES
SMARTPHONE) PARA INCREMENTAR LA
PRODUCTIVIDAD Y HACER MUY EFICAZ EL
TRABAJO. EJEMPLOS DE ALGUNAS DE ESTAS
HERRAMIENTAS (AGENDA ELECTRÓNICA,
COMUNICACIÓN DIRECTA -TIPO WHATSAPP,
ETC.).

14. • SOBRAN EXPLICACIONES UNA SECRETARIA,
ESPECIALMENTE DE DIRECCIÓN, DEBE
CONTRIBUIR A CREAR UN CLIMA POSITIVO Y
AGRADABLE QUE POTENCIE LA IMAGEN A LA
QUE ANTES NOS REFERÍAMOS.

16. TÉCNICAS DE OFICINA
MECANOGRAFÍA
TAQUIGRAFÍA
COMPUTACIÓN
IDIOMA EXTRANJERO
REDACCIÓN Y
ORTOGRAFÍA
ORGANIZACIÓN Y USO DE
LA LENGUA
EL ADECUADO USO DEL
TELÉFONO
TÉCNICAS DE ARCHIVO Y
ORGANIZACIÓN
ADECUADO MANEJO DE
LOS MODELOS Y LOS
DOCUMENTOS
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DE LA
ACTIVIDAD LABORAL DE SU
JEFE
MARKETING
RELACIONES PÚBLICAS
CÁLCULO Y
CONTABILIDAD
GERENCIA EMPRESARIAL Y
NEGOCIACIÓN

17. CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA
MODERNA:
ADAPTIBILIDAD.- SE REQUIERE QUE TODA SECRETARIA TENGA LA CAPACIDAD PARA
PODER ADAPTARSE A LOS CAMBIOS DE AMBIENTE, DE FUNCIONES Y DE NORMAS
DENTRO DE SU TRABAJO.
DISCRECIÓN.- ES VITAL PARA TODA SECRETARIA, PUESTO QUE OCUPA UN CARGO DE
CONFIANZA Y TIENE ACCESO A MATERIAL CONSIDERADO RESERVADO, DEBERÁ TENER
LOS DOCUMENTOS ALEJADOS DE MIRADAS INDISCRETAS, ADEMÁS DE MANTENER LA
PRUDENCIA RESPECTO A LA INFORMACIÓN QUE CONOCE.
INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO.- SE ENTIENDE POR INICIATIVA A LA
CAPACIDAD QUE TIENE TODA PERSONA PARA EMPRENDER UNA ACCIÓN, SIN LA
NECESIDAD DE QUE OTRAS SE LO INDIQUEN.
PUNTUALIDAD.- ES UNA MANIFESTACIÓN DE SERIEDAD Y FORMALIDAD. TODA
SECRETARIA DEBE SER PUNTUAL EN EL CUMPLIMIENTO DE SU HORARIO DE TRABAJO
COMO EN EL DESARROLLO DE LAS LABORES ENCOMENDADAS.
RESPONSABILIDAD LIMPIEZA Y ORDEN PACIENCIA
BUENA VOLUNTAD PULCRITUD
SINCERIDAD BUENA EDUCACIÓN DEDICACIÓN
BUEN CRITERIO COOPERACIÓN