CONCEPTOS,INTRODUCCIÓN, RESPONSABILIDADES, VENTAJAS, UTILIDADES, COMO USAR LA HOJA DE VERIFICACIÓN, LA HOJA DE COMPROBACIÓN, INTERPRETACIÓN

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1.6.1 HOJA DE CONTROL ODE VERIFICACIÓN (Checklist)
CONCEPTO
Una Hoja de Comprobación es un formato especial pre-impreso tipo tabla que se diseña para la
recogida de datos relativos a la ocurrencia de determinados sucesos en el cual aparecen las
variables y en la que todos factores o los artículos necesarios que se van a registrar, son
previamente establecidos de tal manera que los datos puedan recogerse fácil y concisamente, y
donde “losrecords de pruebas”, “resultados de inspección” o “resultados de operaciones” o los
resultados de la misma hoja, puedan ser más rápidamente interpretados a partir de marcas
utilizadas para verificar de dicho impreso.
Es una herramienta fantástica para evitar olvidos y asegurarse que las cosas se hacen de
acuerdo con un procedimiento rutinario establecido. Una variante es el diseño de formularios
adecuados que faciliten la recogida de los datos que se analizarán posteriormente. Porejemplo,
existen formularios diseñados de modo que a base de marcar líneas (///) o cruces (XXX) se
construyeel propio histograma de losdatos. Enla Figura 1 se muestra un ejemplo empleado en
la recepción de mobiliario en un colegio.
Básicamente el formato facilita que una persona pueda tomar datos en una forma ordenada y
de acuerdo al estándar requerido en el análisis que se esté realizando. Las hojas de verificación
también conocidas como “Hojas de Control”, “Hojas de comprobación” o “Hojas de chequeo”
“Checklist”, organizan los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante.
Otras se diseñan con motivosque recuerdan la tarea realizada, por ejemplo recogen el plano de
un teatro y se tachanlos lugares que correspondan a losclientes que yahan comprado su boleto
de entrada, etc.
INTRODUCCIÓN
La información es una guía para nuestras acciones, con ella conocemos hechos y tomamos
decisiones en cualquier tipo de organización. Antes de recoger la información se debe conocer
que se a realizar con ella.
En el control de calidad los objetivos de la recolección de información son dos:
1) El control y el monitoreo del proceso de producción.
2) El análisis de que no se ajusta a las normas, especificaciones.
La recogida de la información se prepara de manera que su uso sea preciso, fácil y claro, que
interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro para ello se deben
utilizar plantillas especialmente diseñadas para cada caso. Se procede a definir las reglas
básicas a seguir para la optimizaciónde la recogida y análisis de datos, desde el establecimiento
de las necesidades de información hasta la obtención en campo de los datos, pasando por la

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planificación de la misma y el diseño de Hojas de Comprobación u Hojas de Recogida de Datos
que faciliten dicha obtención de datos, resaltando las situaciones en que puedan o deban ser
utilizadas y su posterior análisis.
Algunas organizaciones nocuentan coninformación,otras tienen exceso de la misma, datos que
se encuentran archivados,que son obtenidos ineficientemente o mal usados, en cualquiercasos
no se tiene información para dirigir objetiva y adecuadamente los esfuerzos y actividades en la
organización. Los datos a colectar pueden ser de muy distinta naturaleza, así los tipos de
formato de las hojas de comprobación pueden ser muy diversos, de modo que se ajusten al
problema a analizar, los fenómenos a estudiar o la hipótesis a verificar.
RESPONSABILIDADES
a) Director de Calidad. - Asesorar, a los que así lo soliciten, en las bases para la planificación,
diseño y utilización de las Hojas de Comprobación y las Hojas de Datos.
b) Coordinador del estudio oGrupo de trabajo. -Seguir las reglas de la planificaciónde recogida
de datos que optimicen el esfuerzo dedicado a dicha recogida.
 Seguir las reglas de diseño y utilización de las Hojas de Comprobación y las Hojas de
Datos.
 Recoger y presentar los datos según la planificación realizada.
VENTAJAS Se utilizan tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la
investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.
La hoja de comprobación centra la atención en los hechos, es decir, da soporte a un problema
basándose en datos que ofrezcan una perspectiva realista.
 Facilita el registro de datos de forma fácily comprensible.
 Supone poca interferencia con la actividad habitual de quien realiza el registro.
 Permite que se visualicen rápidamente los patrones de comportamiento de un
fenómeno.
 Centra al equipo en los hechos, en lugar de en las opiniones.
 Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.
UTILIDADES
En la mejora de la Calidad. Se utiliza en el estudio de los síntomas de un problema, así comoen
la investigación de las causas o en la toma y análisis de datos para probar alguna hipótesis.
En el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora su utilización
será beneficiosa para todosaquellos implicados en lamejora de la calidad. También se usa como
punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los gráficos de
Control.
¿COMO USAR LA HOJA DE VERIFICACIÓN?
Se pueden clasificar en tres grupos principales:
1. Investigación.
2. Verificación.
3. Registros.

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1.-Investigación. Se utilizan para analizar e investigar situaciones de preocupación especiales,
permitiendo conocer el tipo de defectos, su distribución, localización y cantidad.
2.-Verificación. Con el fin de controlar los trabajos diarios, se verifican ciertas actividades
periódicamente. Deante mano se definen lospuntos a revisar y se llevaa cabola verificación
de acuerdo a esta hoja.
3.-Registro. Se toman los datos en forma tabular para la elaboración de los reportes, para tener
informaciónque nos permita visualizarla situación global de un proceso y para apreciar sus
variaciones a largo plazo.
Los objetivos que se pretenden con el uso de la hoja de recolección de datos son:
 Facilitar las tareas de recogida de datos de la información.
 Evitar en lo posible errores o malos entendidos
 Permitir el análisis rápido de los datos
Los formatos para la recogida de datos pueden tener distintas finalidades:
 Obtener y analizar datos para probar alguna hipótesis.
 Controlar una variable de un proceso
 Llevar un control de productos defectuosos
 Realizar la revisión global de un producto
 Estudiar los síntomas de un problema.
 Estudiar la localización de defectos en un producto
 Estudiar las causas que originan los defectos o
 Verificar las causas de defectivosy análisis de operaciones
 Investigar las causas de un problema.
 Examinar o analizar la localizaciónde defectos o artículos defectivos.
 Para propósitos de inspección.
La Hoja de Verificación para propósitos de inspección. Se utiliza para checar ciertas
características de calidad que son necesarias de evaluar, ya sean en el proceso o producto
terminado.
La Hoja de Verificación para la obtención de datos. Se clasifica de acuerdo con diferentes
características (calidad o cantidad) y se utilizan para observar su frecuencia para construir
gráficas o diagramas. También se utilizan para reportar diariamente el estado de las
operaciones y poder evaluar la tendencia y/o dispersión de la producción. Se recomienda su
uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.
Existen dos tipos de hojas de recogidas de datos:
 Hoja de Comprobación
 Hoja de Recogida de datos
Cada uno de estos tipos de hojas tiene particularidades que los hacen especialmente aptos para
un tipo de utilización:
La Hoja de Recogida de Datos. Es especialmente apta cuando se desea una utilización múltiple
del mismo conjunto de datos.

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La Hoja de Comprobación. Se diseña para responder a preguntas específicas y es de por sí una
herramienta de análisis. A menudo es difícil reutilizar los datos que
contienen para hacer otros tipos de análisis.
Características principales.
A continuación se citan una serie de características fundamentales de esta herramienta.
Sencillez. Una Hoja de Comprobación permite registrar los datos de forma simple y directa.
De uso específico. Una Hoja de Comprobación se diseña para responder a preguntas concretas
y por tantoes pocoflexible para su utilizaciónen otros casosde recogida de datos.
Flexibilidad. La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los mismos para múltiples
análisis posteriores y contestar diferentes preguntas.
Disponibilidad. Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su
posterior utilización
Comunicación de información Permite ver si hay una tendencia en los datos según se va
completando la hoja. Permite un análisis visual de dichas tendencias o
comportamientos.
Otra variante de la hoja de verificación es el "Diagrama de Sarampión", que consisten en
representar los defectos representados sobre un esquema de la pieza en cuestión. Esta
visualización de los defectos puede dar pistas sobre las causas de los mismos.
Por ejemplo, En el caso del transporte de un mobiliario escolar dañado, sería lógico pensar que
los arañazos pueden estar asociados con alguna mala práctica de manipulación, pero ¿cuál?
En la hoja de registro con un esquema del tablero sobre él se han marcado la ubicación de los
doce arañazos que se han producido en distintos mesabancos. De aquí se ve que la mayor parte
de los arañazos se producen en la esquina inferior derecha, o en la inferior izquierda. Esto
puede ser una buena pista.

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Pasos para la elaboración de una hoja de verificación
1.-Generación de información y su planificación. La planificación de la recogida de datos es la
fase más importante del proceso de esta depende la utilidad de la información obtenida y en
consecuencia el éxito de este proceso.
1.1 Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los integrantes deben enfocar
su atención hacia el análisis de las características del proceso.
1.2 Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados los datos. Esto puede
variar de horas a semanas.
1.3 Diseñar un formato que sea claro y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas
estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.
Este formato debe contener:
Un título el cual exprese el contenido de la información de recogida
El nombre de la o las variables a medir, tenerse bien en claro,
La fecha, Quien llena la hoja y firma del responsable.
Aprender a hacer las preguntas precisas es la capacidad clave para la recogida de datos eficaz.
a) Formular las preguntas que se necesitan contestar en cada momento de forma precisa
para decidir de manera adecuada las futuras acciones a realizar.
b) Recoger los datos relativos a esta pregunta.
c) Analizar esos datos para determinar la respuesta a las preguntas planteadas.
d) Presentar los datos de formaque dicha presentación sea capaz de comunicar claramente
la respuesta a dichas preguntas.
2. La adecuada planificación de este proceso requiere recorrerlo en sentido invers o,
a) Se definen las preguntas que necesitamos contestar.
b) Se considera cuál sería la forma idónea de transmitir la respuesta a dichas preguntas.
c) Se define el tipo de análisis que es necesario realizar para responder a las preguntas
planteadas.
d) Se definen las necesidades de datos existentes y se identifica qué características de los
mismos son más importantes.
3. Proceso de recogida de datos. Obtener los datos de una manera consistente y honesta;
asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad, no es factible que se
diseñe una hoja para cada variable. Al momento del diseño de la hoja debe conocercon qué
objetivo se desea recoger la información, esto permitirá construir la hoja incluyendo las
variables necesarias
Formulación de las preguntas. Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el
éxito de la recogida de datos.

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Plantear preguntas concretas y específicas favorece su labor en dos aspectos:
 Facilita la definición de los datos que han de ser recogidos.
 Los demás nos facilitenlos datos, al no saber lo que se busca y la información resultante
va a ser utilizada.
Buscar preguntas correctas compensa el esfuerzo necesario para diseñar, recoger y analizar la
información proporcionada por el sistema de recogida de datos.
4. Definir las herramientas apropiadas para el análisis de datos. Las herramientas utilizadas en
el análisis de datos presentan diferentes particularidades, ventajas, inconvenientes, y
aplicaciones ligeramente diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes
requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud, características, etc.).
Cuando los datos no sirven comobase del tratamiento posterior es frecuente ver repeticiones
de recogidas de datos o tomas de decisiones basadas en análisis incompletos
5. Definir el puntode recogida de los datos. Identificar un punto del proceso en estudio más
factible donde se puedan recoger todos los datos sin que se perturbe el propio proceso. Se
recomienda para este paso el uso del diagrama de flujo del proceso en estudio para
minimizar a la complejidad y el desconocimiento sobre el propio proceso.
6. Elegir el personal que debe recoger los datos. El grupo de trabajo analizará tanto las
actividades necesarias para la recogida de datos como la asignación de responsabilidades
para las mismas, de forma que el sesgo a introducir sea el menor posible. La recogida de
datos será realizada por las personas con acceso directo a los hechos.
7. Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de datos y de su entorno.
El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:
 Elpersonal de recogida de datos debe tener la competencia requerida para este trabajo
y asegurarse que las observaciones sean representativas
 El personal debe asegurarse de que el proceso de observación es eficiente y tener el
tiempo disponible para dedicarse a las tareas necesarias para la recogida de datos.
 La cantidad de trabajo que genera esta tarea dependiendo del tamaño de la población
muestreada, debe ser homogénea, en caso contrario, el primer paso es utilizar la
estratificación para el análisis de las muestras las cuales se llevarán a cabo en forma
individual.
 Las instrucciones claras o capacitación directa al personal para la aplicación.
 El impacto de la toma sobre la tarea de recogida.
8. Diseñodel impreso de toma de datos. Con la información anterior se procede en base a
los factoresy características particulares; ¿Cuál es el tipode Hojas idóneo?, tomando en
cuenta para el diseño los siguientes principios.
a) La anotación de los datos. Se diseña el impreso pensando en las necesidades del
recolectorde los datos, para que estos tengan una mejor disposición al aceptar la tarea.
b) El diseño tratará de evitar posibles errores o malentendidos en la anotación e
interpretación de los datos. Los conceptos se definen claramente para evitar diferentes
interpretaciones, o se utilizan ejemplos, guías visuales, etc.
c) El impreso debe ser completo El impreso debe incluir en espacios para anotar
informaciónque pueda resultar de utilidad posteriormente, esto evita tener que repetir
la recogida de datos nuevamente. (Empleado, retraso, fechas, cambio de herramienta,
etc.).

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d) El impreso debe ser auto explicativo y ordenado.
El número de instrucciones ha de ser mínimo. Solo se deben proporcionarse las
instrucciones mínimas necesarias para el cumplimiento correctodel impreso que debe
ser de aspecto ordenado, planificado y formal para motivar al personal que ha de
recoger los datos.
9. Preparación de la utilización del formato. Se deben diseñar las instrucciones y la capacidad
para su puesta en marcha a partir de las características del formato, de quien lo aplicará y
en qué condiciones se recogerán los datos
10. Probar los formatos y sus instrucciones. Se deben probar los formatos y sus instrucciones
para evitar errores tales como:
 Errores por malentendidos al rellenar los impresos.
 Datos incorrectos por temor a la utilización de la información obtenida.
 Información incompleta pues se desconocían todas las variables del proceso en la fase
de diseño
 Datos incompletos debido a formatos difíciles de rellenar en medio de la problemática
del proceso.
11. Informar y capacitar al personal de recogida de datos. Asegurarse de que el personal es
competente y entiende:
 El propósito de la recogida de datos.
 El significado de cada parte del formato (mostrar un ejemplo relleno).
 La importancia de obtener datos completos y no sesgados.
12. Realizar la recogida de datos. Se recogen los datos según el plan establecido.
13.Revisar el proceso de recogida de datos y validación de resultados. Revisar y observar el
proceso de obtención y recogida de datos, y antes de empezar el análisis de datos habrá que
validar los resultados, algunas preguntas son:
 ¿Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?
 ¿Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso de
obtención?
 ¿Es el número de observaciones realizado, el especificado?
 ¿Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de datos?
6. INTERPRETACIÓN
Se analizan los datos y se satisfacen las necesidades de información respondiendo a las
preguntas inicialmente formuladas.
La Hoja de Comprobació, está diseñada para obtener respuestas rápidas a preguntas simples.
La Hoja de Dato deben servir como base para múltiples tipos de análisis posteriores.
Principales problemas y deficiencias de interpretación
a) El principal problema en la recogida de datos que se presenta es la deficiente identificación
de necesidades de información.
 No se identifican correctamente estas necesidades,
 No se plantean las preguntas correctas y
 No se pormenoriza la forma de análisis y comunicaciónde la información.

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Los grupos de trabajo tienden a recoger más datos considerando que son útiles y servirán
para algo pero sin embargo esto puede producir:
 Mayor esfuerzo en la recogida de datos innecesarios.
 Mayor cantidad de datos a manejar, lo que implica mayor complejidad en su
clasificación,estratificación y análisis.
 La información proporcionada por los datos no contesta a las preguntas que es
necesario resolver.
b) Sesgos producidos por deficiencias en el proceso de planificación y recogida de datos.
 Sesgos por exclusión:Sedeben recoger los datos en todos los puntos, horas y
circunstancias del proceso y representativos del mismo.
 Sesgos por interacción:Lapropia recogida de datos.afecta las condiciones del proceso.
 Sesgo de percepción:Loscolectoresde datos a veces pueden sesgar lo que ven y como
lo registran
 Sesgo operativo:Nose respetan los procedimientos establecidos para la recogida.
 Sesgos por falta de respuesta:Losdatos omitidos pueden sesgar los resultados.
c) Querer responder a preguntas las cuales no corresponden al objetivo de la recogida de datos.
A continuación se detallan ejemplos de hoja de recojo de datos.
Ejemplo: Hojade recogida de datos para la planeación de elaboración de un checkist de datos
Checklist para la Reunión de Datos
¿SU ORGANIZACIÓN,
SU EQUIPO HA:
NO
EFECTUADO
EN PROGRESO EFECTUADO
1 .Determinado el propósito de los datos que están tratando
de reunir?
2. Definido el tipo de datos que son necesarios?
3. Identificado dónde se deben reunir los datos?
4. Identificado de quién deben obtenerse los datos?
5. Investigado si los datos están disponibles?
6. Determinado los métodos/herramientas que se utilizarán
para reunir los datos?
7. Determinado que tantos datos quiere reunir?
8. Decidido quién reunirá los datos?
9. Determinado cuándo los datos serán reunidos (periodo de
tiempo de estudio)?
10. Decidido cómo se van a analizar los datos?
Figura 2 .Hoja de Control de Calidad de Materia Prima