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1. Gerencia de Proyectos PMI 2 CLASE 1
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS
© Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial del documento y su distribución por cualquier medio impreso o electrónico,
sin la autorización escrita de la Corporación Universitaria de Asturias.
LA GESTIÓN DE COSTOS
DEL PROYECTO
Las empresas exitosas en el mercado de hoy, deben contar con buenas herramientas de
gestión integradas a sus modelos de negocio, de manera que los proyectos desarrollados
estén acordes con los procesos de la organización, tengan exactitud y estimación paramétrica,
controlen y midan permanentemente los desempeños, analicen los valores y disminuyan los
riesgos, para lo cual es necesario una adecuada gestión de costos.
Definición
Aunque no hay una única definición aceptada debido a su
amplia aplicación y las posibles estrategias que
representa, la gestión de los costos en un proyecto
permite estimar, presupuestar y controlar los costos para
poder cumplir con el presupuesto aprobado del proyecto.
Una implementación correcta de la gestión de costos se
traducirá en una reducción de los costos de producción de
los productos y servicios, así como en un mayor valor
entregado al cliente; la gestión de costos se documenta al
inicio del proyecto, en la definición del ciclo de vida del
mismo, sin embargo, es común que se modifique durante
la ejecución del proyecto.
Cada una de las actividades de este proceso se
encuentra descrita en el plan de gestión de costos.
Aunque cada organización o proyecto define su estructura
de administración de costos, todo plan de gestión de
costos debe tener un formato específico que indique los
criterios necesarios para la planificación, estructuración,
estimación, presupuesto y control de todos y cada uno de
los costos del proyecto. Es fundamental que este
documento exista desde el inicio del proyecto, ya que la
posibilidad de intervenir en los costos es mayor en las
fases iniciales que al final o en un momento crítico del
proyecto, en algunos proyectos se evalúan inicialmente
los costos a través de la subcontratación de consultores
y/o expertos en la materia.
En este plan se considera la diversidad de gastos que se
generan durante todo el ciclo de vida del proyecto, como
también el efecto que las decisiones adoptadas en un
momento dado pueden tener sobre los costos de
operación y mantenimiento de los entregables. Por
ejemplo, en los proyectos financieros el rendimiento del
proyecto puede estar fuera del alcance de los servicios
contratados, por ello, la gestión de costos debe incluir
ciertos procesos adicionales y técnicas de análisis como
la tasa de retorno de la inversión y el capital circulante.
“La gestión de los
costos en un proyecto
permite estimar,
presupuestar y controlar
los costos para poder
cumplir con el
presupuesto aprobado
del proyecto”

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En la gestión de costos es necesario separar los costos
que sean controlables de aquellos sobre los que no es
posible ejercer gestión, por ejemplo en un proyecto que
involucra servicios profesionales, la mayoría de los costos
están representados por las horas de trabajo de las
personas, a diferencia de los proyectos de áreas
administrativas que involucran compras de recursos
materiales o insumos en largos períodos de tiempo.
También deben considerarse las inversiones que se
llevarán a cabo para la ejecución del proyecto, tales como
el arriendo o la compra de propiedades, instalaciones
industriales, terrenos fiscales y todos aquellos gastos
atribuibles total o parcialmente al proyecto.
Importancia de la gestión de costos en las organizaciones
La gestión de los costos está estrechamente relacionada
con los requisitos de los interesados del proyecto, pues
ellos querrán conocer los adelantos y medirán
permanentemente el avance del mismo. Para la medición
de un proyecto se pueden utilizar diversos modelos, por
ejemplo, cuando se determina el costo promedio de
construcción de un metro cuadrado es posible usar un
modelo simple, mientras que para una solicitación
mecánica, regímenes de revolución o viscosidad de los
fluidos se utilizan correlaciones múltiples.
Sumado a lo anterior, la gestión de costos permite a los
interesados, entre otras cosas, saber el costo que lleva el
proyecto y en cuanto se ha incurrido, si el cronograma
está muy atrasado y puede ser reparado, si se ha hecho
el trabajo que se acordó hacer, la cantidad de trabajo que
se tiene hecho en realidad y lo más importante, si
alcanzará o no el presupuesto para terminar el proyecto.
Durante el desarrollo del proyecto pueden surgir
decisiones o modificaciones en cualquier fase del mismo,
las cuales se ven representadas en costos secundarios o
recurrentes, dirigidos bien sea al uso, mantenimiento o
soporte de los productos o servicios generados. Por
ejemplo, las revisiones y sugerencias que presente un
cliente respecto a la actualización de un software para su
negocio incrementan significativamente los costos de la
operación de un proyecto.
“La gestión de costos
permite a los
interesados, entre otras
cosas, saber el costo
que lleva el proyecto y
en cuanto se ha
incurrido, si el
cronograma está muy
atrasado y puede ser
reparado…”

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Algunas organizaciones, especialmente del sector
financiero, están utilizando técnicas de análisis y
predicción de los desempeños del producto o servicio
resultante del proyecto, por ejemplo en la manufactura o
construcción se pueden utilizar proyecciones para
determinar el flujo de caja o tasa de retorno a la inversión.
Todo esto se debe contemplar en el plan de gestión de
costos y en el plan de la dirección del proyecto, de
manera que cada proceso esté coordinado y sea
eficiente.
Entre otras funciones, la gestión de costos permite
considerar los métodos y técnicas para mejorar la toma de
decisiones de una empresa, determinar la adopción de
medidas de desempeño no financiero que beneficiarán a
la organización, evaluar los criterios de justificación de las
inversiones presentes y métodos en comparación con las
de otras organizaciones, comunicar la importancia de
mejorar los métodos de gestión de costos y sistemas de
los principales responsables y estudiar el pensamiento
progresista de los líderes del sector.
El Plan para la gestión de Costos
Un buen plan para la gestión del proyecto debe tener un
nivel de exactitud, representado en las estimaciones del
costo de las actividades a realizar, en este punto es
posible que se redondeen los datos para lograr la
aproximación, sin embargo siempre se recomienda incluir
las contingencias que se puedan presentar.
Este plan debe estar enlazado con las políticas
organizacionales, por ejemplo debe lograr consistencia
con la estructura de desglose del trabajo (EDT) y
mantener la línea base: tiempo, alcance y recursos.
Además pueden utilizarse diversas unidades de medida
dependiendo de las condiciones del proyecto, por
ejemplo: horas o días de trabajo, semana laboral o suma
global por períodos.
Con el fin de monitorear el desempeño de los costos es
posible establecer un umbral de variación, de forma tal
que exista una cantidad permitida antes de tomar medidas
de control. También se establecen reglas para la medición
del desempeño, por ejemplo las técnicas para hallar el
valor ganado (EVM), las cuentas de control de la EDT o la
estimación a la conclusión (EAC).
“Un buen plan para la
gestión del proyecto
debe tener un nivel de
exactitud, representado
en las estimaciones del
costo de las actividades
a realizar”

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Fundamentalmente, el Plan de gestión de costos tiene
dos objetivos, el primero es justificar, es decir dar
visibilidad a los costos y beneficios asociados, y el
segundo optimizar el presupuesto, lo cual se traduce en
una disminución de los costos del proyecto.
Finalmente, el plan de gestión de costos debe definir un
formato y la forma como se presentarán los informes de
costos a los interesados. A continuación describiremos los
procesos de la gestión de los costos del proyecto,
desarrollados a su vez, en tres subprocesos.