Preguntas como conectores entre el PM y sus proyectos

Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2015
CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
• Cristian Soto, MPM, PMP
Las preguntas como conectores
entre el Project Manager y el éxito
de sus proyectos

Expositor
Cristian Soto
Breve Reseña
• Master en Project Management, UCI de Costa Rica
• Ingeniero Industrial, UAGRM de Bolivia.
• Certificado PMP® por el PMI®,
• Aceptado en el Leadership Institute Master Class del PMI 2016.
• Disertante Internacional de Dirección de Proyectos
• Tiene amplia experiencia en Dirigir Proyectos de Construcción,
Montaje de equipos industriales, Control de Calidad, Servicios
financieros, Coaching y entrenamiento vivencial de Project
Managers.
• Actualmente ocupa las siguientes posiciones:
– Director y consultor en Roleplay Consulting
– Docente de la Maestría de Dirección de Proyectos, UAGRM
BS
– VP de Desarrollo Profesional PMI Santa Cruz, Bolivia
Chapter
– Project Coordinator para America Latina Grupo ISO21500

Contenido
• Problema
• Análisis
• Conclusión
• Implementación
4

Social Media
• @CristianSotoV
• #preguntasenPM

Una Historia
-Gracias por el gran evento
-Gracias por tus preguntas
(Silencio existencialista)….
-?

Importancia

Clasificación

Clasificación de las preguntas
– De investigación
– Retóricas
– Preguntas cargadas o falacias (Cuando chocó con su coche, ¿salió gritando al otro conductor y
amenazándole?)
– Por propósito
• Descriptivas
• Relacionales
• Causales
– Por forma gramática
• Si/No
• Preguntas alternativas
• Palabras interrogativas (qué, cómo, etc.)
• Preguntas etiqueta (afirmación o negación + pregunta)
• Preguntas directas e indirectas
– Contexto Educacional:
• Conocimiento (Quién, qué, Cuándo, dónde, Por qué, cómo)
• Comprensión
• Aplicación (Cómo está relacionado….?
• Análisis
• Síntesis
• Evaluación

Qué pasa cuando el cliente no sabe
lo que quiere?

O peor aún cuando yo como empresa
influyo en su decisión

No, es
sábado!
Hay mucho
viento hoy!

Interrogatorio penal
• ¿Quién?, ¿A quién? Principales intervinientes
• ¿Qué? Ocurrencia del suceso
• ¿Cómo? Circunstancias
• ¿Con qué? Instrumentos
• ¿Dónde? Escena
• ¿Por qué? Tema central de discusión
• ¿Para qué?, ¿cuándo? Las debe hacer la Fiscalia

Interrogatorio penal
OBJECIONES
• Preguntas capciosas
• Preguntas repetitivas
• Preguntas compuestas
• Preguntas sugestivas
• Pregunta que asume hechos
• Pregunta argumentativa

Percepción de la
realidad

Dinámica 1
• 1. Armar grupos de dos personas
• 2. Nombran quien será A y quien B
• 3. Tanto A como B elijen en su mente un Producto x con mucho
detalle en el cual son expertos
• 4. El primero en comenzar hace el papel de cliente, da el
nombre del producto y solo reacciona a las preguntas de la
contraparte. Interacción 2 minutos (recopilación de requisitos)
• 5. Cambian de persona
• 6. Interacción 2 minutos (recopilación de requisitos)
• 7. Conclusiones

«La forma más
poderosa de
controlar tu
enfoque es a
través del uso de
PREGUNTAS».
Tony Robbins

Herramientas basadas en preguntas
• 5 Por qués
• World Café
• Seis sombreros para pensar
• Método Delphi – Oráculo de Delfos
• Coaching Game
• SDI
• Examen de certificación
• Lean Six Sigma
• Indagación apreciativa
• DISC
• Check lists
• Diagnósticos
• Estimaciones
• Coaching
• Entrevistas
• Encuestas
• Diseño de prototipos
• Solicitudes de cambio
• Registro de riesgos
• Auditorias

Porque solo con “la fuerza” no alcanza para responder 200
preguntas correctamente

Análisis psicológicos
• Preguntas orientadas
• Permiten evaluar hipótesis
• Entrevista=guiar un proceso
• Escucha activa (eso parece…; lo que usted quiere decir es…)
• Tipos:
– Indagación
– Clarificación
– Parafraseo
– Confrontación
– Reflejo
• Feedback
• Entrevista con personas significativas

• Solo se obtiene respuestas de
las preguntas planteadas
• Desatan y abren puertas que
de otra forma permanecerían
cerradas
• Medio eficaz para conectarse
con la gente
• Cultivan la humildad
• Ayudan a involucrar a otros en
la conversación
• Permiten desarrollar mejores
ideas
• Nos proporcionan una
perspectiva distinta
• Desafían las mentalidades y
sacan de los baches
Habilidades Blandas

Buscamos
ver más
allá de lo
evidente

Dinámica 2
1. Dividirse en parejas (no se puede con la misma persona)
2. Asignar a una persona que sea A y otra B
3. B quiere negociar un recurso clave para su proyecto con el/la
jefe de ese recurso, para ello tiene que ceder algo (2 minutos).
Restricción: Solo hacer preguntas abiertas para conocer sus
expectativas
4. Cambio a A (2 minutos de interacción)
5. Conclusiones

Nunca se
debe parar
de hacer
preguntas.

Casos de éxito
• ¿Existen organizaciones que le dan un alto valor a las
preguntas?
• En Alemania, el título de trabajo Direktor Grundsatzfragen se
traduce como "Director de Preguntas fundamentales
• Daimler, Bayer, Siemens ó SAP

«Las preguntas pueden ser como una palanca que
usas para forzar o abrir la tapa pegada de una lata de
pintura…Si tenemos una palanca corta, no podemos
más que sólo romper la tapa de la lata. Pero si tenemos
una palanca más larga, o una pregunta más dinámica,
podemos abrir la lata ampliamente hasta remover todo
su contenido»
Fran Peavey, pionera en el uso de preguntas estratégicas

Preguntas para comenzar el proyecto
• Que?
• Quien?
• Porque?
• Cuando?
• Cuanto?

Preguntas indagatorias

“Júzgalos por
sus preguntas
no por sus
respuestas”.
Voltaire

Indagación apreciativa

Dinámica 3
• ¿Cuán importantes son las preguntas en tu entorno laboral?
Discusión 2 minutos

Tipos de preguntas
• Situación.
• Clarificación.
• Probar supuestos.
• Probar razones y evidencia.
• Puntos de vista y perspectivas.
• Implicaciones y consecuencias.

Tipos de preguntas
• Situación. Que está pasando?
• Clarificación. Por qué dijiste eso?
• Probar supuestos. Que podríamos suponer en cambio?
• Probar razones y evidencia. Que podría ser un ejemplo?
• Puntos de vista y perspectivas. Cual podría ser otra manera de
verlo?
• Implicaciones y consecuencias. Como ____ afecta____?

“Lo más peligroso
es hacer las
preguntas
incorrectas”.
Peter Drucker

¿Me dará tiempo
para arreglar el
interruptor de la
cocina hoy?
Es hora de
cambiar estos
lentes ¿Tendrá
espacio en su
agenda mi
oculista?
¿Qué estoy
haciendo aquí?
Desearía estar
paseando por el
cañón del Colca.
¿Me dejarán
sacar 2 semanas
de vacaciones?
El SPI de la fase 2 del proyecto está
por debajo de nuestro umbral de
control inferior, por lo que debemos
ver estrategias de corrección
enfocadas en subcontratación de
nueva tecnología para la
automatización del proceso que está
en la ruta crítica debido al retraso de
la misma, esta estrategia tendría que
entrar como una solicitud de
cambios pero tenemos que definir
quien lo aprobaría, ya que no hay
comité de cambios formado…bla,
bla, bla
Listo, actualizado
mi perfil de
LinkedIn!!! esta
reunión fue muy
productiva!

Conclusiones

Conclusiones
• Potenciar el poder de nuestras preguntas para obtener
mejores resultados de nuestros proyectos
• Obtener respuestas relevantes a través de la estructuración
del formato de respuesta (checklists o encuestas)
• La planificación es clave antes de las reuniones de
recopilación de información
• Las preguntas poderosas se apoyan en una escucha activa
• El éxito de los proyectos en los que participamos depende en
gran medida de nuestro involucramiento consiente.
• +calidad de preguntas +estructura de análisis + escucha
sincera y activa= proyectos más exitosos
• …

Plan de acción
• Cortísimo plazo: 24 horas
• Corto plazo: 1 semana
• Mediano plazo: 1 mes

47

Información de Contacto
Cristian Soto, MPM, PMP
GRACIAS
Mail: cristiansoto@roleplayconsulting.com
Skype: cristian.soto.vasquez
Twitter: @CristianSotoV @roleplayconsult
LinkedIn: https://bo.linkedin.com/in/cristiansotompm

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