Este documento presenta una guía para mejorar el ciclo de adquisición de clientes de una empresa mediante la creación y optimización de un pipeline de ventas. Explica las 5 etapas del ciclo de adquisición, los beneficios de crear un pipeline, cómo definirlo y optimizarlo para aumentar las ventas trimestralmente. También cubre puntos clave como la estrategia, estructura, workflow y reportes de desempeño para mejorar la efectividad del pipeline.

1. PIPELINE
MANAGEMENTGUÍA PARA MEJORAR EL
CICLO DE ADQUISICIÓN
DE SU EMPRESA
ESTEBAN DÍAZ SILES

2. Vista general del ciclo de adquisición
1) PLANIFICACIÓN
Personas, propuesta de valor,
estrategia comercial
2) IDENTIFICACIÓN
Necesidades estratégicas, potencial
de crecimiento y alineación de
expectativas
3) SOLUCIÓN
Presentación de la propuesta
y cierre de la venta
5) CUSTOMER SUCCESS
Se acompaña al cliente
y se mejora la estrategia
4) ENTREGA
Briefing, arquitectura de la cuenta,
implementación y optimización

3. Beneficios de crear y mantener un pipeline
Organización
Permite organizar y controlar múltiples contactos
simultáneamente
Productividad Acelera avances de negociaciones por etapa
Sostenibilidad
Apoya la entrada constante de nuevos negocios
que sustentan el crecimiento de la empresa
Inteligencia
Otorga visibilidad constante con respecto al
rendimiento de las estrategias de adquisición

4. Requisitos de un pipeline
Etapas Requisitos Cantidades Efectividad
Etapas por las que
pasa un prospecto en
camino a convertirse
en cliente
Set de requisitos para
evaluar y catalogar al
prospecto según BANT,
las necesidades del
negocio y cada etapa
Números que
conocemos y usamos
para evaluar el
desempeño del
negocio en el pasado,
presente y futuro
Porcentaje de
conversiones en
relación con la etapa
posterior
Workflow BANT Key Performance Index Optimización

5. ¿Cómo definir un pipeline?
Elección del
prospecto
Agendar
una cita
Envío de
propuesta
Venta
Que cumpla
con los
requisitos
BANT
Dejar pasos a
seguir claros
Investigación
Firma del
Contrato
8 4 2 1
100% 50% 50% 50%
Etapas
Requisitos de
elegibilidad
Cantidad de
prospectos
Efectividad

6. ¿Cómo optimizar un pipeline para crecer las ventas
cada trimestre?
Elección del
prospecto
Cita agendada Envío de propuesta Venta
Que cumpla con
los requisitos BANT
Dejar pasos a
seguir claros
Investigación
y TDMA
Firma del Contrato
100% 50% 50% 50%
8 4 2 1
100% 80% 80% 60%
8 6 5 3

7. Puntos de optimización de Pipelines

8. Puntos de optimización del pipeline: estrategia
Embudo de Ventas Acciones Embudo de marketing
Nuevo Lead Eventos Reconocimiento
⇓ Lead Sourcing ⇓
Primera Interacción Marketing de Contenido Consideración
⇓ PR & Endorsements ⇓
Prospecto calificado Campañas de publicidad Compra
⇓ Networking ⇓
Prospecto cerrado Referencias Fidelidad

9. Lead Pospect Alimentar la base de nuevos prospectos
⇓
Primera Interacción Evalúa la categoría con el mayor potencial
⇓
Propuesta enviada Ten siempre el próximo paso alineado y planeado.
⇓
Contrato Aplicar la metodología de ventas.
Ancho de banda:
5 Ventas/Semana Identifique su ancho de banda y evite el cuello de botella.
Puntos de optimización del pipeline:
estrategia

10. Puntos de Optimización de Pipelines: estructura
Prospecto
Intento
de
Contacto
Contacto
Identifica-
ción
Creación
de
propuesta
Propuesta
Inicial
Negocia-
ción
Propuesta
Final
Contrato
Firmado
30 15 7 3 4 3 3 3
68 días
máximo
20% 5% 10% 10% 10% 20% 5% 10%
100%25% 40% 35%
0% 20% 25% 35% 45% 65% 85% 90%
Etapas del
pipeline
Días
invertidos
por etapa
Ancho de
banda
dedicado
por
actividad
Porcentaje
de
completado

11. Ejemplos de criterios de entrada de
prospectos
Tamaño de la empresa
● Tamaño de la facturación
● Volumen de Ventas
● Cantidad de Sucursales/Tiendas
● Número de empleados y distribución según
áreas de trabajo.
Necesidades de marketing
● Mejorar el desempeño de sus estrategias de
marketing.
● Consolidar la marca con estrategias
adecuadas.
ANÁLISIS DE NECESIDADES
(BANT)
B - Budget Available: Presupuesto
disponible para marketing.
A - Authority: Autoridad empresarial
N - Needs: Necesidades estratégicas
T - Time Frame: Cronograma de
implementación.

12. Puntos de Optimización de Pipelines: workflow
Usar calendario y anotaciones. Necesita saber
cuánto tiempo le consume cada etapa y así
encontrar a las personas indicadas para cada etapa
de su pipeline.
Si usa Software CRM como HubSpot, puede ser
mejor opción para usted. Busque automatizar todo
lo que pueda con Zapier o IFTTT.
Mida y controle su flujo para encontrar los puntos
de traba y tendrá visibilidad general de las
operaciones, así podrá optimizar su proceso hasta
hacerlo más simple y efectivo.

13. Puntos de Optimización de Pipelines: workflow
Prospección:
Búsqueda, investigación, evaluación, contacto, priorización, carisma,
objetividad, poder de convencimiento, venta de beneficios...
Análisis de necesidades
Conocimiento de la industria o el segmento, pensamiento rápido,
preparación previa, control de objeciones, empatía, amistad,
recomendaciones prácticas...
Creación de propuestas
Conocimiento técnico del producto, entendimiento de procesos y
tiempos de implementación, estrategia digital, investigación, recolección
de evidencias...
Presentación de la propuesta.
Poder de convencimiento, buena postura e imagen, control de público,
preguntas básicas, estrategia digital, venta de beneficios, situación

14. Conclusión del embudo de ventas
PROSPECTO Lead Pospect Alimente su base constantemente.
⇓
PRIORIZAR
Primera
Interacción
Evalúa la categoría con el mayor potencial
⇓
PROACTIVIDAD Y PROCESO
Propuesta
enviada
Ten siempre el próximo paso alineado y planeado.
⇓
CONTROL Contrato
Aplicar la metodología de ventas que identifique tu
ancho de banda para evitar el cuello de botella.

15. Reportes de desempeño del Pipeline
Objeciones encontradas Resultados
“Necesito más tiempo para evaluar las
propuestas que nos enviaron”
Incrementamos etapa de propuesta inicial
por 2 días adicionales (3 → 5)
Todos aceptan propuestas
de $1,000 al mes con facilidad.
Incrementar mínimo de búsqueda
de $10,000 a $18,000
Perdemos a los prospectos
en la etapa de la propuesta inicial
Revisar las propuestas, armar
estrategias de manera distinta.

16. SMART BRIEFING
Objetivo SMART
de nuestra campaña
Información
S Específico
Objetivo de la
campaña
Página que quiere
publicar
Producto estrella
M Medible
(cuantitativamente)
Medios de
conversión
Formas de pago
Incremento de ventas
esperado
A Alcanzable, posible
de realizar
Público objetivo Cobertura geográfica Presupuesto adecuado Oferta
R Relevante,
estratégico
Promocionales
Citar 2-3 empresas
con las que
compite
Ventaja competitiva
frente a la
competencia
T Tiempo, cronograma Estacionalidad Ciclo de ventas Lanzamientos

17. Preguntas para iniciar con los
prospectos
¿Cuántos prospectos quiero tener por
semana/mes?
¿Cuál será nuestra eficiencia? 10-4-1
Cómo sabemos cuando un prospecto está listo
para la siguiente etapa?
Qué requisitos mínimos debe cumplir el
prospecto para que trabajemos juntos?
¿Cómo y en qué podemos mejorar nuestro
proceso de prospección y creación del pipeline?

18. ESTEBAN SILES
COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRATEGIA + INVESTIGACIÓN + COACHING
WWW.SILES.CR