2. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ALFABETICO
La ordenación alfabética de los documentos y
expedientes es la base del sistema alfabético, que es el
mas utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas
como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya
sea dentro de la gaveta o en un directorio de la
computadora, es fundamental para la localización
rápida de os documentos.
3.
4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN ALFABETICO
VENTAJAS: LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICOS
SON UN TIPO DE SISTEMA FÁCIL DE ENSEÑAR Y APRENDER. LOS
DOCUMENTOS SE PRESENTAN EN ORDEN ALFABÉTICO, POR LO
GENERAL ORDENADOS POR EL NOMBRE DEL PROVEEDOR.
CUALQUIER EMPLEADO PUEDE ENCONTRAR EL DOCUMENTO
QUE NECESITA SIEMPRE Y CUANDO CONOZCA EL NOMBRE DEL
PROVEEDOR.
DESVENTAJAS: una desventaja de este sistema es que los
documentos son frecuentemente traspapelados. Otra de las
desventajas es que si algún documento está clasificado bajo
el primer nombre de un proveedor en vez de su apellido, los
documentos son difíciles de localizar. Además, los cambios
de nombre en las empresas no pueden ser registrados
adecuadamente, causando también confusión.
5.
6. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
NUMERICO
Los sistemas numéricos representan el ordenamiento
basados en números ; estos se usan para rotular las
guías, seguías, carpetas e índices. El principio
numérico se considera indirecto porque en el
momento de archivar y/o localizar un documento se
requiere consultar una base de datos un índice o un
registro numérico para determinar el numero que le
corresponde.
7.
8. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental se están
convirtiendo en una pieza cada vez mas importante
para las empresas. La cantidad de información
generada por las compañías actuales crece de forma
exponencial y los antiguos sistemas de
almacenamiento presentan demasiadas carencias.
9.
10. SISTEMA DE ORGANIZACIÓNMISTO
Es una mezcla de la función lineal y de la funcional.
En la práctica se basa en una estructura de
organización lineal por departamentos a los que se
agregan unos asesores-especialistas que están a las
órdenes de los jefes. El único inconveniente que pueda
presentar es la posibilidad de confusión entre la
opinión de los asesores y las órdenes de los jefes.
