El documento describe el sistema de clasificación numérica para archivar documentos. Este sistema asigna números a guías, subguías y carpetas para identificar grupos de documentos. Es recomendable porque permite localizar documentos de forma indirecta consultando primero un tarjetero con los patrones numéricos. Algunos usos comunes son órdenes de compra, pólizas de seguros, cuentas bancarias, préstamos e hipotecas. Presenta ventajas como expansión conveniente y precisión, pero también desventajas como posible tras

1. Sistema de clasificación
numérica

2. Definición
 Dentro de los diferentes sistemas de archivo de correspondencia o documentos,
existen los llamados numéricos que están basados en la asignación de números
para la identificación de las guías, sub guías y carpetas. Los números permiten la
identificación delos diferentes grupos de documentos a archivar.
 El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la
hora de archivar los documentos.
 Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que
consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.

3. Importancia del sistema numérico
La clasificación de documentos
es vital porque ayuda a
organizar los datos importantes
de una empresa. Esto con la
finalidad de simplificar tareas y
trámites, así como evitar la
acumulación innecesaria de
archivos.
Asimismo, la clasificación de
documentos ayuda a tener fácil
acceso a la información interna
de la empresa y evitar la
filtración o ataques
cibernéticos.

4. Usos
 Los siguientes son algunos de los casos en los cuales el sistema numérico debe usarse con preferencia a
otros.
 Órdenes de compra en una casa de ventas
 Primas de pólizas de seguros
 Cuentas de bancos
 Préstamos e hipotecas
 Casos en oficinas de abogados, médicos y odontólogos
 Proyectos de contratistas y de empresas de construcción
 Registros de estudiantes en instituciones educativas
 Licencias de conductores
 Contratos
 Recibos y comprobantes en los departamentos de contabilidad repuestos de los mismos, que se distinguen
por referencias numéricas.

5. Ventajas: Permiten una
expansión conveniente
Ofrece mayor precisión y exactitud
Garantiza absoluta reserva
Rápida visualización e identificación de la
secuencia.
DESVENTAJAS:
PUEDE OCURRIR TRASPOSICIÓN DE
NÚMEROS 569 POR 596
SI SE ARCHIVA UN DOCUMENTO EN
UNA CARPETA ERRADA SE
OBSTACULIZA SU LOCALIZACIÓN
NECESITA PERSONAL ESPECIALIZADO

6. Componentes
básicos.
• EL ARCHIVO PRINCIPAL
• EL ARCHIVO MISCELÁNEO ALFABÉTICO
• EL REGISTRO DE NÚMERO ASIGNADO
• EL TARJETERO ÍNDICE

7. APLICACIONES DEL SISTEMA NUMÉRICO
1. NUMÉRICO CONSECUTIVO
2. NUMÉRICO EN SERIE
3. NÚMERO CORRIENTE O
CONTINUO
4. NÚMERO CODIFICADO
5. NÚMERO COMBINADO O
ALFANUMERICO

8. Gracias..