Gestión documental digital

1. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

2. DOCUMENTOS DIGITALES
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL- DOCUMENTOS DIGITALES Y SU
LEGISLACION
JENNY OROZCO COLORADO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BARRANQUILLA
2017

3. CONTENIDO
 Gestión Documental Digital
 Construcción y gestión de
documentos digitales
 Principios de la gestión de
documentos digitales
 Software de gestión
documental
 Normatividad y legislación
colombiana Documentos
electrónicos

4. La necesidad de una gestión
documental en empresas suele
surgir cuando se alcanza un punto
crítico en el almacenamiento y
producción, y aparece la
necesidad de recuperar y reutilizar
documentos. La producción y
archivado incontrolado de
documentos obligará a grandes
esfuerzos futuros para localizar
dicha documentación. Si un
documento no es fácilmente
localizable, es como si no
existiese. Lo que se traduce en
una potencial pérdida de
información y, sobre todo, de
productividad.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
Es el proceso de creación,
almacenamiento y utilización
de los documentos digitales,
que incluye su selección,
clasificación, conservación,
búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación,
a partir de dispositivos
electrónicos.

7. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
En la actualidad, el
conocimiento
se genera básicamente en
forma digital, por eso es
necesario automatizar los
centros documentales para
tener un acceso a la
información y de igual
manera en esto se
desarrollan tecnologías que
permiten manejar, crear y
gestionar archivos
electrónicos de entidades.

9. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
El programa de administración de
documentos y archivos electrónicos
esta basado en los siguientes
principios:
 Identificables
 Soportado en políticas
 Planeado
 Asignar un responsable
 Localizado
 Organizado
 Manejado
 Implementado
 Mesurable regularmente

10. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un software de gestión
documental es una
aplicación informática
que permite el manejo,
gestión, conservación,
publicación y trabajo
sobre documentos
electrónicos. (ya sea
escaneados o que se
hayan originado en
forma digital)

13. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
LEY 527 DE 1999 (agosto 18)
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y
se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
AGN “Compilación Normativa”
Facilita la consulta y difusión de las normas nacionales sobre documento
electrónico.
LEY 1581 DE 2012
Ley de protección de datos personales.
CIRCULAR 002 DEL 06 DE MARZO 2012
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
CIRCULAR 005 DEL 11 DE SEPTIEMBRE 2012
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

14. El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la
reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los
documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la
administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a
la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
PRINCIPIOS:
 Visión unificada del
Estado.
 Acceso equitativo y multi-
canal.
 Protección de la
información del individuo.
 Credibilidad y confianza
en el Gobierno en Línea.
FASES:
1. Elementos
Transversales
2. Información en línea
3. Interacción en línea
4. Transacción en línea
5. Transformación en
línea
6. Democracia en línea
POLITICA CERO PAPEL:
 Entidades
 Ciudadanos
 Medio Ambiente

15. CONCLUSIONES
La digitalización de documentos ha
demostrado ser muy útil, como
herramienta en la investigación, no solo
para las personas que están
involucradas en este proceso sino
también para los usuarios al tener fácil
acceso a la información.
Todo el tiempo perdido que
anteriormente se dedicaba a las
búsqueda de documentos, será
remplazado por más productividad en las
organizaciones.
La implementación de un programa
adecuado de Gestión Documental
Digital, en las empresas va a mejorar
su eficiencia, eficacia y
competitividad.

16. BIBLIOGRAFÍA
http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-ungran-desafio/
Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia.
http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos
Programas de gestión documental: comparativa y precios. (2017). TIC Portal.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestiondocumental/programas-gestion-documental
¿Que es la gestión documental?, Video youtube,
https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental
Estrategia Gobierno en línea 2012-2015. MinTIC.
AGN, Archivo General de la Nación. Guías Cero Papel en la Administración Pública. 2012.