Este documento presenta diferentes métodos y herramientas para desarrollar pronósticos de ventas, incluyendo métodos cualitativos como la opinión de ejecutivos y encuestas de clientes, y métodos cuantitativos como la extrapolación de series de tiempo y el promedio móvil. También explica cómo calcular el número de vendedores necesarios basado en las ventas proyectadas y la rotación del personal, y los pasos para elaborar el presupuesto anual de ventas como parte del proceso de planeación.

1. Métodos y herramientas para
desarrollar pronósticos de ventas
Dr. Eduardo Mejía S.
TEMA 1

2. Potencial de mercado
empresa 1
empresa 2
empresa 3
empresa 4
Potencial de venta de la empresa 1
Cuota de venta de un vendedor

3. Suavización exponencial
Meses Venta
Enero 3,450
Febrero 2,550
Marzo 3,600
Enero 1/6 (Primer mes del Semestre)
Febrero 2/6 = 1/3 (Segundo mes del semestre)
Marzo 3/6 = 1/2 (Tercer mes del semestre)

4. Explicación del cálculo
(Libro de Hair – cuadro 5.3)
AÑO VENTAS Promedio simple Prm. Móvil 3 años Prom. Móvil 5 años
1995 1,500
1996 750
1997 1,250
1998 800
1999 1,750
2000 900
2001 ------------------ 1,158 1,150 1,090
(Uds. Deben comprobar los resultados)

5. ESTIMADO DE LA DEMANDA

6. Elaboración de pronósticos de venta
• Los estimados de venta vienen a ser las
predicciones del volumen de ventas que se
prevé para un período de tiempo específico o
suceso futuro.
• Son necesarios para saber establecer los
programas de producción; cantidad de
materia prima; número de trabajadores a
operar; dinero para las compras, etc.

7. Los pronósticos se dividen en:
• Dólares o su equivalente
• Unidades de venta
• Espacio de tiempo (semana, meses…)
• Líneas de productos
• Número de pedidos
• Zonas del vendedor
• Distritos
• Clientes
• Canales de venta
• Países

8. Los pronósticos se elaboran en base a:
• Los estimados proporcionados por el personal
de campo.
• Por el historial de las ventas.
• Planes de la empresa en relación a nuevos
productos, importes disponibles para
promociones, entre otros.
• Planes del área comercial.

9. Métodos para estimar la demanda futura
• La empresa puede emplear un método o una
combinación de ellos. Estos métodos se
pueden clasificar como:
1. Métodos cualitativos
2. Extrapolación de series de tiempo
3. Modelos causales

10. 1. Métodos cualitativos
En estos métodos se usan criterios
subjetivos e incluyen:
I. La opinión ejecutiva
II. Estimados de la FF. De ventas o clientes
III. Encuestas del comprador o consumidor

11. I) Opinión ejecutiva
• Involucra la obtención de criterios de un grupo
de Ejecutivos (con experiencia), con relación al
producto (Técnica Delphi). El método se basa
en el supuesto de que diferentes expertos
pueden llegar a un mejor pronóstico que un
solo experto. Se debe lograr el consenso.

12. II) Estimado de la ff. De vv/Distribuidor
• Consiste en reunir los pronósticos individuales
de los vendedores o los distribuidores. Dado
que ellos están “muy cerca al mercado”,
tienen un mejor criterio para estimar la
demanda en una región o zona. Son bastante
exactos a corto plazo, pero no muy confiables
para períodos más extensos.

13. III) Encuestas del comprador o consumidor
• Los pronósticos pueden basarse en el juicio
del comprador o en su intención de compra de
bienes y servicios. Es más adecuado cuando
hay un número limitado de compradores que
tienen intenciones claras de compra. Este
método se emplea más en productos
industriales que en los de consumo masivo.

14. 2. Extrapolación de series de tiempo
• Se extrapolan los datos históricos de ventas
en una tendencia lineal o curvilineal,
utilizando técnicas estadísticas. Es mejor si las
tendencias presentan estabilidad.

15. a) El promedio móvil
• Este método utiliza el promedio de los “n” últimos
puntos de los datos como base para la extrapolación
de la tendencia. Ejemplo:
AÑO VENTAS ™
1 2
2 6
3 1
4 5
5 3
6 7
7 2

16. a) El promedio móvil
• Un movimiento medio de orden TRES está
dado por la sucesión:
2+6+1 : 6+1+5 : 1+5+3 : 5+3+7 : 3+7+2 =
3 3 3 3 3
= 3 4 3 5 4
Cada número del movimiento medio es la media de los tres
números inmediatos por encima de él. Se trata de reducir
los niveles de variación. A este proceso se le denomina
suavización de las series de tiempo.

17. b) Descomposición de series de tiempo
Años 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Ventas
en
TM
42.1 45.1 47.0 58.0 59.5 60.9 67.6 67.6 59.5 72.5
Luego, para un orden de tamaño TRES
tenemos los siguientes resultados:

18. AÑOS VENTAS
en
Tm.
Movimiento
total de TRES
años
Movimiento
promedio de
TRES años
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
42.1
45.1
47.0
58.0
59.5
60.9
67.6
67.6
59.5
72.5
-------
134.20
150.10
164.50
178.40
188.00
196.10
194.70
199.60
-------
-------
44.7
50.0
54.8
59.5
62.7
65.4
64.9
66.5
-------

19. Luego, se grafican las frecuencias observadas como las medias móviles
obtenidas en la cuarta columna. Para estimar los años venideros se traza
una recta desde dos puntos fijos (inicial y final)
NOTA: Este método puede resultar muy subjetivo.
10
20
30
40
50
60
70
44.7
66.5
‘01 ‘02 ‘03 ‘04 ‘05 ‘06 ‘07 ‘08 ‘09 ‘10 2011…??
?

20. Método de los “Semi-promedios”
1. Reunir los datos iniciales
2. Se dividen los datos en dos partes iguales si se trata
de un número PAR de años; cuando es IMPAR se
omite el año central de la serie.
3. Se suman los valores de las dos mitades en forma
independiente y se divide entre el número de años
de la correspondiente mitad, obteniendo dos
promedios.
4. Se obtienen los valores de tendencia

21. Años Ventas Primera Segunda Semipro Valores
2003 42.1 42.1 //////////// ------ 44.54
2004 45.1 45.1 //////////// ------ 47.24
2005 47 47 Año base 50.3 50.3
2006 58 58 //////////// ------ 53.36
2007 59.5 59.5 //////////// ------ 56.42
2008 60.9 //////////// 60.9 ------ 59.48
2009 67.6 //////////// 67.6 ------ 62.54
2010 67.6 Año base 67.6 65.6 65.6
2011 59.5 //////////// 59.5 ------ 68.66
2012 72.5 //////////// 72.5 ------ 71.72

22. Metodología
• Los datos de la quinta columna se han
obtenido dividiendo la suma de las ventas de
los 5 primeros años que es de 251.70 ÷ 5 =
50.30 y la suma de las ventas de los últimos 5
años que es de 328.10 ÷ 5 = 65.6 que vienen a
ser los semipromedios.
• De aquí se deduce que el incremento por
ventas en cinco años es de: 65.6 – 50.3 = 15.3
÷ 5 = 3.06 por año.

23. Metodología
• Esta tendencia puede escribirse
matemáticamente por medio de la ecuación
Y = a + bx , en donde:
Y = Cálculo del año que se requiere estimar
a = Año de base
b = Es el incremento anual
x = El número de años transcurridos desde el año
base, hasta el año deseado en proyectar.

24. Número de vendedores
• Número vendedores = Empresa espera vender en 1 año en $ * (tasa rotación de personal)
Asume que 1 vendedor espera vender en $
Número de vendedores= El Potencial de ventas * (rotación del personal)
Ventas por vendedor

25. PREGUNTA
Si tengo 100 clientes distribuidos en tres
distritos, y vendo a Bodegas jabones de tocador:
¿Cuántos vendedores necesitaríamos?

26. PREGUNTA
Si tuviésemos 100 clientes y a 50 de ellos los
visitamos en la quincena y a 30 de ellos los
visitamos semanalmente y a los 20 restantes
una vez por mes: ¿Cuántas visitas haríamos al
mes?

27. Respuesta
El cálculo sería:
50 x 2 = 100 visitas
30 x 4 = 120 “
20 x 1 = 20 “
TOTAL 240 visitas por mes

28. Frecuencia de visita
• Posición de la competencia
• Condiciones de pago
• Distribución física de productos
• Capacidad de compra del cliente y rotación de los
stocks
• Condición de desplazamiento de las vendedores
• Características de los productos
• Los deseos del cliente

29. Regla
“La frecuencia de visita
multiplicada por el número de
clientes que deberán visitarse
dará el número total de visitas
a efectuar”

30. Un vendedor insume tiempo
• Desplazamientos
• Espera
• Control de stock del cliente
• Merchandising ( si es el caso)
• Información
• Cobranza
• Administración

31. Cálculo del número de vendedores
CLIENTES CATEGORÍA FRECUENCIA Total visitas
15 A 8/mes 120/mes
35 B 4/mes 140/mes
100 C 2/mes 200/mes
50 D 1/mes 50/mes
______ __________
200 510/mes
¿CUÁNTOS VENDEDORES SE REQUIEREN?

32. Cálculo del número de vendedores
Tenemos que ver primero a cuántos clientes está en
condiciones de visitar.
Supongamos que atiende a 8 clientes por día; Por lo
tanto, al mes podrá atender: 22 x 8 = 176visitas
num. Vend. = 510_ = 2.89 <> 3vend
176

33. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS
TEMA 2
Herramientas
Para la planeación
-El pronóstico de venta
- El presupuesto de venta
Plan/presupuesto por
Horizonte de planeación
-Presupuesto operativo ---12 meses
-Pres. a corto plazo ---- < 6meses
-PLP ---- > 5 años

34. Pasos para la planeación
1. Situación de arranque (qué mpasó antes?
Propuesta de valor (qué se espera? ; qué es lo que tenemos?
2. Metas y objetivos de vtas.--- Integrar y hacerlo conocer.
3. Identificar problemas/oportunidades
4. Asignación preliminar de recursos ---(presupuesto “realista”)
5. Preparar presentación del presupuesto ante la Gerencia
6. Revisión constante: balance entre ingresos y egresos.

35. Métodos
 Como % de las ventas … (y si no se vende?)
 Por objetivos y tareas a realizar (se estiman en términos de
costos requeridos.
 Por presupuesto de ventas(producto – cliente – territorio)
 Por gastos de venta: Insumo de vendedores
 Presupuesto gastos administrativos: empleados de la org. de
ventas que no tienen que ver directamente con las ventas.

36. Proceso de la Adm. de ventas
Control y retroalimentación para el logro de objetivos
TEMA 3
Importancia del control: ver si lo que se planificó se cumple; caso contrario se
aplican medidas correctivas.
Actividad de control: Sistemas de informes, de seguimiento de actividades.
Procesos de control: Lo define la Política de la empresa y se comunica a los
vendedores lo que se espera de ellos.
Tipos de control: Informal y Formal