Análisis de un caso práctico en cuanto a la mejora en el aprovechamiento del tiempo.

1. CASO PRÁCTICO
LA DIRECTORA QUE VA CAMINO DEL SPA

2. Tenemos una directora que se ocupa de las tareas de dirección al término
de sus clases
Llega saturada de documentos que no tiene tiempo de gestionar y por
lo tanto, se le van acumulando.
No termina de resolver ninguna gestión debido al mal uso del tiempo.
No se planifica ni se programa, es decir, no tiene agenda.
Quiere llegar a todos los asuntos sean de la índole que sean, más y
menos importantes. De hecho, alguno ya se ha convertido en urgencia.
No delega en ninguna persona de su entorno. Tiene un administrativo
que puede ayudarla y un jefe de estudios en el que puede delegar
ciertas funciones.

3. Identificación
de problemas
Falta de
planificación:
¿Qué?
Lo importante
se transforma
en urgente
Falta de
programación:
¿Cuándo?
No delega ni
filtra.
No hay
planificación
en las
reuniones

4. Evidencia
s
Va
cargada
siempre
con
document
os
Tiene
37
mensaj
es
correo
Tiene dos
reuniones
en una
mañana.
No
concluye
ninguna de
las tareas
que
comienza.
Quiere
atender
todas las
tareas.
Exceso
de
tareas

5. • No se ha establecido una prioridad en las tareas a resolver. Por lo
que va de una a otra sin concluir ninguna de ellas.
Planificación
• No se da tiempo para las tareas más importantes y además permite
interrupciones.
Programación
• No delega en las personas de su entorno. No permite que la
administrativa filtre los correos electrónicos para que se remitan a
los departamentos correspondientes.
• No deja que sea el jefe de estudios el que resuelva los incidentes a
la salida del colegio.
Delegación

6. • Tiene una percepción del tiempo que necesita bastante distorsionada y eso
hace que piense que puede llegar a todo. La realidad es que las tareas más
importantes se demoran hasta llegar a ser urgencias, como en el caso de la
contratación de sustitutos.
Urgencias
• Las reuniones no tienen objetivos claros. Permite interrupciones y comentarios
que han generado una discusión porque no ha dejado claro el tiempo en que la
decisión ha de ser tomada ni el sentido que debe tomar la misma.
Planificación de reuniones
• Se plantea dos reuniones en una mañana, pero no se permite tener tiempo de
reflexión para preparar ninguna.
• Está saturada también por la carga lectiva que lleva y que no tiene tiempo de
gestionar.
Exceso de tareas

7. Plan de
mejora
Pensar
Delega
r
Hacer
Abandon
ar

8. Pensar
En primer lugar, hay que tener claro cual es el sentido en el que
tenemos que trabajar. Nuestra directora no parece tener claro hacia
donde quiere ir. Parece que va solucionando problemas según se le
van presentando.
Pararse a pensar implica establecer una organización en cuestión de
prioridades, aprovechando las primeras horas del día para
encargarse de las tareas más complejas.
Esta actitud conlleva guardar un momento del día, en mi opinión a
media mañana, para realizar los ejercicios de reflexión anteriores.
Detenerse, dejarse invadir por pensamientos e ideas y dejar que
fluyan e incluso replantearse ciertos objetivos o directrices, hubiera
sido para nuestra directora una práctica altamente saludable.

9. Hacer
Evidentemente, se hacen tareas para llegar a objetivos. Pero hay
que tener claro que tareas son propias de la directora y por
tanto, hay que hacer una planificación para saber qué hacer.
No menos importante es saber cuándo hacerlo. Sin
interrupciones. Sin dejar a medias. Nuestra amiga directora
permite que la llamen… y deja lo que hace para hacer otra cosa.
Al final, no hace bien ni una cosa ni otra. Necesita programarse.
Es muy difícil elegir entre la ingente cantidad de tareas que tiene
que realizar un directivo, pero una vez trazada la hora de ruta,
salirse de ella es un grave error.

10. Delegar
Hacerlo todo y hacerlo bien, es imposible. Además, nos puede generar estrés e
insatisfacción. Por eso, otra de las actitudes que determinarán el provecho de
nuestro tiempo es derivar hacia otras personas las tareas para las que están
preparadas.
En el caso que nos ocupa…
…el correo electrónico puede estar gestionado por la administrativa.
…la reunión con el presidente del AMPA la puede mantener el jefe de estudios,
ya que es un asunto de convivencia que seguramente pueda gestiona.
¡Cuidado! No hay que delegar las tareas que nos resulten incómodas… sólo las
que puedan realizar personas en las que depositamos nuestra confianza, cuyo
criterio sea convergente con el nuestro o den el perfil para hacerlas.

11. Abandonar Todas las tareas que nos aparten de las prioridades que
previamente hemos establecido, son prescindibles.
De la misma manera, todas los asuntos que entren en conflicto
directo con las prioridades u objetivos que queremos alcanzar,
también son eludibles.
La filosofía de “no detenerse”, “no dejar de hacer” o pensar que se
es más eficiente cuanto más activo se sea, son creencias que sólo
llevan a la frustración de no alcanzar unas metas o cotas de
trabajo demasiado elevadas y, por qué no decirlo, irreales.