5 organizacionparamonitoreo

Organización Interna Orientada al
Cumplimiento y Monitoreo del PMO y PFC
Lima/Arequipa/Chiclayo
Julio 2013
SERVICIO DE CAPACITACIÓN Y
ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA
FORMULACIÓN DE PLANES DE
FORTALECIMIENTO DE
CAPACIDADES EMPRESARIALES
EN LAS ENTIDADES
PRESTADORAS DE SERVICIOS
DE SANEAMIENTO (EPS)

¿Qué dijimos que iba a
suceder?
¿y qué está sucediendo
ahora?

Lo que no se monitorea se
deja librado a la suerte.

• Lo básico es monitorear la diferencia
entre lo planificado y lo real.
• Esto incluye fechas de comienzo y fin
de las tareas, estimados de costos,
requerimientos de recursos, en general
resultados esperados en el proyecto.
• Si no estás recibiendo la información
que necesitas, tienes que salir a
buscarla.

• En este proceso, se encuentran
involucradas y comprometidas todas las
unidades orgánicas de las EPS
• Es una responsabilidad compartida, no
sólo de conocer el contenido cada
instrumento, sino fundamentalmente de
proporcionar los insumos necesarios para
la determinación de cada indicador.

6a
Documentos de Gestión
Documento Contenido
Contrato de
Explotación
Establece las condiciones de
otorgamiento del derecho de
explotación total o parcial de
uno o más servicios de
saneamiento, así como las
obligaciones y derechos de
cada una de las partes
MARCO DEL MONITOREO Y CONTROL

7a
Documento Contenido
Estatuto Social Establece funciones y
atribuciones de los órganos
de gobierno de la Empresa
Estructura
Orgánica
Organización y estructura de
las unidades empresariales

8a
Documento Contenido
MOF Establece las funciones y
atribuciones de las unidades
orgánicas y puestos de trabajo.
Manual de
Procedimientos
Establece la secuencia,
responsabilidades, plazos a
seguir en los procesos
empresariales

13a
FORMATO 11
DIAGRAMA DE ÁRBOL DE INDICADORES
Producción de agua
potable
Misión Objetivo estratégico
Proceso
(área de éxito)
Factores críticos de
éxito
Qué medir?
Indicadores de
gestión
Cómo medir?
Meta
Operación de redes
secundaria
Actualizar el catastro
comercial
Catastro operacional
Ampliar la cobertura
de agua de 78 al 90%
al julio.2015
Llevar al 100% el
catastro comercial en
el 2016
Captación de nuevos
clientes
Entrada en operación de
filtros 7 y 8 de PTAP
Culminar trabajos en
sectores IV, V, VI
Número de equipos Data
Logger instalados
Elevar presión en
redes a 15 mca
Automatizar VC en
redes primaria
Catastrar 5 Km de redes
agua por semana
Volumen de
producción
% de avance de obra
% de avance de obra
Optimizar proceso
Total de días empleados
para entregar conexión
Nro conx catastradas por
semana/total conx
Qp 400 lps en
feb.2014
14 horas por día al
2015
100% dic.2014
5 días para entrega de
conexión de agua
Software funcionando
Brindar el servicio de
agua potable
cumpliendo con los
estándares de
calidad, y con presión
y continuidad por
encima del promedio
nacional
Sectorización de
redes
Gestión Operacional
Ampliar la
continuidad de agua
de 9 al 14 horas por
día al 2015
Llevar al 100% el
catastro operacional
en el 2016 Gestión Comercial
Gestión Administrativa
% de avance de obra
Reducir plazos de
entrega de conexión
Catastrar 280 conx
por semana
Adquirir nuevo software
en el ago.2013
Continuidad del
servicio de agua
Kms catastrados por
semana/total conx
100% a nov.2014
100% a ene.2014
100% dic.2015
100% dic.2015
Proceso con manuales
Software funcionando
Concretar contratos de 10
mil conexiones a dic.2013
Recepción de 500 conx
por mes desde jul 2014
Contrato ejecutados
oportunamente
Nro de conexiones AP
10 mil conx AP entregadas
a May.2015
Cobertura AP al 90% en
julio.2015

14
Mediciones demandadas por stakeholders de la EPS
•Plan Maestro Optimizado
•Detalles de gestión
•Desempeño
•Calidad del servicio
•Satisfacción de usuarios
•Metas de Plan Maestro Opt.
•Calidad de servicio
•Resultado de eficiencias
específicas
•Transparencia
•Detalles de gestión
•Coberturas
•Planes de FC
•Contrato de explotación
•Conformación directorio
•Gobernabilidad/gobernanza
•Plan Estratégico
•Plan Operativo Anual
•Planes, programas
•Satisfacción de usuarios
•Adecuación al Cambio Cli
•Gobernabilidad y gobernanza
EPS Ente Rector
Ente
Regulador
Sociedad

PROPUESTA DE
DIRECTIVA PARA EL MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPALES INSTRUMENTOS DE
PLANIFICACIÓN
(A consideración de cada EPS)

Procedimiento Frecuencia
Medio de
comunicación
1
Revisión de análisis situacional (diagnóstico
empresarial) : Evaluar si alguna condición de la
EPS ha variado sustancialmente ( coyuntural)
1 vez al año
( mes de
Febrero)
Informe a G.
General
2
Revisión y análisis de la relevancia de
importancia de algunos indicadores y objetivos
estratégicos en el desenvolvimiento empresarial
y necesidad de incorporar alguno.
1 vez al año
( mes de
Febrero)
Informe a G.
General
3
Revisión y análisis del cumplimiento de
indicadores y metas de gestión ( evaluación de
condiciones para cumplir metas)
1 vez al año
( mes de
Febrero)
Informe a G.
General
1.PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI)
1.1. Proceso de Monitoreo y Seguimiento:
•Área encargada y responsable del procedimiento:
Área de Planificación

Medio de
comunicación
1
Consolidar información de indicadores de las
diferentes áreas de la EPS
1 vez al año (
mes de
Febrero)
Informe a G.
General
2
Evaluar el cumplimiento anual de los
indicadores
1 vez al año (
mes de
Febrero)
Informe a G.
General
3
Evaluar el cumplimiento anual de los Objetivos
Estratégicos
1 vez al año (
mes de
Febrero)
Informe a G.
General
4
Elaborar informe consolidado de evaluación
del Plan Estratégico (incluye propuesta de
cambios y/o modificaciones de ser necesario)
1 vez al año (
mes de
Febrero)
Informe a G.
General
1.2. Proceso de Evaluación:

Medio de
comunicació
n
1
Presentación y sustentación de los
cambios en indicadores y/o objetivos a
las todas las áreas de la empresa , y/o
medidas correctivas para el
cumplimiento del PEI
A más
tardar mes
de Marzo
Informe a G.
General
2
Aprobación por el área pertinente de los
cambios propuestos (G. General,
Directorio o Junta de Accionista)
- Resolución
1.3. Proceso de Control de Cambios y Medidas Correctivas:
Área de Planificación y Unidades Orgánicas

Medio de
comunicación
1
Revisión y análisis de la programación de las
actividades por parte del Jefe del Unidad
orgánica (Gerencia de Línea, Departamento,
Oficina), para garantizar el cumplimiento de las
mismas o las dificultades que se presentan
01 reunión mensual (
dentro 10 días
primeros días del mes)
Acta de reunión e
informe a
Gerencia de Línea
según sea el caso
2
Revisión de los resultados de actividades,
cumplimiento de indicadores y objetivos la
evaluación trimestral por cada unidad orgánica
01 reunión trimestral (
después de recibido el
Informe de Evaluación)
Acta de reunión y
de acuerdos por
Unidad Orgánica
3
Revisión y análisis de los resultados de las
actividades y cumplimiento de indicadores y
metas de gestión, para plantear medidas
correctivas a las que no se estén cumpliendo
(evaluación de condiciones para cumplir metas)
01 reunión trimestral (
Informe de Evaluación
Informe a
G.General y al
Área de
Planificación
2. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)
2.1. Proceso de Monitoreo y Seguimiento:

Medio de
comunicación
1
Consolidar información de indicadores de las
diferentes áreas de la EPS
Trimestral
Informe a
G.General
2
Evaluar el cumplimiento trimestral de los
indicadores
Trimestral
Informe a
G.General
3
Evaluar el cumplimiento de las actividades
programadas por Unidad Orgánica
Trimestral
Informe a
G.General
4
Evaluar el cumplimiento trimestral por
Objetivos Estratégicos del POI ( unidad
orgánica y a nivel de EPS)
Trimestral
Informe a
G.General
5
Elaborar informe consolidado de evaluación
del POI (incluye propuesta de medidas
correctivas y/o modificaciones de ser
necesario)
Trimestral
Informe a
G.General y
Gerencias y/o
Oficinas
2. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (PEI)
2.2. Proceso de Evaluación:

Medio de
comunicación
1
Presentación y sustentación de los cambios
y/o reprogramación de actividades por las
diferentes unidades orgánicas de la EPS, en
base medidas correctivas para el
cumplimiento del PEI
A más tardar dentro
de los diez días de
emitido el informe
de evaluación
Informe a G.
General y Área
de Planificación
2
Presentación a Gerencia General de las
medidas correctivas a ser implementadas
para cumplimiento de actividades,
indicadores y/o metas de gestión del POI (
trimestre)
A más tardar dentro
de los diez días de
emitido el informe
de evaluación
Informe a G.
General y Área
de Planificación
3
Aprobación por el área pertinente de los
cambios propuestos ( G. General)
-
Plan de acciones
correctivas del
área
2. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

3. PLAN MAESTRO OPTIMIZADO
Previo, al monitoreo, seguimiento y evaluación del PMO, es
recomendable realizar ciertas acciones consideradas Buenas
Prácticas sobre el cumplimiento de metas:
• La Gerencia General debe definir los responsables del
cumplimiento de cada meta de gestión.
• Nombrar un comité o área responsable del seguimiento y
monitoreo del cumplimiento de metas de gestión, determinando
su nivel de autoridad (Comité: Gerencia General, Gerencias de
Líneas y apoyo y/o Oficinas, hasta niveles de Departamentos).
• Definir los mecanismos o procesos para la recopilación de la
información para el monitoreo y evaluación (Estandarizar formatos
de evaluación), para contar con dicha información en menos
tiempo.

3. PLAN MAESTRO OPTIMIZADO
Previo, al monitoreo, seguimiento y evaluación del PMO, es
recomendable realizar ciertas acciones consideradas Buenas
Prácticas sobre el cumplimiento de metas:
• Revisión de la capacidad operativa de las diferentes áreas que
estarán involucradas en los procesos en el cumplimiento de
metas, para de ser el caso repotenciarlas (PFC, adecuación de
documentos de gestión CAP PAP, MOF, Presupuesto, etc.).
• Difusión de lo que implica el Estudio tarifario del PMO, beneficios
para la empresa y de sus metas de gestión en todos los niveles de
la empresa.
• Definir frecuencia de evaluación de metas de gestión.

24a
Gerencia
Comercial
Equipo de
Seguimiento al
PMO
Gerencia De
Planeamiento
Gerencia
Operativa
Gerencia
General
Revisa y valida la
información del
seguimiento de
cumplimiento de
indicadores
PERIÓDICAMENTE
Reporta a
Directorio y
Regulador
información
confiable
Reporte en su página
WEB, mensualmente

Medio de
comunicación
1
Revisión y análisis de la programación de las metas
de gestión por cada año regulatorio, estableciendo
(reprogramando de ser el caso) actividades en el POI
del año, por cada una de las metas de gestión.
01 reunión anual
( dentro 20 días
de iniciado el año
regulatorio)
Acta de reunión
de Comité. e
informe y
presentación del
Plan Acciones a G.
General
2
Revisión de los resultados de actividades del Plan de
Acciones y del cumplimiento de las metas de gestión
de acuerdo a metodología de evaluación de SUNASS,
a nivel de ICI (Índice de Cumplimiento Individual) e
ICG (índice de Cumplimiento General).
01 reunión
mensual
(después de
recibido el
Informe de
Evaluación)
Acta de reunión e
Informe
3 PLAN MAESTRO OPTIMIZADO (PMO)
3.1 Proceso de Monitoreo y Seguimiento:
Área de Planificación y Área responsable de meta

Medio de
comunicación
3
Revisión y análisis de los resultados de las
actividades y cumplimiento de indicadores y
metas de gestión, para plantear medidas
correctivas a las que no se estén cumpliendo y
establecer compromisos de acción de las
diferentes unidades orgánicas responsables de
cada meta.
01 reunión
trimestral (
después de
recibido el
Informe de
Evaluación
Acta de reunión
de medidas a
ser
implementadas.
Informe G. de
Planificación
4
Solicitar una pre evaluación de metas de
gestión a SUNASS, para así ver el nivel real de
cumplimiento de acuerdo a su metodología y
parámetros de evaluación, según la
fiscalización y supervisión.
A 9 meses de
haber
comenzado el
año regulatorio
Oficio a SUNASS
de G. General

Medio de
comunicación
1
Consolidar información de metas de gestión de
las diferentes áreas de las responsables de
metas
Mensual
Informe a
G.General
2
Evaluar el cumplimiento mensual de las metas
de gestión según programación
Mensual
Informe a
G.General
3
Elaborar informe consolidado de evaluación de
metas de gestión del PMO (incluye propuesta
de medidas correctivas y/o modificaciones de
ser necesario)
Mensual
Informe a
G.General y
Gerencias y/o
Oficinas
3.2 Proceso de Evaluación:

Medio de
comunicación
1
Sustentación de los cambios y/o reprogramación del
Plan de Acciones de las diferentes unidades orgánicas
de la EPS, con base en medidas correctivas para el
cumplimiento del PMO.
A más tardar
dentro de 10
días de emitido
el informe de
evaluación
Informe a G.
General
2
Presentación a Gerencia General de las medidas
correctivas a ser implementadas para cumplimiento
de actividades, indicadores y/o metas de gestión del
PMO ( trimestre)
A más tardar
dentro de 10
días de emitido
el informe de
evaluación
Informe a G.
General
3 Aprobación de los cambios propuestos por G. General -
Memorandos a
cada área
responsable
3.3 Proceso de Control de Cambios y Medidas Correctivas:

Medio de
comunicación
1
Elaboración de información correspondiente
a la DGPP por cada etapa del proceso
presupuestario.
De acuerdo a normativa
vigente
Oficios a la DGPP-
MEF
2
Revisión y control de la ejecución
presupuestal de Ingresos y Egresos.
Mensual
Informe a
Gerencia General
3
Revisión y análisis de la ejecución del
programa de Inversiones de la EPS (metas
físicas y financieras)
01 reunión bimensual (
Informe de Evaluación)
Acta de reunión
(responsables de
ejecución de PIPs)
4
Revisión y análisis de los presupuestos
asignado a las diferentes áreas de la
empresa y cadenas de gastos.
Mensual
Informe a
Gerencia General
4 PRESUPUESTO INSTITUCIONAL anual

Medio de
comunicación
1
Presentación de la información
correspondiente a la DGPP por cada etapa
del proceso presupuestario.
Trimestral
Oficios a la DGPP-
MEF
2
Informe de ejecución presupuestal de
ingresos y egresos a nivel EPS.
Mínimo Bimensual
Informe a G.
General
3
Informe detallado de la ejecución del
programa de Inversiones de la EPS ( metas
físicas y financieras)
Mínimo Bimensual
Informe a
G.General
4
Informe de la ejecución de los presupuestos
asignados a las diferentes áreas de la
empresa y cadenas de gastos.
Mínimo Bimensual
Informe a
G.General

Medio de
comunicación
1
Solicitar la aprobación las respectivas
modificaciones presupuestales por
crédito suplementarios o crédito
anulaciones, según sea cada caso, ante
la DGPP - MEF
Cuando se solicite
Oficio de
solicitud
2
Aprobación de opinión favorable de
crédito suplementario de la DGPP-MEF,
cuando sea el caso
Cuando sea necesario
Resolución de
G. General
2
Comunicación de aprobación de
partida presupuestal a las áreas
solicitantes y/o involucradas
Cuando sea necesario
Memorando de
notificación
(Planificación)

5 PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PFCE
Las actividades de seguimiento (o monitoreo) y evaluación
del Plan de FC se realiza en dos niveles:
1. La EPS realiza de manera interna el seguimiento y
evaluación a sus propios indicadores y cumplimiento
de metas.
2. La DNS, a través de la Unidad de Coordinación del SFC,
realiza el monitoreo y evaluación a los indicadores
propuestos en la sección 7.7

33a
Equipo de
Seguimiento a la
ejecución PFC
Oficina/Departam
ento de Recursos
Humanos
Gerencia/Oficina
Planeamiento
Gerencia
General
Revisa y valida la
información del
seguimiento de
cumplimiento de
indicadores
PERIÓDICAMENTE
Reporta a
Directorio y
DNS
información
confiable
Reporte en su página
WEB,
semestralmente

Medio de
comunicación
1
Revisión y análisis de la ejecución del
Programa Anual de FCE de la EPS
Semestral ( una vez
presentado la
evaluación)
Informe a G.
General
2
Revisión de los resultados de las
actividades de FCE dadas en el
desenvolvimiento de las funciones de los
trabajadores.
Anual
Informe Área
Capacitación
3
Asegurar que se incluya en el presupuesto
de la EPS lo correspondiente al aporte
para la ejecución del Plan FC
Anual
Informe Área
Capacitación
4
Revisión de la inclusión en el POI de las
actividades de FCE
Anual
Informe Área
Capacitación
5 PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PFCE
•Áreas encargada y responsable del procedimiento:
Área de Planificación y Recursos Humanos

Medio de
comunicación
1 Evaluar el cumplimiento del Plan FC Semestral
Informe a
G.General
2
Informe de los resultados de las
actividades de FC dadas en el
desenvolvimiento de las funciones de
los trabajadores.
Anual
Informe a
G.General
3
Evaluar el cumplimiento de las
actividades de FC programadas en el
POI
Trimestral
Informe a
G.General
5 PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PFC

Medio de
comunicación
1
Solicitar la aprobación las respectivas
modificaciones al Plan FC de acuerdo a
las evaluaciones
Cuando se requiera Informe
5 PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PFC
5.3 Proceso de Control de Cambios y Medidas Correctivas:

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