Analisis del Puesto de Trabajo de una Secretaria

TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES
UNIVERSITARIOS DE TIANGUISTENCO
INGENIERÍA INDUSTRIAL
ERGONOMIA
PUESTO DE TRABAJO DE UNA SECRETARIA
ALUMNOS:
GABRIEL BOBADILLA GARDUÑO
CHRISTIAN CEDILLO HUERTAS
ISMAEL DIAZ PINEDA
JOSE RAMON MEJIA HERNANDEZ
JORGE ASAEL NAVA CERON
BRYAN ENRIQUE ROBLES GARDUÑO
AMELLALI SANCHEZ BLANCAS
DOCENTE: SERGIO DE JESUS GIL FIGUEROA
GRUPO: 4501
PERIODO SEMESTRAL: SEPTIEMBRE 2019 – ENERO 2020

INTRODUCCIÓN
Cuando el trabajador desempeña cualquier tipo de tarea está ocupando un área de
la que dispone para cumplir con los objetivos propuestos, este espacio se considera
puesto de trabajo. Como principio ergonómico las condiciones del entorno deben
acomodarse al ser humano para que pueda desarrollar cualquier actividad de forma
eficiente. El acondicionamiento del puesto de trabajo busca evitar enfermedades
relacionadas con condiciones laborales deficientes, así como para asegurar que el
trabajo sea productivo, por lo tanto es importante que el diseño sea adecuado.
Los profesionales y directivos de toda empresa deben entender que la aplicación de
la ergonomía al lugar de trabajo reporta muchos beneficios evidentes; para el
trabajador unas condiciones laborales más sanas y seguras y para el empleador el
aumento de la productividad.
Elaboro: Christian Cedillo Huertas
Los puestos de Trabajo deben de tener ciertos criterios, estos deben lograr optimizar
y reducir los diferentes riesgos, enfermedades y accidentes que se pueden dar en
el puesto. La labor de una secretaria es colaborar con el gerente general en un área
administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención
del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo. Debido a esto al estar un
constante tiempo inmóvil, sus posibles lesiones serian relacionadas con su postura,
espalda, pies, manos, cuello. La mayor parte del tiempo la secretaria permanece
sentada al frente de una computadora, la misma computadora daría lugar a lesiones
en la mano, ya que si no cuenta con un equipo ergonómico esta se puede lesionar,
como el mause, si realiza esta actividad un largo tiempo, su mano se puede lesionar.
También al estar mucho tiempo sentada, daría lugar a enfermedades como
hemorroides y lesiones como su espalda. Por lo que también es necesario que
tenga unos zapatos cómodos y no estorbosos.
Elaboro: Bryan Enrique Robles Garduño

Como se sabe, la ergonomía en la oficina se encarga de diseñar tareas,
herramientas y lugares de trabajo, adaptándolos a las capacidades del oficinista y
a sus características, tanto físicas como psicológicas, con el objetivo de optimizar la
relación trabajador-ordenador-oficina.
Para un correcto diseño de los puestos de trabajo con ergonomía en la oficina, la
clave es la antropometría. Ésta se encarga de estudiar las proporciones y las
medidas del cuerpo humano, y por ello es fundamental para la ergonomía en la
oficina. La antropometría, utiliza calibradores para medir estatura y largo de
antebrazo, entre otras.
Siempre que se lleve a cabo el diseño ergonómico para la oficina, han de respetarse
los objetivos empresariales (productividad, eficiencia, rentabilidad, etc.),
considerando los factores biomecánicos, fisiológicos y anatómicos de las personas.
Hacer un diseño del puesto de trabajo ajustable al individuo es lo más adecuado en
el caso de equipos e instalaciones que serán usadas por variedad de personas,
como mesas, sillas y escritorios. Estos elementos se adaptarán para trabajadores
que se encuentren entre el percentil 5 de mujer y 95 de hombre. No obstante, el
diseño ajustable tiene mayores costes de implementación que otras alternativas,
como diseñar un lugar de trabajo ajustado al tamaño estructural del cuerpo de la
mayoría, es decir un diseño para el promedio.
Diseña los puestos de trabajo con ergonomía de oficina
Con tal de diseñar las estaciones de trabajo cumpliendo con los principios de
ergonomía en oficina, se han de contemplar todos los factores que pueden suponer
un riesgo para el trabajador y aquellos ítems que les afectan.
Elaboro: José Ramón Mejía Hernández

ERGONOMIA
En la ergonomía se tienen diversos enfoques, entre ellos, la postura del cuerpo
humano, uno de los criterios en los que se realiza mayor enfoque al realizar un
estudio ergonómico en un ambiente administrativo (oficinas), debido a que un
diseño equivoco o inadecuado de un puesto de trabajo, ocasiona la aparición de
traumas acumulativos “lesiones crónicas que se desarrollan en el transcurso de los
años (…) ocasionados por movimientos repetitivos, posturas incómodas, esfuerzo
excesivo, vibración y temperaturas extremas” (Bestraten, 1999) por la demanda de
carga física que se le exige al cuerpo para realizar una actividad
Dentro de los diagnósticos de desórdenes músculo esqueléticos con mayor
calificación, como origen laboral se encuentra el síndrome de túnel carpiano, el cual
es asociado con el desarrollo de actividades, cumplimiento de funciones y trabajo
en oficinas, de acuerdo a lo mencionado por el Instituto Nacional de Seguridad e
Higiene en el Trabajo (INSHT): “su origen laboral se produce como consecuencia
del desarrollo de tareas que requieren movimientos repetidos o mantenidos de
hiperextensión e hiperflexión de la muñeca o de aprehensión de la mano”
Por otra parte, también se encuentra sintomatología asociada a tensiones
musculares como malestar, rigidez de cuello, molestias en la espalda, y brazos y/o
cefaleas, que se dan tras periodos prolongados ante el ordenador, unida a la
realización de una tarea mentalmente intensiva

Planteamiento Del Problema
Los desórdenes musculo esqueléticos (DME), han ocasionado en los últimos años
un problema de salud de creciente magnitud, afectando tanto a trabajadores de
países industrializados como en vías de desarrollo convirtiéndose en la principal
causa de ausentismo laboral y pérdida de productividad. Los DME son un grupo de
problemas funcionales inducidos por fatiga neuromuscular debido a trabajos
realizados en una posición fija (trabajo estático) o con movimientos repetitivos,
principalmente de miembros superiores, caracterizados por poco tiempo de
recuperación y la aparición de fatiga. Estos trastornos se caracterizan por que tienen
un gran poder invalidante e incrementan el ausentismo laboral; se tratan de
procesos con un alto costo social lo que traduce a incapacidades parciales o totales,
así como en costosos tratamientos
Objetivos
a. Identificar y evaluar las principales condiciones de peligro ergonómico en las
secretarias de la Universidad pedagógica nacional sede principal.
b. Proponer el diseño de un puesto de trabajo, basado en las condiciones
ergonómicas de las secretarias.
c. Establecer medidas de intervención para reducir costos laborales ocasionados
por ausentismo y enfermedad laboral.

Desorden músculo esquelético.
Teniendo en cuenta que los desórdenes músculo esqueléticos son fuente principal
de las dolencias que presentan los trabajadores se buscan diferentes referencias
bibliográficas para identificar su alcance. Según la guía de atención integral basada
en la evidencia para DME relacionados con movimientos repetitivos de miembros
superiores comprenden un amplio número de entidades clínicas específicas que
incluyen enfermedades de los músculos, tendones, vainas tendinosas, síndromes
de atrapamientos nerviosos, alteraciones articulares y neurobasculares.
Análisis del puesto de trabajo.
Para un adecuado manejo de las actividades que se realizan a lo largo de la jornada
laboral es indispensable un adecuado puesto de trabajo en el cual uno de los
aspectos más relevantes es su análisis; revisando diferentes criterios encontramos
que; antes de iniciar el diseño del puesto de trabajo será conveniente examinar los
siguientes aspectos:
a. Métodos de trabajo que existen o existirán en el puesto: Proceso de trabajo.
b. Dimensiones del o los usuarios del puesto: Condiciones físicas Posturas.
c. movimientos, tiempos y frecuencias: Dimensión del puesto de trabajo.
d. Fuerzas y cadencias que desarrollará el usuario: Condiciones físicas.
e. Importancia y frecuencia de atención y manipulación de los dispositivos
informativos y controles: Información recibida.
f. Regímenes de trabajo y descanso, sus tiempos y horarios: Proceso de trabajo.
g. Carga mental que exige el puesto: Estado psíquico.
h. Riesgos efectivos y riesgos potenciales en el puesto: Ambiente de trabajo.
i. Ropas, herramientas y equipos de uso personal: Dimensión del puesto de trabajo.
j. Ambientes visual, acústico, térmico, etc. del entorno: Ambiente de trabajo.

Métodos de evaluación ergonómica.
Métodos de repetitividad.
OCRA. Check List OCRA permite valorar el riesgo asociado al trabajo repetitivo. El
método mide el nivel de riesgo en función de la probabilidad de aparición de
trastornos músculoesqueléticos en un determinado tiempo, centrándose en la
valoración del riesgo en los miembros superiores del cuerpo.
JSI (job strain index). Es un método de evaluación de puestos de trabajo que
permite valorar si los trabajadores que los ocupan están expuestos a desarrollar
desórdenes traumáticos acumulativos en la parte distal de las extremidades
superiores debido a movimientos repetitivos. Así pues, se implican en la valoración
la mano, la muñeca, el antebrazo y el codo. El método se basa en la medición de
seis variables, que una vez valoradas, dan lugar a seis factores multiplicadores de
una ecuación que proporciona el Strain Index
Método por carga postural.
RULA. Tiene como objetivo evaluar la exposición de los trabajadores a factores de
riesgo que originan una elevada carga postural y que pueden ocasionar trastornos
en los miembros superiores del cuerpo. Para la evaluación del riesgo se consideran
el método la postura adoptada, la duración y frecuencia de ésta y las fuerzas
ejercidas cuando se mantiene.
REBA. Es un método observacional para la evaluación de posturas más extendido
en la práctica. De forma general REBA es un método basado en el conocido método
RULA, diferenciándose fundamentalmente en la inclusión en la evaluación de las
extremidades inferiores. El método permite el análisis conjunto de las posiciones
adoptadas por los miembros superiores del cuerpo (brazo, antebrazo, muñeca), del
tronco, del cuello y de las piernas.

OWAS. Permite la valoración de la carga física derivada de las posturas adoptadas
durante el trabajo. A diferencia de otros métodos de evaluación postural como Rula
o Reba, que valoran posturas individuales, Owas se caracteriza por su capacidad
de valorar de forma global todas las posturas adoptadas durante el desempeño de
la tarea. Como contrapartida, Owas proporciona valoraciones menos precisas que
los anteriores. Lo que hace que Owas, a pesar de ser un método relativamente
antiguo, continúa siendo en la actualidad uno de los más empleados en la
evaluación de la carga postural.
EPR (evaluación postural rápida). Es una herramienta que permite realizar una
primera y somera valoración de las posturas adoptadas por el trabajador a lo largo
de la jornada. Si un estudio EPR proporciona un nivel de carga estática elevado el
evaluador debería realizar un estudio más profundo del puesto mediante métodos
de evaluación postural más específicos como RULA, OWAS o REBA. El método
mide la carga estática considerando el tipo de posturas que adopta el trabajador y
el tiempo que las mantiene, proporcionando un valor numérico proporcional al nivel
de carga.
Descripción De Actividades Y Tareas
Institucionalmente las funciones de las secretarias están dadas por el Manual
Específico de Funciones, Requisitos y Competencias de la Planta de personal
administrativo de la Universidad Pedagógica Nacional, donde se expresan las
siguientes:
a. Transcribir dictados, notas, cartas, memorandos, oficios e informes.
b. Recibir, clasificar y enviar correspondencia de la dependencia.
c. Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones o eventos que debe atender
el jefe, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos
adquiridos.

d. Atender las llamadas telefónicas y concertar entrevistas.
e. Atender al público y dar información competente sobre la dependencia.
f. Elaborar documentos y obtener fotocopias de los que sean necesarios.
g. Verificar el mantenimiento y buen uso de las máquinas y equipos, materiales y
objetos a su cargo.
h. Llevar el archivo de la dependencia y manejar la correspondencia de la misma
i. Informar al jefe en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías
relacionadas con los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia
encomendados.
j. Verificar las existencias de elementos de consumo de oficina e informar el jefe
sobre las necesidades.
k. Atender estudiantes y profesores de los diferentes programas en lo relacionado
con el préstamo de libros, documentos y revistas de la hemeroteca interna.
l. Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con la
naturaleza del cargo
Análisis de Movimientos
Flexión. Movimiento realizado en el plano sagital en el que se tienden a separar los
extremos libres. Significa doblar o reducir el ángulo entre los huesos o partes del
organismo. La flexión del miembro superior por el codo es anterior, y la flexión del
miembro inferior por la rodilla es posterior.
Extensión. Indica el enderezamiento o aumento del ángulo entre los huesos o
partes del cuerpo. La extensión suele ocurrir en dirección posterior, si bien la del
miembro inferior sobre la rodilla es anterior.

Rotación. Giro o revolución de una parte del cuerpo alrededor de su eje longitudinal,
como sucede al girar la cabeza a un lado.
Inclinación. El plano inclinado consiste en una superficie plana que forma un ángulo
agudo con el suelo y se utiliza para elevar cuerpos a cierta altura.
Movimientos Del Tronco. Para realizar las diferentes actividades y tareas a lo largo
de su jornada laboral, conjugan uno o dos movimientos a la vez en la columna
cervical, dorsal y lumbar. Dentro de los movimientos que realizan las secretarias se
encuentran: flexión, extensión, rotación, inclinación, neutro.
Medidas establecidas

Ilustración 1 Medidas Establecidas, Ángulos
Tabla 1 Medidas de la silla del Puesto de Trabajo

Elaboro: Ismael Díaz Pineda
Tabla 2 Medidas de la mesa del Puesto de Trabajo
Tabla 3 Medidas del Teclado, Puesto de Trabajo

Diseño del Puesto de Trabajo de una Secretaria
Ciertas características del ambiente de trabajo están asociadas a lesiones y estas
características tienen el nombre de Factores de Riesgo, en donde intervienen la
Postura, Fuerza y Repeticiones en el área de trabajo de dicha secretaria; en
características ambientales se tienen el Estrés, Iluminación, Ruido.
ESPACIO
El puesto de trabajo debe tener una dimensión y espacio suficiente donde le permita
al trabajador realizar cambios de posturas y movimientos de trabajo. A demás debe
estar despejado de objetos y con ello
lograr obtener un fácil
desplazamiento.
Ilustración 2 Secretaria
Ilustración 3 Espacio del Area de Trabajo

ILUMINACIÓN.
El acondicionamiento del puesto de trabajo y su lugar de trabajo, deberá coordinarse
de tal manera que evite los deslumbramientos y los reflejos molestos en la pantalla
de su computadora. La iluminación adecuada debe ser de 500 Lux, mínimo
recomendado para trabajar con documentos en papel sin tener que forzar la vista.
TEMPERATURA
La temperatura ideal para una oficina tiene que estar entre los 17°C y 27°C. Estas
son para cuando está haciendo mucho calor, pero si está haciendo demasiado frio
tiene que estar entre los 23°C Y 27°C, si esta área no tiene la adecuada temperatura
puede causar estrés.
Ilustración 4 Iluminacion correcta del
operador (Secretaria)

REFLEJOS Y DESLUMBRAMIENTO.
El puesto de trabajo deberá ubicarse de manera que la luz que entra por las
ventanas y otras aberturas no provoque deslumbramiento directo, ni produzca
reflejos.
Las ventanas deberán ir equipadas con un dispositivo de cobertura adecuado y
regulable para atenuar la luz del día que ilumine el puesto de trabajo.
Otros factores que Influyen en el Puesto de Trabajo
Ruido: El ruido producido por los equipos instalados en el puesto de trabajo deberá
tenerse en cuenta al diseñar el mismo, en especial para que no se perturbe la
atención ni la palabra.
Calor: Los equipos instalados en el puesto de trabajo no deberán producir un calor
adicional que pueda ocasionar molestias a los trabajadores.
Humedad: Deberá crearse y mantenerse una humedad aceptable.
Ilustración 5 Delimitacion y Orden del Puesto de Trabajo

Las recomendaciones para trabajar en el computador son:
1) Mantener una postura adecuada durante se trabaje con el computador.
2) Hacer distintas tareas durante un cambio de posición.
3) Realizar una actividad física, cada 45 min de trabajo.
4) Utilizar una silla que tenga apoyo lumbar y se ajuste a la altura del asiento.
5) La pantalla y el teclado debe estar frente al cuerpo, la parte superior de la pantalla
no debe quedar sobre el nivel de los ojos.
6) Usar un brazo sostenedor de copia junto a la pantalla para sujetar los
documentos.
7) Mantener las muñecas en una posición natural y recta, evitando doblarlas en
Angulo
8) Utilizar un apoyo de pies.
9) Las ventanas deben estar en una posición que evite el reflejo de luz sobre la
pantalla.
10) incorpore a su vida hábitos de actividad física, recreativa y de autocuidado.
Ilustración 6 Secretaria
Laborando

PERSENTILES (Promedio)
MUJER:
Altura: 150 cm
Altura, Sentado Ergido: 79 cm
Altura, Sentado Normal: 75 cm
Altura de la Rodilla: 46 cm
Altura, Plopitea (distancia vertical que se toma desde el suelo hasta la zona
inmediatamente posterior de la rodilla de un individuo sentado y con el tronco
erguido.): 36 cm
Altura del Codo en Descanso: 18 cm
Separacion, Brazo – Muslo: 10 cm
Longitud, Gluteo – Rodilla: 52 cm
Longitud, Gluteo – Plopiteo: 43 cm
Anchura, Hombro – Hombro: 31 cm
Anchura del Asiento: 31 cm
Peso: 52 cm
Elaboro: Bryan Enrique Robles Garduño

Ordenador
El borde superior de la pantalla tiene que estar por encima del nivel de los ojos.
La distancia visual entre los ojos y la pantalla ha de ser <40 cm.
La pantalla y/o el teclado tiene que situarse frente al usuario.
Es aconsejable que la inclinación del teclado sea ajustable, de manera que
permanezca estable en la posición que se elija.
Tiene que haber una distancia horizontal entre el teclado y el borde frontal de la
mesa <10 cm.
El tamaño óptimo de la pantalla es <35 cm (14”) para las tareas de lectura, o <42
cm (17”) para las tareas con gráficos, midiéndolo diagonalmente.
Es importante que el manejo del ratón sea posible tanto para zurdos como para
diestros.
La posición del ratón ha de permitir el apoyo del antebrazo sobre la mesa, y de parte
de los dedos sobre el propio ratón, sin que sea necesario estirar excesivamente el
brazo. Además, la superficie sobre la que descanse debe permitir un movimiento
fácil.
La legibilidad de los caracteres de la pantalla ha de estar garantizada, ajustando el
tamaño de los mismos, el brillo y el contraste.
Silla
La silla no tiene que tener acabados que puedan producir lesiones (rebabas,
salientes, etc.).
La silla tiene que ser estable, de manera que apoyarse sobre el borde del asiento,
el respaldo o uno de los reposabrazos sea seguro.
Un tapizado que permita pasar el aire y prevenga la humedad debida al sudor

Es aconsejable que el asiento de la silla sea giratorio (5 patas con ruedas)
La altura del asiento y la inclinación del respaldo deben ser regulables estando
sentado.
El respaldo tiene que permitir apoyar la espalda correctamente sin que el borde del
asiento presione la parte posterior de las piernas.
Tiene que haber reposabrazos ajustables, que no tropiecen con la mesa al
acercarse.
Mesa
Los bordes y las esquinas tienen que estar redondeados y sin salientes.
Es aconsejable que la mesa tenga un acabado mate y un color suave.
La altura de la mesa ha de estar a la altura de los codos del usuario cuando está
sentado, puesto que la postura correcta en el escritorio es con los codos en
descanso y flexionados 90º.
Tiene que haber un espacio libre suficiente bajo la mesa para acomodar al usuario.
La superficie del tablero ha de tener el tamaño suficiente para colocar todos los
elementos necesarios para llevar a cabo la tarea de manera cómoda.
Accesorios
Si el usuario tiene una estatura baja y no alcanza el suelo – el oficinista ha de apoyar
ambos pies en el suelo, con las piernas dobladas 90º – aunque ajuste el asiento,
tiene que utilizar un reposapiés para mantener la postura indicada.
Es conveniente contar con un soporte o atril para los documentos en tareas que
requieren la lectura frecuente de los mismos.

Entorno
El nivel de iluminación ha de ser suficiente para realizar la tarea cómodamente.
En el campo visual de los trabajadores no debe haber fuentes de luz brillante que
produzcan deslumbramiento directo (luminarias del techo, ventanas, lámpara
auxiliar de un puesto de trabajo cercano, etc.) o indirecto (pantalla, teclado, mesa,
otros equipos de trabajo, suelo, etc.).
El nivel de ruido en la oficina no debe ser tan alto que altere la capacidad de
concentración o comunicación de los trabajadores.
La temperatura debe ser la adecuada.
En el entorno de la mesa donde está la silla del trabajador: la distancia entre el borde
frontal de la mesa y el obstáculo más cercano detrás del trabajador es <115 cm.
Organización
La organización del trabajo, la tarea y el mobiliario tienen que favorecer el cambio
voluntario de postura del usuario.
Es importante para el buen funcionamiento de la empresa y la seguridad, que el
trabajador sea formado sobre los riesgos derivados del trabajo y las medidas
preventivas.
Es fundamental que el trabajador disponga de las instrucciones de uso de sus
equipos de trabajo (equipo informático, silla, etc.) para poder ajustarlos.
Para aportar mejoras al desempeño de tareas mediante la ergonomía en la oficina,
se pueden desarrollar programas de capacitación para oficinistas; optar por el
diseño y rediseño de los puestos enfocado a gestionar la carga de trabajo; analizar
y optimizar la relación persona-ordenador diseñando sistemas de tecnologías de la
información.
Elaboro: José Ramón Mejía Hernández

Entorno de trabajo
Afecta negativamente cuando no hay espacio suficiente para moverse, ya que
favorece las posturas estáticas o provoca posturas forzadas. Cuanto más estático y
sedentario sea un trabajo, tanto más importante es que el entorno facilite los
movimientos y los cambios de postura.
En los trabajos sedentarios debe favorecerse que el trabajador se mueva y cambie
de postura. Hay que evitar los puestos de trabajo donde el oficinista no puede
moverse con holgura.
Silla de trabajo
Sus formas, dimensiones y la adecuada regulación de la silla afectan a la postura
del tronco, a la movilidad de la espalda y a la movilidad de las piernas. La existencia
de unos reposabrazos adecuados permitirá apoyar los brazos en determinadas
tareas, aliviando la tensión muscular en los hombros.
Ilustración 7 Forma correcta de
sentarse de una Secretaria

Trabajo sentado frente a una pantalla de video terminal.
La correcta ubicación del ordenador sobre la mesa puede evitar una gran parte de
los problemas posturales asociados a las tareas informáticas. Los principales
problemas se asocian a las siguientes situaciones:
 El computador situado a un lado, de forma que se trabaja con torsión del
tronco y giro de la cabeza. Provoca esfuerzos estáticos en la espalda y zona
del cuello-hombros.
 Pantalla demasiado cerca de los ojos.
 Pantalla demasiado alta.
 Falta de sitio para apoyar las muñecas y los antebrazos mientras se teclea o
se maneja el ratón.
 Niveles diferentes entre el teclado y el ratón.
Es evidente que en muchas ocasiones estos problemas se deben, sobre todo, a las
reducidas dimensiones de la mesa o a la falta de espacio debajo, lo que obliga al
trabajador a sentarse en una zona restringida de la mesa. En otros muchos casos,
sin embargo, es relativamente fácil mejorar la comodidad mientras se trabaja
colocando el computador de forma adecuada.
Tabla 4 Medidas del puesto de Trabajo de forma Sentado.

Enfermedades o lesiones músculos esqueléticas.
Son lesiones provocadas por el trabajo repetitivo y por esfuerzos repetitivos, son
muy dolorosas y pueden llegar a incapacitar permanentemente, sus síntomas son
dolores y cansancios que por lo general cada vez son mas intensos , conforme
empeora, puede padecer grandes dolores y debilidad en la zona del organismo
afectada , esta situación puede volverse permanente y avanzar hasta un punto tal
que la persona no pueda desempeñar mas sus tareas, entre las enfermedades
comunes se tienen: lumbalgias, hernias discales y lumbares, artralgias, dolores
musculares entre otras .
Se pueden evitar las lesiones músculo esqueléticas:
 Suprimiendo los factores de riesgo de las tareas laborales.
 Disminuyendo el ritmo de trabajo.
 Trasladando al trabajador a otras tareas, o bien alternando tareas repetitivas
con tareas no repetitivas a intervalos periódicos.
 Aumentando el número de pausas en una tarea repetitiva.
El estrés laboral
El estrés laboral se conceptualiza como el conjunto de fenómenos que se suceden
en el organismo del trabajador con la participación de los agentes estresantes
lesivos derivados directamente del trabajo o que con motivo de esté, pueden afectar
a la salud del trabajador. Algunos factores desencadenantes del estrés laboral son:
 Sobrecarga en el trabajo: que representa la asignación excesiva de
actividades a un trabajador.
 Relaciones Interpersonales: en un empleado, es la interacción cotidiana que
tiene lugar diariamente entre los miembros de un grupo de trabajo, miembros
de un mismo departamento o miembros de una empresa

 Conflicto de roles: ocurre para un empleado cuando una persona de su medio
ambiente de trabajo le comunica unas ciertas expectativas de cómo él
debería comportarse, y esta expectativa dificulta o imposibilita cumplir con
otra.
Mesa de trabajo
Muchos empleados culpan a su silla de las molestias musculares que padecen en
su trabajo. No siempre es así ya que la mesa de trabajo es tanto o más importante
que la silla para prevenir determinadas molestias, sobre todo las relativas a la zona
del cuello y de los hombros, que son precisamente los problemas más frecuentes
en las oficinas.
Las dimensiones del tablero de la mesa determinan la posibilidad de distribuir
adecuadamente los elementos de trabajo, especialmente el ordenador, evitando las
posturas con torsión de tronco o giros de la cabeza.
De igual manera, el espacio libre debajo de la mesa determina la posibilidad de
aprovechar mejor la mesa y favorece la movilidad.
Otras características de la mesa, como sus acabados, están relacionadas con
cuestiones de seguridad (bordes y esquinas redondeadas, electrificación para evitar
la existencia de cables sueltos, etc.).
Finalmente, la existencia de determinados complementos puede mejorar mucho la
funcionalidad y ergonomía de la mesa (reposapiés, soportes para el monitor,
superficies auxiliares, bandejas para documentación, etc.).
Ilustración 8 Movimientos y Alcances en el Area de Trabajo

Tabla 5 Menciones de la Ilustración 8
Ilustración 9 Modulo básico de Trabajo con
circulación Posterior

Elaboro: Christian Cedillo Huertas
Ilustración 10 Modulo básico con Archivo Posterior

TIPS DEUNA SILLA IDEAL PARA OFICINISTA
1.- Opta siempre por un diseño de asiento ergonómico
Cuando te preguntas… ¿Cómo debería ser el diseño de una silla de oficina? La
respuesta rápida es “cómoda”. Pero la ergonomía y la comodidad, en realidad, son
dos conceptos diferentes, aunque vinculados.
Cuando hablamos de una “silla cómoda” no va a reducir nuestros dolores, es más,
ara que NO cambiemos de postura durante muchas horas. Y ahí, según los
expertos, es donde se producen las mayores dolencias musculo esqueléticas.
¿Cómo saber si una silla es cómoda para mí?.. Si los ángulos de sus caderas,
rodillas y tobillos no están cómodamente a 90º, entonces, la silla es demasiado alta
o demasiado baja. Todas sus articulaciones deberían permanecer a 90 grados.
El estudio de la ergonomía en una silla permite que el trabajador sufra el menor
número de secuelas posible al estar sentado y ejecutando su trabajo.
Ilustración 11 Forma correcta del
asiento

Las sillas de calidad, están amparadas por estudios certificados de ergonomía para
prevenir enfermedades laborales (En España, una entidad certificadora muy
conocida es el Instituto de Biomecánica de Valencia).
2.- Debes de mirar cuánto tiempo vas a estar sentado
A simple vista esto puede parecer una tontería, y en realidad, en muchos casos no
lo sabemos. Pero lo que sí podemos reconocer es que los fabricantes homologan
las sillas por las horas que vamos a estar sentados.
Muchas sillas de ordenador o sillas de Gaming son solo homologadas para uso
diario de 4 horas, en vez de las 8 que normalmente se asignan a las de despachos
– agencias.
Una silla ergonómica sirve para prevenir enfermedades laborales, pero
además, deberíamos de ejercitar los músculos a lo largo del día.
Es recomendable que al menos cada 2 horas nos levantemos y realicemos
estiramientos (espalda, cuello, piernas y brazos) para evitar la sobrecarga de los
músculos y el entumecimiento de las piernas por una falta de circulación sanguínea.
Ilustración 12 Uso diario 8 y 4
horas

3.- Un buen respaldo en la silla es salud
El apoyo de la espalda es el principal objetivo de muchas sillas ergonómicas,
pero ¿Qué hace que una silla sea buena en términos de apoyo de la espalda?
Idealmente, el asiento de trabajo debería hacer un par de cosas para prevenir
problemas cervicales:
 Proporcionar apoyo para la espalda con una inclinación de 90 grados o hasta
90 grados.
 Incluir amortiguación que empuje la espalda hacia adelante cuando se siente
en la silla.
Ilustración 13 Ejemplo mecanismo regulación lumbar sillas

Como vemos en la imagen, con estos mecanismos regulables obtenemos sillas
ergonómicas para prevenir problemas cervicales.
El soporte lumbar es esencial para prevenir el encorvamiento y minimizar la carga
en la espalda. Con esto en mente, además, el respaldo de una silla de oficina
ergonómica ideal tiene entre 30 cm y 50 cm de ancho.
SI EL RESPALDO ESTÁ INCLINADO HACIA ATRÁS, LA CABEZA TENDERÁ A
IRSE ADELANTE, QUE SERÁ IGUAL A DOLORES CERVICALES A LA LARGA
Desde un aspecto técnico, la presión máxima en la espalada es la más relacionada
con la aparición de problemas de disconfort, puesto que presiones máximas
superiores a 40 KPa dan lugar a molestias en la mayoría de los usuarios. Por
ejemplo, dejamos un análisis de un respaldo homologado:
Ilustración 14 Instituto de Biomecánica de Valencia

Como vemos en la tabla, se observa que el asiento proporciona una superficie de
apoyo al usuario con presiones máximas que no superan el límite de 40 kPa. Así se
considera que son aptas las sillas de oficina para personas con problemas de
espalda.
¿EL cojín lumbar sirve para algo en una silla? Sirve para prevenir las hernias
discales y que descansen los discos vertebrales.
No obstante, según los expertos, cada caso es un mundo: hay gente que tiene
hipelordosis y lo necesitará, pero otros usuarios, por ejemplo, que tengan una
rectificación de columna, no lo necesitarán.
Si no estás seguro que lo necesitas, mejor no utilizarlo y consultar al médico
pertinente. Es el que mejor te puede aconsejar!
4.- Los brazos regulables si importan
Lo sabemos, una silla sin brazos es más barata y en realidad, prácticamente no los
utilizamos. Pero ¿Son necesarios los reposabrazos en las sillas de oficina?
Ilustración 15 Cojín de soporte para asiento

La función del reposabrazo es para que las extremidades descansen y podamos
cambiar la postura a lo largo de todo el día o apoyarnos para levantarnos.
Mínimo deberíamos tener la regulación en altura, aunque actualmente las sillas
comercializan brazos regulables según los diferentes movimientos. Por ejemplo:
Ilustración 16 Movimientos de la silla ergonómica
Ejemplos movimiento de reposabrazos en un asiento de oficina – Vía Actiu
Los podemos encontrar en diferentes materiales, aunque los más comunes son el
polipropileno o el aluminio en gama más alta.

5.- Busca un asiento que tenga movimiento horizontal y sean curvos
El desplazamiento del asiento en horizontal sirve para adaptar la base tanto al
respaldo como a la posición de las rodillas. Los asientos terminados en cascada
(curva hacia abajo en la parte de las rodillas) evita que el siento te atrape detrás de
las rodillas.
La bandeja donde nos sentamos deberá de ser suave y contorneada para que no
cause compresión en las nalgas y los muslos.
Para aquellas de gama más alta, se proporcionan otros sistemas de confort que
beneficiaran a la salud en la silla. Por ejemplo, podemos ver el siguiente esquema
donde ya entran asientos con cámara de aire, que disponen de láminas flexibles o
incluso asientos oscilantes:
Ilustración 17 Medidas de silla
ergonómica

Si tienes una masa corporal grande o algún kilo de más en peso, tienes que
preguntar que tipo de silla es la adecuada. Hay límites en el peso y los fabricantes
lo designan claramente en el etiquetado.
6.- Debe de tener regulación en altura
Prácticamente todas las asientos, butacas y sillones individuales que encontramos
en el mercado y son destinados al trabajo, tiene una regulación en altura para
hacerlos coincidir con los muebles de la oficina o el puesto de trabajo respectivo.
Este aspecto sí que es obligatorio, así que las sillas baratas sin regulación en
altura no son buenas para la salud. No permiten adoptar la posición
correcta!… ¿Qué altura de plano de trabajo se recomienda para mi puesto de
trabajo?
Ilustración 18 Asiento y sus funciones

Ilustración 19 Altura perfecta de la silla es cuando los ojos, en línea recta, ven el
centro de la pantalla del ordenador.
La regulación de altura del asiento se realiza a través de una bomba de gas. Las
medidas, aunque dependen de fabricante, normalmente la regulación empieza por
los 42 cm y termina en los 53 cm.
Recuerda que si eres muy alto, pregunta para ver las opciones disponibles y cuál
sería el asiento mejor que se adopte a tu altura.
7.- No ignores la tapicería
En todos los casos, en la elección del tapizado, tiene sus ventajas y desventajas.
El tapizado de una silla de oficina debe ser transpirable, hipoalergénico, que
no resbale, ligero y estar diseñado para soportar su uso, tanto para el respaldo
como del asiento.
Ilustración 20 Medidas de silla
ergonómica

Cuando vamos a elegir una silla nos comentarán qué tipo de tapizado queremos;
desde piel natural, polipiel – piel sintética, polipropileno, de tela con diferentes
acabados técnicos o los respaldos en sillas con malla.
Elegir los materiales y tejidos ideales no suele ser un problema a priori
(Normalmente terminamos eligiendo según decoración y precio) y destacando que
las telas tecnológicas proporcionadas por los fabricantes hoy en día tienen
excelentes calidades a precios coherente.
Si nos preguntas ¿Cuál es el mejor tapizado?… Directamente la piel natural. Tiene
confort, resistencia y favorece la transpiración. En contra, el precio elevado.
8.- Ten cuidado con los pies de la silla.
La base, debe de tener estabilidad y ser resistentes. Cuidado con las sillas que
tienen 4 pies (son las muy baratas). Una silla de oficina que mantiene la
estabilidad necesitará 5 pies de apoyo. Apúntatelo!
En cuanto al acabado, podremos elegir entre una variedad considerable, tanto en
materiales como en colores. Por ejemplo, los tipos de acabados en sillas más
comunes son:
Ilustración 21 Ruedas de la silla ergonómica

La silla debe tener una constitución estable, todos tendemos a apoyarnos más hacia
un lado que a otro, y los asientos que se inclinan a un lado u otro según nuestro
peso, esto podrían generar dolores de espalda al generar una curvatura de
la columna vertebral (Posiciones escolióticas).
9.- Que tenga ruedas
Es también uno de los aspectos básicos y que prácticamente todos los fabricantes
lo proporcionan. Aunque el mercado sí que nos ofrece algunos tipos diferentes de
ruedas según las necesidades de la silla o para evitan el desplazamiento
involuntario de la silla.
Por ejemplo, los tipos de ruedas para sillas más comunes son:
Hemos repasado todas las características que debe de tener una silla para que
nos encontremos bien en nuestro puesto de trabajo. Recuerda que la salud es
nuestra y prevenir posibles lesiones no es una opción, es una obligación si
queremos tener un futuro digno.
Elaboro: Jorge Asael Nava Ceron
Ilustración 22 Tipos de ruedas para la silla ergonomica

Principio de diseño para los extremos
Si tenemos que diseñar para un grupo de 10 personas la profundidad de una mesa
de trabajo, lo ideal será escoger una longitud tal, que permita a todos alcanzar el
borde final de la mesa sin esfuerzo. Por lo tanto, escogeremos de los 10
trabajadores aquél que tenga menor alcance de brazo (Amáx.B).
Siempre y cuando este mínimo no ofrezca un valor tan pequeño que ponga en crisis
el diseño o provoque incomodidades al resto de trabajadores. En tal caso habría
que buscar soluciones alternativas a este trabajador (otra mesa adaptada) o
reubicarlo de puesto.
Sin embargo, si lo que pretendemos es diseñar la anchura de una silla, deberemos
buscar el valor máximo de ancho de caderas (Ac) para que todos tengan la
posibilidad de utilizar la silla.
Las preguntas que tenemos que responder para saber si diseñar para máximos o
para mínimos son ¿quiénes tendrán dificultades para acceder al lugar?, o ¿para
sentarse en una silla o pasar por un lugar estrecho?.
Principio de diseño para un intervalo ajustable
Este es el caso de una silla de un puesto de oficinas en todos estos casos, el número
de personas que pueden acceder es tan variado que debe preverse en el diseño la
posibilidad de ajuste.
Este es el diseño ideal, pues el trabajador ajusta el objeto a su medida, aunque por
el contrario es el más caro por el mecanismo de ajuste.
En este caso, el problema reside en decidir los límites del intervalo de ajuste. En el
caso anterior de un grupo de 10 personas, la altura se regularía en un intervalo que
comprendería la altura poplítea (Ap) inferior y superior de forma que todos podrían
ajustar el asiento a sus necesidades.

Principio de diseño para el promedio
El promedio, por norma general es engañoso, y más en ergonomía. Supongamos
que la anchura de caderas de 5 personas es de 35, 37, 39, 42, 45 cm, con un
promedio de 40 cm. Si diseñamos la anchura de la silla con el promedio, estaríamos
limitando el uso de la silla a 2 de las 5 personas (es decir, el 40% de las personas
no podrían usarla).
El diseño para el promedio solo se utilizan en contadas ocasiones cuando la
precisión de la medición tiene poca importancia, su frecuencia de uso es muy baja,
siendo cualquier otra solución muy costosa o muy cara.
TABLA 1
Se han seleccionado solo las dimensiones para el diseño de puestos de trabajo ya
que el estudio incluyo también mediciones de cabeza para manos y pies que son
útiles para el diseño de vestuario y equipos de seguridad, tema al que nos referimos
en el módulo de organización de trabajo las ilustraciones y definiciones para las
dimensiones incluidas en la tabla.

TABLA 2
Resumen de las características antropométricas de 2030 hombre chilenos de 17 a
60 años de edad. para cada dimensión se especifica el promedio, la desviación
estándar y los percentiles 1,5,95 y 99 el peso esta expresado en kg y las restantes
dimensiones en cm.
Elaboro: Amellali Sánchez Blancas

PATOLOGIAS DE UNA SECRETARIA
Lesiones oculares.
Estas lesiones consisten desde ligeras incomodidades en los ojos como sequedad,
hasta hinchazón y dolores de cabeza. Estos ocasionados por pasar largos periodos
frente al monitor de la computadora, también frente a los monitores de plasma y
pantalla plana.
Lesiones en manos, muñecas y brazos.
Son causadas por el estrés traumático repetitivo. El trabajar con la computadora
significa realizar varias veces el mismo trabajo (como escribir en el teclado). Estas
acciones repetitivas, al parecer inofensivas suelen afectar después de muchas
sesiones de largas horas.
Una de las lesiones más frecuentes por movimientos repetitivos es síndrome el túnel
carpiano. Éste se produce cuando el nervio que va del antebrazo a la mano (y, para
ello, atraviesa el 'túnel' de la muñeca), se comprime como consecuencia de la
hinchazón y la inflamación de los tendones y ligamentos. Es una lesión que puede
ser muy molesta, en algunos casos bastante dolorosos, produciendo pinchazos y,
sobre todo, pérdida de movilidad y fuerza de la mano. Si quien lo sufre no toma las
medidas oportunas, puede incluso llegar a perder del todo la movilidad en la zona
afectada.
Síndrome del Túnel Carpiano
Los síntomas pueden incluir adormecimiento, sensación de corriente y dolor en el
brazo, mano y dedos. Hay un espacio en la muñeca llamado túnel carpiano, a través
del cual pasa el nervio mediano y nueve tendones desde el antebrazo hacia la
mano. Se desarrolla el Síndrome del Túnel Carpiano cuando producto de
inflamación en este túnel se eleva la presión comprimiendo el nervio. Cuando la
presión es lo suficientemente elevada para alterar la función del nervio, es posible
sentir adormecimiento, corriente y dolor en la mano y dedos.
Lesiones de cuello y espalda.

Son originados por largas horas de encontrarse mal acomodados en sillas poco
cómodas. No sólo eso, la ubicación del monitor hacia la vista también es muy
importante. Se debe mantener una perspectiva amplia, que el monitor de la PC no
se encuentre más arriba de muestro campo visual para no forzar los músculos del
cuello y de la nuca.
Bursitis: inflamación de la cavidad que existe entre la piel y el hueso y el tendón se
puede producir en la rodilla, el codo o el hombro
Dedo engatillado: inflamación de los tendones y/o las vainas de los tendones de
los dedos
Dolor de espalda: Los dolores de hombros, cuello y cintura son de los más
reportados. "El diseño deficiente del lugar de trabajo, desde el punto de vista
ergonómico, se relaciona con esto. Es muy común tener sillas con respaldo
inadecuado y escritorios muy pequeños". Los empleados pueden llegar a sufrir, por
ejemplo, síndrome del túnel carpiano, causado por la flexión reiterada de la muñeca,
que produce pérdida de fuerza en las manos, dice la experta.

HERRAMIENTAS DE MANO QUE INERVIENEN EN EL PROCESO DE
TRABAJO DE UN OFICINISTA
En nuestro trabajo diario utilizamos un sinfín de herramientas de oficina que nos
permiten alcanzar nuestras metas propuestas de buen modo y con la calidad
requerida.
En los trabajos de oficina no es distinto a cualquier otro que desempeñemos. De
hecho, en una oficina casi cualquier cosa que se realice se relaciona con una
herramienta distinta. Pero, para fines didácticos, conceptualizaremos como
herramienta lo que nos permitirá de forma activa realizar un trabajo y lo
distinguiremos de simples consumibles. Me explico. Un lápiz es una herramienta,
más un papel es un consumible. Una impresora es una herramienta, pero la tinta es
consumible. De esta forma limitaremos la lista porque no traeremos a colación los
consumibles.
LAS HERRAMIENTAS DE OFICINA MÁS UTILIZADAS EN EL MERCADO
LABORAL
A continuación, suministramos una lista de las herramientas necesarias para
desenvolverse en una oficina sin tropiezos.
CORTA PAPEL
Comenzamos en ésta porque es la más sencilla. Una simple hoja metálica para abrir
sobres o hacer cortes rectos en papeles, también se conoce como guillotina.
TIJERA
Permite cortar papel o cartón. Los cortes pueden ser rectos o con la forma que
desee.
LÁPIZ
Se utiliza para escribir cuando la necesidad es notas en borrador, es decir, que se
pueda corregir para enmendar algún error o cambio de idea.

BOLÍGRAFO
Se utiliza para escribir cuando la necesidad es más seria y firme. Su borrado es
menos eficaz por lo que se deduce una mayor permanencia.
MARCADORES
Los hay indelebles o para pizarra acrílica. Sirve para esbozar ideas, hacer carteles
y avisos, identificar cajas, etc.
PIZARRA ACRÍLICA
Una superficie uniforme, frecuentemente blanca, con acabado cristalizado que
permite escribir sobre ella con marcadores especiales no indelebles.
CLIPS
Elemento de alambre, sencillo, que permite el agrupamiento temporal de varios
documentos u hojas.
TELÉFONO
Unidad que permite la comunicación entre una o varias personas.
ETIQUETAS ADHESIVAS
Comúnmente llamadas Post-it son etiquetas adhesivas pequeñas que sirven para
recordar algún detalle importante, dejar mensajes, anotar datos importantes y
muchísimas cosas más.
TV
Equipo para la recepción de canales de noticias, espectáculos, películas, shows,
etc.
REGLA
Lámina graduada que permite medir y realizar trazos rectos.

COMPUTADORA
Es una herramienta de oficina que tomo mucha relevancia durante las últimas
décadas. Permite la asistencia en labores como elaboración de documentos,
cálculos, dibujos, ilustraciones, agendas, calendarios y programas de aplicación
dedicados a asistir a profesionales en su área, por ejemplo, Contabilidad, Ingeniería,
Estadística, Medicina, Derecho, etc.
En este ámbito podemos destacar que una computadora también nos permite tener
aplicaciones que gestionan recursos por lo que se hace necesario un apartado para
introducir algunas herramientas de oficina, pero dentro de este rubro.
GESTIÓN DE TIEMPO
GOOGLE MAIL
Herramienta online. Potente gestor de email por excelencia que tiene adjunto un
gestor de tiempo lo que permite estar al día con nuestras actividades.
OUTLOOK
Gestor de email de instalación local que dispone de un gestor de tiempo muy
competente.
GESTIÓN DE ACTIVIDADES
EVERNOTE
Aplicación para la gestión de actividades de manera que no perdamos nuestros
compromisos por olvido o por sobrecarga de trabajo.
ONENOTE
Similar a la anterior, pero con basamento en Microsoft lo que le da fortaleza y
estabilidad.

GESTIÓN DE CONTACTOS
OUTLOOK
GOOGLE MAIL
GESTIÓN DE PROYECTOS
MICROSOFT PROJECT
Por excelencia el manejador de proyectos de muchos profesionales por sus
prestaciones ya que gestiona tiempos, recursos y nos muestra vistas diversas
incluyendo diagramas Gantt. Tal vez su deficiencia más notable es que no llega a
gestionar en detalle recursos económicos, aunque lo intenta.
IMPRESORA
Equipo que permite imprimir los trabajos realizados en la computadora. Es una
herramienta de oficina de mucha utilidad ya que estamos en una era en la cual se
trabaja digitalmente y también sobre papel para respaldar documentos.
CALCULADORA
Unidad que permite hacer cálculos rápidos, normalmente operaciones aritméticas
básicas, aunque las hay que permiten operaciones como raíz cuadrada,
porcentajes, gestión de memoria y hay algunas que pueden ser programables para
personalizarlas con nuestras propias formulas.
BANDEJA CLASIFICADORA
Son bandeja que lo normal es que tenga 2 niveles: “Entrada” para trabajos por hacer
y “Salida” para trabajos terminados por entregar.
Algunos aspectos a considerar con base, en esta labor de una secretaria, son los
siguientes:

AMBIENTE DE TRABAJO
La labor de una secretaria es colaborar con el gerente general en un área
administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención
del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo. Debido a esto al estar un
constante tiempo inmóvil, sus posibles lesiones serian relacionadas con su postura,
espalda, pies, manos y cuello.
No obstante se encuentra el estrés y la presión por parte de clientes o por el mismo
jefe, estando expuesta a esto la mayor parte del tiempo. De esta forma es adecuado
que se consideren:
 El nivel de iluminación ha de ser suficiente para realizar la tarea
cómodamente.
 En el campo visual de los trabajadores no debe haber fuentes de luz brillante
que produzcan deslumbramiento directo (luminarias del techo, ventanas,
lámpara auxiliar de un puesto de trabajo cercano, etc.) o indirecto (pantalla,
teclado, mesa, otros equipos de trabajo, suelo, etc.).
 El nivel de ruido en la oficina no debe ser tan alto que altere la capacidad de
concentración o comunicación de los trabajadores.
 La temperatura debe ser la adecuada.
 En el entorno de la mesa donde está la silla del trabajador: la distancia entre
el borde frontal de la mesa y el obstáculo más cercano detrás del trabajador
es <115 cm.
Ilustración 23 Ejemplo de una secretaria
laborando.

DIMENCIONES DE PUESTO
Todos los materiales, herramientas y equipos deben ser colocados en la superficie
de trabajo como:
Área 1: Hasta 40 cm. Área de trabajo habitual.
Área 2: De 40 a 60 cm. Actividades cortas, tal como recogida de material.
Área 3: De 60 a 90 cm. Actividades que se realicen con poca frecuencia, cuando el
área 2 está prácticamente llena.
Ilustración 24 Alcance de ver de una secretaria
Ilustración 25 Alcance de una secretaria
con respecto a su escritorio

Mujeres:
Hombres:
Ilustración 26 Delimitaciones y distancias de una secretaria, del sexo
femenino
Ilustración 27 Delimitación y distancias del puesto de trabajo aplicado a un hombre

INFORMACION RECIBIDA
Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina, como:
 recibir documentos;
 atender llamadas telefónicas;
 atender visitas;
 archivar documentos;
 realizar cálculos elementales;
 realiza el control de tareas, de acuerdo a su nivel de importancia.
 informar todo lo relativo al departamento del que depende;
 estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
 tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de
reuniones;
 poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas
con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
 tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas
informáticos que conllevan;
 amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

ASPECTO SOCIAL
Para una secretaria es necesario tener firmeza y seguridad, cualidades que no
pueden estar ausentes, al momento de resolver situaciones extremas.
Un buen humor, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la
contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos
puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también
profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en
cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal
especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son
aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del
ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan
indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo
al área a la que deba asistir.

CONDICIONES FISICAS
RUIDO. El ruido producido por los equipos instalados en el puesto de trabajo deberá
tenerse en cuenta al diseñar el mismo, en especial para que no se perturbe la
atención ni la palabra.
CALOR. Los equipos instalados en el puesto de trabajo no deberán producir un
calor adicional que pueda ocasionar molestias a los trabajadores.
HUMEDAD. Deberá crearse y mantenerse una
humedad aceptable.
LA TEMPERATURA. Ideal para una oficina
tiene que estar entre los 17°C y 27°C. Estas
son para cuando está haciendo mucho calor,
pero si está haciendo demasiado frio tiene que
estar entre los 23°C Y 27°C, si esta área no
tiene la adecuada temperatura puede causar
estrés.
REFLEJOS Y DESLUMBRAMIENTO. El puesto de trabajo deberá ubicarse de
manera que la luz que entra por las ventanas y otras aberturas no provoque
deslumbramiento directo, ni produzca reflejos.
Las ventanas deberán ir equipadas con un dispositivo de cobertura adecuado y
regulable para atenuar la luz del día que ilumine el puesto de trabajo.
Ilustración 28 Temperatura
representada en un lugar de
trabajo
Ilustración 29 Layout de la distribución del puesto
de trabajo

PROCESO DE TRABAJO
Institucionalmente las funciones de las secretarias están dadas por el Manual
Específico de Funciones, Requisitos y Competencias de la Planta de personal
administrativo de la Universidad Pedagógica Nacional, donde se expresan las
siguientes:
a. Transcribir dictados, notas, cartas, memorandos, oficios e informes.
b. Recibir, clasificar y enviar correspondencia de la dependencia.
c. Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones o eventos que debe atender
el jefe, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos
adquiridos.
d. Atender las llamadas telefónicas y concertar entrevistas.
e. Atender al público y dar información competente sobre la dependencia.
f. Elaborar documentos y obtener fotocopias de los que sean necesarios.
g. Verificar el mantenimiento y buen uso de las máquinas y equipos, materiales y
objetos a su cargo.
h. Llevar el archivo de la dependencia y manejar la correspondencia de la misma
i. Informar al jefe en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías
relacionadas con los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia
encomendados.
j. Verificar las existencias de elementos de consumo de oficina e informar el jefe
sobre las necesidades.
k. Atender estudiantes y profesores de los diferentes programas en lo relacionado
con el préstamo de libros, documentos y revistas de la hemeroteca interna.
l. Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con la
naturaleza del cargo.

COMPUTADORA
Es una herramienta de oficina que tomo mucha relevancia durante las últimas
décadas. Permite la asistencia en labores como elaboración de documentos,
cálculos, dibujos, ilustraciones, agendas, calendarios y programas de aplicación
dedicados a asistir a profesionales en su área, por ejemplo, Contabilidad, Ingeniería,
Estadística, Medicina, Derecho, etc.
En este ámbito podemos destacar que una computadora también nos permite tener
aplicaciones que gestionan recursos por lo que se hace necesario un apartado para
introducir algunas herramientas de oficina, pero dentro de este rubro.
GESTIÓN DE TIEMPO
GOOGLE MAIL
Herramienta online. Potente gestor de email por excelencia que tiene adjunto un
gestor de tiempo lo que permite estar al día con nuestras actividades.
OUTLOOK
Gestor de email de instalación local que dispone de un gestor de tiempo muy
competente.
GESTIÓN DE ACTIVIDADES
EVERNOTE
Aplicación para la gestión de actividades de manera que no perdamos nuestros
compromisos por olvido o por sobrecarga de trabajo.
GESTIÓN DE CONTACTOS
GESTIÓN DE PROYECTOS
IMPRESORA
Equipo que permite imprimir los trabajos realizados en la computadora. Es una
herramienta de oficina de mucha utilidad ya que estamos en una era en la cual se
trabaja digitalmente y también sobre papel para respaldar documentos.

CALCULADORA
Unidad que permite hacer cálculos rápidos, normalmente operaciones aritméticas
básicas, aunque las hay que permiten operaciones como raíz cuadrada,
porcentajes, gestión de memoria y hay algunas que pueden ser programables para
personalizarlas con nuestras propias formulas.
BANDEJA CLASIFICADORA
Son bandeja que lo normal es que tenga 2 niveles: “Entrada” para trabajos por hacer
y “Salida” para trabajos terminados por entregar.
Aplicación de Controles de Ruido, Iluminación, Temperatura, Vibraciones y
Radiaciones
Como ya se ha analizado, para la labor de un a secretaria, en su jornada, pesada
por el estrés y la atención que debe de tener a los clientes o pacientes acorde a la
institución debe de estar ligada a ciertos estándares y con ello se debe a acatar a
un cierto reglamento y a si cumplir con su labor de una correcta manera sin
perjudicarse a sí misma y a los demás.
Estos son algunos ejemplos dados a grandes rasgos y en términos generales de la
salud de un trabajador.
La seguridad y salud en el trabajo se encuentra regulada por diversos preceptos
contenidos en nuestra Constitución Política, la Ley Orgánica de la Administración
Pública Federal, la Ley Federal del Trabajo, la Ley Federal sobre Metrología y
Normalización, el Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo.
El artículo 123, Apartado “A”, fracción XV, de la Ley Suprema dispone que el patrono
estará obligado a observar, de acuerdo con la naturaleza de su negociación, los
preceptos legales sobre higiene y seguridad en las instalaciones de su
establecimiento, y a adoptar las medidas adecuadas para prevenir accidentes en el

uso de las máquinas, instrumentos y materiales de trabajo, así como a organizar de
tal manera éste, que resulte la mayor garantía para la salud y la vida de los
trabajadores.
La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 132, fracción XVI, consigna la obligación
del patrón de instalar y operar las fábricas, talleres, oficinas, locales y demás lugares
en que deban ejecutarse las labores, de acuerdo con las disposiciones establecidas
en el reglamento y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud
y medio ambiente de trabajo, a efecto de prevenir accidentes y enfermedades
laborales, así como de adoptar las medidas preventivas y correctivas que determine
la autoridad laboral.
Por otra parte, la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal faculta a la
Secretaría del Trabajo y Previsión Social, en su artículo 40, fracción XI, para estudiar
y ordenar las medidas de seguridad e higiene industriales para la protección de los
trabajadores.
La Ley Federal sobre Metrología y Normalización determina, en sus artículos 38,
fracción II, 40, fracción VII, y 43 al 47, la competencia de las dependencias para
expedir las normas oficiales mexicanas relacionadas con sus atribuciones; la
finalidad que tienen éstas de establecer, entre otras materias, las condiciones de
salud, seguridad e higiene que deberán observarse en los centros de trabajo, así
como el proceso de elaboración, modificación y publicación de las mismas.
Las normas oficiales mexicanas que emite la Secretaría del Trabajo y Previsión
Social determinan las condiciones mínimas necesarias para la prevención de
riesgos de trabajo y se caracterizan por que se destinan a la atención de factores
de riesgo, a los que pueden estar expuestos los trabajadores, estando vigentes en
materia de seguridad y salud en el trabajo, divididas en 2 categorías:

SEGURIDAD
 NORMA Oficial Mexicana NOM-001-STPS-2008, Edificios, locales,
instalaciones y áreas en los centros de trabajo Condiciones de
seguridad.
Objetivo
Establecer las condiciones de seguridad de los edificios, locales, instalaciones y
áreas en los centros de trabajo para su adecuado funcionamiento y conservación,
con la finalidad de prevenir riesgos a los trabajadores.
Campo de aplicación
La presente Norma rige en todo el territorio nacional y aplica en todos los centros
de trabajo.
 NORMA Oficial Mexicana NOM-002-STPS-2010, Condiciones de
seguridad-Prevención y protección contra incendios en los centros de
trabajo.
Objetivo
Establecer los requerimientos para la prevención y protección contra incendios
en los centros de trabajo.
de trabajo.
En esta norma se hace referencia a todo lo relacionado con incendios, como el
uso adecuado de un extintor, las medidas a tomar en caso de uno. Puede aplicar
a una capacitación.

SALUD
seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se genere ruido.
Objetivo
Establecer las condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo
donde se genere ruido que por sus características, niveles y tiempo de acción,
sea capaz de alterar la salud de los trabajadores; los niveles máximos y los
tiempos máximos permisibles de exposición por jornada de trabajo, su
correlación y la implementación de un programa de conservación de la audición.
Esta Norma rige en todo el territorio nacional y aplica en todos los centros de
trabajo en los que exista exposición del trabajador a ruido.
 NORMA Oficial Mexicana: NOM-013-STPS-1993. Relativa a las
condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se
generen radiaciones electromagnéticas no ionizantes.
Objetivo
Establecer las medidas preventivas y de control en los centros de trabajo donde
se generen radiaciones electromagnéticas no ionizantes, para prevenir los
riesgos a la salud de los trabajadores que implican la exposición a dichas
radiaciones.
Campo de aplicación.
La presente NOM-STPS- debe aplicarse para la planeación, organización y
funcionamiento de los centros de trabajo donde se generen radiaciones
electromagnéticas no ionizantes.

 NORMA Oficial Mexicana NOM-024-STPS-2001, Vibraciones-
Condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo.
Objetivo
Establecer los límites máximos permisibles de exposición y las condiciones
mínimas de seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se generen
vibraciones que, por sus características y tiempo de exposición, sean capaces
de alterar la salud de los trabajadores.
La presente Norma rige en todo el territorio nacional y aplica en todos aquellos
centros de trabajo en donde por las características de operación de la
maquinaria y equipo, se generen vibraciones que afecten a los trabajadores en
cuerpo entero o en extremidades superiores.
iluminación en los centros de trabajo.
Objetivo
Establecer los requerimientos de iluminación en las áreas de los centros de
trabajo, para que se cuente con la cantidad de iluminación requerida para cada
actividad visual, a fin de proveer un ambiente seguro y saludable en la
realización de las tareas que desarrollen los trabajadores.
de trabajo.
Estas son algunas normas aplicables al área de trabajo de una secretaria y con ello
se recomiendan las siguientes medidas.

•Identificar cuáles pueden ser los sistemas, elementos o equipos potencialmente
peligrosos
•Solicitar a quien corresponda la implementación de mejoras necesarias para una
mayor seguridad en el lugar de trabajo
•Asegurarse que se modifiquen los comportamientos que impliquen riesgos para los
trabajadores
•Instalaciones seguras en la oficina

ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS ACTIVIDADES DE UNA
SECRETARIA
Honestidad y Ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables
de la empresa, se tendrá acceso a documentos confidenciales.
Espíritu de servicio. Se deberá intentar, ser útil en todo momento.
Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los
responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las
inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de
buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para,
con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de
trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta
de su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar
toda su furia. Asúmalo y mantenga la calma.
Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un
buen chiste.
Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace
imprescindible, la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le
exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en
ese mismo sentido.

Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo
extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe
duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser
que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de
última hora.
Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.
Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.
Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen
que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en
una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores,
familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la
secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.

Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de
pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones
empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes.
Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que
se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades,
siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.
Atender las llamadas. El correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una
doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil encontrar a la gente;
quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados por
teléfono, etc.
Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus
gustos y prioridades.

Aplicación de OHSAS, ISO y SAST
Para el análisis de un puesto de trabajo en general, lo primordial es la seguridad, y
la salud del operador, para poder realizar su trabajo de una manera eficiente y
óptima, sin interrupciones, desgastes o factores que puedan dañar su integridad.
Es por ello que para una secretaria la seguridad y la higiene son unos factores muy
IMPORTANTES.
OHSAS 18001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que una organización controle
sus riesgos para la SST y mejore su desempeño de la SST. No establece criterios
de desempeño de la SST ni proporciona especificaciones detalladas para el diseño
de un sistema de gestión.
OHSAS 18001 se puede aplicar a cualquier organización que desee:
Establecer un sistema de gestión de la SST para eliminar o minimizar los riesgos al
personal y a otras partes interesadas que podrían estar expuestas a peligros para
la SST asociados con sus actividades;
Implementar, mantener y mejorar de manera continua un sistema de gestión de la
SST.
Asegurarse de su conformidad con su política de SST establecida;
Demostrar la conformidad con los requisitos de OHSAS mediante
Todos los requisitos de las OHSAS tienen como fin su incorporación a cualquier
sistema de gestión de la SST. Su grado de aplicación depende de factores tales
como la política de SST de la organización, la naturaleza de sus actividades y los
riesgos y la complejidad de sus operaciones.
OHSAS está previsto para tratar la seguridad y salud en el trabajo, y no otras
áreas de la seguridad y salud como programas para el bienestar de los
empleados, seguridad de los productos, daños a la propiedad o impactos
ambientales.

La implementación OHSAS 18001 es una manera de evaluar y gestionar los
desafíos a los que se pueden enfrentar las empresas de todos los sectores y
tamaños:
 Los niveles elevados de siniestralidad y enfermedades profesionales
 Jornadas de trabajo perdidas
 Absentismo laboral
 Sanciones
 Costes de atención médica
 Compensación a los trabajadores
La implementación OHSAS 18001 tiene como objetivo conseguir una gestión
ordenada de la prevención de riesgos laborales. Deberá conseguir mejorar el
clima laboral, disminuir el absentismo y aumentar la productividad.
NMX-SAST-45001-IMNC-2018
Sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo - Requisitos con
orientación para su uso
Este documento contiene los requisitos para el sistema de gestión de la seguridad
y la salud en el trabajo (SST) y la orientación para su uso, para el fin de permitir el
manejo de la información. El trabajo, así como mejor dicho de manera proactiva su
desempeño de la SST.

Este documento es aplicable a cualquier organización que desee establecer,
implementar y mantener un sistema de gestión de la SST para mejorar la seguridad
y la salud en el trabajo, eliminar las peligrosas y minimizar los riesgos para la SST
(incluyendo las deficiencias del sistema), Aproveche las oportunidades para la SST
y el envío de las no conformidades del sistema de gestión de la SST.
Este documento ayuda a una organización a alcanzar los resultados del sistema de
gestión de la SST. En coherencia con la política de la SST de la organización, los
resultados del sistema de gestión de la SST incluyen:
a) La mejora continua del desempeño de la SST;
b) El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
c) El logro de los objetivos de la SST.
ISO 45001
La ISO 45001 se va a convertir en una norma internacional que especificará todos
los requisitos para asegurar la salud y seguridad en el trabajo, ofrecerá orientación
para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
y permitirá a las organizaciones ser proactivas, incrementar su rendimiento en
cuanto a prevención de lesiones, etc.
ISO 45001 será aplicable para todas las empresas, sin tener en cuenta su tamaño,
tipo y naturaleza. Todos sus requisitos se encontrarán destinados a estar integrados
en la propia gestión de la empresa.
Esta norma permitirá que una empresa, mediante el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, pueda integrar aspectos relacionados con la salud
y la seguridad como puede ser el bienestar de los trabajadores.
Una empresa que cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo tiene que ser específico para satisfacer sus propias necesidades en la
prevención de las lesiones y la mala salud.

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