Presentación de la ponencia presentada en BPM Day Lima 2020, organización de ABPMP Peru, sobre BPMS (Business Process Management Suites) y RPA (Robotic Process Automation). Contiene información sobre: el escenario del trabajo en las empresas, la visión del trabajador digital, y como BPMS y RPA juntos permiten implementar rápidamente soluciones de automatización de procesos.

1. BPMS + RPA
Personas y robots trabajando
juntos en la organización
optimizada y digital
Kelly Sganderla
Noviembre 2020

2. Presentado por
Kelly Sganderla
Consultora de Innovación de
Procesos
kelly.sganderla@iprocess.com.br
▪ Consultora de Innovación de Procesos en iProcess
▪ 18 años de experiencia en soluciones BPM
▪ Autora de artículos en BPM, BPMN, BPMS y RPA en blog.iprocess.com.br
▪ Instructora de mapeo, modelado y automatización con BPMS y RPA en iProcess
Education
▪ Licenciatura en Ciencias de la Computación por UNILASALLE
▪ Especialización Mastering Design Thinking, en MIT
▪ Estudiante de postgrado en Nuevas Tecnologías, Transformación Digital y
Agilidad, en FIA ONLINE
▪ ABPMP CBPP Professional (desde 2012)
▪ ABPMP - Gerente Regional ABPMP-RS 2016/17
y Delegada Regional ABPMP-RS 2018/19
¡Conéctese
conmigo en
linkedin!

3. iProcess es uma consultoria especializada
en Soluciones de Gestion de Procesos y
tecnologías habilitadoras de BPM & RPA
Centenas de
procesos
modelados,
optimizados y
automatizados
Una de las
consultorias
brasileñas más
premiadas por
sus soluciones
para procesos
20 años
dedicados
a crear
soluciones
transformadoras
de procesos

4. BPMS y RPA
Personas y robots trabajando juntos en la organización
optimizada y digital
1. El escenario del trabajo em las organizaciones
2. En cena: el trabajador digital
3. BPMS y RPA: las tecnologias convergentes para automatizar
procesos
Indice
Contenido

5. Julio es un coordinador de proyectos.
Le es exigido resultados, pero él se siente
frustrado por no poder aplicar su talento en la
gestión y el seguimiento del equipo como le
gustaría porque tiene que dedicar demasiado
tiempo a tratar de consolidar los datos en
hojas de cálculo para generar los informes de
indicadores de la semana.

6. Juan es analista de
recursos humanos.
Está estresado
porque volvió a
cometer un error en
la nómina de sueldos
y los valores no
coinciden. El tendrá
que parar lo que hace
para comprobar los
descuentos, salarios y
beneficios de cada
empleado y volver a
procesar todo una
vez más para
solucionar el
problema.

7. Ana es analista de crédito y cobranza.
Está cansada de que le exijan por tener que
seguir generando exportaciones en el ERP y
consolidando los valores de cobranza en
una hoja de cálculo con informaciones de
otros dos sistemas, verificar tres veces para
asegurarse de no cobrar al cliente
incorrectamente, generar comprobantes y
verificar todos los días qué consumidores
pagaron y no pagaron por el servicio.

8. Pedro es analista de compras.
Junto a su equipo le reclaman
constantemente por retrasar
demandas importantes para la
empresa, porque existe un gran
volumen de pequeñas compras
que impactan en la larga fila de
trabajo y comprometen su
productividad en adquisiciones
críticas para la empresa.
Además, a la mitad del día hay
siempre algunas facturas con
errores de tasas que necesitan
ser revisadas y corregidas.

9. Los personajes son ficticios
pero los problemas son reales.

10. El trabajo en las organizaciones
100% >90% >80% >70% >60% >50% >40% >30% >20% >10% ~0%
menos de 5%
de las ocupaciones
consisten en
actividades que
pueden ser
totalmente
automatizadas
1
8
18
26
34
42
51
62
73
91
100
6 a cada 10
ocupaciones tienen
al menos el 30%
de sus actividades
automatizables
Trabajo robótico e repetitivo
JOBS LOST, JOBS GAINED: WORKFORCE TRANSITIONS IN A TIME OF AUTOMATION
McKinsey Global Institute, Dec 2017

11. ROBOT ROBOTA = esclavo para haver
trabajo forzoso
En más de la mitad
de las ocupaciones,
1/3 del trabajo
ejecutado es
manual
y robótico.
expresión en
eslavo

12. El trabajador digital
>> Procesamento de Lenguage Natural
Chatbots y Sintetizador de voz
Ojos
Captura
Lado Derecho del Cerebro
Decisiones basadas en
analisis cognitivo
Lado Izquierdo del Cerebro
Decisiones basadas en reglas
Sistema Nervioso Central
Coordinación/Orquestración
Manos
Ejecutar operaciones
>> Gestión de Reglas (BRMS)
>> Inteligencia Artificial (IA)
Machine Learning
>> Captura y procesamiento de imágenes
>> Workflow
>> Robotic Process Automation
Boca y oídos
Comunicación
FONTE: Adaptado de IBM

13. RPA
Robots de software que ejecutan una secuencia de pasos en
un trabajo, interactuando con los sistemas a través de
interfaces de usuario que ya existen en las diversas
aplicaciones que utilizan los profesionales de la organización.
(Robotic Process Automation)

14. Robotic Process Automation
El robot desarrollado con
tecnología RPA puede ser
“entrenado” para ejecutar
una secuencia de pasos y
acciones en los sistemas
como si fuera un usuario.

15. Robotic Process Automation
Después del entrenamiento, se
puede programar el robot para que
ejecute los pasos como si fuera una
persona operando el sistema,
pero hasta 5 veces más rápido
que una persona normal,
con menos errores y
con total trazabilidad de las acciones.

16. Robotic Process Automation
Robô 02Robô 01 Robô 03 Robô 04 Robô 05
Robô 07Robô 06 Robô 08 Robô 09 Robô 10

17. Que son los procesos para RPA
Abrir
correo
electrónico
Extraer archivo
adjunto
Abrir
navegador
Acceder a la
aplicación de
almacenamiento
de archivos
Iniciar
sesión en la
aplicación
Almacenar
en carpeta
virtual
Actualizar el
estado del
documento
pendiente en la
hoja de control
Abrir hoja
de cálculo
de control
> Recibir documentación pendiente de proveedores en evaluación
Actuailzar
datos de
vendas de
la semana
Enviar correo
electrónico com
informe adjunto
al director
Identificar
el momento
de elaborar el
informe de
ventas
Acceder al
sistema de
control de
ventas
(70 sucursales;
5-8
vendedores de
cada sucursal)
Autenticarse
en AD
Extraer el
informe de
pedidos de
cada
vendedor
Abrir hoja
de
cálculos
Generar
gráficos de
indicadores de
desempeño
> Elaborar y enviar informe de metas

18. Robotic Process Automation
¡A esto lo llamamos EFICIENCIA!
Con el uso de robots, podemos hacer la misma actividad más rápido,
con más volumen y más barato.

19. El trabajo en las organizaciones
FONTE: Where machines could replace humans – and where they can’t (yet) - McKinsey Digital, Julho 2016
9
Menos susceptible
18 20
25
64
69
78
Poco susceptible Altamente susceptible
% del tempo gastado em todas las ocupaciones (EEUU)
7 14 16 12 17 16 18
Gerenciando
personas
Aplicando
expertise Interacción con
otras partes
Trabajo físico
previsible Colecta
de datos
Processamiento
de datos Trabalho físico
previsible

20. BPM
Una disciplina de gestión que integra la estrategia y los objetivos de
una organización con las expectativas y necesidades de los clientes,
centrándose en los procesos de extremo a extremo.
[ABPMP BPM CBoK]
(Business Process Management)

21. Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Transformación
Cómo hacer
el trabajo
mejor
Cómo hacer el
trabajo de
manera más
eficiente
Cómo lograr las
expectativas de
las partes
interesadas
Cómo hacer el
trabajo con
agilidad
el proceso
antiguo
(actual)
el nuevo
proceso

22. Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)

23. Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)
Abrir
correo
electrónico
Extraer archivo
adjunto
Abrir
navegador
Acceder a la
aplicación de
almacenamiento
de archivos
Iniciar
sesión en la
aplicación
Almacenar
em carpeta
virtual
Actualizar el
estado del
documento
pendiente en la
hoja de control
Abrir hoja
de cálculo
de control
> Recibir documentación pendiente de proveedores en evaluación

27. BPM + BPMS + RPA
Integre el proceso con los sistemas a través
de API y servicios web existentes utilizando
tareas de servicio BPMS
Inicie procesos BPM
basados en correos
electrónicos
entrantes o para
manejar excepciones
de tareas de bot de
RPA
Utilice RPA para
tareas de usuario
específicas en el
proceso donde hay
trabajo manual
basado en reglas
Utilice las tareas de
usuario de BPMS
para el análisis y la
toma de
decisiones.
Utilice RPA para
actualizar la
información del
proceso en sistemas no
integrados
Utilice tareas de usuario
de BPMS para revisiones
que requieran juicio
humano

28. Caso Aplicado

29. Caso aplicado BPMS + RPA
Proceso de Compras de Bajo Valor
Empresa: Indústria de Transformación Multinacional
Con sede administrativa en
Sao Paulo, opera 29 unidades
industriales en el país.
BRASIL

30. Caso aplicado BPMS + RPA
Proceso de Compras de Bajo Valor
Problema: Grande volumen de compras de bajo valor
Articulos Diversos:
▪ Ticket promedio de R$ 4000 (Aprox S/. 2 680)
▪ Volumen anual de 10,000 ordenes/ano
Pequeñas compras:
▪ valores bajo R$ 15000 (Aprox. S/. 10 000)
▪ Reglas claras
▪ Compra siempre al precio más bajo
▪ Dos rondas de negociación
Miles de órdenes de compras/ano

32. Caso aplicado BPMS + RPA
Proceso de Compras de Bajo Valor
Ganancias esperadas:
Tiempo reducido em
compras de bajo valor
Aprox 1600h/mes
Simplificación
da relación
com proveedores
Compliance
Selección inteligente de
proveedores y garantía de
reglas de compra
El equipe de
suministro se
enfoca em
compras críticas
Grande volumen de compras de bajo valor
Reducción del tiempo de
processos de artículos
diversos en 76%

33. De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
E-book:
50 Tarefas Robotizadas com
RPA para Você se Inspirar (PT)
http://conteudo.iprocess.com.br/e-
book-processos-automatizados-rpa

34. De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Actualización de Datos Personales en Registro de Cliente
Ganancias esperadas
Robot es accionado por chatbot o
outro canal de servicio, recibe los
datos actualizados del cliente
Localizar
registro del
cliente
Enviar
mensage de
confirmación
para cliente
Redactar mensaje
de correo
electrónico
personalizado
Actualizar los datos
solicitados (dirección o
número de teléfono,
por ejemplo)
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales
Más agilidad em executar la actividad
Reducción de errores
Mejor experiencia del cliente com
la respuesta ágil

35. De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Activación de Proceso de Servicio
Ganancias esperadas
Robot es accionado por mensaje
enviado por canal de servicio con
solicitud de cliente
Classificar
solicitud
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales
Más agilidad em executar la actividad
Mejor experiencia del cliente com
la respuesta ágil
Buscar o
crear registro
de contacto
Más servicios convertidos

36. De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Liberación de Órdenes de Clientes
Ganancias esperadas
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales
Más agilidad em executar la actividad
Mejor experiencia del cliente com
la respuesta ágil
Robot supervisa periódicamente el
correo electónico en busca de
mensajes de confirmación de pago
enviar un
mensaje al
cliente
confirmando la
liberación del
pedido
Buscar
pedido en
el ERP
Identificar el correo
electrónico de pago
y obtener los datos
del pedido
Actualizar
informe de
seguimiento si
pago no
identificado
Activar orden
de liberación
em ERP si
identifico el
pago
Obtener
extracto
bancario para
transferencias
y depósitos
Buscar
registro del
pago en el
extracto
Analista puede monitorear
pagos no identificados e
intervenir cuando sea
necesario
Más rápido na liberación de ordenes

37. De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Analisis de Riesgo Crediticio de Clientes
Ganancias esperadas
Robot procesa periódicamente
una lista de clientes para la
verificación del riesgo crediticio
El gerente de cuenta es
informado de inmediato si se
identifican riesgos al tratar
con el cliente
Consultar
datos básicos
del cliente
Consulte al
Servicio de
Impuestos
Federales
Comparar
información
consultar alta
en servicio de
protección
crediticia
comprobar la
validez del
documento
Elaborar
informe de
riesgo
crediticio
Consultar la
estructura
corporativa
del cliente
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales simples
Mejor experiencia del cliente
Alertas inmediatas a los responsables de
posibilitar una respuesta más ágil
Conferencia más completa y detallada de lo
que es posible para los humanos

38. blog.iprocess.com.br

39. blog.iprocess.com.br

40. Kelly Sganderla
Consultora de Inovación en Procesos
kelly.sganderla@iprocess.com.br
www.iprocess.com.br
BPMS + RPA
Personas y robots trabajando juntos en la
organización optimizada y digital
PREGUNTAS
¡Conéctese
conmigo en
linkedin!