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BPMS + RPA
Personas y robots trabajando
juntos en la organización
optimizada y digital
Kelly Sganderla
Noviembre 2020
Presentado por
Kelly Sganderla
Consultora de Innovación de
Procesos
kelly.sganderla@iprocess.com.br
▪ Consultora de Innovación de Procesos en iProcess
▪ 18 años de experiencia en soluciones BPM
▪ Autora de artículos en BPM, BPMN, BPMS y RPA en blog.iprocess.com.br
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▪ Licenciatura en Ciencias de la Computación por UNILASALLE
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y Delegada Regional ABPMP-RS 2018/19
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iProcess es uma consultoria especializada
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tecnologías habilitadoras de BPM & RPA
Centenas de
procesos
modelados,
optimizados y
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Una de las
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brasileñas más
premiadas por
sus soluciones
para procesos
20 años
dedicados
a crear
soluciones
transformadoras
de procesos
BPMS y RPA
Personas y robots trabajando juntos en la organización
optimizada y digital
1. El escenario del trabajo em las organizaciones
2. En cena: el trabajador digital
3. BPMS y RPA: las tecnologias convergentes para automatizar
procesos
Indice
Contenido
Julio es un coordinador de proyectos.
Le es exigido resultados, pero él se siente
frustrado por no poder aplicar su talento en la
gestión y el seguimiento del equipo como le
gustaría porque tiene que dedicar demasiado
tiempo a tratar de consolidar los datos en
hojas de cálculo para generar los informes de
indicadores de la semana.
Juan es analista de
recursos humanos.
Está estresado
porque volvió a
cometer un error en
la nómina de sueldos
y los valores no
coinciden. El tendrá
que parar lo que hace
para comprobar los
descuentos, salarios y
beneficios de cada
empleado y volver a
procesar todo una
vez más para
solucionar el
problema.
Ana es analista de crédito y cobranza.
Está cansada de que le exijan por tener que
seguir generando exportaciones en el ERP y
consolidando los valores de cobranza en
una hoja de cálculo con informaciones de
otros dos sistemas, verificar tres veces para
asegurarse de no cobrar al cliente
incorrectamente, generar comprobantes y
verificar todos los días qué consumidores
pagaron y no pagaron por el servicio.
Pedro es analista de compras.
Junto a su equipo le reclaman
constantemente por retrasar
demandas importantes para la
empresa, porque existe un gran
volumen de pequeñas compras
que impactan en la larga fila de
trabajo y comprometen su
productividad en adquisiciones
críticas para la empresa.
Además, a la mitad del día hay
siempre algunas facturas con
errores de tasas que necesitan
ser revisadas y corregidas.
Los personajes son ficticios
pero los problemas son reales.
El trabajo en las organizaciones
100% >90% >80% >70% >60% >50% >40% >30% >20% >10% ~0%
menos de 5%
de las ocupaciones
consisten en
actividades que
pueden ser
totalmente
automatizadas
1
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6 a cada 10
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al menos el 30%
de sus actividades
automatizables
Trabajo robótico e repetitivo
JOBS LOST, JOBS GAINED: WORKFORCE TRANSITIONS IN A TIME OF AUTOMATION
McKinsey Global Institute, Dec 2017
ROBOT ROBOTA = esclavo para haver
trabajo forzoso
En más de la mitad
de las ocupaciones,
1/3 del trabajo
ejecutado es
manual
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Robots de software que ejecutan una secuencia de pasos en
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aplicaciones que utilizan los profesionales de la organización.
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Robotic Process Automation
El robot desarrollado con
tecnología RPA puede ser
“entrenado” para ejecutar
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como si fuera un usuario.
Robotic Process Automation
Después del entrenamiento, se
puede programar el robot para que
ejecute los pasos como si fuera una
persona operando el sistema,
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que una persona normal,
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Robotic Process Automation
Robô 02Robô 01 Robô 03 Robô 04 Robô 05
Robô 07Robô 06 Robô 08 Robô 09 Robô 10
Que son los procesos para RPA
Abrir
correo
electrónico
Extraer archivo
adjunto
Abrir
navegador
Acceder a la
aplicación de
almacenamiento
de archivos
Iniciar
sesión en la
aplicación
Almacenar
en carpeta
virtual
Actualizar el
estado del
documento
pendiente en la
hoja de control
Abrir hoja
de cálculo
de control
> Recibir documentación pendiente de proveedores en evaluación
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vendas de
la semana
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informe de
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sistema de
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9
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18 20
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% del tempo gastado em todas las ocupaciones (EEUU)
7 14 16 12 17 16 18
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BPM
Una disciplina de gestión que integra la estrategia y los objetivos de
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[ABPMP BPM CBoK]
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Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)
Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)
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BPM + BPMS + RPA
Integre el proceso con los sistemas a través
de API y servicios web existentes utilizando
tareas de servicio BPMS
Inicie procesos BPM
basados en correos
electrónicos
entrantes o para
manejar excepciones
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RPA
Utilice RPA para
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Proceso de Compras de Bajo Valor
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Caso aplicado BPMS + RPA
Proceso de Compras de Bajo Valor
Problema: Grande volumen de compras de bajo valor
Articulos Diversos:
▪ Ticket promedio de R$ 4000 (Aprox S/. 2 680)
▪ Volumen anual de 10,000 ordenes/ano
Pequeñas compras:
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▪ Reglas claras
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Caso aplicado BPMS + RPA
Proceso de Compras de Bajo Valor
Ganancias esperadas:
Tiempo reducido em
compras de bajo valor
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com proveedores
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Selección inteligente de
proveedores y garantía de
reglas de compra
El equipe de
suministro se
enfoca em
compras críticas
Grande volumen de compras de bajo valor
Reducción del tiempo de
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diversos en 76%
De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
E-book:
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RPA para Você se Inspirar (PT)
http://conteudo.iprocess.com.br/e-
book-processos-automatizados-rpa
De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Actualización de Datos Personales en Registro de Cliente
Ganancias esperadas
Robot es accionado por chatbot o
outro canal de servicio, recibe los
datos actualizados del cliente
Localizar
registro del
cliente
Enviar
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confirmación
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Redactar mensaje
de correo
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personalizado
Actualizar los datos
solicitados (dirección o
número de teléfono,
por ejemplo)
Reducción del tiempo de las personas em
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BPMS & Robots para la experiencia del cliente
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Activación de Proceso de Servicio
Ganancias esperadas
Robot es accionado por mensaje
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solicitud de cliente
Classificar
solicitud
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales
Más agilidad em executar la actividad
Mejor experiencia del cliente com
la respuesta ágil
Buscar o
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de contacto
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De fuera hacia adentro:
BPMS & Robots para la experiencia del cliente
Cómo funciona
Liberación de Órdenes de Clientes
Ganancias esperadas
Reducción del tiempo de las personas em
tareas manuales
Más agilidad em executar la actividad
Mejor experiencia del cliente com
la respuesta ágil
Robot supervisa periódicamente el
correo electónico en busca de
mensajes de confirmación de pago
enviar un
mensaje al
cliente
confirmando la
liberación del
pedido
Buscar
pedido en
el ERP
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electrónico de pago
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informe de
seguimiento si
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em ERP si
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pago
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extracto
bancario para
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pago en el
extracto
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Robot procesa periódicamente
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El gerente de cuenta es
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blog.iprocess.com.br
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Kelly Sganderla
Consultora de Inovación en Procesos
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BPM Day Lima 2020 - BPMS + RPA: Personas y robots trabajando juntos en la organización optimizada y digital

  • 1. BPMS + RPA Personas y robots trabajando juntos en la organización optimizada y digital Kelly Sganderla Noviembre 2020
  • 2. Presentado por Kelly Sganderla Consultora de Innovación de Procesos kelly.sganderla@iprocess.com.br ▪ Consultora de Innovación de Procesos en iProcess ▪ 18 años de experiencia en soluciones BPM ▪ Autora de artículos en BPM, BPMN, BPMS y RPA en blog.iprocess.com.br ▪ Instructora de mapeo, modelado y automatización con BPMS y RPA en iProcess Education ▪ Licenciatura en Ciencias de la Computación por UNILASALLE ▪ Especialización Mastering Design Thinking, en MIT ▪ Estudiante de postgrado en Nuevas Tecnologías, Transformación Digital y Agilidad, en FIA ONLINE ▪ ABPMP CBPP Professional (desde 2012) ▪ ABPMP - Gerente Regional ABPMP-RS 2016/17 y Delegada Regional ABPMP-RS 2018/19 ¡Conéctese conmigo en linkedin!
  • 3. iProcess es uma consultoria especializada en Soluciones de Gestion de Procesos y tecnologías habilitadoras de BPM & RPA Centenas de procesos modelados, optimizados y automatizados Una de las consultorias brasileñas más premiadas por sus soluciones para procesos 20 años dedicados a crear soluciones transformadoras de procesos
  • 4. BPMS y RPA Personas y robots trabajando juntos en la organización optimizada y digital 1. El escenario del trabajo em las organizaciones 2. En cena: el trabajador digital 3. BPMS y RPA: las tecnologias convergentes para automatizar procesos Indice Contenido
  • 5. Julio es un coordinador de proyectos. Le es exigido resultados, pero él se siente frustrado por no poder aplicar su talento en la gestión y el seguimiento del equipo como le gustaría porque tiene que dedicar demasiado tiempo a tratar de consolidar los datos en hojas de cálculo para generar los informes de indicadores de la semana.
  • 6. Juan es analista de recursos humanos. Está estresado porque volvió a cometer un error en la nómina de sueldos y los valores no coinciden. El tendrá que parar lo que hace para comprobar los descuentos, salarios y beneficios de cada empleado y volver a procesar todo una vez más para solucionar el problema.
  • 7. Ana es analista de crédito y cobranza. Está cansada de que le exijan por tener que seguir generando exportaciones en el ERP y consolidando los valores de cobranza en una hoja de cálculo con informaciones de otros dos sistemas, verificar tres veces para asegurarse de no cobrar al cliente incorrectamente, generar comprobantes y verificar todos los días qué consumidores pagaron y no pagaron por el servicio.
  • 8. Pedro es analista de compras. Junto a su equipo le reclaman constantemente por retrasar demandas importantes para la empresa, porque existe un gran volumen de pequeñas compras que impactan en la larga fila de trabajo y comprometen su productividad en adquisiciones críticas para la empresa. Además, a la mitad del día hay siempre algunas facturas con errores de tasas que necesitan ser revisadas y corregidas.
  • 9. Los personajes son ficticios pero los problemas son reales.
  • 10. El trabajo en las organizaciones 100% >90% >80% >70% >60% >50% >40% >30% >20% >10% ~0% menos de 5% de las ocupaciones consisten en actividades que pueden ser totalmente automatizadas 1 8 18 26 34 42 51 62 73 91 100 6 a cada 10 ocupaciones tienen al menos el 30% de sus actividades automatizables Trabajo robótico e repetitivo JOBS LOST, JOBS GAINED: WORKFORCE TRANSITIONS IN A TIME OF AUTOMATION McKinsey Global Institute, Dec 2017
  • 11. ROBOT ROBOTA = esclavo para haver trabajo forzoso En más de la mitad de las ocupaciones, 1/3 del trabajo ejecutado es manual y robótico. expresión en eslavo
  • 12. El trabajador digital >> Procesamento de Lenguage Natural Chatbots y Sintetizador de voz Ojos Captura Lado Derecho del Cerebro Decisiones basadas en analisis cognitivo Lado Izquierdo del Cerebro Decisiones basadas en reglas Sistema Nervioso Central Coordinación/Orquestración Manos Ejecutar operaciones >> Gestión de Reglas (BRMS) >> Inteligencia Artificial (IA) Machine Learning >> Captura y procesamiento de imágenes >> Workflow >> Robotic Process Automation Boca y oídos Comunicación FONTE: Adaptado de IBM
  • 13. RPA Robots de software que ejecutan una secuencia de pasos en un trabajo, interactuando con los sistemas a través de interfaces de usuario que ya existen en las diversas aplicaciones que utilizan los profesionales de la organización. (Robotic Process Automation)
  • 14. Robotic Process Automation El robot desarrollado con tecnología RPA puede ser “entrenado” para ejecutar una secuencia de pasos y acciones en los sistemas como si fuera un usuario.
  • 15. Robotic Process Automation Después del entrenamiento, se puede programar el robot para que ejecute los pasos como si fuera una persona operando el sistema, pero hasta 5 veces más rápido que una persona normal, con menos errores y con total trazabilidad de las acciones.
  • 16. Robotic Process Automation Robô 02Robô 01 Robô 03 Robô 04 Robô 05 Robô 07Robô 06 Robô 08 Robô 09 Robô 10
  • 17. Que son los procesos para RPA Abrir correo electrónico Extraer archivo adjunto Abrir navegador Acceder a la aplicación de almacenamiento de archivos Iniciar sesión en la aplicación Almacenar en carpeta virtual Actualizar el estado del documento pendiente en la hoja de control Abrir hoja de cálculo de control > Recibir documentación pendiente de proveedores en evaluación Actuailzar datos de vendas de la semana Enviar correo electrónico com informe adjunto al director Identificar el momento de elaborar el informe de ventas Acceder al sistema de control de ventas (70 sucursales; 5-8 vendedores de cada sucursal) Autenticarse en AD Extraer el informe de pedidos de cada vendedor Abrir hoja de cálculos Generar gráficos de indicadores de desempeño > Elaborar y enviar informe de metas
  • 18. Robotic Process Automation ¡A esto lo llamamos EFICIENCIA! Con el uso de robots, podemos hacer la misma actividad más rápido, con más volumen y más barato.
  • 19. El trabajo en las organizaciones FONTE: Where machines could replace humans – and where they can’t (yet) - McKinsey Digital, Julho 2016 9 Menos susceptible 18 20 25 64 69 78 Poco susceptible Altamente susceptible % del tempo gastado em todas las ocupaciones (EEUU) 7 14 16 12 17 16 18 Gerenciando personas Aplicando expertise Interacción con otras partes Trabajo físico previsible Colecta de datos Processamiento de datos Trabalho físico previsible
  • 20. BPM Una disciplina de gestión que integra la estrategia y los objetivos de una organización con las expectativas y necesidades de los clientes, centrándose en los procesos de extremo a extremo. [ABPMP BPM CBoK] (Business Process Management)
  • 21. Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Transformación Cómo hacer el trabajo mejor Cómo hacer el trabajo de manera más eficiente Cómo lograr las expectativas de las partes interesadas Cómo hacer el trabajo con agilidad el proceso antiguo (actual) el nuevo proceso
  • 22. Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)
  • 23. Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) Abrir correo electrónico Extraer archivo adjunto Abrir navegador Acceder a la aplicación de almacenamiento de archivos Iniciar sesión en la aplicación Almacenar em carpeta virtual Actualizar el estado del documento pendiente en la hoja de control Abrir hoja de cálculo de control > Recibir documentación pendiente de proveedores en evaluación
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  • 27. BPM + BPMS + RPA Integre el proceso con los sistemas a través de API y servicios web existentes utilizando tareas de servicio BPMS Inicie procesos BPM basados en correos electrónicos entrantes o para manejar excepciones de tareas de bot de RPA Utilice RPA para tareas de usuario específicas en el proceso donde hay trabajo manual basado en reglas Utilice las tareas de usuario de BPMS para el análisis y la toma de decisiones. Utilice RPA para actualizar la información del proceso en sistemas no integrados Utilice tareas de usuario de BPMS para revisiones que requieran juicio humano
  • 29. Caso aplicado BPMS + RPA Proceso de Compras de Bajo Valor Empresa: Indústria de Transformación Multinacional Con sede administrativa en Sao Paulo, opera 29 unidades industriales en el país. BRASIL
  • 30. Caso aplicado BPMS + RPA Proceso de Compras de Bajo Valor Problema: Grande volumen de compras de bajo valor Articulos Diversos: ▪ Ticket promedio de R$ 4000 (Aprox S/. 2 680) ▪ Volumen anual de 10,000 ordenes/ano Pequeñas compras: ▪ valores bajo R$ 15000 (Aprox. S/. 10 000) ▪ Reglas claras ▪ Compra siempre al precio más bajo ▪ Dos rondas de negociación Miles de órdenes de compras/ano
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  • 32. Caso aplicado BPMS + RPA Proceso de Compras de Bajo Valor Ganancias esperadas: Tiempo reducido em compras de bajo valor Aprox 1600h/mes Simplificación da relación com proveedores Compliance Selección inteligente de proveedores y garantía de reglas de compra El equipe de suministro se enfoca em compras críticas Grande volumen de compras de bajo valor Reducción del tiempo de processos de artículos diversos en 76%
  • 33. De fuera hacia adentro: BPMS & Robots para la experiencia del cliente E-book: 50 Tarefas Robotizadas com RPA para Você se Inspirar (PT) http://conteudo.iprocess.com.br/e- book-processos-automatizados-rpa
  • 34. De fuera hacia adentro: BPMS & Robots para la experiencia del cliente Cómo funciona Actualización de Datos Personales en Registro de Cliente Ganancias esperadas Robot es accionado por chatbot o outro canal de servicio, recibe los datos actualizados del cliente Localizar registro del cliente Enviar mensage de confirmación para cliente Redactar mensaje de correo electrónico personalizado Actualizar los datos solicitados (dirección o número de teléfono, por ejemplo) Reducción del tiempo de las personas em tareas manuales Más agilidad em executar la actividad Reducción de errores Mejor experiencia del cliente com la respuesta ágil
  • 35. De fuera hacia adentro: BPMS & Robots para la experiencia del cliente Cómo funciona Activación de Proceso de Servicio Ganancias esperadas Robot es accionado por mensaje enviado por canal de servicio con solicitud de cliente Classificar solicitud Reducción del tiempo de las personas em tareas manuales Más agilidad em executar la actividad Mejor experiencia del cliente com la respuesta ágil Buscar o crear registro de contacto Más servicios convertidos
  • 36. De fuera hacia adentro: BPMS & Robots para la experiencia del cliente Cómo funciona Liberación de Órdenes de Clientes Ganancias esperadas Reducción del tiempo de las personas em tareas manuales Más agilidad em executar la actividad Mejor experiencia del cliente com la respuesta ágil Robot supervisa periódicamente el correo electónico en busca de mensajes de confirmación de pago enviar un mensaje al cliente confirmando la liberación del pedido Buscar pedido en el ERP Identificar el correo electrónico de pago y obtener los datos del pedido Actualizar informe de seguimiento si pago no identificado Activar orden de liberación em ERP si identifico el pago Obtener extracto bancario para transferencias y depósitos Buscar registro del pago en el extracto Analista puede monitorear pagos no identificados e intervenir cuando sea necesario Más rápido na liberación de ordenes
  • 37. De fuera hacia adentro: BPMS & Robots para la experiencia del cliente Cómo funciona Analisis de Riesgo Crediticio de Clientes Ganancias esperadas Robot procesa periódicamente una lista de clientes para la verificación del riesgo crediticio El gerente de cuenta es informado de inmediato si se identifican riesgos al tratar con el cliente Consultar datos básicos del cliente Consulte al Servicio de Impuestos Federales Comparar información consultar alta en servicio de protección crediticia comprobar la validez del documento Elaborar informe de riesgo crediticio Consultar la estructura corporativa del cliente Reducción del tiempo de las personas em tareas manuales simples Mejor experiencia del cliente Alertas inmediatas a los responsables de posibilitar una respuesta más ágil Conferencia más completa y detallada de lo que es posible para los humanos
  • 40. Kelly Sganderla Consultora de Inovación en Procesos kelly.sganderla@iprocess.com.br www.iprocess.com.br BPMS + RPA Personas y robots trabajando juntos en la organización optimizada y digital PREGUNTAS ¡Conéctese conmigo en linkedin!