El documento presenta varios problemas en el área de servicios funerarios como conflictos entre empleados, baja productividad y cumplimiento de metas, estancamiento en tareas delegadas y falta de aprovisionamiento en el almacén. Propone soluciones como mejorar la comunicación, definir funciones claras, establecer controles y mecanismos de seguimiento, y realizar mantenimientos preventivos a los equipos.

1. CESINCOR LTDA. FUNERALES LOS OLIVOS MONTERIA. PRESENTACION PLAN DE TRABAJO DIRECTOR DE SERVICIOS ELIANA MILENA ABRIL

2. Conflictos internos entre los empleados del área que impiden realizar un trabajo en equipo.

3. CAUSAS: Desmotivación, falta de pertenencia hacia la empresa, los empleados sienten que solo reciben órdenes y no participan en el mejoramiento de los procesos de su área, sienten que se deben quedar callados, no existe claridad en las funciones, procesos y actividades individuales, no tienen control de su trabajo. EFECTOS: Trabajo en equipo poco efectivo, disminución en la eficiencia y efectividad del trabajo lo que conduce a una baja productividad.

4. SOLUCIONES: Afianzar la cultura organizacional para recordar los valores y principios de la empresa generando sentido de pertenencia; mantener un pensamiento positivo dentro del área crear una cultura de responsabilidad, cordialidad, respeto, tolerancia, compañerismo, importancia del trabajo en equipo. MISION – VISION –VALORES CORPORATIVOS

5. Mantener una comunicación constante con el equipo de trabajo, mediante reuniones periódicas(semanal) donde se discutan los posibles inconvenientes laborales respecto a la consecución de las metas propuestas. Dar confianza a cada empleado brindándole un espacio para que exprese sus necesidades, sus inquietudes , sus metas personales(escuchar al empleado)

6. Hacer sentir a los empleados, que ellos son importantes para la empresa, y para el área; capacitándolos en los procesos y funciones del área y haciéndolos participes con sus ideas en la toma de decisiones para el mejoramiento continuo del área; esto permite a los empleados tener la oportunidad y la responsabilidad de dar lo mejor de si.

7. Definir claramente funciones y actividades individuales, determinando donde empieza y donde termina el trabajo de cada persona, para mejorar el trabajo en equipo y para generar sentido de responsabilidad con el cumplimiento de las metas.

8. Fortalecer el trabajo en equipo, mediante la motivación y la participación de los empleados. Las soluciones descritas anteriormente se realizan fortaleciendo la capacidad de liderazgo y empoderamiento e identificando las personas problemáticas y actuando sobre ellas principalmente.

9. El cumplimiento de metas presupuestado es del 90% y se encuentra por debajo del 80%.

10. CAUSAS: Los indicadores no son claros o pueden tener errores en el cálculo o en la interpretación. Los empleados no tienen metas bien definidas en sus actividades. Existen posibles fallas en el trabajo en equipo. Falta de compromiso y disciplina por parte del grupo de trabajo.

11. EFECTOS: Baja productividad que puede afectar la calidad y eficiencia en el servicio, retiro de clientes insatisfechos, menos posibilidades de crédito con los proveedores y a largo plazo disminución de los ingresos y utilidades de la empresa.

12. SOLUCIONES: Planear efectivamente las actividades que se van a realizar en el área para lograr los objetivos, mediante la elaboración de cronogramas de actividades que cuenten con un tiempo mínimo para los posibles imprevistos. Realizar y presupuestar metas que sean viables, que se puedan alcanzar, que sean flexibles y de acuerdo con las metas y fines organizacionales.

13. Monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades. Revisar los métodos de cálculo y el tipo de indicadores que se están utilizando para medir el cumplimiento de las metas. Definir y comunicar correcta y claramente las metas de cada empleado. Comprometer al empleado y concientizarlo de la importancia que tiene su labor dentro del equipo de trabajo, hacer que sea dueño de sus funciones.

14. Existe estancamiento en algunas tareas delegadas pues no existen mecanismos de control para seguimiento de las labores.

15. CAUSAS: Posibles fallas al delegar actividades. Falta medición de los resultados. EFECTOS: Deficiencia en las labores realizadas. Demoras en los procesos del área afectando la eficiencia en el servicio.

16. SOLUCIONES: Capacitación y explicación clara de los procesos y actividades delegadas, empezar delegando actividades sencillas para generar confianza en la persona. Observar a la persona mientras realiza las actividades propuestas y resolver sus inquietudes.

17. Preguntar a la persona que aportes puede dar para realizar mejor las actividades. Establecer mecanismos de control, mediante la elaboración de estándares que sirvan como guía para medir los resultados.

19. Corregir las desviaciones una vez sean detectadas y proponer nuevos procedimientos para realizar las tareas.

20. Retroalimentar el resultado de la medición con la persona encargada de la tarea explicando los nuevos procedimientos y escuchando sus propuestas para mejorar el desempeño de su labor.

22. CAUSAS: El sistema de inventarios puede estar generando errores. Falta definir el stock de máximos y mínimos en el inventario. Fallas en el análisis de los elementos de mayor rotación. Posible falta de recursos monetarios. posiblemente no existe control sobre los mantenimientos de los equipos. Carencia de planes y cronogramas de mantenimientos preventivos.

23. EFECTOS: Baja eficiencia en la prestación del servicio debido a la falta de insumos, esto afecta la fidelidad de los clientes.

24. SOLUCIONES: Revisar si existe disponibilidad de recursos para la compra de los elementos del inventario, si no, hablar con el área de compras para determinar si es viable adquirir créditos con los proveedores. Calcular la rotación del inventario para determinar que elementos son los más necesarios en la prestación del servicio. Determinar el stock de máximos y mínimos para saber que cantidades de elementos se deben mantener en el inventario.

25. Realizar inventarios físicos periódicos y verificar la seguridad física del almacén con el fin de mantener un control del inventario y del almacén. Analizar los procesos del área de compras y almacén, mediante la realización de indicadores que permitan determinar la eficiencia en la solicitud por parte del almacén y la respuesta por parte de compras en cuanto al aprovisionamiento de elementos. Establecer un cronograma de mantenimientos preventivos de los equipos.

26. Solicitar conceptos técnicos de los equipos reparados constantemente para saber la calidad de dichos equipos y por qué se presentan fallas continuas en los mismos, para tomar la decisión de adquirir nuevos equipos o seguir reparándolos Revisar el cálculo de la depreciación de los equipos para establecer su tiempo de vida útil y determinar si es necesario darlos de baja.

27. Elaborar una hoja de ruta por cada equipo donde se especifique la descripción del equipo, la fecha, el tipo de mantenimiento, por qué se realizó, si hubo cambio de partes del equipo; esto con el fin de controlar los mantenimientos realizados y la cantidad de mantenimientos que tienen los equipos.

29. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN… ELIANA MILENA ABRIL CONTADOR PUBLICO