El documento describe diferentes sistemas y métodos para administrar inventarios en las empresas. Explica los sistemas de inventario físico y lógico, así como la importancia de la exactitud del inventario. También describe el método ABC para clasificar los artículos de inventario en tres categorías (A, B y C) según su valor y uso, permitiendo aplicar diferentes niveles de control a cada categoría. Finalmente, detalla las ventajas de este método ABC, como ahorrar en personal, prevenir desabastecimientos y mejorar la eficiencia en el manejo de

1. SISTEMA DE INVENTARIO
Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una
práctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo,
los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos de sangre por lo general
almacenan bienes o artículos. ¿Cómo decide una instalación de este tipo sobre su
"política de inventarios", es decir, cuándo y cómo se reabastece? En una empresa
pequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas
decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas
pequeñas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la
"administración científica del inventario"
TIPOS DE SISTEMAS DE INVENTARIOS
FISICO: Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o
confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la
empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los
materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros
de existencias o en el banco de datos sobre materiales.
LOGICO: Sistema de información del registro de la existencia del inventario físico.
Registra todas las entradas y salidas por medio de la utilización del cardex.
EXACTITUD DE INVENTARIOS
La exactitud de inventario se determina midiendo el costo de las referencias que
en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado
cuando se realiza el inventario físico.
LAS REGLAS DE ORO DEL DIRECTOR DE ALMACEN
1. Todo ítem debe estar debidamente codificado y localizado.
2. Todo movimiento de inventario ya sea de entrada, de salida o de
documentación de saldo debe estar debidamente diligenciado y documentado
(Firmado por los encargados).
3. Los documentos de entrada deben diferenciarse de los documentos de salida,
ya sea por un color o código.
4. En cuanto sea posible el lugar físico de entrega debe ser diferente al lugar físico
locativo de recepción de materiales (llegada).
5. En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar almacenados
en un mismo lugar; si no es posible marcarlos con algo.
6. En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres personas
diferentes y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario estableciendo las
siguientes reglas:
-Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.
Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial

2. -Si las tres tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la presencia de un
auditor.
7. Los ítem de mayor peso o masa deben estar almacenados de abajo hacia arriba
(seguridad industrial).
8. Los ítem que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos antes
de que se cierre el día (Verificar las existencias físicas con las existencias lógicas
del sistema).
9. Nadie del personal del inventario se va hasta que no esté cuadrado el
movimiento de los ítems de ese día.
10. No recibir comisiones ni premios de los proveedores.
11. Los reportes de inventarios deben estar hechos máximo tres días antes de
finalizar el mes.
CONTEO CICLICO
El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a
intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del
indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.
El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta
rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.
Procedimiento general:
En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos los
materiales que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador de
inventario cíclico. El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar los
materiales en diversas categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A, B, C y D).
En cada categoría se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.
Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:
- Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacén)
- Automáticamente con el análisis ABC
PRINCIPIO DE PARETO
El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe este
nombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez.
Pareto enunció el principio basándose en el denominado conocimiento empírico.
Observó que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de
mucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones
80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de población, ostentaba
el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de población, el 20%
de ese mismo algo.
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3. UN MÉTODO DE CONTROL, ES EL MÉTODO ABC:
Este método está orientado a clasificar los ítem es de inventario en base a su
costo unitario y al valor de las cantidades utilizadas durante un período
determinado.
Sobre la base de importancia de cada ítem, se aplican grados diferentes de control
en proporción directa al grado de valor y frecuencia de utilización, “cuánto más
grande el valor y la frecuencia, mayor será el control que se aplique”.
¿Cómo se determina la importancia de cada ítem?
Se clasifican los inventarios de la siguiente forma:
1. Para cada ítem, determinar la cantidad de “u” consumidas, durante un período
de tiempo determinado.
2. Obtener costo unitario de cada ítem.
3. Multiplicar las cantidades consumidas por el costo unitario, determinando así, el
costo de las cantidades empleadas para cada ítem.
4. Ordenar los artículos en orden descendente por sus valores de consumo.
5. Ordenar los artículos en orden descendente por sus costos unitarios.
Ejemplo:
1)
CANTIDAD
ARTICULO COSTO UNITARIO VALOR CONSUMO
UTILIZADA
1 3.000 1,20 3.600
2 2.800 4 11.200
3 500 50 25.000
4 1.500 8 12.000
5 3.000 3 9.000
6 400 150 60.000
7 1.000 2 2.000
8 200 200 40.000
9 2.200 1,9 4.180
10 1.900 1,3 2.470
16.500 169.450
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4. 2) Clasificación de acuerdo al valor de consumo y costo unitario
CANTIDAD COSTO
ARTICULO V. CONSUMO
UTILIZADA UNITARIO
6 60.000 400 150
8 40.000 200 200
3 25.000 500 50
(74%) (7%)
4 12.000 1.500 8
2 11.200 2.800 4
5 9.000 3.000 3
(19%) (44%)
9 4.180 2.200 1,9
1 3.600 3.000 1,2
10 2.470 1.900 1,3
7 2.000 1.000 2
(7%) (49%)
De acuerdo a la clasificación, los inventarios se pueden dividir en tres grandes
categorías:
Artículos Clase A: Artículos cuyo costo unitario sea de $25 o más, o cuyo
consumo anual sea superior a $20.000.-
Artículos Clase B: Artículos entre $3 y $25, o cuyo consumo representa un costo
entre $9.000.- y $20.000.-
Artículos Clase C: Artículos cuyo costo es inferior a $3 y un consumo inferior a
$9.000.-
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5. Resumiendo:
Cantidad Ítem Valor Consumo
Clase A 7% 74%
Clase B 44% 19%
Clase C 49% 7%
¿Cuáles son los procedimientos y/o políticas de compra de cada clase de
Inventarios?
1. Artículos Clase A: Como son un número pequeño de artículos, pero de
elevado costo, se deben disminuir los niveles de existencia en bodega al
mínimo. No se recomiendan las existencias de seguridad, pero eso no quiere
decir, que se deba caer en riesgos de posibles desabastecimientos.
Para la adquisición de estos artículos, se requiere la aprobación de algún nivel
ejecutivo.
2. Artículos Clase B: Estos ítems constituyen aproximadamente un 20% de las
existencias totales y el consumo anual respectivo en valor representa
aproximadamente el mismo porcentaje del total.
No es fácil, la tarea de fijar políticas de compra para los ítems del grupo B, ya
que se encuentran en el centro de los extremos (entre ítems caros y baratos).
Por lo tanto, deberán fundamentarse en relación a la importancia relativa de los
artículos. Así, las políticas más adecuadas quedarán determinadas de la
siguiente forma:
 Si los artículos de Clase B, representan solamente un 20% del consumo
total, las políticas descritas relativas a la Clase C, serán las más adecuadas.
 Pero sí representan un 40% del consumo total, deberán adoptarse las
políticas recomendadas para la Clase A, pero aplicando controles menos
estrictos.
 En resumen, el factor importante que hay que tomar en cuenta, lo constituye
la importancia que tienen los artículos de la Clase B, respecto al Inventario
Total.
3. Artículos Clase C: Representan el grueso de los ítems en Bodega, pero con un
valor relativamente Bajo. Las reservas de emergencias son utilizadas, en esta
clase de artículos. La compra de los artículos C, debe basarse en
procedimientos sencillos y rutinarios, no deben requerir ninguna autorización
especial, solamente la del Jefe de Compras.
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6. ¿Cuáles son las ventajas de dividir o clasificar las existencias en tres
categorías: A, B y C?
1. Economía en el personal necesario para la planificación y control de los
inventarios.
2. Menores posibilidades de casos de desabastecimiento de artículos causados
por fallas internas de la Empresa.
3. Mayor eficiencia en el manejo de las existencias.
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