Este documento presenta varias técnicas y herramientas para la administración efectiva de proyectos, incluyendo diagramas de Gantt, hitos, diagramas de red PERT y CPM. También describe métodos como Roy y GrafoColor para la programación y control de proyectos. Finalmente, explica herramientas para definir actividades, secuenciarlas y estimar su duración como asesoría especializada, estimación análoga y opinión experta.

1. UGLic. José LorenzanaControl y evaluación de proyectos ISábado 07:00 a 08:00 a.m.Presentación Capitulo IVBrenda Lucrecia López de León 081032219/02/2011

2. TÉCNICAS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS El objetivo de los procesos de control de proyectos es comprobar que los trabajos se realicen bajo las estipulaciones organizacionales, técnicas, contractuales y legales que rijan los mismos. Particularmente que cumplan las especificaciones técnicas de calidad definidas al inicio del mismo. Además , que se ejecuten dentro del tiempo y costo establecido.

3. A continuación se explican las diversas técnicas y herramientas existentes para llevar a cabo la administración eficaz del proyectoRepresentaciónde dependencias

4. El diagrama de tiempo y horarios o grafica de Gantt ayuda a que todos sepan exactamente que tienen que hacer y en que tiempo deben hacerlo. Permite organizar las actividades, determinar los lapsos para la investigación y reunión de la información , administrar el tiempo del equipo , planificación de actividades y provee una excelente guía a través de todo el trabajo que se realiza. Este diagrama permite visualizar el control del avance del proyecto durante su ejecución.GRAFICA DE GANTT O DIAGRAMA DE BARRAS

5. Un hito milestone es un evento claramente verificable y que requiere verificación antes de poder proseguir con la ejecución del proyecto . La utilidad de los hitos se basa en la buena selección de los mismos. Pero al igual que los diagramas de GANTT, la programación con hitos no aporta o refleja información acerca de la interdependencia entre tareas o actividades. Es una enumeración de los mismos.GRAFICA DE HITOS

6. Un diagrama de red es una representación que vincula las actividades de un proyecto entre si para reflejar las interdependencias entre las mismas. Una actividad puede presentar interdependencias con actividades sucesoras, predecesoras, o en paralelo Los mas importantes son: PERT; PDM, ADM.DIAGRAMA DE RED

7. El método del camino critico (CPM) derivado de las iniciales de su nombre en ingles CriticalPathMethod representa una valiosa herramienta para la programación de cualquier proyecto. Para representar el proyecto se basa en el concepto de Red. Se diferencia de PERT por detalles de cómo se manejan el tiempo y el costo. En realidad, las diferencias entre PERT y CPM en la practica han desaparecido en la medida que se han integrado las mejores características de ambos por la necesidad existente de manejar con eficacia los proyectosCPM

8. El PERT es una tecnic que deriva su nombre en ingles ProgramEvaluation and ReviewTechnique, que en español significa Técnica de revisión y evaluación de programas. Ayuda a minimizar los riesgos de la falta de exactitud en la planificación y la indisponibilidad de recursos al ejecutar un proyecto. Esta orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos en los que el tiempo de duración de las actividades es una incertidumbre.PERT

9. Traficación de actividades en un diagrama de PERT. En la figura siguiente B inicia en x y termina en y:BxySi una actividad C debe ser realizada antes de la siguiente D se representa:CDyzxSi al completar una actividad E se puede comenzar dos o mas (F,G) tal situación se puede representar así:zFExyGw

10. Para calcular el tiempo del proyecto se debe considerar la duración de cada actividad. Luego se realiza un análisis de la red para determinar cual es la serie de actividades que al sumar sus duraciones constituyen la ruta mas larga denominada “ruta o camino critico” Se puede estimar el tiempo de acuerdo a :Una estimación precisa basada en trabajos anteriores Una estimación evaluada basada en experiencia recienteCreencias basadas en buen juicio y conocimiento de l trabajo

11. Lo ideal es combinar estas categorías ya que cada una de ellas es valiosa. Es un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia el costo. Se supone tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m por lo que la duración es mas probable.T= a+4m+b 6 Se debe de calcular la probabilidad de completar el proyecto en el tiempo requerido pero hacerlo puede ser complicado y su valor practico no es muy alto. Por ello se aplica la formula para el tiempo medio.

12. CPM-PERT La programación de proyectos por CPM-PERT consiste en tres fases básicas: Planeación, Programación y control. En la fase de planeación se descompone el proyecto en actividades distintas. Se determina las estimaciones de tiempo para dichas actividades y se construye un diagrama de red (flechas). Dicho diagrama muestra las interdependencias entre las actividades en forma grafica. Luego , se construye el diagrama de tiempos de iniciación y terminación para cada actividad así como su relación con otras actividades del proyecto. Esta es la etapa de programación. Se señalan aquellas actividades criticas

13. La fase final es la de control . Se deben hacer reportes periódicos de progreso, basados en el diagrama de flechas y el diagrama de GANTT. La red puede actualizarse y analizarse. Si es necesario , puede reprogramarse la parte restante de proyecto.

14. ROY Técnica para la programación y el control de proyectos. Es una técnica similar a las anteriores. Se orienta a problemas de tipo “ordenación” que poseen las siguientes características:El objetivo del problema es el estudio y/o control de la realización de algo: un gran conjunto o proyecto, etc.Esta realización puede descomponerse en la ejecución de un conjunto de actividades. Estas son las operaciones elementales. Tiene características de fecha de inicio, fecha de fin, duración, medios o recursos a utilizar.La ejecución de las tareas esta sometida a un conjunto de ligaduras. Debe respetar las limitaciones o condiciones que imponen las ligaduras respecto a :tecnología, equipos, proveedores, mano de obra , metodología

15. En el PERT se utilizan redes de arcos para representar las actividades. En ROY los vértices representan las actividades.Ejemplo diagrama Roy83cda20fkP625s2

16. Método grafico de control que puede mostrar el grado de ejecución del trabajo. Dicho método es antiguo y no muestra si el trabajo esta adelantado o atrasado con respecto a su programación. Además, no puede mostrar la relación de costos ejecutados contra presupuestados. El avance del trabajo de registra en un mapa y se utilizan colores . Originalmente los colores se plasman con marcador de color. Luego fue modificado y se emplearon tachuelas de color GRAFOCOLOR

17. PDM (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN DE PRECEDENCIAS) Por sus siglas en ingles PrecedenceDiagrammingMethid que significa método de diagramación de precedencias. Se basa en la utilización de una red. Las actividades se presentan en nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo). Estas flechas unen, a las vez que muestran las dependencias

18. Los tipos de relaciones de precedencias que permiten son:

19. AMD (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN POR LAS FLECHAS ) Por sus siglas en ingles ArrowDiagrammingMethod. Esta orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar las dependencias

20. Grafico de PDMDBinicioFinAECGrafico de ADMCBInicioDGFinAFE

21. Dentro de las modificaciones que ha sufrido la grafica de GANTT esta este diagrama. Se trata de un grafico de Gantt en el que aparecen las dependencias entre actividades y los recursos implicados en cada una de ellas. De esta forma permite visualizar en forma mas real el proyecto que la que se obtiene a través del diagrama de Gantt simple.DIAGRAMA DE TIEMPOS CON INTERDEPENDENCIAS

22. HERRAMIENTAS Y TÉCNICASHERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADESDESCOMPOSICIÓN: Involucra subdividir los elementos del proyecto, en componentes mas pequeños y manejables de manera que se pueda proveer un mejor control administrativo. La salida final se describe como actividades. En algunas áreas de aplicación, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y la lista de actividades se desarrollan simultaneamente.PATRONES: una lista de actividades o una porción de una lista de actividades de un proyecto previo se usa muchas veces como un patrón para un nuevo proyecto. Adicionalmente, la lista de actividades para un elemento de la Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto en ejecución puede ser usada como un patrón para otros elementos de (EDT) similares

23. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA SECUENCIA DE ACTIVIDADESMÉTODO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIA (PDM)MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN CON FLECHAS(AMD)MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN CONDICIONAL.Las técnicas de diagramación tales como: GERT (tecnica de evaluación y repaso grafica) y modelos de sistemas dinámicos permiten el uso de actividades no secuenciales tales como iteraciones (un ensayo que se debe repetir mas de una vez) o ramales condicionales (una actualización de diseño que solo se necesita si la inspección detecta errores). Las técnicas de PDM y AMD no permiten el uso de ciclos o de ramales condicionales o probabilísticas.Patrones de red: redes estandarizadas pueden ser usadas para acelerar la preparación de diagramas de red de proyectos. Estás pueden incluir un proyecto entero o solamente una porción de este.

24. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE PARA LA ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE ,LAS ACTIVIDADES ASESORÍAS ESPECIALIZADA U OPINIÓN EXPERTA. Toma ventaja de la opinión experta basada en experiencia en la gestión de proyectos en el sector. Las duraciones en ocasiones son difíciles de estimar. La opinión guiada por información histórica deberá ser usada cuando sea posible.ESTIMACIÓN ANÁLOGA también llamada estimación de arriba-hacia abajo (top-down), precisa usar duraciones reales de una actividad. La estimación análoga es una forma de opinión experta y es mas fiable cuando la actividad previa es similar de hecho y no solo de apariencia. Esta basada en información histórica de duraciones reales de actividades anteriores similares.SIMULACIÓN Involucra calcular múltiples duraciones con diferentes juegos de suposiciones.

25. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOSESTIMACIÓN ANÁLOGA también se conoce como estimación arriba-abajo (top-down estimating), significa usar el costo real de un proyecto similar anterior , como la base de la estimación del proyecto MODELACIÓN PARAMÉTRICA implica usar características (parámetros) del proyecto, en un modelo matemático para predecir costos

26. ESTACIÓN ABAJO-ARRIBA Esta técnica comprende la estimación del costo de elementos individuales de trabajo, y luego se totalizan los estimativos individuales para calcular el total del proyecto. El costo y precisión de la estimación abajo-arriba esta en función del tamaño de los elementos individuales de trabajo. El equipo administrativo del proyecto debe sopesar la precisión ganada contra el costo adicionalHERRAMIENTAS COMPUTARIZADAS herramientas computarizadas tales como software de administración de proyectos y hojas de calculo son usadas ampliamente para asistir en la estimación de costos.

27. ANÁLISIS MATEMÁTICO Calcula las fechas teóricas tempranas y tardías para todas las actividades sin tener en cuenta las limitaciones existentes de recursos. Las fechas no determinan la programación Indican los periodos de tiempo en los que las actividades se deberían programar dadas las limitaciones de recursos y cualquier tipo de limitación conocida. Las Técnicas mas conocidas son:Método de la Ruta critica (CPM)Método de evaluación y revisión grafica (GERT)Técnica de Evaluación y revisión de programas (PERT)HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA EL DESARROLLO DE LA PROGRAMACIÓN

28. COMPRENSIÓN DE DURACIONES:Es un caso especial del análisis matemático que busca maneras de acortar la duración del proyecto sin cambiar el alcance de este, por ejemplo, cumplir fechas impuestas o metas de programación. La comprensión de duraciones incluye técnicas tales como Crashig: En esta técnica se realizan cambios entre los costos y la programación para determinar el mayor grado de comprensión a cambio del menor aumento posible en los costos.Fast tracking: esta técnica consiste en realizar actividades en paralelo que normalmente se ejecutarían en secuencia. Este, generalmente, resulta en trabajos que hay que repetir, y aumenta de manera desproporcionada el riesgo asociado con el proyecto SIMULACIONES Heurísticas de nivelación de recursos. El análisis matemático muchas veces produce programación preliminar que requiere mas recursos durante ciertos periodos de tiempo de los que hay disponibles, o que requiere cambios en los niveles de recursos que no son manejables. una heurística como “asignar recursos críticos escasos a actividades de la ruta critica primero” puede ser aplicada para desarrollar una programación que refleje tales restricciones. La programación con base en restricciones de recursos es un caso especial de nivelación de recursos en donde la heurística involucrada es una limitación en la cantidad de recursos disponible

29. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA EL CONTROL DE LA PROGRAMACIÓNSISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS A LA PROGRAMACIÓN Define los procedimientos por medio de los cuales la programación del proyecto puede ser cambiada. Deberá estar integrado de manera intima con el sistema general de control de cambios MEDICIÓN DE DESEMPEÑO estas técnicas ayudan a cuantificar la magnitud de cualquier variación que ocurra. Una parte importante del control del la programación es decidir si la varianza de programación requiere acción correctiva.PLANIFICACIÓN ADICIONAL Muy pocos proyectos se desarrollan exactamente de acuerdo a su plan. Cambios prospectivos pueden requerir nuevas o revisadas duraciones de actividades, secuencias de actividades modificadas, o análisis de programaciones alternas.

30. FIN CAPITULO IV