Diagnóstico del Archivo Central del SENA, Regional Tolima, Centro de Comercio y Servicios

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INFORME DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO DE
ARCHIVO DEL SENA REGIONAL TOLIMA
TANIA IVETH GUATAVITA MANRIQUE
EDNA VIVIANA AGUILAR SÁNCHEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 681913
IBAGUÉ, TOLIMA
2014

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DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DEL SENA REGIONAL TOLIMA
EDNA VIVIANA AGUILAR SÁNCHEZ
TANIA IVETH GUATAVITA MANRIQUE
Informe para identificar y evaluar las condiciones
de la infraestructura de los archivos
Jorge Armando Varela Rendón
Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS, TOLIMA
TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
2014

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Nota de aceptación:
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Firma del presidente del jurado
_____________________________
Firma del jurado
Ibagué, 22 de Agosto de 2014

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DEDICATORIA
Dedicándolo primeramente a Dios que fue el creador de todas las cosas, el que
me ha dado fortaleza para continuar, de igual forma, a mis Padres, a quien le debo
toda mi vida, les agradezco el cariño y su comprensión, quienes han sabido
formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a
salir adelante buscando siempre el mejor camino.
A mis compañeros e instructores, gracias por su tiempo, por su apoyo así como
por la sabiduría que me transmiten en el desarrollo de mi formación profesional
integral, en especial al instructor Jorge Varela, por guiarme en el desarrollo de
esta actividad y así llegar a la culminación de ella.

5
AGRADECIMIENTOS
Agradecer especialmente al Instructor Jorge Varela por servirnos como
instrumento de ayuda en la realización del informe, a los funcionarios por la
colaboración prestada respecto a dudas sobre la administración del archivo, y a
mis compañeros de formación por la colaboración, paciencia, apoyo y sobre todo
por esa gran confianza que nos brindan, por escucharnos y aconsejarnos siempre.

6
TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO.......................................................................................................................................... 10
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 15
1. OBJETIVOS..................................................................................................................................... 16
1.1 Objetivo General..................................................................................................................... 16
1.2 Objetivos Específicos............................................................................................................... 16
2. RESEÑA HISTÓRICA ....................................................................................................................... 17
3. METODOLOGÍA DE DIAGNOSTICO................................................................................................ 19
4. IDENTIFICACIÓN............................................................................................................................ 20
5. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO ..................................................................................... 22
5.1 El Archivo ................................................................................................................................ 23
5.2 Instalaciones del Depósito...................................................................................................... 23
6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN................................................................................ 32
6.1 Aspectos Archivísticos............................................................................................................. 33
6.2 Preservación Documental....................................................................................................... 34
6.3 Aspectos Archivísticos............................................................................................................. 34
6.5 Preservación Documental....................................................................................................... 35
6.6 Análisis de la Muestra de los Depósitos del Archivo Central.................................................. 35
6.6.1 Análisis deposito uno....................................................................................................... 35
6.6.2 Análisis deposito dos........................................................................................................ 40
6.6.3 Análisis deposito tres....................................................................................................... 45
6.6.4 Análisis deposito cuatro................................................................................................... 50
6.6.5 Total de muestras depósitos archivo central................................................................... 54
Tabla 13 Total de los depósitos SENA............................................................................................... 54
7. CONCLUSIONES............................................................................................................................. 56
8. RECOMENDACIONES..................................................................................................................... 57
9. BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................ 59
ANEXOS............................................................................................................................................. 60

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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Porcentaje factor de Riesgo Biológico ........................................................................ 35
Tabla 2. Porcentaje factor de Riesgo Químico.......................................................................... 36
Tabla 3 Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno................................................ 37
Tabla 6. Porcentaje factor de Riesgo Físico.............................................................................. 42
Tabla 10. Porcentaje factor de Riesgo Biológico ...................................................................... 50
Tabla 11. Porcentaje factor de Riesgo Químico........................................................................ 51
Tabla 12. Porcentaje factor de Riesgo Físico............................................................................ 52
Tabla 13 Total de los depósitos SENA....................................................................................... 54

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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Ubicación del SENA Centro de Comercio y Servicios.............................................. 22
Figura 2 Deposito uno del Archivo central del SENA............................................................... 24
Figura 3 Condiciones ambientales de ventilación..................................................................... 25
Figura 4 Estantería deposito uno. ............................................................................................... 26
Figura 5 planos sin almacenar deposito uno............................................................................. 27
Figura 6 Mala adecuación de ventanas en el deposito uno.................................................... 28
Figura 7. Luz incandescente deposito uno ................................................................................ 29
Figura 8 Plano deposito dos......................................................................................................... 29
Figura 9 Estantería deposito dos................................................................................................. 30
Figura 10 depósito cuatro del Archivo central del SENA......................................................... 30
Figura 11 Plano del depósito cuatro del Archivo central del SENA. ...................................... 31
Figura 12 Planoteca deposito uno............................................................................................... 32
Figura 13 Factor de alteración riesgo biológico deposito uno................................................. 36
Figura 14 Factor de alteración químico deposito uno .............................................................. 37
Figura 15 Factor de alteración físico deposito uno................................................................... 38
Figura 16 Factor de alteración físico deposito uno................................................................... 38
Figura 17 Factor de alteración biológico deposito dos............................................................. 40
Figura 18 Factor de alteración químico deposito dos .............................................................. 42
Figura 19 Factor de alteración físico deposito dos ................................................................... 43
Figura 20 Factor de alteración físico deposito dos................................................................... 43
Figura 21 Factor de alteración biológico deposito tres ............................................................ 45
Figura 22 Factor de alteración químico deposito tres .............................................................. 46
Figura 23 Factor de alteración físico deposito tres................................................................... 48
Figura 24 Factor de alteración físico deposito tres................................................................... 48
Figura 25 Factor de alteración biológico deposito cuatro........................................................ 50
Figura 26 Estadística total de los depósitos del Archivo Central............................................ 55

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LISTA DE ANEXOS
ANEXO A Factor de Riesgo salud y seguridad laboral ..........................................60
ANEXO B Ficha técnica deposito uno ...................................................................61
ANEXO C Ficha técnica deposito dos ...................................................................62
ANEXO D Ficha técnica deposito cuatro. ..............................................................64
ANEXO E (Continuación).......................................................................................65
ANEXO F Formatos de diagnóstico SENA ............................................................65

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GLOSARIO
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
ACERVO: conjunto de bienes o valores morales o culturales que pertenecen a un
grupo, región o país.
ALMACENAMIENTO: es un estándar que define la manera en que está codificada
la información en un archivo. Dado que una unidad de disco, o de hecho cualquier
memoria solo puede almacenar en los bits, la computadora debe tener alguna
manera de convertir la gran información a ceros, unos y viceversa. Hay diferentes
tipos de formatos para diferentes tipos de información. Sin embargo, dentro de
cada tipo de formato, por ejemplo documentos de un procesador de texto, habrá
normalmente varios formatos diferentes, a veces en competencia.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la
institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
BALDA: tabla o lámina horizontal que se coloca en una pared, dentro de un
armario o en una estantería y sirve para colocar objetos sobre ella.
CANTO O FILO: corte, arista o borde de la documentación.
CERRAMIENTO: cosa que cierra o tapa cualquier abertura, conducto o paso.
CINTAS MAGNÉTICAS: la cinta magnética es un tipo de medio o soporte de
almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un
material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato.
CONDICIONES AMBIENTALES: La exposición a las condiciones ambientales de
los lugares de trabajo no debe suponer un riesgo para la seguridad y la salud de
los trabajadores. Asimismo, y en la medida de lo posible, las condiciones
ambientales de los lugares de trabajo no deben constituir una fuente de
incomodidad o molestia para los trabajadores. A tal efecto, deberán evitarse las
temperaturas y las humedades extremas, los cambios bruscos de temperatura.
CONSERVACIÓN: Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la
protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en

11
archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de
los documentos.
Corrientes de aire molestas, los olores desagradables, la irradiación excesiva y, en
particular, la radiación solar a través de ventanas, luces o tabiques acristalados.
DEPOSITO: es un contrato mediante el cual el depositante cede la tenencia de
una cosa al depositario para que se encargue de custodiarla, debiendo éste
restituirla cuando el depositante la reclame. Es un contrato real, bilateral
imperfecto, gratuito, de derecho de gentes, de buena fe y no traslativo de dominio
ni de posesión.
DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
DIAGNOSTICO: al análisis que se realiza para determinar cualquier situación y
cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y
hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué
es lo que está pasando.
DOCUMENTACIÓN: como ciencia documental se podría definir (a grandes
rasgos) como la ciencia del procesamiento de información, que proporciona
información algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o
interdisciplinar.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
EL HUMIDIFICADOR: es un aparato que sirve para aumentar la humedad del
ambiente en una habitación.
ESTADÍSTICA: es una ciencia formal y una herramienta que estudia el uso y los
análisis provenientes de una muestra representativa de datos, busca explicar las
correlaciones y dependencias de un fenómeno físico o natural, de ocurrencia en
forma aleatoria o condicional.
ESTANTERÍA: es un mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar
libros, o en general; cosas.
EVALUAR: Analizar una cosa para determinar su valor, importancia o
trascendencia, la eficacia.
FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos

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aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un
conjunto de documentos.
FICHA TÉCNICA: es un documento en forma de sumario que contiene la
descripción de las características de un objeto, material, proceso o programa de
manera detallada. Los contenidos varían dependiendo del producto, servicio o
entidad descrita, pero en general suele contener datos como el nombre,
características físicas, el modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y
especificaciones técnicas.
FORMATO: es un estándar que define la manera en que está codificada la
información en un archivo. Dado que una unidad de disco, o de hecho cualquier
memoria solo puede almacenar en los bits, la computadora debe tener alguna
manera de convertir la gran información a ceros, unos y viceversa. Hay diferentes
tipos de formatos para diferentes tipos de información. Sin embargo, dentro de
cada tipo de formato, por ejemplo documentos de un procesador de texto, habrá
normalmente varios formatos diferentes, a veces en competencia.
FUENTE BIBLIOGRÁFICA: lista de fuentes consultadas que están relacionadas
con el tema.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
HUMEDAD RELATIVA: la cantidad de vapor de agua contenida en el aire
IGNÍFUGO: que protege contra el fuego.
INFORME: es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o
comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una
organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor
(reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos
necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados
y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
INFRAESTRUCTURA: aquella realización humana diseñada y dirigida por
profesionales de Arquitectura, Ingeniería Civil, Urbanistas, etc., que sirven de
soporte para el desarrollo de otras actividades y su funcionamiento, necesario en
la organización estructural de las ciudades y empresas.
LUZ INCANDESCENTE: elemento emisor de luz constituido por un filamento en
alto vacío.

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MEDICIÓN LINEAL: estimación comparativa de la longitud ocupada por la
documentación ubicada de filo o canto.
MEDICIÓN: es un proceso básico de la ciencia que consiste en comparar un
patrón seleccionado con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se desea
medir para ver.
MICROFILM: es un sistema de archivo, gestión y difusión documental.
MICROFILMACIÓN: técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con
criterios cuantitativos y cualitativos.
ORGANIZACIÓN: son estructuras sociales creadas para lograr metas o leyes por
medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro
tipo. Están compuestas por sistemas interrelaciones que cumplen funciones
especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito
específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la
Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Sociología, la
Economía y la Psicología.
PLANOTECA: tienen un diseño práctico para la consulta y manejo de los planos.
Con almacenamiento individual, que permite codificar y manejar cada plano por
separado.
RECOLECCIÓN DE DATOS: se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas
y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el
cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
REPROGRAFÍA: La reprografía es un proceso que permite reproducir documentos
impresos mediante técnicas como la fotocopia o fotografía.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
TRD: (Tabla de Retención Documental) constituyen un instrumento archivístico
que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura
orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante
de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

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UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una
unidad Archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja,
un libro o un tomo1
.
VALOR DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se denomina los valores
primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
1
Archivo General de la nación. (1546). Política archivística. “Banco terminológico”. Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov.co/.

15
INTRODUCCIÓN
Con el siguiente informe se pretende evaluar en el SENA Centro de Comercio y
Servicios, el estado del archivo, las condiciones de la documentación y la
estructura física, estableciendo los factores que afectan el archivo, colocando en
riesgo la documentación.
Para ello se planean unas estrategias basadas en el diagnóstico de los depósitos,
determinando los elementos que tienen impacto en los bienes documentales. Por
lo tanto se genera un plan enfocado en el análisis del diagnóstico para la
conservación de los documentos, con la ayuda de funcionarios, instructores y
aprendices.
Adelantando acciones para controlar y corregir el deterioro que ha tenido el
archivo, la mala adecuación en los lugares de almacenamiento, infraestructura
entre otros aspectos.

16
1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
 Evaluar la documentación, los factores de riesgo, la infraestructura y los
procesos administrativos para fomentar medidas preventivas y correctivas
de deterioro en el archivo por la acción de la humedad, fuego y aire
evadiendo su pérdida.
1.2 Objetivos Específicos
 Identificar y caracterizar la infraestructura y las condiciones
medioambientales de los archivos.
 Evaluar los factores de riesgo de la documentación.
 Contribuir y proponer mejoras para el mobiliario de los depósitos del
archivo.

17
2. RESEÑA HISTÓRICA
Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez Tono se embarcó en el sueño
que se convertiría en la que sería la obra de su vida. Ese sueño, recogía, en parte,
un anhelo de las clases trabajadores, quienes algunos años antes, a través de las
organizaciones sociales constituidas en ese entonces, como la UTC y la CTC,
plantearon la necesidad de que el país contara con un instituto de enseñanza
laboral técnica, a estilo SENA del Brasil.
En una conversación, a la orilla del lago Leman, en Suiza, con Francis Blanchard,
director de la División de Formación, de la Organización Internacional del Trabajo
(OIT), se planteó la posibilidad de crear una organización descentralizada del
Estado y con financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de
Martínez, quien lo expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliani
Román.
La iniciativa, defendida en un intenso debate ante el Consejo de Ministros y
revisada por un comité asesor, fue aprobada.
Así, el SENA nació durante el Gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia
del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118, del 21 de junio de
1957.
Sus funciones, definidas en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, eran brindar
formación profesional a los trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el
comercio, la agricultura, la minería y la ganadería.
Así mismo, su fin era proporcionar instrucción técnica al empleado, formación
acelerada para los adultos y ayudarles a los empleadores y trabajadores a
establecer un sistema nacional de aprendizaje.
Además, organizar y mantener la enseñanza teórica y práctica relacionada con
diferentes oficios; seleccionar los candidatos al aprendizaje; realizar cursos
complementarios de preparación, perfeccionamiento y adiestramiento para
trabajadores técnicos; y contribuir con el desarrollo de investigaciones
relacionadas con la organización científica, entre otras.
La entidad tripartita, en la cual participarían trabajadores, empleadores y Gobierno,
se llamó Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y surgió en el momento
indicado. La industria pretendía conquistar nuevos mercados y necesitaba más
trabajadores y mejor calificados, métodos modernos y cambios drásticos en la
productividad.

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El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono, quien admiraba el río Sena que
cruza a París, la ciudad luz, capital de Francia, donde estudió aspectos
relacionados con la formación profesional.
Antes de cumplir 30 años, Rodolfo Martínez, convirtió su tesis de grado, "La
Formación Profesional en el Marco de una Política de Empleo", en el SENA,
institución a la cual estuvo vinculado durante 17 años, desde su creación en 1957,
hasta el cambio de dirección propuesto por el presidente Alfonso López Michelsen
en 1974.
Estaba convencido de que sin capacitación del talento humano no habría
desarrollo. Por eso aprovechó las becas de la OIT. Para conocer las experiencias
en formación profesional acelerada implementadas en Europa después de la
Segunda Guerra Mundial y el apoyo de ese organismo con expertos que vinieron a
Colombia.
La institución que Rodolfo Martínez Tono dirigió con “mano dura” y manteniendo a
raya la politiquería, ofreció instrucción calificada al talento humano para enfrentar
los retos propios de una industria en crecimiento. Por ello, desde el principio, su
influencia fue notoria.
La naciente entidad no solo formaba técnicos, sino también empresarios y
promovía las pequeñas y medianas empresas2
.
2
Sena Regional Tolima. (2014). Reseña Histórica. Recuperado de
http://mgiportal.sena.edu.co/Portal/El+SENA/Historia/

19
3. METODOLOGÍA DE DIAGNOSTICO
La elaboración del diagnóstico se realizó con base a lo establecido por el Archivo
General de la Nación EN: “Pautas para Diagnóstico Integral de
Archivos”3
siguiendo los procesos de evaluación.
Se inició la medición de los depósitos de los archivos del SENA midiendo las
carpetas de canto a filo teniendo y cajas en metros lineales en cuenta lo
establecido en la norma técnica colombiana 50294
.
De acuerdo con la recolección de datos se hizo la ficha técnica diligenciando la
información solicitada como: Nombre de la entidad, Número de depósitos, y los
datos de las mediciones en metros lineales, área proyectada, metros cúbicos y
peso en toneladas y por último el esquema del depósito asignado.
Seguido de tener esta información se ajustaron los instrumentos para la
recolección de datos de acuerdo a las necesidades del archivo dándole prioridad
los tres aspectos fundamentales que son: la identificación del archivo,
infraestructura física y características de la documentación.
Luego de realizar el diseño de los formatos, acudimos a entrevistar al personal
encargado del archivo en donde cierta parte de la información plasmada en los
formatos de diagnóstico fue suministrada por personal que labora en los
depósitos, teniendo en cuenta el amplio conocimientos con respecto a la labor
que se realiza en el campo de la Gestión documental fue de gran ayuda para
profundizar en las condiciones ambientales en que se encontraba la
documentación.
Culminada la recolección de datos se realizó el muestreo sacando el 10% el cual
equivale a 667 muestras con el fin de identificar el estado de conservación de la
documentación teniendo en cuenta los factores ambientales que ponen en riesgo
el acervo documental evidenciándose manchas, hongos, desgarros, roturas,
fragilidad Etc., para esta recolección de datos se implementó el muestreo
aleatorio: “los cuales se consignan en tablas en los libros de estadística. Esto
implica que exista una numeración de las unidades que conforman el acervo
documental.5
3
JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C.: Imprenta
Nacional de Colombia.2003.ISBN 958-9298-96-6
4
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN .Medición de
Archivos.NTC5029.Bogota D.C.: Icontec, 2004.5 p.
5
JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto. Principios de Tipo Estadístico, Muestra. EN: Pautas para diagnóstico
integral de archivos. Bogotá D.C. 2003. P.44.

20
4. IDENTIFICACIÓN
La misión del SENA es cumplir con la función que le corresponde al estado de
invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos ofreciendo
y ejecutando la formación profesional integral para la corporación y desarrollo de
las personas en actividades productivas que contribuyan en el desarrollo social,
económico y tecnológico del país.
El servicio nacional de aprendizaje SENA se creó el 21 de junio de 1957 mediante
el acto legal del Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, perteneciendo al ministerio
de trabajo y haciendo parte de la rama ejecutiva; la regional Tolima está
conformada por tres centros: centro agropecuario, centro de industria y
confección, centro de comercio y servicios, su Director es Félix Ramón Triana
quien lleva 10 años ejerciendo el cargo.
El Centro de Comercio y Servicios se encuentra ubicada en la carrera 4a estadio
calle 44 avenida ferrocarril, en el municipio de Ibagué; la documentación que se
produce en esta entidad se encuentra almacenada en el archivo central, el sistema
de archivo es satelital y consta de cuatro depósitos asignados para almacenar
documentos que produce cada dependencia en función de las actividades
correspondientes.
4.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
El jefe de archivo es representado por personal administrativo y un representante
por parte de los instructores que recibe el cargo como coordinador de apoyo
administrativo mixto, el cual desempeña funciones tales como: coordinar
actividades en el archivo central y proyectos, así como se afirma en el artículo 16
de la ley 594 de 2000 “las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los
archivos de las entidades públicas, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de
servicios archivísticos” 6
.
Los funcionarios que laboran en el archivo cuentan con capacitaciones que ofrece
el SENA, cumpliendo el Articulo 18 de la Ley 594 de 2000“las entidades tienen la
obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y
áreas relacionadas con su labor”7
; de igual forma cuentan con un organigrama en
donde se evidencia la división de los archivos los cuales están bajo
responsabilidad del jefe de archivo, así mismo con el manual de gestión
6
LEY 594 DE 2000.Administracion de archivos, Titulo IV. Artículo 16.Obligaciones de los funcionarios a cuyo
cargo estén los archivos de las entidades públicas.P.5
7
LEY 594 DE 2000.Administracion de archivos, Titulo IV. Artículo 18.Capacitacion para los funcionarios de
archivo.P.6

21
documental teniendo en cuenta que este debe ejecutarse dentro del archivo, por
otra parte en el SENA se evidencian las tablas de retención documental dando
cumplimiento a lo que se establece en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, “será
obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas
de retención documental”8
.
4.2 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
El archivo del SENA cumple lo establecido en el artículo 27 de la Ley 594 de 2000,
“Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o ley”9
,
prestando el servicio interno y externo de consulta y asesoría a instructores,
aprendices y demás personas.
Por otra Parte los depósitos de archivo del SENA presta servicios como la
microfilmación, digitalización, consulta, fotocopia y se brindan asesorías por parte
de los funcionarios de acuerdo a las necesidades de la persona que requiera
solicitar información.
Para el préstamo de documentos se debe diligenciar un formato “FICHA O GUÍA
DE AFUERA” llenando los espacios con nombre del documento, numero de folios,
nombre del usuario, fecha de retiro y fecha de devolución, la cual debe ubicarse
en el lugar de donde fueron sacados los documentos10
.
8
LEY 594 DE 2000.Gestion de Documentos, Titulo V. Artículo 24.Obligatoriedad de las Tablas de Retención
Documental .P.7
9
LEY 594 DE 2000.Acceso y consulta de los Documentos, Titulo VI. Artículo 27.Acceso y consulta de
documentos.P.7
10
guía para los procesos de gestión documental en las oficinas del SENA a nivel nacional.(2012) consulta y
préstamo de documentos .Recuperado De:http://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/guia-basica-
para-la-gestion-documental-en-todas-las-dependencias.pdf.

22
5. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO
En 1968 se construyó como idea original la bodega para almacenar material de
construcción; que luego se convirtió en el centro de comercio y servicios SENA y
que actualmente se encuentra construido en concreto, pisos esmaltados, sus
ventanas y puertas están hechas en material metálico maderas y vidrio.
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 5 del acuerdo 049 de 2000 los
depósitos no cumplen con las condiciones ambientales de humedad y temperatura
ya que el promedio debe ser de 15 a 20°c11
.Geográficamente se encuentra
ubicado; al norte con Cortolima, sur con la universidad del Tolima, oriente la cruz
roja y occidente con las piscinas olímpicas.
Figura 1 Ubicación del SENA Centro de Comercio y Servicios
En la edificación de tres de los cuatro depósitos se encuentran ubicados debajo
del auditorio, excepto que el depósito uno está debajo de las escaleras, en el cual
se encuentra la planoteca, el depósito de archivo número cuatro se encuentra
cerca al parqueadero y la ubicación no es la correcta tal como se afirma en el
Artículo 2 del acuerdo 049 “la edificación debe tener en cuenta los siguientes
11
JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5 EN: Pautas para diagnóstico integral de
archivos.P.75

23
aspectos: características de terreno sin riesgo de humedad subterránea o
problemas de inundación y que ofrezca estabilidad”12
.
Por Consiguiente el estado del inmueble es regular, ya que las pinturas de las
paredes están deterioradas y tienen humedad, lo cual puede afectar el acervo
documental que allí se almacena.
5.1 El Archivo
El Archivo Central ocupa el primer nivel que contiene 4 depósitos, estos están
adecuados pero no son suficientes, según el acuerdo 049 de 2000, la edificación
debe contar con un espacio suficiente para albergar la documentación acumulada
y su natural incremento, según esto los depósitos no cumplen con esta condición
según los aspectos estructurales13
.
Cada depósito contiene diferente documentación sin ningún criterio, cuentan con
un área administrativa, de reprografía, limpieza y consulta, las áreas del archivo se
encuentran distribuidas en diferentes espacios. Las resoluciones se guardan en la
oficina de correspondencia, El lugar de inmobiliario donde se almacena historias
laborales, actas, resoluciones y contratos es en estantería y móviles. Las
resoluciones se encuentran almacenadas en la oficinas de correspondencia, y las
historias laborales en el depósito tres (3) en estantería móvil.
El archivo no posee una zona de trabajo archivística, todo está adjunto, lo cual es
un problema de seguridad como la regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito, la documentación no cuenta con las áreas
destinas para la custodia de la documentación que garantice la seguridad de los
acervos documentales como está estipulado en el acuerdo 049 del 2000 Articulo 1
“Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con
las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente de seguridad y
de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales14
”.
5.2 Instalaciones del Depósito
Se inspecciona aspectos ambientales presentes en los depósitos respeto al tipo
de iluminación su manejo y medio de control, la ventilación bien sea natural o
12
JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 2.Ubicacion. EN: Pautas para diagnóstico integral
de archivos.P.73
13
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 ,mayo, 2000).Articulo 1 Edificio de
archivo
14
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo, 2000).Articulo 1 Edificio de
archivo.

24
artificial, temperatura, la humedad relativa y entrada de polvo con esta información
se tomara correctivos.15
Algunos archivos del Sena no poseen iluminación natural tienen una iluminación
incandescente hay ventilación natural sus ventanas son de hierro, aluminio y
madera cuenta con un humidificador y se hace una constante limpieza
Según el acuerdo 049 las condiciones de prevención de desastre y mantenimiento
se hacen énfasis en las condiciones, de seguridad respecto a los planes de
planeación y desastre cumple el archivo porque existe plan de prevención de
desastre para la entidad y el archivo, pero no hay un extintor apropiado para la
documentación.
La entidad cuenta con una línea de emergencia, comité de salud ocupacional,
brigada, planes de evacuación, señalización y vigilancia. El mantenimiento del
depósito se hace a claro con el personal de aseo. Hay dotación especial de bata,
guantes y tapabocas para los funcionarios de archivo y funcionarios que trabajan
con documentos.
En los depósitos la estantería debe ser de 2.20 m de alto, la resistencia de las
placas y pisos debe estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200
k/m2
, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de
mayor tamaño señalado16
.En conclusión con base a estos datos podemos decir
que los depósitos del Archivo central en cuanto a su peso están bien
estructurados.
 La placa del depósito uno soporta un peso aproximado de 205.5k/m2
.
DE PISO AL TECHO: 2.93M
ANCHO: 1.98 M
LARGO: 63 CM
Figura 2 Deposito uno del Archivo central del SENA.
15
JAIMES, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C
16
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 2 condiciones
generales.

25
Los depósitos cuentan con iluminación artificial incandescente y aproximadamente
de tres a cuatro focos por depósito; las ventanas y puertas están elaboradas en
material metálico y madera, las condiciones ambientales no son las adecuadas
puesto que la ventilación al archivo es muy mínima por el número de ventanas que
posee cada depósito. Acuerdo 049, Articulo 5 “Deberá contar con medios de
filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes
atmosféricos. Los niveles de estos guardan relación con el sitio de emplazamiento
de la edificación17
”
Figura 3 Condiciones ambientales de ventilación
17
JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5.Filtrado de Aire EN: Pautas para diagnóstico
integral de archivos.p.75.

26
La estantería no tiene una medida establecida, algunos estantes se encuentra a
más de 2.20m de alto. Están mal adecuados según el acuerdo 049 artículo 2 “Si
se utiliza estantería de 2.20m de alto, le estantería de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 12006k/m2,
cifra que se
debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño
señalado18
”.
Figura 4 Estantería deposito uno.
18
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 , mayo 2000)Articulo 2. Condiciones
generales.

27
Los planos se encuentran en soportes no archivísticos, no cumplen con el acuerdo
049 artículo 3 donde dice que “Todos los documentos sean sueltos o
encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes
con las características del tamaño y función19
”.
Figura 5 planos sin almacenar deposito uno
19
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 , mayo 2000) Articulo 3. Áreas de
depósito.

28
En el depósito hay ventanas con cartón instruyendo la ventilación no cumplen el
con el acuerdo 049, el artículo 5 “El caudal debe garantizar la renovación continua
y permaneciente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer
con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio20
”.
Figura 6 Mala adecuación de ventanas en el deposito uno
Inadecuada iluminación, según el acuerdo 049, articulo 5 Condiciones ambientales
y técnicas “Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescentes pero de
baja intensidad y utilizando filtros ultravioletas21
”.
20
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049(05, mayo 2000) Articulo 5 condiciones
ambientales y técnicas.
21
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 5. Condiciones
ambientales técnicas.

29
Figura 7. Luz incandescente deposito uno
 La placa del depósito dos soporto un peso aproximado de 134.6k/m2.
ANCHO: 5,85M
LARGO: 10,65M
Figura 8 Plano deposito dos.

30
El deposito dos tiene la estantería recostada a los muros, no cumple porque no el
acuerdo 049 artículo 5 dice “La estantería no ira recostada sobre los muros y se
debe dejar un espacio mínimo de 20 cm, entre estos y la estantería22
”.
Figura 9 Estantería deposito dos
 La placa del depósito tres soporta un peso aproximado de 50m2
.
Figura 10 depósito cuatro del Archivo central del SENA
22
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 5. Condiciones ambientales
técnicas.

31
 La placa del depósito cuatro soporta un peso aproximado de 155.8k/m2
.
Figura 11 Plano del depósito cuatro del Archivo central del SENA.

32
6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación de SENA se ha producido desde 1957 hasta la actual fecha,
con documentos en soporte fotográfico, papel impreso y en planos que se
encuentran almacenados en as Planotecas las unidades de almacenamiento para
la documentación son en cajas X100, X200 y X300 en las cuales se almacenan las
carpetas de papel propalcote y cartón, por lo tanto si cumple con lo establecido en
el Acuerdo 037 de 2002 en el Artículo Primero numeral 1.5 “las unidades de
conservación deben ser elaboradas en cartón neutro, y si no se dispone de este
material se aplicara al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por
contacto23
”.
Figura 12 Planoteca deposito uno.
23
JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3unidades de conservación
EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.81

33
La documentación elaborada a partir de nuevas tecnologías como: Microfilms,
disquetes y cintas magnéticas producidas por el SENA no cumplen con lo
establecido en el Acuerdo 037 de 2002 en el Artículo Primero numeral 1.5 “Los
rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estantería diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas
para garantizar su preservación24
”.
De acuerdo con la Norma Técnica Colombiana NTC 5029 Medición de Archivos25
el Deposito número uno ocupa 197.6 K/M2
en la documentación que almacena, de
igual forma los archivos de gestión se encuentran almacenados en estantería
horizontal dentro de las oficinas.
Los documentos no están seguro están a la vista de todos y fácil acceso y la
ubicación y no representa ninguna seguridad. Se encuentra ubicada en estantería
abierta de metal algunos en estantería de maderas, algunas están paralelas con
una distancia promedio de 100cm en forma vertical en archivadores horizontales.
Según el acuerdo 048 de 2000 la estantería no ira recostada sobre los muros y se
deja un espacio mínimo de 20cm, entre estos y estanterías. El espacio de
circulación entre cada módulo de estante debe tener mínimo de 70cm y un
corredor central mínimo de 120cm para la unidades de conservación como libros
legajos y carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos.
Los depósitos del Sena no cumplen con el acuerdo según el reglamento general
Acuerdo 04926
.
6.1 Aspectos Archivísticos
Se dirigen a determinar la forma de organización archivística que se utiliza y el tipo
de auxiliares descriptivos con los que se cuenta para recupera información regula
los procesos de transferencia documental aplicando las tablas de retención
documental.
La documentación está organizada numérica y cronológicamente cuenta con
instrumento de recuperación y información como guías índices catálogos e
24
JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3unidades de conservación
EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.81
25
Norma Técnica Colombiana NTC 5029 (2014).Medición de Archivos. Recuperado
de:http://es.slideshare.net/archivossenacdb/ntc-5029-medicion-de-archivos.
26
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049( 05 , mayo 2000)Articulo 3 Áreas de
depósito.

34
inventarios utilizando como medio de control el inventario, libro de registros,
clasificación de cuadros.
El archivo del Sena está regulado como archivo central y se regulan los
procedimientos de producción se hace un seguimiento de trámite, se elabora
tablas de retención aprobadas se han eliminado actas en papel. Y no ha habido
pérdidas de la document5acion.27
6.2 Preservación Documental
En los archivos del Sena hay presencia de hongos y insectos, se hace
mantenimiento de conservación al archivo, Se hace tratamiento preventivo Debido
a esto se han presentado enfermedades con rinitis, hongos en la piel para
aquellos que no utilizan la indumentaria adecuada.
Se realiza limpieza a la documentación, se realiza una transferencia primarias y la
documentación se prepara físicamente para el proceso, poseen un sistema
integrado de conservación de archivos se han hecho programas de conservación
preventiva basada en la normatividad delo archivo general de la nación, Utilizan
carpetas tipo propalcote, cajas tipo x 100 x 200 y x 300, una estantería fija y
corrediza la foliación preventiva, se realiza con lápiz HB no se realiza en pasta o
encuadernación.
Para preservar los documentos se debe hacer una programación de inspección
determinación aislamiento y erradicación de plagas ´programa de mantenimiento
en edificación, instalaciones y documentación28
6.3 Aspectos Archivísticos
Se dirigen a determinar la forma de organización archivística que se utiliza y el tipo
de auxiliares descriptivos con los que se cuenta para recupera información regula
los procesos de transferencia documental aplicando las tablas de retención
documental.
La documentación está organizada numérica y cronológicamente cuenta con
instrumento de recuperación y información como guías índices catálogos e
inventarios utilizando como medio de control el inventario, libro de registros,
clasificación de cuadros.
27
Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C
28
Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. ANEXO1 prevención en material de
archivo Bogotá D.C

35
El archivo del Sena está regulado como archivo central y se regulan los
procedimientos de producción se hace un seguimiento de trámite, se elabora
tablas de retención aprobadas se han eliminado actas en papel y no ha habido
pérdidas de la document5acion.29
6.5 Preservación Documental
En los archivos del Sena hay presencia de hongos y insectos, se hace
mantenimiento de conservación al archivo, Se hace tratamiento preventivo Debido
a esto se han presentado enfermedades con rinitis, hongos en la piel para
aquellos que no utilizan la indumentaria adecuada. Se realiza limpieza a la
documentación, se realiza una transferencia primarias y la documentación se
prepara físicamente para el proceso, poseen un sistema integrado de
conservación de archivos se han hecho programas de conservación preventiva
basada en la normatividad delo archivo general de la nación, Utilizan carpetas
tipo propalcote, cajas tipo x 200 y x 300, una estantería fija y corrediza la foliación
preventiva, se realiza con lápiz HB no se realiza en pasta o encuadernación.
Para preservar los documentos se debe hacer una programación de inspección
determinación aislamiento y erradicación de plagas ´programa de mantenimiento
en edificación, instalaciones y documentación30
6.6 Análisis de la Muestra de los Depósitos del Archivo Central
6.6.1 Análisis deposito uno
 Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito uno
Tabla 1. Porcentaje factor de Riesgo Biológico
BIOLÓGICO
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 97% 99% 99%
Bajo 2% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
29
Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C.
30
Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. ANEXO 1 prevención en
material de archivo Bogotá D.C.

36
Figura 13 Factor de alteración riesgo biológico deposito uno
En el depósito uno se puede encontrar que en factor biológico hay un grado
insipiente en hongos de un 97%, ocasionado por la alteración de calor, erosión
superficial, degradación enzimática de celulosa y proteínas ocasionando un efecto
cromático. Como también se está empezando a manifestar en insectos con un
99% con presencia de agujeros, erosión, superficial, cavernas, manchas y
excremento de insectos También se nota el manifiesto de los roedores con un
99% como ya se pueden encontrar destrucción mecánica, edificación por
excrementos.
 Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito uno
Tabla 2. Porcentaje factor de Riesgo Químico
97%
98%
98%
99%
99%
100%
100%
Hongos Insectos Rooedores
97%
99%
99%
2%
% Alteraciòn biologica deposito 1
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente
QUÍMICO
Grado Rotura Transparencia
Insipiente 94% 91%
Bajo 5% 6%
Medio 0% 1%
Avanzado 0% 1%

37
Figura 14 Factor de alteración químico deposito uno
En el depósito uno se pudo evidenciar que hay un grado insipiente de rotura con
un 94% identificando el proceso provocado por la corrosión de tintas en cuya
composición se encuentra que es producido por la exposición de las tintas a
ambientes húmedos contaminados o de materiales de carácter acido, este
también cuenta con un 5% de baja afectación en los archivos del depósito y un 0%
de grado medio y avanzado. Empezándose a manifestar con una transparencia de
un 91%con esta se mide el proceso de degradación que sufren los diversos tipos
de tintas, oxidación y su propiedades químicas como en los bordes del texto o
consecuente migración del folio, cuyo bajo grado de transparencia es de un 6%
que puede significar que no es muy alto su nivel de afectación en los documentos
y con un 1% en grado medio y avanzado.
 Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno
Tabla 3 Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno
FÍSICO
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 91% 64% 88% 92% 84%
Bajo 6% 26% 10% 6% 13%
Medio 1% 7% 1% 1% 2%
Avanzado 1% 3% 0% 0% 1%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
Rotura Transp.
94%
91%
5%
6%
% Alteraciòn quimica deposito 1
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

38
FÍSICO
Grado Faltante Fragmentación Doblez
Material
metálico
Cinta
adhesiva
Insipiente 97% 98% 60% 86% 89%
Bajo 2% 1% 26% 11% 9%
Medio 1% 0% 12% 2% 1%
Avanzado 0% 0% 1% 0% 0%
Figura 15 Factor de alteración físico deposito uno.
Figura 16 Factor de alteración físico deposito uno
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
91%
64%
88% 92%
84%
6%
26%
10% 6%
13%7%
1% 3% 1%
% Alteraciòn fisica deposito 1
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material
metalico
Cinta
adhes
97% 98%
60%
86% 89%
2% 1%
26%
11% 9%1%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

39
FACTOR FÍSICO
Igualmente encontramos en el factor físico un grado insipiente de desgarro con un
91% cuyo desgarro se manifiesta con deterioro de la documentación que se puede
encontrar encuadernada o empastada en diferentes tipos de de legajo como
también se puede evidenciar un bajo grado de manifestación con un 6%, tanto
como de desgarro medio y avanzado están con un porcentaje de 1%.
Las manchas las podemos evidenciar que se encuentran con un grado insipiente
de un 64% con unas características diferentes al soporte original de provocadas
por residuos de adhesivos, materiales grasos u otro elemento este cuenta con un
bajo grado del 26% en los archivos del depósito asignado pero así mismo se
puede evidenciar que en el grado medio y avanzado se diagnostican con unos
porcentajes de un 7% y un 3%.
La humedad se encuentra con un grado insipiente de un 88% a determinar los
niveles de humectación, qué se puedan producir bien sea con el tacto del agua o
la deformación total de ella como también se puede evidenciar un bajo grado de
un 10% de humedad y un 1% medio de la intensidad de alteraciones o deterioros
de este.
La fragilidad de este factor es diagnostica con un 92% y se refiere al producido en
las propiedades físicas del soporte que llevan a la disminución de flexibilidad y
resequedad del soporte como se le evidencio un bajo grado de un 6% de sus
exposiciones físicas o efectos de su foto oxidación o exposiciones elevadas a las
temperaturas, determinando un un grado medio de un 1% en ambientes totales
contaminados.
Las rasgaduras se evidenciaron con un factor incipiente de un 84% se define
como el desgarro de áreas de un soporte con la separación de sus bordes en
forma irregular de la manipulación, almacenamiento vandalismo o desastres
naturales y un bajo grado de consecuencia evaluada en un 13% como también se
pudo evidenciar en un grado medio y avanzado de un porcentaje tal de 2%,1% en
su totalidad de afectación en rasgaduras.
Los faltantes se encontraron evaluados en un 97% por las pérdidas existentes en
el soporte de encuadernación o empaste también se encontró un bajo grado de
2%de intensidad determinada al área comprometida durante un total de la unidad
y su grado medio y avanzado es de un 1%y un 0%.
Fragmentación se encuentra en grado insipiente de un 98%en que se generan los
mismos procesos asociados a los daños físicos en tanto rasgaduras y faltantes, se
pudo evidenciar que se encuentra con un grado bajo de un 1% y un 0% en grado
medio y avanzado.

40
Doblez grado insipiente de un 60%referidas a las áreas o zonas que se
encuentran dobladas sobre sí mismas, presentando un grado bajo de un 26% de
sus daños físicos a los documentos y un 12% con un 1% de grados medio y
avanzados.
En el materia metálico su grado de insipiente es de un 86% teniendo presencia
elementos como ganchos o materiales de agrupación presentando un bajo grado
de de un 9% en daños ocasionados por los materiales metálicos en los
documentos y un 1% en su grado medio.
6.6.2 Análisis deposito dos
 Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito dos.
BIOLÓGICO
Bajo 5% 4% 4%
Medio 2% 3% 3%
Avanzado 2% 8% 4%
Figura 17 Factor de alteración biológico deposito dos
75%
80%
85%
90%
95%
100%
92%
86%
90%
5%
4%
4%
2%
3%
3%
2%
8%
4%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

41
FACTOR BIOLÓGICO
Hongos de un grado insipiente del 92% ocasionado por el deterioro o degradación
del soporte provocando pérdidas parciales de los documentos, bajo un grado de
un 5% de una unidad o alteración de sus diferentes soportes como manchas o
coloración asociada a la aparición del moho, diagnosticando un grado medio y
avanzado de un 2%.
Insectos este se encuentra en un grado insipiente de un 86% provocando
degradación mecánica por la ingestión del soporte y su alteración química debida
a la materia orgánica, con un bajo grado de un 4% no encontrándose con mayor
manifestación de deterioro causado por los insectos, sacando un diagnostico
especificados en grado medio y avanzado de porcentajes tales como de un 3%,
8%atacando la documentación.
Roedores con un grado insipiente de un 90% produciendo una degradación
mecánica al dirigir materiales para construi8r las camas para sus crías y
ocasionando alteraciones de tipo químico, presentando un bajo grado de un 4% de
irregularidades en cada uno de los documentos del depósito 2 bajo de diagnóstico
de un grado medio de 3%en pérdidas de
Soporte y faltantes y un grado avanzado en cuyos bordes se presentan de forma
irregular debido a las mordeduras y con un grado avanzado de un 4% en la
degradación de los soportes en los documentos.
 Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito dos
QUÍMICO
Grado Rotura Transp.
Insipiente 54% 95%
Bajo 30% 3%
Medio 7% 0%
Avanzado 9% 2%

42
Figura 18 Factor de alteración químico deposito dos
FACTOR QUÍMICO
Rotura este se encuentra con grado insipiente de un 54%provocada por las
reacciones que se dan entre materiales empleados en la fabricación de soportes y
factores medioambientales, con un bajo grado de un 30% en el proceso provocado
por la corrosión se encuentren en metales, con un grado medio y avanzado de un
7%,9%del proceso de degradación producido por la exposición de las tintas a
ambientes húmedos.
Transparencia con un grado insipiente de un 95%manifestando un proceso de
degradación que han sufrido por efecto de su oxidación con un bajo grado de un
3% con un reservo del folio lo cual también conlleva a la perdida de resistencia
mecánica y sacando ello un diagnóstico de grado medio, avanzado con unos
porcentajes de un 0% y un 2% de su degradación.
 Porcentaje factor de Riesgo Físico. Deposito dos.
Tabla 6. Porcentaje factor de Riesgo Físico
FÍSICO
Insipiente 83% 19% 82% 89% 84%
Bajo 4% 58% 6% 3% 7%
Medio 6% 7% 7% 1% 2%
Avanzado 2% 15% 5% 7% 7%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Rotura Transp.
54%
95%
7%
9%
2%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

43
FÍSICO
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 94% 97% 48% 50% 95%
Bajo 2% 1% 33% 26% 4%
Medio 1% 0% 13% 10% 1%
Avanzado 3% 2% 6% 14% 0%
Figura 19 Factor de alteración físico deposito dos
Figura 20 Factor de alteración físico deposito dos
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
83%
19%
82% 89% 84%
4%
58%
3% 7%
6%
7%
7% 1% 2%
2%
15%
5% 7% 7%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
metalico
Cinta
adhes
94% 97%
48% 50%
95%
2%
33% 26%
4%1%
13%
10%
1%3% 2% 6% 14%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

44
FACTOR FÍSICO
Grado insipiente de desgarro con un 83% el cual se manifiesta con un deterioro en
los archivos que se puedan encontrar encuadernada o en diferentes tipos de de
legajo, también se pudo sacar un porcentaje para un bajo grado de manifestación
con un 4%, tanto como de desgarro medio y avanzado están con un porcentaje de
6%,2% por su incorrecta manipulación
Manchas estas se encuentran con un grado insipiente de un 19% con zona
definida de coloración y características diferentes del soporte original este cuenta
con un bajo grado del 58% en los archivos dirigida a determinar la presencia de
niveles de humectación en el depósito asignado, pero también se puede
evidenciar que en el grado medio y avanzado se diagnostican con unos
porcentajes de un 7% y un 15%en cuya intensidad está relacionada con pérdida
de parte o de cuya totalidad del soporte de cada documento.
Humedad se diagnosticó con un grado insipiente de un 82% determinando niveles
de humectación, produciéndose bien sea con el tacto del agua como también se
puede evidenciar un bajo grado de un 6% de humedad por efectos de exposición
prolongada y un 7% medio de la intensidad u o alteraciones fiscas de ellos como
con un grado avanzado de un 5%teniendo en cuenta la relación de cada deterioro
archivístico
Fragilidad este factor es diagnosticado con un grado insipiente de un 89%
producido del soporte que llevan a la disminución de flexibilidad y resequedad con
un bajo grado de un 3% tornando el soporte quebradizo de su pulverulencia,
exposiciones físicas elevadas a
Las temperaturas, determinando un un grado medio de un 1% en ambientes
contaminados. Por el contacto de materiales y un 7% de grado avanzado de
afectación en los documentos.
Rasgaduras con un factor incipiente de un 84% en áreas de soporte con bordes de
forma irregular en la manipulación, almacenamiento vandalismo o desastres
naturales y un bajo grado evaluada en un 7% se pudo evidenciar deficiencias en la
manipulación y almacenamiento o desastres naturales como también se pudo
identificar en los grados de medio, avanzado por porcentajes como de un 2%y un
7% de alteraciones en ellos.
Faltantes se encuentran insipientemente en un 94% con pérdidas en el soporte de
encuadernación o empaste y diagnosticado bajo grado de 2%de intensidad
terminada ala área comprometida como su grado medio y avanzado es de un 1%y
un 3%.
Fragmentación se encuentra en grado insipiente de un 97%con los mismos
procesos de separación asociados a los daños físicos en tanto rasgaduras y

45
faltantes, se encuentra con un grado bajo de un 1% y en grado medio, avanzado
de 0% y 2%
Doblez grado insipiente de un 48%manifestadas a las áreas o zonas en que se
encuentran dobladas sobre sí mismas, con un grado bajo de un 33% en las
marcas y pliegues dejados en ellos y un 13% con un 6% de grados medio y
avanzados.
Material metálico su grado insipiente es de un 50% teniendo presencia elementos
que provocan su corrosión presentando un bajo grado de de un 26% en daños
ocasionados por manchas y degradación los documentos y un 10% en su grado
medio que entran en contacto con ellos como un grado avanzado de un 14%por
presencia de los ganchos y otros materiales oxidantes.
6.6.3 Análisis deposito tres
 Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito tres
BIOLÓGICO
Bajo 6% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Figura 21 Factor de alteración biológico deposito tres
90%
91%
92%
93%
94%
95%
96%
97%
98%
99%
100%
94%
100% 100%
6%
0% 0% 0%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

46
FACTOR BIOLÓGICO
Hongos se pudieron identificar con un grado insipiente de un 94% ocasionado por
la humedad provocando que se identifiquen manchas superficiales o de coloración
como la aparición del moho, presentando un bajo grado de un 6%en alteración
relacionada con el grado de desarrollo de microorganismos y un medio y
avanzado grado de un 0%en soportes o grados de suciedad.
Insectos presentando un grado insipiente de un 100% provocando degradación en
los soportes archivísticos con grados bajos, medio y avanzado de un 0%sobre la
alteración que se da sobre los diferentes soportes.
Roedores con un grado insipiente de un 100% en alteraciones químicas derivadas
de la materia orgánica de sus excrementos y niveles con grados bajos, medios y
avanzados de un 0% que no presentan perdida de soporte alguno.
 Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito tres
QUÍMICO
Insipiente 95% 98%
Bajo 5% 2%
Medio 0% 0%
Avanzado 0% 0%
Figura 22 Factor de alteración químico deposito tres
92%
93%
94%
95%
96%
97%
98%
99%
100%
Rotura Transp.
95%
98%
5%
2%
0% 0%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

47
FACTOR QUÍMICO
Rotura presentando un grado insipiente de 95% provocadas por la corrosión de
metales asociados con reacciones de carácter acido producido por la exposición
de las tintas a ambientes húmedos con grados bajos de un 5% de materiales
contaminados y un medio y avanzado grado de un 0% para el depósito.
Transparencia con un grado insipiente de un 98% de los procesos de degradación
sufridos por la causa de oxidación y propiedades químicas, presentando un bajo
grado de un 2% de los documentos afectados como de un medio y avanzado
grado de un 0%
 Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito tres
FÍSICO
Insipiente 97% 75% 99% 98% 93%
Bajo 2% 21% 1% 2% 7%
Medio 1% 4% 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
FÍSICO
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 100% 100% 94% 88% 100%
Bajo 0% 0% 6% 11% 0%
Medio 0% 0% 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%

48
Figura 23 Factor de alteración físico deposito tres
Figura 24 Factor de alteración físico deposito tres
FACTOR FÍSICO
Grado insipiente de desgarro con un 97% el cual se manifestando un deterioro en
los documentos que se encuentran en diferentes tipos de de legajo, presentando
un bajo grado de un 2%de la separación de estos y grados medios y avanzados
de un 1%,0%.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
97%
75%
99% 98% 93%
2%
21%
2% 7%4%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente
82%
84%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
metalico
Cinta
adhes
100% 100%
94%
88%
100%
6%
11%
0% 0% 0% 0% 0%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

49
Manchas estas se proporcionan con un grado insipiente de un 75% con
coloración y características diferentes del soporte original provocados por residuos
de adhesivos presentando un bajo grado del 21% en archivos determinando la
presencia de niveles de humectación en el depósito como se pudo identificar un
grado medio, avanzado de un 4% y un 0%o con degradación de fragilidad o
fragmentación del soporte.
Humedad se presenta con un grado insipiente de un 99% teniendo niveles de
humectación, encontrándose en contacto con el agua como también se evidencio
un bajo grado de un 1% de humedad relativa de la intensidad u o alteraciones
fiscas con una disminución de un grado medio y avanzado de un 0%
Fragilidad este se encuentra con un grado insipiente de un 98% que llevan a la
disminución de flexibilidad y resequedad en los documentos, con un bajo grado de
un 2% debido a las exposiciones físicas elevadas a temperaturas y disminución de
niveles de humedad determinando un grado medio y avanzado de un 0% en
ambientes contaminados.
Rasgaduras con un factor incipiente de un 93% asociada a las deficiencias en
áreas de soporte y un grado bajo un 7% en la manipulación y almacenamiento o
desastres naturales como también se pudo diagnosticar grados de medio y
avanzado por porcentaje de un 0%.
Faltantes con un grado insipientemente en un 100% con pérdidas en el área
comprometida de su total unidad con grados bajos, medios y avanzados de un
0%de los mismos procesos con daños físicos.
Fragmentación con un grado insipiente de un 100% de separación del soporte por
los mismos procesos encontrándose con un grado bajo, medio y avanzado de un
0%
Dobles con un grado insipiente de un 94% referida a las áreas o zonas del soporte
en que se encuentran los documentos en la foliación bajo un grado de un 6% a las
marcas o pliegues en los soportes y grados medio y avanzado de un 0%.
Material metálico presentándose con un grado insipiente de un 88% en presencia
de ganchos metálicos provocando una corrosión en manchas y degradación de
materiales, bajo un grado de un 11% de degradación que están en contacto con
los documentos como se puede evidenciar en grados medios y avanzados un 0%
de su disposición o producción en trámite.
Cintas adhesivas con grado insipiente de un 100% provocando la alteración
química o física en los documentos produciendo manchas, fenómenos de
acidificación donde están expuestos presentando bajos grados de medio y
avanzado de un 0%

50
6.6.4 Análisis deposito cuatro
 Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito cuatro
BIOLÓGICO
Bajo 0% 0% 3%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Figura 25 Factor de alteración biológico deposito cuatro.
FACTOR BIOLÓGICO
Hongos con grado insipiente de un 100% provocando erosión superficial,
deformación de plano, aumento de porosidad y disminución de peso en el soporte
con grados bajos, medios, avanzados de un 05 en el desarrollo de
microorganismos.
Insectos grado insipiente de un 100% presentando la presencia de agujeros,
erosión superficial galerías y cavernas atacadas a la documentación y bajos
índices en medio y avanzado grado de un 0% asociados a ellos.
Roedores con grado insipiente de un 97% en la degradación mecánica al digerir el
material generando manchas y alteraciones en los documentos con un bajo grado
96%
97%
97%
98%
98%
99%
99%
100%
100%
100% 100%
97%
0%
3%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

51
de un 3% de pérdida de ellos y grados medios y avanzados con un 0% de los
archivos afectados.
 Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito cuatro
QUÍMICO
Insipiente 68% 95%
Bajo 31% 4%
Medio 1% 0%
Avanzado 0% 0%
Figura 17. Factor de alteración químico
FACTOR QUÍMICO
Rotura presentando grado insipiente de un 68% en la corrosión de los documentos
bajo un grado de un 31% producidos por tintas o ambientes húmedos y un grado
medio de un 1%de materiales contaminados.
Transparencia con un grado insipiente de un 95% en los procesos de degradación
u oxidación de los documentos presentando un bajo grado de un 4% de
propiedades químicas y paulatinas con grados medios y avanzados de un 0%
 Porcentaje factor de Riesgo Físico. Deposito cuatro
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Rotura Transp.
68%
95%
31%
4%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

52
Tabla 12. Porcentaje factor de Riesgo Físico
FÍSICO
Insipiente 86% 18% 100% 83% 82%
Bajo 13% 71% 0% 17% 15%
Medio 1% 10% 0% 0% 3%
Avanzado 0% 1% 0% 0% 0%
FÍSICO
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 92% 98% 59% 37% 83%
Bajo 8% 2% 38% 59% 16%
Medio 0% 0% 3% 4% 1%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Figura 18. Factor de alteración físico
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
86%
18%
100%
83% 82%
13%
71%
17% 15%
1%
10%
3%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

53
Figura 19. Factor de alteración físico
FACTOR FÍSICO
Desgarro grado insipiente de un 86% producidas por el deterioro en la
documentación con un grado bajo de un 13% en sus diferentes sistemas de
legajado y un grado medio de un 1%en el desprendimiento de estas.
Manchas con un grado insipiente de un 18% provocado por residuos de
adhesivos o materiales grasos bajo un grado de un 13% en materiales que
generen deterioros físicos y un 10% en un grado medio para la pérdida de un
soporte como en avanzado con un grado de un 1%en cualquier tipo de elemento
provocado por la humedad.
Humedad se presenta con un grado insipiente de un 100% presentando niveles de
humectación en los documentos como también se evidencio un bajo grado de un
0% de humedad relativa y un grado medio y avanzado de un 0%de materiales que
generen deterioro
Fragilidad en presencia de un grado insipiente de un 83% tornando soportes
quebradizos en los documentos y un 17% en un grado bajo o inferiores de niveles
de humedad de un 20% como en grados medios y avanzados de un 0% a la
exposición de ambientes contaminados
Rasgadura grado insipiente de un 82% en el desgarro o separación de los
documentos con un grado bajo de un 15% en las deficiencias y manipulación de
ellos, como un 3% de un grado medio en la totalidad del soporte a identificar
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
metalico
Cinta
adhes
92% 98%
59%
37%
83%
8%
38%
59%
16%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

54
Faltante grado insipiente de un 92% con pérdidas existentes tanto en el soporte
como en la encuadernación y un 8% de bajo grado en el área o total
comprometido con grados medio, avanzado de un 0% de deterioro.
Fragmentación con un grado insipiente de un 98% generando daños físicos en los
documentos y un grado bajo de un 2% en casos como rasgaduras y faltantes
presentando grados medios y avanzados de un 0%
Doblez con presencia de un grado insipiente de un 59% de dobleces en los
documentos y un grado bajo de un 38% presentadas en pliegues, marcas o
dobleces con grado medios, avanzados de un 3% y un 0%
Material metálico grado insipiente de un 37% cuyos artefactos como ganchos o
materiales de agrupación provocan corrosión en los documentos como en un bajo
grado de un 59% en manchas y degradación en los documentos y un grado medio
de un 4% en su producción y tramite
Cintas adhesivas con un grado insipiente de un 83% con provocación en
materiales físicos o de soportes y un 16% en un grado bajo de producción de
manchas y perdida de resistencia al área como también en un grado medio y
avanzado de un 1%,0% a evaluar las condiciones pertinentes.
6.6.5 Total de muestras depósitos archivo central
Tabla 13 Total de los depósitos SENA
BIOLOGICO QUIMICO FISICO
Grado Hongos Insectos Rooedores Rotura Transp. Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Faltante Fragme. Doblez Materialmetalico Cintaadhes
Insipiente 96% 97% 98% 84% 94% 91% 53% 91% 92% 85% 97% 98% 64% 75% 92%
Bajo 3% 1% 1% 12% 4% 7% 36% 6% 6% 11% 2% 1% 25% 19% 7%
Medio 0% 0% 1% 2% 1% 2% 7% 2% 1% 2% 1% 0% 9% 4% 1%
Avanzado 0% 1% 1% 2% 1% 1% 4% 1% 2% 2% 1% 0% 2% 3% 0%

55
Figura 26 Estadística total de los depósitos del Archivo Central
La estadística nos representa el estado de afectación en que se encuentra la
documentación arrojando como resultados que parte de la documentación se
encuentra deteriorada por roturas lo cual implica que hay pérdida de información;
de igual manera la transparencia no es de alto riesgo para el deterioro pero de
igual forma se deben realizar inspecciones para prevenir que este factor no
trascienda.
Es evidente que la perdida de la documentación es producto del material metálico,
pero el factor de mayor incidencia son las manchas, en consecuencia de esto se
genera perdida de información y deformación del plano.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
96%97%98%
84%
94%
91%
53%
91%92%
85%
97% 98%
64%
75%
92%
3% 1% 1%
12%
4%
7%
36%
6% 6%
11%
2% 1%
25%
19%
7%
Avanzado
Medio
Bajo
Insipiente

56
7. CONCLUSIONES
 Culminada la evaluación del diagnóstico concluimos que los depósitos del
SENA no cumplen con los acuerdos y decretos en donde se establece
como debe ser la infraestructura física del depósito para el almacenamiento
de documentos, para que este pueda conservar el acervo documental sin
que presentar deterioro, teniendo en cuenta las alteraciones físicas,
biológicas y químicas. De igual manera pretende brindar una amplia
descripción de la los factores de alteración de la documentación, la mala
adecuación de instrumentos no archivísticos en los depósitos, y resaltar que
no hay una propuesta que explique cómo se va a llevar a cabo un proceso
para la mejora del almacenamiento de la documentación y las causas que
lo están afectando frente a su conservación.
 Debido a las estadísticas y lo estudiado de los depósitos debemos
considerar importante el grado de alteración de la documentación para que
no abunde y se pierda la información.
 De acuerdo a las observaciones que se evidenciaron en los depósitos del
Archivo Central; se debe crear un proyecto buscando una solución eficaz
para que la documentación no se deteriore y cumpla con lo estipulado en
las normas.
 La planoteca ubicada en el deposito número uno es la adecuada puesto
que su capacidad de almacenamiento es insuficiente y además su unidad
de conservación es en madera lo cual puede los planos por alteraciones de
tipo biológico.
 Algunos estantes se encuentran recostados contra la pared y la estantería
no es la adecuada por el material en que se encuentra elaborado y además
no es resistente para la capacidad de almacenamiento.
 Las puertas de acceso no son pertinentes por el material en el que están
construidas, porque no son seguras y es propicia para hábitat de insectos.
 Las condiciones ambientales inciden en la afectación del acervo
documental a raíz de la luz directa de los focos de luz incandescente, y el
cableado eléctrico debe estar ubicado debajo de las canaletas.

57
8. RECOMENDACIONES
De acuerdo a los resultados obtenidos en el muestreo, la documentación que se
encuentra en todos los depósitos, alguna se encuentra con un factor de riesgo ya
avanzado se debe para esta implementar una medida de preventiva de control
fomentando soluciones a los problemas y riesgos que presenta la infraestructura
del Archivo Central del SENA.
 Es de vital importancia realizar planes estratégicos preventivos y correctivos
de la documentación que se almacena, para contribuir al mejoramiento del
estado de conservación.
 La dotación de infraestructura específica para cada tipo de documentación
que posea el archivo en cuanto a las instalaciones físicas, a su mobiliario y
medios de protección a través del uso de unidades de conservación y
formas de almacenamiento.
 La determinación de condiciones ambientales realizando su seguimiento
para adoptar los correctivos pertinentes. En algunos casos se va a requerir
el acondicionamiento o inclusive decidir de la construcción de nuevos
inmuebles. Tanto en uno como en otro caso, proporcionando sistemas que
faciliten la ventilación, el control de la iluminación y de contaminantes
atmosféricos como el polvo. De igual manera adoptando el tipo de
instalación más adecuada para la conducción y evacuación de los sistemas
hidráulicos y la facilidad de control de los conductos eléctricos.
De igual manera se debe contemplar la formulación de acciones de
primeros auxilios y programas de prevención de desastres.
 Plan de recuperación de material afectado.
 Programa control climático y contaminante atmosférico.
 La puertas de acceso no son pertinentes según el acuerdo 049 en el
artículo 2 “los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos en
material ignifugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la
abrasión.
 Una de las estrategias consiste en establecer los requerimientos de
capacitación tanto en lo relativo a la preservación como en la organización
archivística, ya que esta, además de ser necesaria para que el recurso
humano cuente con los elementos técnicos que le permitan desarrollar las

58
acciones en forma eficiente, contribuye con el mejoramiento continuo y su
adecuación a las circunstancias propias de cada entidad y archivo.31
 En el depósito uno el porcentaje de mayor alteración en la documentación
es de manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales con
filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría halógena.
Utilización de protección para las unidades de conservación, colocación de
filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes.
 En el depósito dos el grado de mayor alteración es material metálico como
manera correctiva se implementaría el almacenamiento en unidades de
conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón, evaluación y
desarrollo de métodos de recuperación en masa.
 En el depósito tres el grado de mayor alteración en la documentación es de
con un manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales con
filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría halógena.
Utilización de protección para las unidades de conservación, colocación de
filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes y material metálico como
manera correctiva se implementaría el almacenamiento en unidades de
conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón, evaluación y
desarrollo de métodos de recuperación en masa.
 En el depósito cuatro el grado de mayor alteración en la documentación es
de con un manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales
con filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría
halógena. Utilización de protección para las unidades de conservación,
colocación de filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes y material
metálico como manera correctiva se implementaría el almacenamiento en
unidades de conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón,
evaluación y desarrollo de métodos de recuperación en masa.
Se concluye que el 98% de la documentación es incipiente a alteraciones de tipo
Biológico Físico y Químico.
31
JAIMES SANCHEZ, Luis E. Interpretación de los aspectos evaluados EN: Pautas para diagnóstico integral
de archivos.P.51-52

59
9. BIBLIOGRAFÍA
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 de 2000. 5 de
Mayo. 2000. Bogotá, D.C.
Decreto 2578 de 2012.Capitulo ll.Articulo25 Evaluación de Documentos de
Archivo. Recuperado de:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN
.Medición de Archivos.NTC5029.Bogota D.C.: Icontec, 2004.5 p.
JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3
unidades de conservación EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.p.81.
JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5 EN: Pautas para
diagnóstico integral de archivos. p.75
JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto. Pautas para Integral de Archivo. Archivo
General de la Nación. Bogotá, D.C. 2003. 86 p. ISBN 958-9298-96-6
LEY 594 DE 2000.Acceso y consulta de los Documentos, Titulo VI. Artículo
27.Acceso y consulta de documentos.
Sena regional Tolima (2014).Reseña histórica. Recuperado de
www.sena.edu.co/acerca-del-sena/pagina/acerca-del-sena.aspx.

60
ANEXOS
ANEXO A Factor de Riesgo salud y seguridad laboral

61
ANEXO B Ficha técnica deposito uno

62
ANEXO C Ficha técnica deposito dos
FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN
NOMBRE DE LA ENTIDAD SENA
FECHA DE MEDICIÓN 10/ 06/ 2014
PERSONAS RESPONSABLES ANDREA CASALLAS
JACQUELINE LOZANO
PAULA ZAMBRANO
DEIRY DAYANNA BERMÚDEZ
PLANO
DATOS DE MEDICIÓN :
ZONA 1 : 55.29ML
ZONA 2 : 69.05ML
ZONA 3 : 114.02ML

63
TOTAL : 238.36ML
METROS CÚBICOS 16.5M3
ÁREA PROYECTADA 41.1M2
PESO DE DOCUMENTOS 8.01t
N° DE FOLIOS APROX.
ANEXOS

64
ANEXO D Ficha técnica deposito cuatro.

65
ANEXO E (Continuación)
ANEXO F Formatos de diagnóstico SENA
Formatos de Diagnóstico de la Cartilla “Diagnóstico Integral de Archivo”

Diagnóstico del Archivo Central del SENA, Regional Tolima, Centro de Comercio y Servicios

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