Este documento define el término "documento" y explica su etimología, características y clasificaciones. Un documento es cualquier objeto producido por un ser humano que contiene información sobre un hecho o acto. Los documentos pueden ser escritos, no escritos, públicos, privados, declarativos o representativos. La ley colombiana también provee definiciones de documentos.

1. LOS DOCUMENTOS

2. DOCUMENTO
ETIMOLOGICAMENTE:
La palabra documento proviene del
latín documentum “enseñanza, lec­ción”, derivado del
verbo doceo, ere “enseñar”.
DEFINICION:
Cualquier objeto o cosa producto de la actividad del
hombre, que contiene una información que narra,
hace conocer o representa un hecho o acto humano,
cualquiera sea su naturaleza, su soporte o su material,
su proceso de elaboración o su firma, por lo que puede
constituir un medio de prueba

3. DEFINICIONES DOCTRINALES
“Una cosa representativa, o sea capaz de representar un
hecho” (CARNELUTTI)
“Toda cosa que sea producto de un acto humano, perceptible
con los sentidos de la vista y el tacto, que sirve de prueba
histórica indirecta y representativa de un hecho cualquiera”
(DEVIS ECHANDIA)
“Es cualquier cosa que sirve por si misma para ilustrar o
comprobar por vía de representación, la existencia de un
hecho cualquiera o la exteriorización de un acto humano”
(PARRA QUIJANO)
“Es aquello que refleja el hecho del hombre, lo comunica”
(REVISTA LA LEY)

4. DOCUMENTOS EN LA LEY
COLOMBIANA
CODIGO PENAL:
ARTICULO 294. DOCUMENTO. “Para los efectos de la ley penal es
documento toda expresión de persona conocida o conocible
recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o
técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore
datos o hechos, que tengan capacidad probatoria”.
CODIGO GENERAL DEL PROCESO:
ARTICULO 243. Son documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones,
etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares.

5. DOCUMENTOS EN LA LEY
COLOMBIANA
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C 356 de
2003. “Documento, en sentido etimológico, es una cosa
que docet, esto es, que lleva en sí la virtud de hacer
conocer; esta virtud se debe a su contenido
representativo; por eso, documento es una cosa que
sirve para representar otra. Por otra parte, siendo la
representación siempre obra del hombre, el documento,
más que una cosa, es un opus (resultado de un
trabajo)”.

6. CARACTERISTICASCARACTERISTICAS
1. Es una cosa mueble, no un acto
2. Es representativa y declarativo
3. Es producto de una actividad humana
4. Sirve de prueba
5. Capacidad de transmitir o comunicar una información
6. No importa el material del cual esta hecho
7. Tiene permanencia en el tiempo

7. ELEMENTOS ESENCIALESELEMENTOS ESENCIALES
En su aspecto material, en todo documento se deben considerar
como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:
1. LA COSA. Es el elemento material que sirve de sustentación o
soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plástico,
papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar
o expresar, mediante letras, números, etc., una declaración de
voluntad o de verdad acerca de un hecho jurídico.
2. EL AUTOR O AUTORES. Son los sujetos de Derecho (personas)
que realizan la declaración de voluntad o verdad en la cosa. A los
fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir,
que declaran en el docu­mento y por ello deben otorgarlo con su
firma, que es la representación gráfica de la persona en el
documento y que expresa su consentimiento.
3. EL CONTENIDO. Para que un documento pueda ser tenido como
tal, es necesario que la manifestación de voluntad del autor tenga
trascendencia jurídica y sirva para probar los hechos a que se
refiere.

8. REQUISITOS PARA SU EXISTENCIAREQUISITOS PARA SU EXISTENCIA
JURIDICA (DEVIS ECHANDÍA)JURIDICA (DEVIS ECHANDÍA)
1. Que se trate de una cosa u objeto con
aptitud representativa formado mediante
un acto humano
2. Que represente un hecho cualquiera
3. Que tenga una significación probatoria

9. CLASES DE DOCUMENTOSCLASES DE DOCUMENTOS
1. DOCUMENTOS ESCRITOS
Son mensajes adheridos a un soporte cualquiera que
pueda ser comprendidos por sus receptores y
básicamente por caracteres u otros signos
Ejemplos: Autobiografías, Biografías, Censos,
Sentencias jurídicas, Informes gubernamentales,
Facturas, Libros de historia, Inventarios, Cartas, Diarios
personales, Revistas, Memorándums, Prensa periódica,
Prensa diaria, Novelas, Panfletos, Registros parroquiales,
Actas parlamentarias, Poemas, Juegos, Posters, Textos
escolares, Pergaminos, Discursos

10. 2. DOCUMENTOS NO ESCRITOS
Son mensajes adheridos a un soporte cualquiera que
pueda ser comprendidos por sus receptores pero no
limitado a caracteres u otros signos impresos en una
superficie.
La importancia de estos documentos es la manifestación
de la ocurrencia de un hecho, declaración de voluntad o
procedimiento y que puedan ser verificables frente al
paso del tiempo
Ejemplos: Cintas cinematográficas, videos, fotos,
cuadros, dibujos, radiografías, entre otros

11. 3. DOCUMENTOS PUBLICOS
Son aquellos que para su elaboración interviene un
funcionario publico con fundamento en sus facultades.
Articulo 243 del Código General del Proceso:
Documento público es el otorgado por el funcionario
público en ejercicio de sus funciones o con su
intervención. Así mismo, es público el documento
otorgado por un particular en ejercicio de funciones
públicas o con su intervención. Cuando consiste en un
escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario,
es instrumento público; cuando es autorizado por un
notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en
el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
Ejemplos: Acta de Matrimonio, Acta de Nacimiento y
Sentencias Definitivas

12. 4. DOCUMENTOS PRIVADOS
Son aquellos que por sus características, principalmente
relacionados con los intervinientes en su elaboración, no
cumplen con las condiciones para considerarse publico.
Con ellos se hace constar un hecho, una declaración de
voluntad o un procedimiento, pero sin solemnidades
especiales.
“Documento privado es el que no reúne los requisitos
para ser documentos público”.
Ejemplos: Pagaré, Contrato de arrendamiento y de venta

13. 5. DOCUMENTOS DECLARATIVOS
Contienen una manifestación de voluntad o de ciencia y
conocimiento, se subdividen en:
a. Declarativos Puros: Cuando contienen
manifestaciones de ciencia y conocimiento.
Ejemplo: Los que se elaboran para consignar los
avances de una investigación de carácter científico
b. Declarativos Constitutivos o dispositivos:
Contienen declaraciones de voluntad o acuerdos de
voluntad, produciendo efectos jurídicos sustanciales,
dando origen a un derecho o extinguiéndolos.

14. 5. DOCUMENTOS DECLARATIVOS:
c. Declarativos de Contenidos confesorio o
testimonial: Dependiendo si la declaración perjudica o
no a quien la realiza
d. Declarativos Representativos: Contienen una
declaración de quien lo crea, otorga o suscribe, es decir,
cuando representa el momento histórico en que tuvo
lugar tal declaración
Ejemplo: La escritura publica - declarativa porque es
manifestación de la voluntad de los otorgantes
- Representativa: Cuando se indica momento, lugar y o
sitio en que se realiza esa manifestación de voluntad

15. 6. DOCUMENTOS REPRESENTATIVOS
Son los que no describen ni contienen declaración
de ninguna especie, simplemente dan a entender la
existencia de un hecho. Ejemplos: Las fotografías,
los dibujos, los planos, los cuadros.
7. DOCUMENTOS AUTENTICOS
Cuando existe certeza sobre el autor
Articulo 244 Código General del Proceso: Es auténtico un
documento cuando existe certeza sobre la persona que
lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista
certeza respecto de la persona a quien se atribuya el
documento.

16. DIFERENCIAS ENTRE UN DOCUMENTO YDIFERENCIAS ENTRE UN DOCUMENTO Y
UN INSTRUMENTOUN INSTRUMENTO
La doctrina imperante es la que precisamente distingue el
documento del instrumento.
EL DOCUMENTO (GENERO) es el término general,
comprensivo de cuanto consta por escrito o gráfica-
mente, como un contrato, un libro, una carta, un plano,
una fotografía, etc., siendo pues diferente la forma en que
aparece extendido.
En cambio, EL INSTRUMENTO (ESPECIE) es el escrito
que contiene una manifestación o acto que debe surtir
efectos jurídicos. En senti-do estricto, entonces, el
instrumento es un documento escrito. De allí que todo
instrumento es documento, pero no todo documento es
instrumento.