El documento habla sobre la importancia del archivo en las empresas. Explica que el archivo es la memoria de la empresa y debe atenderse y cuidarse con esmero. También describe las funciones del archivo, las normas de conservación de documentos y la importancia de organizar bien la documentación para asegurar la productividad y el ahorro de tiempo en las empresas.

1. EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
 PRODUCTIVIDAD
 AHORRO DE TIEMPO
 ECONOMÍA

2. EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
EL ARCHIVO ES
LA MEMORIA
DE LA EMPRESA
Y, COMO
TAL, HABRÁ
QUE
ATENDERLO Y
CUIDARLO CON
ESMERO

3. EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
1. Que es un archivo
2. Que importancia tiene para la empresa
3. Cuales son las funciones del archivo
4. Normas que regulan la conservación de
documentos
5. Se pueden destruir los documentos
6. La organización del archivo

4. EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
1. ¿Que es un archivo?
• UN LUGAR FISICO
Lugar en el que se guarda la documentación,
• LA DOCUMENTACION
Conjunto ordenado de documentos que
se conservan con algún fin determinado:
histórico, jurídico, científico, económico, reli
gioso, político

5. ¿QUE IMPORTANCIA TIENE PARA LAS
EMPRESAS?
• Por imperativo legal:
La ley obliga a las empresas a guardar determinada
documentación relacionada con su actividad
• Por interés propio:
La información es la base y fundamento de muchas
decisiones empresariales; y esta , en muchas
ocasiones se encuentra en sus documentos.

6. • ¿cuáles son las funciones del archivo?
Todos los documentos tienen un ciclo de vida:
• Nacimiento
• Madurez
• Declive
• Muerte

7. NORMAS QUE REGULAN LA
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
“Los empresarios conservarán los libros,
correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante seis años,
a partir del último asiento realizado en los
libros, salvo que se establezca por
disposiciones generales o especiales......”

8. • ¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS?
LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE
DOCUMENTOS SE CONOCE COMO EXPURGAR
• Se emplean entre otros:
• Destrucción por medio de máquinas que los
convierten en finas virutas, es el mas adecuado en
cuanto al carácter confidencial de los doctos.
• Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.

9. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Una buena organización de la documentación ha
de cumplir las siguientes condiciones:
 Ser personalizada
 Estar planificada
 Ser metódica
 Ser adecuada y eficaz
 Comunicarse
 Iniciarse con el nacimiento del documento
 Ser constante

10. “LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LA VIDA”
Debemos:
Evitar la acumulación de papeles en la mesa:
• Clasificando y archivando, cuando no se necesiten
de forma continuada
• Seleccionando y conservando solo los necesarios
• Evitando las copias innecesarias
• Eliminando los que ya no sirvan

11. • Marcar el lugar del documento extraído del
archivo
• Utilizar códigos visuales para localizaciones
rápidas
• No dejar documentos sueltos, todos deben formar
parte de un asunto
• Antes de abrir un nuevo expediente asegurarse de
que no existe uno anterior.
• Archivar no es almacenar, es un lugar donde la
documentación está organizada.
• Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO