Este documento describe la evolución de la legislación colombiana sobre archivos y el derecho a la información. La Ley 47 de 1920 estableció las primeras normas para proteger el patrimonio documental. Posteriormente, la Ley 57 de 1985 consagró el derecho de acceso ciudadano a los documentos públicos, estableciendo excepciones de reserva. Finalmente, la legislación ha protegido cada vez más el derecho a la privacidad e intimidad frente a la divulgación de información personal sin consentimiento.

1. El DERECHO Y LOS ARCHIVOS
Por: José Alberto Giraldo López, Ex – Secretario General del Archivo General
de la Nación de Colombia. Abogado, Especializado en Derecho de la
Comunicación en la Universidad Javeriana y Derecho Empresarial en la
Universidad De los Andes.
La preocupación por la protección jurídica del patrimonio documental se ha visto
acrecentada en los últimos años al comprobar la multiplicación y potencialidad de
los procedimientos susceptibles de vulnerarlo, como son los medios técnicos de
captación y transmisión de la imagen y del sonido, así como los de acumulación y
procesamiento de la información.
El desarrollo jurídico de los archivos, se cualifica a partir de la Ley 47 del 30 de
octubre de 1920, por medio de la cual se dictan normas sobre el patrimonio
documental y artístico y sobre bibliotecas, museos y archivos.
Cabe destacar que de esta Ley los artículos 1° y 2° que establecen la prohibición
de sacar del territorio de la nación papeles, documentos y objetos pertenecientes a
los archivos, museos o bibliotecas, tanto públicos como privados, estableciendo
para los archivos de propiedad privada que dichos documentos tengan interés
histórico o sean de alguna importancia para el Estado.
Igualmente, se preceptúa la posibilidad de adquirir para la nación los documentos
de reconocida importancia para la historia, el arte o la ciencia nacional, previo
avalúo y dictamen favorable de la academia (Artículo 4°).
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia. 2003

2. En el caso de los archivos públicos, se establece que el cuerpo consultivo del
gobierno, en la organización y reglamentación de los mismos, será la Academia
de Historia (Artículo 11).
Otros tópicos que regula la norma mencionada, tienen que ver con aspectos
como:
a. La formación en archivos públicos de una sección especial de documentos que
por su escasez, rareza o valor extraordinario, histórico, político, científico o
artístico, puedan llamarse únicos, calificación otorgada por la respectiva academia
y con aprobación del gobierno (Artículo 6).
Es importante resaltar que el enunciado anterior, es una aproximación a lo que
debe considerarse como patrimonio documental histórico, pues en ella se
establece unas connotaciones específicas que deben reunir dichos documentos
para formar parte del patrimonio cultural de la Nación.
b.. Establece una reserva legal para los documentos que, a juicio de la Comisión
de Relaciones Exteriores, el gobierno debe custodiar como reservados y restringir
el uso de los mismos en términos generales (Art. 5°).
c.. Un procedimiento para la entrega formal por parte de todo agente diplomático
del Archivo de la Nación.
En el año de 1959, mediante la expedición de la Ley 163 del 30 de diciembre, por
medio de la cual se establece la defensa y conservación del patrimonio histórico,
artístico y de los monumentos nacionales, nuevamente se legisla con relación al
patrimonio documental de los archivos.
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3. Esta Ley contempla la penalización para quienes exporten clandestinamente
archivos y documentos de los comprendidos en la Ley, decomisándolos y a
través de multas. En igual sentido, castiga cualquier daño causado a estos
monumentos, penalizándolos de conformidad a lo preceptuado en el Código
Penal.
Con la expedición de la Ley 57 de 1985 “Por la cual se ordena la publicidad de
los actos y documentos oficiales”, el estado colombiano comienza a otorgar a los
documentos valor como instrumento de control de gestión, ya que consagra en el
Artículo 12 el “Acceso Ciudadano a los Documentos”, cuando expresa: “Toda
persona tiene derecho a consultar los documentos que reposan en las oficinas
públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado, conforme a la Constitución o la Ley o
no hagan relación a la defensa o a la seguridad nacional”.
Este Artículo establece el principio general de acceso a los documentos que
reposan en las oficinas públicas, es importante destacar que no es sólo el
documento producido por la entidad pública, sino todo documento que por
cualquier razón se encuentra en dicha entidad.
El principio tiene una excepción, la cual consiste en el carácter reservado, reserva
que según lo expresa el artículo debe ser conforme a la Constitución o a la Ley,
igualmente, son reservados los documentos que tengan relación con la defensa y
seguridad nacional.
La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los 30 años de su
expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere carácter histórico y podrá
ser consultado por cualquier ciudadano.
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4. De la norma transcrita se deduce que la mayor reserva en Colombia es de 30
años, esto significa que pueden existir documentos con reserva legal inferior, por
ejemplo la reserva sumarial de algunos expedientes judiciales.
Así mismo, el hecho de que un documento sea reservado no le da el carácter de
histórico, sólo son históricos aquellos documentos que la Constitución o la Ley les
haya fijado la máxima reserva legal. Como por ejemplo los señalados en la Ley 11
de 1991 Artículo 42 (Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores).
En el Capítulo de “Acceso Ciudadano a los Documentos” de la Ley 57 de 1985,
se regula, entre otros aspectos:
a. La autorización para consultar documentos y para expedir copias o fotocopias,
deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario a quien éste
haya delegado.
b. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad
solicitada lo justifique.
c. Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán
sometidas a reserva.
Si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho
documento y no a las demás piezas del expediente.
El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo
soliciten para el ejercicio de sus funciones.
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5. Sólo podrá negarse la consulta de determinados documentos o la copia de los
mismos mediante providencia motivada que señale su carácter reservado,
indicando las disposiciones legales que así lo señalan.
La solicitud de copia o fotocopia de los documentos realizados por un periodista
acreditado como representante de un medio de comunicación, se debe tramitar
preferencialmente.
Las peticiones de acceso al documento copia o fotocopia deben resolverse en un
término máximo de 10 días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta se
entenderá que la solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento será
entregado dentro de los 3 días.
LA RESERVA
La imposibilidad de acceso a cierta información por parte de los particulares y de
la misma administración, está desarrollando legalmente, el principio de reserva de
ciertos documentos, bien sea en interés general o particular.
Interés general:
La defensa o seguridad nacional.
Alta conveniencia pública.
Eficacia del servicio.
Interés particular:
El derecho a la intimidad.
El derecho a la honra.
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6. La Ley no se ha ocupado de definir que es la reserva o lo secreto, y entiende por
secreto o reservado “cualquier cosa, conocimiento o noticia que debe mantenerse
oculta o inviolable”.
El secreto puede ser natural, si recae sobre cosas cuya manifestación esta vedada
por la naturaleza misma de la cosa, por ejemplo: los derechos ocultos, las
intimidades personales o familiares. Los proyectos formados en orden al estudio o
ejercicio legítimo de la profesión son algo que pertenece a la familia, a la persona,
al ingenio propio como intransferible por naturaleza, nadie puede revelar esas
intimidades, sin quebrantar la justicia, a menos que un derecho superior lo exija.
El secreto también puede ser prometido cuando se da la palabra o promesa de no
revelar lo conocido y mantenerlo oculto. El secreto prometido puede recaer sobre
hechos o cosas naturales.
También el secreto puede ser confiado, cuando anteriormente al conocimiento
revelado existe un pacto explícito o implícito de no revelarlo entre quien lo tiene y
aquel a quien se confía.
El llamado secreto profesional es una llamado confiado, pues nace de un pacto
implícito existente entre el profesional y su cliente.
Los secretos oficiales, no son otra cosa que secretos profesionales, pues quien
asume un cargo público implícitamente se compromete a guardar en secreto todo
aquello a que se refiere el ejercicio de sus funciones.
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7. Por imperativo de salvaguardar el orden público y el bienestar de la comunidad,
ciertos asuntos políticos, diplomáticos, penales y económicos, entre otros, deben
ser reservados por los gestores de la cosa pública.
Es cierto que existe correlativamente el deber de informar y el derecho de ser
informado sobre todo aquello que interesa a todos. El derecho público
contemporáneo ha venido consagrando y regulando este derecho; pero de todas
maneras impone a la administración la obligación de guardar en secreto o en
reserva un gran número de actos, conocimientos, noticias por cuya revelación se
perjudicaría la eficacia del propio estado, se atentaría contra el bien común y el
derecho a la intimidad y a la honra.
Estos secretos oficiales deben estar jurídicamente bien protegidos, determinados y
restringidos a los estrictamente necesarios para conjugar los postulados del orden
público y del derecho a la intimidad y a la honra.
La revelación de secretos y la violación de la reserva son prohibiciones expresas,
por esto delinque:
Quien obtenga indebidamente, emplee o revele secreto político, económico o
militar relacionado con la seguridad del estado.
El empleado oficial que indebidamente de a conocer documentos o noticias
que deba mantener en reserva o en secreto.
Quien emplee, revele o divulgue descubrimiento, invención científica, proceso
o aplicación industrial llegados a su conocimiento por razón de su cargo, oficio
o profesión y que deba permanecer en reserva.
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8. Quien ilícitamente sustraiga, oculte, extravíe, destruya, intercepte, controle o
impida una comunicación privada dirigida a otra persona o se entere
indebidamente de su contenido.
La Ley impone con énfasis a todo empleado oficial, sin perjuicio del deber de
denunciar cualquier hecho delictuoso la obligación de guardar la reserva que
requieran los asuntos relacionados con su trabajo en razón de su naturaleza o en
virtud de instrucciones dadas por sus superiores y aún después de haber cesado
su cargo.
Los funcionarios tienen obligación de dar pronta solución a las peticiones de
informaciones de las personas, absteniéndose de revelar datos atinentes a la
seguridad nacional o a las que las Leyes y la Constitución les den el carácter de
reservado, los valores jurídicos tutelados son esencialmente el derecho a la
intimidad y el orden público.
Uno de los elementos integrantes del derecho a la intimidad lo constituye la
inviolabilidad o secreto de la correspondencia, este secreto es oponible tanto a los
particulares como a las autoridades y se autoriza su registro, únicamente,
mediante orden de funcionario competente, “en los casos y con las formalidades
que establezca la Ley y con el único objeto de buscar pruebas judiciales”.
Las autoridades y los particulares, por vía de hipótesis, no podrían acudir ante
cualquier oficina pública para solicitar las cartas cruzadas entre un particular y la
administración, sin importar su contenido.
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9. La Constitución también le da el grado de reservados a los papeles privados,
entendiendo éstos como aquellos que no cumplan los requisitos para ser
documentos públicos conforme lo estipula el Artículo 251 del Código de
Procedimiento Civil.
El Artículo de la Ley 57 de 1985, al hablar de los documentos “que reposan en las
oficinas públicas” no distingue si se trata de documentos públicos o privados, lo
cual quiere decir, que por el hecho de que documentos privados reposen en los
archivos y oficinas públicas no se tornan automáticamente públicos, pues no
reúnen los requisitos para ello, ni están al acceso de todos, puesto que la ley
prohíbe a la administración el permitir, consultar o expedir copias de aquellos
documentos que se encuentran bajo reserva.
Entre los documentos reservados se encuentran, los libros del comerciante, los
cheques, cuentas corrientes y en general los documentos incluidos dentro de la
llamada Reserva Bancaria.
Las empresas industriales y comerciales del estado creadas por disposición legal,
se someten con exclusividad al régimen del derecho privado, salvo en las
actuaciones bilaterales que la ley califica como contratos administrativos, tales
como los de obra pública y empréstito, por esto aunque estas oficinas u
organismos para efectos del derecho de petición se encuentran enmarcadas
dentro de las “autoridades”, las personas no tendrán acceso a las actividades
referidas.
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10. A ciertas oficinas públicas les está vedado informar, sobre datos relativos a la
intimidad de las personas, en razón de sus actividades especiales, tal es el caso
de la restricción del Artículo 2° del Decreto 2398 de 1986.
Los archivos son de carácter reservado, y en consecuencia el Departamento
Administrativo de Seguridad, sólo expedirá previa solicitud escrita, certificados o
informes de las anotaciones contenidas en ellas así:
a. A los peticionarios de sus propios registros.
b. A los funcionarios judiciales y de policía que adelanten investigaciones
referentes a las personas de quien solicitan,
c. A las autoridades administrativas que necesiten conocer los antecedentes de
personas llamadas a ejercer cargos públicos.
El decreto 1633 de 1.976, que reorganiza el Departamento Administrativo Nacional
de estadística, DANE, en el artículo 75 expresa: “ Los datos que están obligados a
suministrar las personas naturales o jurídicas domiciliadas o residentes en
territorio nacional, tendrán un carácter estrictamente reservado, y por lo tanto no
los podrán dar a conocer al público ni a las entidades oficiales, sino únicamente en
resúmenes numéricos que no hagan deducir de ellos información alguna de
carácter individual que pudiere utilizarse para fines de tributación fiscal,
investigación jurídica o cualquier otro objetivo diferente al propiamente
estadístico “.
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11. La reserva bancaria se encuentra amparada dentro de los preceptos del derecho a
la intimidad de los documentos privados, aunque como lo expresa la
Superintendencia Bancaria, esta reserva no es absoluta.
El secreto bancario preserva en esencia, la necesidad de conservar la privacidad
de las fuentes, el destino y las cuantías de las operaciones celebradas por cuenta
de su clientela, así como de los estados financieros e informes particulares sobre
sus actividades comerciales, que ordinariamente presentan los clientes a los
bancos como requisito para la tramitación de las distintas operaciones. La reserva
no implica silencio pleno, pues la bondad del secreto no puede ser el pretexto para
concluir en hermetismo. Bien puede decirse sin violentarla que una persona es
cumplida en sus obligaciones bancarias, que goza de solvencia o que está
calificado como deudor moroso.
Quiere ello decir, que la reserva bancaria está lindada por una proporción de
infidencia y sólo es absoluta en cuanto no puede ser pretexto para indicar la
exactitud de las cifras, el volumen promedio de los cheques girados, el monto de
los depósitos existentes, la periodicidad de consignaciones, y otras cuestiones
análogas.
Así mismo, en el Estatuto Tributario, artículo 583 se da el grado de reservada a la
declaración de renta, respecto de la información de las bases gravables y la
determinación privada de los impuestos.
Entre las informaciones reservadas de carácter general o de orden público se
encuentran entre otras:
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12. Las instrucciones impartidas por el gobierno a los funcionarios diplomáticos,
sobre negociaciones que tengan carácter reservado.
Las actas de las sesiones de los consejos de ministros.
Los documentos que integran el sumario.
Las actas de los tribunales Contencioso Administrativo y de las sesiones del
Consejo de Estado.
Los informes de inspectores y agentes de la Superintendencia Bancaria.
Las actas del Consejo Nacional de Estupefacientes.
EXCEPCIONES A LA RESERVA
Según el artículo 20 de la ley 57 de 1.985, el carácter reservado de un documento
no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus
funcionarios, pero los funcionarios deberán asegurar la reserva de los documentos
que lleguen a conocer en ejercicio de estas funciones.
En todo caso, según el artículo 13 de la ley 57 de 1.985, la reserva legal sobre
cualquier documento cesará a los 30 años de su expedición.
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