Este documento proporciona información sobre la comunicación y documentación de un proyecto. Explica diferentes métodos de comunicación como comunicación personal, reuniones y presentaciones. También cubre temas como escucha efectiva, informes y control de cambios. El objetivo es asegurar una comunicación efectiva entre las partes interesadas del proyecto y mantener la documentación actualizada.

1. Vargas Lara Angelica
Cano Mulato Carlos Fabian

3. Comunicación y documentación del proyecto
Comunicación personal
Escucha efectiva
Reuniones
Presentaciones
Informes
Control de cambios

4. Comunicación personal

5. Puede ser:
Via telefonica
Cara a cara
Conferencias por video
Etc.
Cartas
Memorandums
Correo electronico
Etc.

6. Comunicación Oral
Puede ser cara a cara o vía telefónica, videoconferencia,
etc.
El lenguaje corporal y el tono de voz enriquecen la
comunicación oral
Las situaciones cara a cara enriquece mas que la vía
telefónica
El lenguaje corporal positivo puede incluir contacto visual,
sonrisa, gesto de aprobación. Si es negativo, puede ser
fruncir el ceño, cruzar los brazos, inquietarse, bostezar, etc.
Al comunicarse con personas de otras culturas o países, hay
que considerar sus costumbres.
No usar palabras o comentarios que se puedan mal
interpretar

7. Comunicación Escrita
Mediante cartas hacia los clientes; memorándums, internos
al equipo del proyecto, etc.
Cuando no se puede hacer una reunión y se necesita
difundir información de forma oportuna.
Usarlo cuando sea necesario o producirá papeleo.
Cuando un memorándum complementa la conversación
oral, pueden entregarse copias a personas que no participar
n la conversación y necesitan conocer la información.
Deben ser claro y concisos.

8. Escucha efectiva

9. Escucha Efectiva
 “Se que tu crees comprender lo que piensas que
me escuchaste decir. Pero lo que no comprendes
es que lo que tu pensaste haber escuchado no es
lo que yo quise decir”
 El corazon de la comunicación no son las palabras
si no la comprension. (Escuchar)

10. Algunas barreras para escuchar con efectividad:
Fingir escuchar
Distracciones
Prejuicio y mentalidad estrecha
Impaciencia
Saltar a conclusiones
Centrar la atencion en la persona que habla
Hacer preguntas
No interrumpir

11. Reuniones

12. REUNION
 Tipos de reuniones:
Reuniones para revision de la situacion
Reuniones para resolver problemas
Reuniones para revision del diseño tecnico

13. Reuniones para revision de la situacion
 Incluye al equipo de trabajo, cliente y la alta dirección.
 Se realizan periódicamente (mensual, trimestral, etc.)para
identificar los problemas y contratiempos tempranamente
evitando poner en peligro al proyecto
Agenda de la reunión de
revisión de la situación del
proyecto
Logros desde la ultima reunion
Situacion del costo, programa y
avance del proyecto
Pronostico del costo, programa y
avance del proyecto
Variaciones del proyecto
Acciones correctivas

14. Reunión para la solucion de problemas
 Identificar un problema o posible contratiempo, requiere
solicitar una reunion de inmediato y no esperar hasta la
siguiente reunion.
 Se debe seguir un enfoque para resolverlo:
Desarrollar una exposicion del problema
Identificar causas del problema
Recopilar informacion
Identificar soluciones
Determinar la mejor solucion
Revisar el plan del proyecto
Poner en practica
Determinar si el problema ha sido solucionado

15. Reunion para revision del diseño tecnico
 Como el diseño de un sistema de informacion
 Requieren mas de una reunion de revision del diseño tecnico
para asegurar que el cliente este de acuerdo con el contratista
del proyecto.
Hay 2 tipos de reuniones:
Reunion preliminar para revision del diseño
Reunion final para revision del diseño

16. Revisiones efectivas
ANTES DE LA REVISION
Determinar si es necesaria, proposito
Quienes van a participar
Temas a cubrir
Distribuir una agenda con mucha anticipación a la reuion a los invitados
Preparar apoyos visuales, diagramas, fotografias, etc.
DURANTE DE LA REVISION
Comenzar la reunion a tiempo
Nombrar al encargado de tomar nota
Evitar exceder tiempo de la reunion
Evaluar el proceso de la reunion
DESPUES DE LA REVISION
Publicar los resultados de la reunion en 24 hrs. El documento debe ser
conciso, con fecha de terminacion, personas responsables.

17. Presentaciones

18. Presentaciones
Con frecuencia al gerente del proyecto o a los
miembros del equipo se les pide que hagan una
presentación formal.
¿A quien(es) puede ser dirigida?
Representantes del cliente Equipo del proyecto
Administración del proyecto Público en general

19. Presentaciones
¿Y cual puede ser el tema?
La visión general del proyecto. Un problema en el programa
pronosticado.
Intentar persuadir al cliente
La situación actual.
para realizar cambios.

20. Preparación de la presentación
¿Cómo preparar la presentación?
Determinar el propósito de la Hacer un bosquejo de la
1 3
presentación. presentación
Usar un lenguaje sencillo que
Conocer la audiencia. 4
2
comprenda la audiencia.

21. Preparación de la presentación
Preparar un bosquejo final. Hacer copias del material.
5 8
Solicitar el equipo audiovisual
Practicar, practicar y 9
6
con mucha anticipación.
practicar.
Entrar al salón cuando aun
Preparar ayudas visuales y 10
7
este vacio.
probarlas.

22. Realización de la presentación
Dígales lo
Después Dígales lo
que va a
dígaselos. que les dijo.
decirles.
El bosquejo El cuerpo El resumen

23. Medio tiempo de…
¡Preguntas!
¿Hacia quien(es) puede ser dirigida la presentación?
1 punto.
¿Cuál puede ser el tema de la presentación?
1 punto.
Diga al menos 6 de los 10 pasos para preparar la
presentación.
2 puntos

24. Realización de la presentación
Hable con la audiencia, no a Conozca sus líneas de cierre.
1 4
ella.
Dedique tiempo a la
Utilice los movimientos 5
2
interacción con la audiencia.
apropiados.
Al responder a las preguntas
Manténgase en los puntos 6
3
sea sincero, franco y seguro.
clave.

25. Informes

26. Informes
Los informes por escrito son tan importantes como los
orales para comunicar información sobre un proyecto.
El cliente puede especificar en el contrato los
tipos, contenidos, formatos, frecuencia y distribución
de los informes requeridos que tiene que preparar la
organización del proyecto.

27. Informes
Algunos de los informes quizá se distribuyan a una
gran audiencia. Es importante conocer quiénes
recibirán copias de éstos. La audiencia puede ser muy
diversa y posiblemente incluya personas muy
conocedoras del proyecto, así como algunos que sólo
conocen lo que leyeron en los informes periódicos.
Quienes reciben los informes pueden tener diferentes
niveles de conocimientos técnicos y algunos tal vez no
comprendan cierto lenguaje o jerga técnica.

28. Informes
Los 2 tipos
mas comunes son:
De avances Final
• Logros desde el informe • La necesidad original del
anterior. cliente.
• Situación actual del • El objetivo original del
desempeño del proyecto. proyecto.
• El avance hacia la solución • Requisitos originales del
de problemas identificados cliente.
previamente. • Beneficios reales para el
• Problemas o posibles cliente como resultado del
problemas desde el informe proyecto, en contraste con los
anterior. previstos.
• Acciones correctivas • Grado hasta el que se cumplió
planeadas. el objetivo original del proyecto.
• Puntos de referencia que se • Una breve descripción del
espera alcanzar durante el proyecto.
siguiente periodo de • Consideraciones futuras.
presentación de informes.

29. Informes
Los 2 tipos
mas comunes son:
De avances Final
• Una relación de todas las
partidas por entregar.
• Información de pruebas

30. Preparación de informes útiles
Haga concisos los informes.
Preste tanta atención
Escriba como hablaría.
al formato del informe
como al contenido.
Consideraciones
Coloque primero los puntos
Use gráficas siempre
más importantes.
que sea posible.

31. Preparación de informes útiles
Haga concisos los informes.
No debe intentarse impresionar con volumen a
quienes los reciben. La extensión de un informe no es
equivalente al progreso o los logros del proyecto. Si
son breves, hay una mayor posibilidad de que se lean.
Además, la preparación de informes puede ser una
actividad que requiera de mucho tiempo; por lo
tanto, el gerente del proyecto debe intentar minimizar
el tiempo que necesita el equipo para desarrollar la
información necesaria.

32. Preparación de informes útiles
Escriba como hablaría.
Use frases cortas, comprensibles, en lugar de frases
compuestas, complejas, del largo de un párrafo. Los
grandes párrafos tenta-rán al lector a pasar por alto el
resto de la página y perderá puntos importantes.
Utilice un lenguaje sencillo que comprendan las
diversas personas que reciban el informe. No use
jerga o siglas que quizás no entiendan algunos
lectores. Lea el informe en voz alta para ver su
contenido y estilo. ¿Es fácil de leer y comprender o
suena rebuscado y confuso?

33. Preparación de informes útiles
Coloque primero los puntos más importantes…
En el informe y en cada párrafo. Algunos lectores
tienen la tendencia a leer la primera frase y después
ojear el resto del párrafo.
Use gráficas siempre que sea posible…
Como cuadros, diagramas, tablas o fotografías.
Recuérdese que una imagen vale por mil palabras. No
ponga de-masiada información en las gráficas.
Presente un concepto o un punto por gráfica. Es mejor
tener varias gráficas claras que una sola amontonada.

34. Preparación de informes útiles
Preste tanta atención al formato del informe como al
contenido.
El informe debe ser abierto, atractivo y organizado en
forma tal que sea compresible para los lectores. No
debe estar amontonado ni tener un tipo de imprenta
muy pequeño que haga difícil su lectura. No debe
contener copias de materiales, gráficas o formas que
no se lean con claridad y que hayan sido reducidas a
un tamaño ilegible.

35. Preparación de informes útiles
Los informes por escrito, al igual que la comunicación
oral, dejan una impresión —positiva o negativa— en la
audiencia. Se debe prestar cuidado y atención al
elaborar los informes y su preparación se debe
considerar como una oportuni-dad de dejar una
impresión positiva, en lugar de una actividad
aburrida, que exija demasiado tiempo.

36. Control de cambios

37. Documentación
Además de los informes del proyecto, el equipo del
contratista o el cliente pueden crear otros muchos
documentos durante el proyecto.
Los documentos del proyecto pueden ser
textos, dibujos, formas, relaciones, manuales, fotogra
fías, cintas de video o programas de computación.
Pueden estar en grandes papeles (por ejemplo, un
dibujo o planos de ingeniería), en un disco de
computación o en un CD-ROM (por ejemplo, un
documento o un programa de computación).

38. Control de cambios
Las revisiones de documentos del proyecto pueden
ser el resultado de cambios iniciados por el cliente o
por el equipo del proyecto. Algunos cambios son de
poca importancia; otros son importantes y afectan el
alcance, costo y programa del trabajo del proyecto.
Un ejemplo de un cambio importante es una
modificación en la ubicación, el tamaño y el tipo de
algunas de las ventanas solicitadas por el cliente al
ver la casa que se está construyendo.

39. El pilón de…
¡Participación!
¿Alguien puede dar un ejemplo de un cambio de poca
importancia (de preferencia en proyectos software)?
1 punto.

40. Control de cambios
Es una buena práctica escribir en cada página de cada
tipo de documento: 1) la fecha de la última
revisión, 2) un número de revisión en orden
consecutivo y 3) las iníciales de la persona que realizó
los cambios. Por ejemplo, una anotación en la esquina
inferior derecha de un plano para la distribución de
una oficina puede mostrar:
Rev. 4, 20/06/97, ES
Esto significa que la última versión del plano tiene el
número de revisión 4 y que la hizo el 20 de junio de
1997 Elisabeth Smith (ES).

41. Control de cambios
Tan importante como mantener la actualización con
los números de revisión y las fechas en los
documentos es la distribución oportuna de los
documentos actualizados a las personas apropiadas
en el proyecto. Cuando se hacen cambios a los
documentos, al ser actualizados se deben entregar de
inmediato a los miem-bros del equipo cuyos trabajos
resultarán afectados por las alteraciones.
También, cuando se distribuyen los documentos
revisados deben ir acompañados por un memorándum
que explique las modificaciones que se hicieron al
documento anterior.

42. Control de cambios
Al principio del proyecto se debe llegar a un acuerdo
entre el contratista y el cliente, así como entre el
gerente del proyecto y el equipo, con relación a las
formas en que serán documentados y autorizados los
cambios. Si se aceptan en forma oral en lugar de por
escrito y no existe indicación del impacto que tendrán
sobre el alcance, el costo, o el programa del
trabajo, es casi seguro que habrá problemas durante
el trabajo.
Los miembros del equipo del proyecto deben evitar
aceptar informalmente modificaciones sin conocer si
necesitarán de horas-hombre adicionales.

43. Come frutas y verduras

44. Add your company slogan