El documento describe la importancia de la comunicación en la gestión de proyectos. Explica que la comunicación efectiva es crucial para el éxito del proyecto y que involucra comunicaciones formales e informales a diferentes niveles. También presenta conceptos sobre la comunicación interpersonal, verbal, no verbal y escrita, así como canales y estilos de comunicación en el ciclo de vida del proyecto.

1. COMUNICACIÓN Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2. Objetivos de la presentación Remarcar la importancia del tema de la comunicación en el manejo efectivo de proyectos. Presentar brevemente algunos conceptos relativos a la comunicación en los proyectos. Proporcionar tips sobre temas concretos de comunicación en los proyectos.

3. Importancia de la comunicación La habilidad administrativa de la comunicación efectiva es crucial para el éxito del proyecto. Project Management involucra comunicaciones formales e informales a diferentes niveles en la organización. Tal comunicación incluye las actividades y el comportamiento mediante el cual la información y las ideas son transferidas entre el project manager y los individuos que trabajan en el proyecto.

4. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

5. Comunicación Interpersonal Esfuerzo bidireccional que involucra la transmisión de información y entendimiento de una persona a otra a través del uso de símbolos comunes Sus objetivos son : Entender el exacto significado de lo expresado. Ser entendido por otros. Ganar aceptación para usted y sus ideas. Estimular a la acción o producir un cambio.

6. Modelo de Comunicación

7. Formas de Comunicación La comunicación interpersonal adquiere tres formas : Verbal. No verbal. Escrita (o gráfica).

8. Comunicación Verbal

9. Comunicación no Verbal Incluye gestos, tono vocal, expresión facial, y lenguaje corporal. Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el impacto total del mensaje que los factores verbales: Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresión Facial (55%) Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios.

10. Comunicación Escrita

11. Cuando usar cada forma

12. Barreras para la comunicación

13. LA COMUNICACIÓN EN UN AMBIENTE DE PROYECTOS

14. Tipos de Comunicación Interpersonal : escuchar, presentar, solución de problemas, toma de decisiones, negociación, y manejo de conflictos Con Público y Comunidad : presentaciones públicas, medios, publicidad escrita Formales : diseño organizacional, planes estratégicos, planes de proyecto, estándares, políticas, procedimientos, propuestas, etc. Informales : a través de grupos informales

15. Manejo eficiente de reuniones

16. Canales de comunicación

17. Canales de comunicación

18. COMUNICACIÓN PARA LOGRAR UNA ALTA PERFORMANCE

19. Comunicación para lograr una alta perfomance La perfomance de un PM depende de cuan bien puede hacer que el equipo haga el trabajo mientras trabajan juntos. El PM logra los objetivos del proyecto usando la comunicación efectiva para inspirar una alta perfomance del equipo. La apertura de las comunicaciones, el desarrollo de la confianza, el soporte y consejo continuos son elementos claves.

20. El ambiente de comunicación cerrado En este ambiente las personas no pueden comunicarse efectivamente. Se censuran entre si, diciendo sólo lo que el PM quiere escuchar. Algunos permanecerán callados pero: Presionaran por agendas escondidas. Ventilaran frustaciones de maneras improductivas Sabotearan el proyecto, al líder, o al equipo Se aislaran y no contribuirán a la producción del equipo Influenciaran negativamente a otros miembros

21. Evitar el ambiente de comunicación cerrada Para evitar esto se debe : Fomentar la apertura : repitiendo y sumarizando los principales puntos de cualquier mensaje para confirmar entendimiento y clarificar. Nunca cerrar la comunicación : no desalentando nuevas ideas o prohibiendo la critica constructiva. Creando sociedades : respetando las ideas y opiniones de otros, ayudandose mutuamente, y trabajando juntos para resolver problemas. Creando un ambiente permisivo : que fomente la apertura y la creatividad, y tolerando la falla.

22. Como la apertura mejora la comunicación El éxito de los líderes o PM depende principalmente del nivel de apertura en la comunicación que crean en sus equipos. La apertura asegura que se hacen las preguntas correctas, que las respuestas son directas y honestas, y que se generan las soluciones correctas. Esto se logra mediante la apertura en las tareas y la apertura en las relaciones .

23. La apertura en las tareas La apertura en lo relativo a tareas se puede bloquear por: Falta de interés en lo que se dice. No preguntando para clarificar entendimiento. No pidiendo opinión sobre como resolver problemas. No ofreciendo soporte adicional que puede ser útil. Ambas partes tiene responsabilidad directa en esta apertura. Se puede lograr creando una sociedad para tratar de entenderse unos a otros.

24. La apertura en las relaciones La apertura en las relaciones se puede bloquear porque: El PM no escucha con efectividad. El ambiente muestra desequilibrios de poder. El PM le “habla” al equipo pero no “conversa” con él. Las partes están en diferentes longitudes de onda en términos de prioridad de la situación a ser discutida.

25. Confianza y exactitud en las comunicaciones A veces los desastres en los proyectos suceden por falta de información. La diferencia entre “mentir” y “no reportar todos los hechos” es sutil. Se debe tener en cuenta que: La exactitud de la comunicación hacia arriba es directamente proporcional a la autoridad delegada para ejecutar las tareas. Un clima organizacional benigno conduce a mayores niveles de confianza.

26. SABER ESCUCHAR

27. Saber escuchar La escucha efectiva es un componente importante de la comunicación y una habilidad muy rara. Los PM deben desarrollar esta habilidad estudiando y aplicando prácticas de escucha efectiva. Se puede adquirir esta habilidad involucrandose mental, física, y emocionalmente en el acto de escuchar.

28. Comportamientos verbales de escucha efectiva Hacer preguntas para clarificar y recoger mas información. Parafrasear lo que el interlocutor ha dicho para clarificar terminología. Sumarizar a intervalos. Solicitar ejemplos. Entender los sentimientos del interlocutor y reconocerlos. Dirigirlo hacia la persona más apropiada.

29. Comportamientos no verbales de escucha efectiva Hacer contacto visual con el interlocutor, lo cual indica honestidad y apertura. Ser expresivo, estar en alerta, una expresión interesada motiva la comunicación. Acercarse al interlocutor establece una comunicación mas efectiva y constructiva. Determinar la real intención detrás de la comunicación, el mensaje real puede no ser exactamente lo que se dice.

30. Lenguaje corporal que crea sintonía (rapport) Expresiones faciales, sonreír con sonrisas verdaderas, asentir con la cabeza. Toque físico, apretón de manos, palmada en el hombro, etc., cuidando las convenciones sociales de la cultura especifica. Uso del espacio, respetar el “espacio personal” que aproximadamente es de 0.5 mt, mantener la zona de comunicación, que esta entre 0.5 y 1.0 mt.

31. Lenguaje corporal

32. ESTILOS DE COMUNICACIÓN Y EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

33. Estilos de comunicación y el ciclo de vida del proyecto El PM utiliza la comunicación mas que cualquier otra habilidad para dirigir el proyecto a través de su ciclo de vida (CVP). Debe conocer que lugar ocupa cada estilo en el CVP e identificar a los miembros de equipo que pueden suplir estos estilos. Debe aprender a ser flexible en su estilo de comunicación para adaptarlo a cada fase del CVP.

34. Estilos de comunicación Dimensión : Pensamiento y Toma de Decisiones Dimensión: Estilo de Acción

35. Estilos de comunicación y el ciclo de vida del proyecto Feasability Study Conceptual Development Execution Finishing

36. GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). Estándares para la Gestión de Proyectos. Taller Práctico de Gestión de Proyectos. Taller de Preparación para la Certificación PMP ® Gestión de Programas (PPgM). Gestión de Portafolios (PPfM). CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ® . SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestión del Cambio Organizacional e Individual. HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project 2003. Curso Taller de MS Project 2007. Curso Taller de MS Project 2010. MS Project Server 2007. Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.