Gestión de Abastecimientos

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS II
ROBERTO EZEQUIEL FRANCO ZESATI
ADMINISTRACIÓN ÁREA ADMINISTRACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
6°B
GUADALUPE DE LOS ÁNGELES MARÍN GARCÍA
ANA KAREN HERNÁNDEZ PONCE
JESSICA NAYELI REYES GÓMEZ

Todo sistema productivo, para asegurarse su funcionamiento,
necesita obtener del exterior una serie de insumos y materiales a
partir de los cuales se realizarán los procesos de transformación.

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
 Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar compras publicas
utilizando los recursos que disponemos de forma eficaz y efectiva, con el
propósito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institución
para su funcionamiento.

FUNCIÓN DE ABASTECIMIENTO
 Es la encargada de suministrar estos recursos y adquiere una importancia fundamental en el
desempeño de una organización, condicionando los costos productivos y la capacidad de
respuesta al consumidor.
 La función de abastecimiento es la encargada de suministrar los recursos para el sistema
productivo, para asegurarse su funcionamiento, le proporciona del exterior una serie de
insumos y materiales a partir de los cuales se realizarán los procesos de transformación.

CICLO DE ABASTECIMIENTO
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
RECEPCIÓN ALMACÉN
PRODUCTO
TERMINADO
INFORMACIÓN
PRODUCCIÓN

ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
 Debido a que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente
condicionados por los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos, es
necesario establecer una estrategia para realizar los aprovisionamientos de una manera
efectiva (eficaz y eficientemente).
Depende del tipo y etapa de vida del producto del mercado

ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
INTEGRACIÓN VERTICAL
 Parcial, aguas arriba o aguas abajo de la cadena de suministros
 Total
ADQUISICIÓN A PROVEEDORES
 Compras tradicionales
 Subcontratación, tercerización o outsourcing
 Regímenes de integración:
-Cuasi integración vertical, partnership, alianzas estratégicas, redes keiretsu, Integración parcial o
total.

INTEGRACIÓN DE ABASTECIMIENTO
 Este término se relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrás o hacia
adelante en la cadena de abastecimiento.
• Se refiere a la habilidad de una empresa de producir
internamente las materias primas, materiales e
insumos que podría adquirir a terceros.
Integración vertical
hacia las fuentes de
aprovisionamiento
• Se relaciona con la adquisición de procesos aguas
abajo en la cadena de abastecimiento.
Integración vertical
hacia el mercado o
integración de avance

INTEGRACIÓN DE ABASTECIMIENTO
 Las empresas pueden integrarse verticalmente en forma parcial, adquiriendo sólo el control de algunos procesos, o
total. Cuando una empresa realiza todas las actividades productivas por sí misma (incluyendo producción,
distribución y ventas a consumidor final), se habla de una integración vertical total.
 Así, una empresa que sólo fabrica partes para ensamblaje y las vende a otra firma, puede optar por ensamblar ella
misma dichos productos; de la misma manera, una firma puede optar por distribuir ella misma sus artículos en lugar
de contratar un servicio de distribución. En ambos casos se estaría frente a una integración vertical hacia adelante.

INTEGRACÍÓN VERTICAL
VENTAJAS DESVENTAJAS
Reducción de costos Riesgosa
Evitar uso de proveedores no calificados Costosa
Operación en épocas proteccionistas Difícil de modificar
Oportunidad de crecimiento y desarrollo Riesgo de obsolescencia tecnológica
Cuando existen activos muy especializados con
frecuencia de transacciones alta (industria minera)
Mayor poder de negociación con clientes
Operación con industrias en declive

SISTEMA JUSTO A TIEMPO
JUST IN TIME
Es la Filosofía de eliminación de todo lo que implique desperdicio, desde las compras hasta
la distribución. es una estrategia para mejorar de manera permanente la calidad y
productividad basada en el potencial de las personas, en la eliminación del desperdicio y en
el logro de mayor velocidad en todos los procesos de trabajo.
 Objetivo:
Producir instantáneamente y sin despilfarros, calidad perfecta

SISTEMA MRP
El sistema de planeación y requerimiento de materiales (MRP) es una técnica
de administración de inventarios que tiene por objetivo planear la adquisición
de insumos y de los procesos de producción con el propósito de cumplir con
la demanda en tiempo y la cantidad establecida. En otras palabras el MRP
permite conocer que se debe requerir, cuando requerir y en qué cantidad.

ENTRADAS AL SISTEMA MRP
El plan maestro de
producción, el cual
contiene las cantidades
y fechas en que han de
estar disponibles los
productos de la planta
que están sometidos a
demanda externa
(productos finales).
El estado del
inventario, de cada
referencia que están
disponibles o en curso
de fabricación. En este
último caso ha de
conocerse la fecha de
recepción de las
mismas.
La lista de materiales,
que representa la
estructura de
fabricación en la
empresa.

INFORMACIÓN ACTUALIZADA DE MRP
Para cada referencia o ítem:
 Existencia inicial
 Cantidades comprometidas
 Cantidades y fechas de recepción de órdenes en proceso
 Stock de seguridad
 Tamaño de lotes
 Plazos de abastecimiento / tiempos de entrega

SALIDAS MRP
El plan de producción
de cada uno de los
ítems que han de ser
fabricados,
especificando
cantidades y fechas en
que han de ser
lanzadas las órdenes.
El plan de
aprovisionamiento,
detallando las fechas y
tamaños de los
pedidos a proveedores
para todas aquellas
referencias que son
adquiridas en el
exterior.
El informe de
excepciones, que
permite conocer que‚
órdenes de fabricación
van retrasadas y cuales
son sus posibles
repercusiones sobre el
plan de producción y
en última instancia
sobre las fechas de
entrega de los pedidos
a los clientes, para su
negociación.

SISTEMA MRP I
El MRP I o Planificación de necesidades de Materiales, es un sistema de planificación de la
producción y de gestión de stocks que responde a las preguntas:
 ¿QUÉ?
 ¿CUÁNTO?
 ¿CUÁNDO?
 Se debe fabricar y/o aprovisionar.

SISTEMA MRP II
 MRP II ha sido definido como un método de planificación efectivo de todos los recursos para
una compañía de manufactura. Su mecanismo comprende una variedad de funciones
asociadas entre ellas. Estas son una planificación comercial, como pueden ser: Plan de Ventas
y Operaciones, Programa de Producción Maestro, Planificación de Materiales, Planificación de
Capacidad, y sistemas de ejecución asociados al taller.

DEMANDA
 Cantidad máxima de un Bien o servicio que un individuo o grupo de ellos está dispuesto a adquirir a un
determinado Precio, por unidad de Tiempo.
 Refleja la voluntad y capacidad económica de adquirir un determinado bien por parte de todas las
personas que manifiestan una Necesidad capaz de ser satisfecha por el Consumo del referido Bien.

ERP
(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES)
 Es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una
empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los
envíos y la contabilidad.
 El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es
decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

TIPOS DE DEMANDA
 Demanda Independiente
Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la
empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados o refacciones

TIPOS DE DEMANDA
 Demanda Dependiente
Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa.

COMPRAS
 Uno o mas actos que se relacionan con la planeación, la adquisición y la utilización de los materiales en
el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales.
 Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de
ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El rol de Compras no está limitado sólo a colocar y
activar órdenes (realizar un seguimiento de los
pedidos a través de contactos con el proveedor), sino
que debe cumplir con una serie de tareas que
contribuyen a una mejor administración de los
recursos de la organización. Entre ellas:
 Investigar los mercados: condiciones de los
mismos, número, tamaño y localización de
proveedores, su confiabilidad de los mismos,
fuentes alternativas de suministros, sustitutos de
materias primas, materiales e insumos, clases y
costos de transportes factibles de utilizar.
 Asesorar a los clientes internos acerca de nuevos
productos, nuevos materiales, precios y calidades
alternativos.
 Asesorar en cuanto a la conveniencia de hacer o
comprar.
 Confeccionar y actualizar un registro de
proveedores.
 Seleccionar proveedores.
 Negociar precios, calidad, fechas y modalidades
de entrega, servicios posventa, fechas y formas
de pago.

 Pedir cotizaciones de un modo tal que permita su
posterior comparación.
 Efectuar un análisis de valor de las diferentes
propuestas.
 Armar pliegos de licitación cuando
correspondiere, publicar los anuncios
correspondientes, abrir las ofertas y proceder a su
estudio.
 Confeccionar contratos ú órdenes de compra.
 Registrar los pedidos, agruparlos por ítems y
elaborar cronogramas de entregas.
 Realizar seguimiento de los pedidos, activar las
compras.
 Efectuar el control de cantidades recibidas, realizar
o colaborar en el control de calidad de las
mercaderías enviadas por los proveedores,
rechazar o aceptar las entregas.
 Vigilar e informar del éxito o fracaso de pruebas
realizadas con nuevos materiales o productos.
 Administrar la devolución de productos fallados,
entregas de diferente calidad a la solicitada y/ o
cantidades equivocadas.

 Evaluar a los proveedores (cumplimiento de fechas
de entrega, de calidad, de cantidades entregadas,
de devoluciones, de servicios posventa realizados
efectivamente, de tiempo de respuesta, entre
otros parámetros).
 Analizar, junto con el proveedor, el mal
desempeño de los artículos comprados o de la
gestión de provisión.
 Efectuar la recepción e ingreso de los pedidos a
los almacenes o despachar a los lugares de
utilización.
 Intervenir en el control y venta de rezagos.
 Confeccionar y actualizar un archivo del estado de
inventarios.
 Intervenir en las auditorías de los almacenes.
 Administrar las normas de embalaje.
 Administrar los transportes y los envíos a otras
plantas, sucursales o centros de distribución.
 Dirigir la contratación, la supervisión y la
evaluación del personal del área.
 Formular y presentar estadísticas relacionadas con
su función.

POLÍTICAS DE COMPRA
Dada la variedad y características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de compras
debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores y bajo distintas modalidades.
Es por ello que se deben establecer claras políticas de compras para cada uno de los ítems a adquirir,
políticas que deben dar respuestas a las siguientes preguntas:
 ¿Qué comprar?
 ¿Cuánto comprar?
 ¿Cuándo comprar?
 ¿Cómo comprar?
 ¿Dónde comprar?

Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de producción se compra de acuerdo
a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relación a sus materiales, dimensiones, tolerancias y
otras características relevantes, como calidad, fechas de vencimiento, características medioambientales y, en
algunos casos, marcas.
También se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y útiles, de acuerdo a las necesidades de la
firma.
¿QUÉ COMPRAR?

¿CUÁNTO COMPRAR?
Las cantidades a adquirir dependerán de los niveles de demanda, de las necesidades de producción ú otras
áreas de la organización, de los descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores, de la escasez
de los ítems en el mercado, de los niveles existentes en stock, del tipo de sistema de inventario que se
utilice y de los niveles de servicio que se desea ofrecer.

¿CUÁNDO COMPRAR?
El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones del
mercado, de los niveles de inventario. También influencia esta decisión el tipo de demanda
(dependiente o independiente) y la utilización de distintos sistemas de administración de
inventarios.

¿Es conveniente comprar en forma telefónica? ¿Por fax o vía mail? ¿Personalmente? ¿Conformando un pool
de compras? ¿Es mejor comprar todos los artículos desde una sola dependencia o que cada sucursal lo
haga en forma particular? ¿Por qué no utilizar el concepto J.I.T. en las compras? Las formas de efectuar las
compras tienen estrecha relación con la importancia económica de los bienes o servicios que se adquieren,
de la personalización de los mismos y del volumen en juego, tal como se verá más adelante.
¿CÓMO COMPRAR?

¿DÓNDE COMPRAR?
Estas decisiones incluyen la selección del lugar de adquisición (compras nacionales vs. internacionales), la
búsqueda, selección, registro y evaluación de los proveedores, temas sobre los que se trataran a fondo
posteriormente.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LA CONCENTRACIÓN DE LA FUNCIÓN
 Compras centralizadas: las adquisiciones se realizan desde un sólo departamento central para todas las
plantas y/o sucursales de la firma.
Desde allí se distribuyen bajo propia responsabilidad o se pacta con proveedores las cantidades y fechas en
que éstos entregarán los pedidos a los distintos centros de consumo.
Bajo esta modalidad es frecuente la obtención de menores precios (descuentos por volumen), mejor
servicio y mejores condiciones en cuanto a disponibilidad del suministro a largo plazo.
Sin embargo, con frecuencia trae aparejado un aumento en el nivel de inventarios y una pérdida de control
a nivel local.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LA CONCENTRACIÓN DE LA FUNCIÓN
 Compras descentralizadas: los pedidos son efectuados desde los distintos centros productivos o
comerciales que posee la compañía, de acuerdo a las necesidades locales de cada uno de ellos.
Este tipo de compras también se refiere a la circunstancia en que las compras se hallan distribuidas entre
diferentes solicitantes dentro de una misma planta (por ejemplo, cuando cada departamento tiene
asignado su propio presupuesto para compras).
Este tipo de compras tiene la ventaja de responder más ajustadamente a los requerimientos de la demanda,
en especial, por el mayor conocimiento del mercado local, y deberían ser la elección excluyente en aquellos
casos en que se trata de insumos exclusivos para una instalación en particular.

TIPOS DE COMPRAS
DE ACUERDO A LA FILOSOFÍA DE GESTIÓN
 Compras tradicionales: caracterizadas por la existencia de múltiples
proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a
corto plazo entre las firmas involucradas, en un ambiente de
desconfianza (en general, se adquieren mayores cantidades para
resguardarse de los incumplimientos de los proveedores) y basado
en la conveniencia individual de cada uno de los participantes.
 Compras Justo a Tiempo: la existencia de fuentes únicas de
abastecimiento y las relaciones de asociación a largo plazo con
proveedores son algunos de los aspectos sobresalientes de este
tipo de gestión. Las entregas frecuentes en lotes pequeños por
parte de los proveedores evidencian la necesidad de una mayor
coordinación y cooperación entre las partes, lo que posibilita una
mejor calidad de respuesta a las exigencias de la demanda.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN EL TIPO DE BIEN QUE SE ADQUIERE
 Compras de bienes físicos: la gran mayoría de este tipo de productos permite su visualización, su prueba
y su control de calidad antes que sean adquiridos, ofreciendo así una mayor seguridad en las compras.
Los requerimientos de bienes físicos en una empresa dan origen a una orden de compra; aprobada ésta
por el proveedor, se transforma en un contrato exigible.
INFORMACIÓN ESTÁNDAR DE UNA ORDEN DE COMPRA
Nº de orden de compra Fecha de emisión.
Nombre y dirección del proveedor.
Descripción y cantidad de artículos (ítem por ítem, con precios unitarios y
globales).
Fechas y condiciones de entrega.
Destinos.
Transportista.
Recepción, ensayos.
Términos del contrato, condiciones legales.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN EL TIPO DE BIEN QUE SE ADQUIERE
 Compras de servicios: la particularidad de este tipo de productos hace que se presenten mayores
dificultades en el aprovisionamiento, ya que no es posible una evaluación previa a su prestación. En
mercados no monopólicos, la elección del proveedor suele basarse en las experiencias de otros usuarios.
Los requerimientos de servicios dan origen a contratos de suministros, de locación, de obra, entre otros,
con condiciones similares a las órdenes de compra.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LOS MERCADOS IMPLICADOS
 Compras locales: se refieren a las contrataciones de servicios nacionales o nacionalizados y a las
adquisiciones de materias primas, materiales o insumos que se fabrican en el mismo país en donde
opera la firma compradora (las firmas proveedoras pueden ser de origen nacional o extranjero).
 Compras internacionales: compras que se realizan a diferentes mercados del mundo, a través de
proveedores con oficinas comerciales en el mismo país que la firma compradora o a través de diferentes
agentes de comercio internacional (corredores, representantes, distribuidores, Courier, u otros
intermediarios.)

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS COMPRAS
 Compras de economato: aquellas que son de pequeña importancia económica, como por ejemplo
papelería, útiles e insumos de oficina, artículos de higiene, etc. La variedad involucrada y la diferente
frecuencia de compras de este tipo de bienes es tan amplia que no se justifica la emisión de órdenes de
compra para cada una de estas adquisiciones; por esta razón suele utilizarse una “caja chica” (se asigna
una suma de dinero para estos gastos y los mismos se rinden mensualmente; las compras son realizadas
generalmente por algún empleado del sector requirente, en forma personal).
 Compras de mediana magnitud: se refieren a aquellas que involucran mayores montos de dinero. En
estos casos se deberán tomar mayores resguardos, como por ejemplo un seguimiento más frecuente de
las mismas o la conveniencia de realizarlas en forma personal, por ejemplo, para constatar
especificaciones, realizar pruebas o solicitar modificaciones de diseño.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS COMPRAS
 Compras de elementos críticos: aquellos esenciales para garantizar la continuidad de la producción, ya
sea por su escasez, sus particulares características, su costo o su fragilidad. La planificación de las
compras, su seguimiento y el control de este tipo de artículos -o servicios- deben extremarse,
estableciendo claras y precisas políticas de abastecimiento.
 Licitaciones: básicamente, la licitación es un proceso a través del cual se efectúa un pedido de
presentación de ofertas de bienes o servicios a proveedores, se evalúan las mismas y se escoge la mejor
en relación a las condiciones exigidas. En las licitaciones públicas, cualquier proveedor puede cotizar,
mientras que en las licitaciones privadas se invita a determinados posibles oferentes. Este tipo de
procedimiento se realiza cuando se desea adquirir productos de cierta importancia económica, cuando
se espera obtener un producto con características únicas y/o cuando se pretende tener cierta seguridad
en las entregas. En el caso de la Administración Pública, éste es un procedimiento habitual, en especial,
cuando las compras superan determinados montos.

TIPOS DE COMPRAS
DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE ADQUISICIÓN
 Compras recurrentes: se realizan en forma constante y relativamente uniforme. En estos casos, es
frecuente que los abastecimientos se basen en contratos con proveedores pre-seleccionados y se
realicen de acuerdo a las políticas existentes, a los presupuestos aprobados y según el programa de
producción establecido. Comúnmente, este tipo de compras se relacionan con el abastecimiento masivo
de artículos estándares por parte de un mismo proveedor. De acuerdo a los montos involucrados en este
tipo de abastecimiento, frecuentemente se utilizan distintos procedimientos de compras, tal como se
indicará más adelante.
 Compras spot: se efectúan por única vez, generalmente para cubrir una necesidad extraordinaria.

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN SU FORMA DE REGISTRACIÓN
 Por monto o tipo de gasto, utilizándose órdenes de compra, contratos, pliegos de licitaciones o cajas
chicas, según corresponda. Para las compras recurrentes de artículos de mayor valor, suelen utilizarse
órdenes de compra abiertas que suelen abarcar el aprovisionamiento de todo el año o para varios años.
En este tipo de contratos, el sector solicitante de los artículos puede ordenar sin tener que pasar por
Compras.
 Por usuario o sector/ por divisiones/ por sucursales:
Dpto. Ingeniería Producción Administración Marketing Sistemas Rec. Hum.
División Chocolates Galletitas Caramelos Golosinas Pastelería Alimentos
Sucursal Cap. Fed. Luján Mar del Plata Rosario Córdoba
Salta
COMPRAS

 Por rubro/ sub rubro, por ejemplo:
Su rubros Fecha Prov. Cantidad Precio unitario Precio total
A. Resmas
1. Tipo Carta
2. Tipo A4
3. Tipo Oficio
B. Cartuchos para
impresión
4. Epson Stylus
Color 500
5. HP 400
C. Soportes
6. Diskettes
7. CD 8. Zip
D. Otros

 Por proveedor:
PROVEEDOR XX S.A.
Cuit nº Tel./fax:
Domicilio: E-mail:
Nº. O/C
Fecha solicitud.
Solicitante.
Nº de cuenta.
Descripción del artículo.
Cantidad.
Transportista.
Fecha entrega

TIPOS DE COMPRAS
SEGÚN LOS MEDIOS UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES
 Por lo general, las compras personales se realizan en ocasión de adquisiciones de gran valor o
importancia económica, en donde las negociaciones cara a cara pueden dar lugar a mejores acuerdos
comerciales. También suelen utilizarse en el caso de la contratación de algunos tipos de servicios
(seguros, transportes, salud, legales, asesoramiento empresario, entre otros), y es imprescindible para
compras que involucran un diseño individualizado (máquinas y herramientas, adquisición de software a
medida, publicidad, asesoramiento arquitectónico, trabajos de ingeniería, etc.).
Personal Por teléfono Por medios electrónicos

TIPOS DE COMPRAS
COMPRAS ELECTRÓNICAS EL EDI
 Es un mecanismo estandarizado de intercambio de datos y documentos de negocios entre compañías;
permite colocar órdenes sin realizar una llamada telefónica ni enviar documentos por correo.
 Además, permite a las empresas participantes consultar los inventarios de cada una de ellas, acceder a
gráficos de productos con sus especificaciones, ver simulaciones de uso o de comportamiento de los
bienes a adquirir, acceder a planes de producción, entre otra información, lo que contribuye a obtener
una mayor sincronización en el flujo logístico.
 El proceso es rápido, exacto y particularmente útil para compras recurrentes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Beneficios para el comprador Limitaciones para el comprador
• Información exacta en tiempo real.
• Comunicaciones más ricas (demos, voz, 3D, etc.).
• Menor costo de información.
• Menor costo de transacciones.
• Comodidad (tiempo y lugar casi ilimitados para
realizar las compras ).
• Mayor cantidad de proveedores potenciales.
• Adquisiciones potencialmente más económicas.
• Rápida entrega de productos digitalizados
• Falta de seguridad en el sistema y en la red.
• Falta de intimidad ß Falta de confianza entre
comprador y vendedor.
• Altos tiempos en la bajada de ciertos documentos.
• Algunas compañías no pueden afrontar los costos.
• Dificultad de construir alianzas con proveedores
para trabajar en negocios conjuntos.
• Falta de capacidad operativa.

ORDEN DE COMPRA O PEDIDO
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.
 REQUISICIONES O SOLICITUD DE OBJETOS
Es un documento que sirve para solicitar material o productos que se pueden requerir dentro de un
almacén, este documento debe estar debidamente diligenciado y autorizado, debe tener original y
copias para:
 Los empleados que surten y despachan.
 El encargado de tarjetas o sistemas de control de inventarios o de procesamiento electrónico de datos.
 Contabilidad.
 Un sistema puede necesitar una documentación de salida aparte de la requisición. Este conveniente
cuando señala lo que realmente sale del almacén.

DISPOSICIONES LEGALES PARA COMPRA
Las autoridades de protección al consumidor alrededor del mundo han desarrollado una serie de
lineamientos que buscan otorgar una mayor protección a los consumidores.
La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) desarrolló, en 1999, las Directrices
para la Protección de los Consumidores en el Contexto del Comercio Electrónico. Se trata de una serie de
recomendaciones encaminadas a lograr que los proveedores de bienes y servicios que cumplan con las
disposiciones de las leyes de protección al consumidor.
Así se garantiza que el consumidor reciba adecuados niveles de protección cuando realiza sus compras.

COTIZACIÓN
 Precio al que se puede efectuar en un mercado determinado la compra o la venta de un bien, valor o
divisa. También se aplica al precio al que compradores y vendedores están dispuestos a cerrar
operaciones, pero que no es necesariamente el precio al que realmente se cierran. En operaciones de
compraventa, también puede hacer alusión al precio al que cada una de las partes estarían dispuestas a
cerrar el trato, aunque no siempre coincide con el precio final.

COTIZACIÓN
ANÁLISIS DE COTIZACIÓN
Tiene como objetivo encontrar la mejor fuente de recursos para la empresa, para lograrlo debe de
reconocer y considerar planes, estudiar todas la fuentes de recursos, así como seleccionar lo mas
conveniente.
Para evitar errores considerar:
 Factores de costo
 Fecha que se requiere para entregar el articulo
 Factores característicos del producto
 Consideraciones legales

COTIZACIÓN
DATOS DE COTIZACIÓN
 Número de artículos
 Descripción analítica, exacta y especificaciones de las características que tienen los productos.
 Lugar y entrega de transporte.
 Tipo de entrega.
 Fecha para recibir la cotización.
 Anotación del precio, cantidad y plazo de entrega.
 Datos impresos en el formato estándar.
 Condiciones de pago y otras.

REQUERIMIENTO DE MATERIALES
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Elaboración de Elaboración de requisición de compra, cotizando el
material, la herramienta o los suministros que se vaya
a solicitar.
 Formato de requisición
 Suficiencia presupuestal
Subdirección de Conservación
Mantenimiento y Servicios Generales
2. Elaboración de secuencia
presupuestal
Solicita la autorización de suficiencia presupuestal, la
cual será autorizada siempre y cuando el importe haya
sido considerado en el presupuesto del gasto anual
de adquisiciones.
 Suficiencia presupuestal
 Formato de adquisición
Subdirección de Recursos Financieros
3. Validación de requisición Entrega para su validación, revisa que se encuentre
completa y se verifica que la solicitud sea clara y
especifique correctamente las características del
material.
 Formatos de requisición
 Soportes diversos
 Suficiencia presupuestal autorizada
Mantenimiento y Servicios Generales y
Subdirección de Recursos Materiales.
4. Solicitud de compra Solicita la compra de la requisición
 Formatos de requisición
 Soportes diversos
 Suficiencia presupuestal autorizada
mantenimiento y Servicios Generales,
Dirección de Admón. y Finanzas.
5. Se recibe el material
solicitado
Entrega del material solicitado a la subdirección de
Conservación Mantenimiento y Servicios Generales.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
Subdirección de recursos materiales.
REQUISICIÓNDEMATERIALES

REQUISICIÓN DE MATERIALES
En las practicas comerciales, la requisición o solicitud
de compra es un documento interno que maneja una
empresa, en el que plasman las necesidades del
departamento de producción, o alguno de sus
departamentos o sucursales a través del
departamento de almacén.
Elementos básicos indispensables
 Persona que solicita el material.
 Departamento.
 Sucursal.
 Fecha en que se formula la requisición.
 Número.
 Cantidad requerida.
 Descripción clara, precisa y detallada del material
solicitado.
 Clave (si hay catálogo de proveedores )
 Partida (número de la partida presupuestal)
 Unidad de medida(pieza, metros, cajas, litros, kilos,
galón)
 Nombre y firma
 Observaciones

IMPORTACIÓN DE MATERIALES
 Las compras al extranjero, han tomado vital importancia después de las dos grandes guerras mundiales,
desde la primera mitad del siglo XX y la aceleración de los cambios tecnológicos, económicos y sociales
que se han suscitado en el mundo.
 La tendencia de las administraciones nacionales a estimular las importaciones, es debido a que se han
reducido las tarifas aduanales, mediante convenios mercantiles, a las innovaciones tecnológicas, ya que
los medios de transporte son más rápidos, al incremento en el uso del inglés en el comercio
internacional, a los tratados de libre comercio.

Las situaciones que dan origen a las compras en el extranjero son:
 La obtención de mercancías, maquinaria y equipo de países extranjeros, que no se producen en el país.
 La calidad.
 El precio.
 La adquisición de mercancías en un país extranjero, para usarla en otro.
 Los convenios y los bloque de libre comercio y producción.

Al contratar compras de materiales al extranjero, se tienes distintos canales de importación, de selección,
mismos que dependen del tamaño y la capacidad de la empresa, la naturaleza del negocio, la estructura
financiera, métodos, y las prácticas mercantiles. Para la adquisición de productos del extranjero se tiene los
siguientes medios:
 Contratar directamente con un fabricante.
 Por contrato o por corredor de importaciones.
 Contratar con un agente, comerciante o corredor-exportador, extranjero.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES
Requisición >Requisition
Selección del proveedor >Supplier choice
Cotización >Quote or quotation
Muestras, diseños y modelos >Samples, drawings and patterns
Calidad, precio >Quality, price
Condiciones de entrega >Delivery conditions
Condiciones de pago >Payment conditions
Decisión de compra >Purchasing decision
Garantía y servicio >Guarantee and service
Es oportuno mencionar
que el asesoramiento
de agencias aduanales
permite realizar mejores
compras
internacionales.

REQUISITOS PARA LA IMPORTACIÓN
Las personas que deseen importar mercancías están obligadas a:
 Estar inscritos en el Padrón de Importadores de Sectores Específicos a cargo del Servicio de Administración
Tributaria.
 Llevar los sistemas de control de inventarios en forma automatizada.
 Obtener la información, documentación y otros medios de prueba necesarios para comprobar el país de
origen de procedencia de las mercancías.
 Entregar al agente o apoderado aduanal que promueva el despacho de las mercancías una manifestación
por escrito, y bajo protesta de decir verdad.
 Transmitir mediante documento electrónico a las autoridades aduaneras la información relativa al valor de la
mercancía entrante.
 Registrar electrónicamente ante la Administración General de Aduanas el documento mediante el cual
se confiere el encargo a los agentes aduanales.
 Pagar los impuestos al comercio exterior.
 Pagar, en su caso, cuotas compensatorias, así como al cumplimiento de las demás obligaciones en materia
de regulaciones y restricciones no arancelarias y de las formalidades para su despacho.

CONTROL DOCUMENTAL
 El gobierno de cada país, impone ciertos controles a la importación de mercancías de origen extranjero
para que se cumplan las restricciones, respecto a cobrar derechos de importación, de artículos que no
estén exentos, según las leyes aduanales y las ordenanzas del ejecutivo; esto por los acuerdos
comerciales recíprocos.

CONTROL DOCUMENTAL
IMPORTACIÓN DEFINITIVA
 Factura comercial que debe incluir visa consular, cuando así lo establezca le lay, debiendo declarar al
vendedor, bajo protesta de decir verdad, que los valores y especificaciones asentados en la factura son
ciertos y que los precios son los que rigen en el país de origen de las mercancías.
 Lista de empaque.
 Conocimiento del embarque.
 Permiso, cuando lo requiera, siendo los más comunes los de la secretaria de comercio, la secretaria de
agricultura y ganadería, de salubridad y asistencia y de la defensa nacional.

CONTROL DOCUMENTAL
IMPORTACIÓN TEMPORAL
 Factura comercial.
 Lista de empaque.
 Conocimiento de embarque.
 Permisos y certificados cuando se requieran.
El plazo para retornar a su lugar de origen varía según la naturaleza de las mercancías, pero se puede decir
que fluctúa entre seis meses a un año, pudiendo ampliarse este plazo a juicio de la dirección general de
aduanas.

CONTROL DOCUMENTAL
IMPORTACIÓN PARA REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS
Se entiende por ello al régimen aduanero, por el cual se permite la entrada al país, sin el pago de los
impuestos a la importación de mercancías idénticas, respecto a su calidad y características técnicas y
arancelarias, a aquellas que se importaron definitivamente y que fueron incorporadas a productos
nacionales que se exportaron, también definitivamente.
(Art. 95 de la ley Aduanera, - derogado.)

CONTROL DOCUMENTAL
Además, en las compras internacionales deben considerarse otros tipos de contratos complementarios para
garantizar adecuadamente las operaciones de compra:
 Contrato de transporte de mercancías.
 Contrato de seguro de riesgos.
 Contrato bancario (carta de crédito).
 Contrato de fianza (para asegurar el pago del precio o la calidad de las mercancías).
 Contrato de servicios de inspección de las mercancías (a fin de verificar que se apeguen a las
condiciones establecidas en el contrato de compra-venta internacional).

INCOTERMS
 Los Incoterms son un conjunto de reglas internacionales, regidos por la Cámara de Comercio
Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de
compraventa internacional.
 Los Incoterms también se denominan cláusulas de precio, pues cada termino permite determinar los
elementos que lo componen. La selección del Incoterm influye sobre el costo del contrato.
 El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación
de los términos mas usados en el Comercio internacional.

INCOTERMS
Los Incoterms determinan:
 El alcance del precio.
 En que momento y donde se produce la transferencia de riesgos sobre la mercadería del vendedor hacia
el comprador.
 El lugar de entrega de la mercadería.
 Quién contrata y paga el transporte.
 Quién contrata y paga el seguro.
 Qué documentos tramita cada parte y su costo.

INCOTERMS
(TÉRMINOS COMERCIALES INTERNACIONALES)
“E”: este grupo se caracteriza por tener solamente un término.
E. EXWORKS (EXW) = EN FÁBRICA
Término por el que el vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en los locales del vendedor.
“F”: sólo contiene tres términos
F. FREE CARRIER (FCA) = LIBRE TRANSPORTISTA
FREE ALONGSIDE SHIP (FAS) = LIBRE AL COSTADO DEL BUQUE
FREE ON BOARD (FOB) = LIBRE A BORDO
Términos en los que el vendedor cubre la entrega de mercancías a un medio de transporte escogido por el comprador, quedando libre del costo y riesgo de la mercancía.
“C”: contiene cuatro términos
C. COST AND FREIGHT (C&F) = COSTO Y FLETE
COST INSURANCE AND FREIGHT (CIF) = COSTO SEGURO Y FLETE
CARRIAGE PAID TO (CPT) = TRANSPORTE PAGADO HASTA EL LUGAR CONVENIDO
CARRIAGE AND INSURANCE PAID TO (CIP) = TRANSPORTE Y SEGURO PAGADO HASTA EL LUGAR DE DESTINO CONVENIDOS
Términos en los que el vendedor ha de contratar el transporte principal, pero sin asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales debido a hechos acaecidos después de
la carga y despacho.
“D”: Contiene cinco términos
D. DELIVERED AT FRONTIER (DAF) ENTREGADO EN FRONTERA, LUGAR CONVENIDO
DELIVERED EX SHIP (DES) ENTREGADO SOBRE BUQUE, PUERTO DE DESTINO CONVENIDO
DELIVERED EX QUAY (DEQ) ENTREGADO EN MUELLE CON DERECHOS PAGADOS EN EL PUERTO DE DESTINO CONVENIDO
DELIVERED DUTY UNPAID (DDU) ENTREGADO CON DERECHOS NO PAGADOS EN EL LUGAR DE DESTINO CONVENIDO
DELIVERED DUTY PAID (DDP) ENTREGADO CON DERECHOS PAGADOS EN LUGAR DE DESTINO CONVENIDO
Términos en los que el vendedor ha de soportar todos los gastos y riesgos necesarios para llevar la mercancía al país de destino.

PROVEEDORES
 Una de las decisiones más importantes relacionadas
con el abastecimiento – y que está implícita en todo
tipo de compras – se refiere a la de escoger entre
trabajar con múltiples proveedores o un único
proveedor.

VENTAJAS DE PROVEEDOR
 Este tipo de estrategia se basa en el establecimiento de relaciones a largo plazo, lo que favorece el
entendimiento entre las partes, la confianza y el compromiso, y promueve una relación positiva de
trabajo en común.
 La cooperación entre las partes puede producir un importante ahorro de costos en el mediano y largo
plazo, favoreciendo la competitividad de la supply chain.
 Debido a los descuentos por cantidad o las economías que pueden lograrse en el transporte, puede ser
más conveniente concentrar las compras en una sola fuente de suministro.
 Las compras de artículos especializados o “a medida” son otro ejemplo de la conveniencia de trabajar
con un único proveedor, ya que de esta forma se garantiza la consistencia en la calidad de los artículos
adquiridos.

DESVENTAJAS DE PROVEEDOR
 La alta dependencia que puede producirse entre comprador y proveedor; de esta forma, cualquier
inconveniente de una de ellas repercute fuertemente en la otra (desabastecimiento, problemas
financieros, entre otros) y, además, el cambio de socios se torna muy costoso para ambas partes.
 El riesgo de que los socios se conviertan en competidores; esto puede ocurrir a partir de la mayor
información que suele compartirse en este tipo de relación (tanto el proveedor como la empresa
compradora pueden aprovechar el mayor conocimiento de los procesos productivos y mercados de la
contraparte para emprender nuevos negocios)
 La estrategia de trabajar con muchos proveedores se basa en la creencia de que de esta forma se
reducen los riesgos de desabastecimiento y se favorece la reducción de precios en función de la
competencia que se crea.

PREGUNTAS TÍPICAS PARA LA SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR
Éstas son algunas de las preguntas típicas que toda organización se plantea, no sólo al comienzo de su
operatoria en el mercado, sino a lo largo de todo su ciclo de vida.
 ¿Dónde encontrar un proveedor?
 ¿Cómo elegirlo?
 ¿En aspectos evaluarlo?
 ¿Cómo evaluarlo?
 ¿Convendrá realizar un contrato a largo plazo?
 ¿Será confiable este proveedor?

ADQUISICIÓN A PROVEEDORES
 Las páginas amarillas, las publicaciones especializadas, los programas de radio y televisión y los
periódicos son algunos de los recursos utilizados en la búsqueda de proveedores.
 Las guías de la industria son otros de los medios que permiten conocer potenciales proveedores, estos
directorios son publicaciones que listan y clasifican las empresas de acuerdo a los productos que
fabrican. En algunos casos ofrecen información adicional, como datos financieros y las direcciones de sus
locales comerciales.
 En páginas anteriores, además, ya se ha mencionado a Internet como una novedosa y efectiva
herramienta de identificación de recursos.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 Después que han sido localizados los potenciales proveedores, se procede a realizar un proceso de
análisis, comparación y selección de los mismos. Para ello, se debe desarrollar previamente un criterio de
evaluación, en función tanto en las políticas como en las necesidades de la empresa.
 Una vez determinados los aspectos del proveedor que mayor relevancia tengan para la firma
compradora, se procede a la ponderación de los mismos en función de su importancia relativa,
procediéndose a la calificación del proveedor y a su posterior selección.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Aspectos que se deben considerar:
1. La seriedad en sus argumentos y cotizaciones.
2. La trayectoria y conocimiento en el medio.
3. La confianza que inspire por sus antecedentes.
4. La imagen de sus marcas.
5. Su capacidad de producción.
6. Sus recursos técnicos y las actualizaciones tecnológicas.
7. Sus recursos financieros.
8. Sus apoyos publicitarios.
9. La puntualidad en la entrega.
10. El tiempo de entrega.
11. Sus condiciones (descuentos, forma de pago, despacho,
devoluciones, averías, reclamaciones).
12. La claridad en sus estrategias de comercialización.
13. Sus precios.
14. La calidad de sus productos y su gente.
15. La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.
16. Sus servicios de postventa.
17. La rapidez y voluntad para atender oportunamente sus
requerimientos.
18. La asesoría en la comercialización de sus productos.
19. Su ubicación geográfica.
20. La naturaleza del proveedor (fabricante, representación,
agente, distribuidor).

EJEMPLO
Atributo / variable Puntaje
Precio 0.40
Condiciones de pago 0.30
Calidad 0.20
Plazos de entrega 0.10

Atributo / variable Proveedor A Proveedor B Proveedor C
Precio 7 4 6
Condiciones de pago 5 7 5
Calidad 4 8 5
Plazos de entrega 7 3 8
Total 27 22 24

Atributo / variable Puntaje Proveedor A Proveedor B Proveedor C
Pun. ponderado Pun. ponderado Pun. ponderado
Precio 0.40 7 2.80 4 1.60 6 2.40
Condiciones de
pago
0.30 5 1.50 7 2.10 5 1.50
Calidad 0.20 4 0.80 8 1.60 5 1.00
Plazos de entrega 0.10 7 0.70 3 0.30 8 0.80
Total 1.00 27 5.80 22 5.60 24 5.70

ACTIVIDADES DEL CLIENTE Y PROVEEDOR
 Una vez seleccionados los proveedores, se deben abrir registros para cada uno de ellos, en donde se
incluirá toda la información que se crea relevante, tal como datos identificativos (razón social, domicilio
legal y comercial, teléfono, fax, e-mail, dirección web, nº de CUIT, tipo de contribuyente, etc.).
 Los tipos de productos que ofrece o servicios que presta, precios, políticas de descuentos, condiciones
acordadas de pagos, condiciones generales de entrega y contratos que se hayan firmado.
 Los archivos deben mantenerse actualizados en forma constante, lo que implica la actualización de los
datos identificativos y la inclusión de nuevos productos, como así también las modificaciones de precio,
de materiales y/o de precios que los proveedores pudieran establecer.
 Es común que en dichos registros figuren además catálogos y muestras de los artículos ofrecidos, con
los resultados de los análisis realizados a los mismos si correspondiere.

CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES (ISO)
Se trata de eliminar las inspecciones de entrada para productos comprados
 Conforme se avanza en el desarrollo se van reduciendo los controles de entrada.
 Visitas a la planta del proveedor para una evaluación exhaustiva.
 Asegurar el cumplimiento de objetivos de calidad, costos y entregas.
 Formación de un equipo de certificación cliente – proveedor para programas de mejora.
 Auditorías periódicas.

GESTIÓN DE INVENTARIOS
Las políticas referidas al manejo de los inventarios completarían el temario de la logística de abastecimiento
expuesto hasta aquí.
Sin embargo, dada la amplia y completa información que existe al respecto en diversos libros universitarios
y publicaciones especializadas, se cree innecesario ahondar en dichas cuestiones en el presente trabajo.

CUESTIONES MÁS RELEVANTES:
 Pronósticos de demanda.
 Estacionalidad de la demanda.
 Objetivos.
 Costos.
 Lote Económico o Cantidad Económica de Pedido (C.E.P.).
 Demanda dependiente e independiente.
 Sistemas de administración de inventarios
 Posición del inventario.
 Nivel de servicio.
 Nivel de reservas de seguridad.
 Rotación de inventarios (Turn).
 Sistema ABC para inventarios.
 Sistemas informáticos de administración de stocks

ESTUDIO PARA GESTIÓN DE INVENTARIOS
 Uno de sus principales problemas es su administración, puesto que siempre hay demasiado de lo que no
se vende o consume, y muchos productos agotados de lo que sí se vende, lo cual se debe a la falta de
información precisa y oportuna sobre la demanda en el punto de consumo.
 La aplicación de un Sistema de Gestión de Inventarios es una de las alternativas más influyentes en el
esfuerzo por reducir los costos y mejorar la eficiencia económica, ya que incrementa los niveles de
servicio al cliente, aumenta la liquidez y permite a las organizaciones estar prevenidas frente a las
fluctuaciones de la demanda; manteniendo un óptimo nivel de seguridad y logrando mantener los
inventarios necesarios del producto.
 La gestión de inventarios se asocia a un problema de toma de decisiones cuyas variables más
significativas son: ¿cuánto producir o adquirir? y ¿cuándo pedir?, ya que reduciendo el inventario se
minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda y de obstaculizar las
operaciones de la empresa. La gestión de inventarios permite determinar la cantidad de inventario del
producto que debe mantenerse.

 Diversos métodos de gestión de los inventarios se aplican para desarrollar un sistema de gestión de
inventarios que se adecue con el comportamiento de los datos. Estos modelos para la Administración
del Inventario se agrupan en 2 categorías principales, según sean sistemas determinísticos o sistemas
probabilísticos.
 Sistema determinístico: Tiene muchas restricciones y se basa en el modelo de Wilson del Lote Económico
de compra (EOQ) y en la Demanda conocida. No tiene variaciones en el tiempo.
 Sistemas probabilístico: Considera las fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas del
proveedor y otros factores incontrolables. Estos sistemas se clasifican a su vez según el tipo de demanda,
ya sean dependientes o independientes.

 Para adoptar las decisiones más oportunas en un sistema de inventarios hay que tomar en cuenta el comportamiento de la
demanda y los niveles de servicio que se pretenden alcanzar.
 Pronosticar la demanda implica la estimación anticipada del valor de una variable, convirtiéndose en una herramienta
fundamental para la toma de decisiones dentro de las organizaciones.
 Los modelos de pronóstico de la demanda más empleados son:
 Estimación de la Demanda por el Método Promedio Simple.
 Estimación de la Demanda por el Método Promedio Móvil Simple.
 Estimación de la Demanda por el Método de Promedios Ponderados Móviles.
 Estimación de la Demanda por el Método de Regresión Lineal.
 Estimación de la Demanda por Suaviza miento Exponencial Simple.
 Estimación de la Demanda por el Método de Índices de Estacionalidad.
 Estimación de la Demanda por Suaviza miento Exponencial Doble.
 La importancia de determinar el error del pronóstico es que a partir de él se puede obtener una estimación más certera de la
demanda y su variabilidad.
 Este trabajo se enfoca en la mejora del nivel de servicio de la empresa estudiada, a partir de la propuesta e implementación
de un sistema para la gestión de sus inventarios.

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS
 Todo producto o unidad que se desee controlar debe llevar un único código que la identifique.
 Son actividades de control acciones como: la llegada del producto a una bodega y su correspondiente
cargue de inventario en el cliente, el registro del producto en el punto de pago de un supermercado o la
revisión de las ventas de un producto en un determinado punto de venta.
 Cualquier diferencia de un producto a otro (sabor, color, contenido, talla, etc) genera la necesidad de
asignar un código diferente.
 La forma de identificar un producto con el sistema estándar GS1 varía de acuerdo con el tipo de artículo.

GESTIÓN DE ALMACENES
El almacenamiento está catalogado como una actividad que no agrega valor, sin embargo, esto no es
absolutamente cierto.
 Ejemplos típicos de almacenajes que sí agregan valor son los casos de las bodegas en la industria
vitivinícola y las cámaras de frío que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable.
Lo cierto es que los almacenes sí agregan valor, y que lo hacen a través de diferentes formas.
El problema con los almacenes no es su función en sí misma, sino su mala administración, los inventarios en
exceso, la deficiente distribución, el desaprovechamiento de espacio y la inoperancia de controles y
registros.
De la eficiencia en la gestión de los almacenes dependerá la creación de valor o, de lo contrario, sólo el
agregado de costos.

OBJETIVO DE GESTIÓN DE ALMACENES
 Su objetivo es evitar la interrupción del flujo logístico; así, los almacenes actúan como “amortiguadores”
que facilitan la continuidad de los procesos productivos e impiden el desabastecimiento del mercado.
 Los almacenes de entrada (de materias primas, materiales, repuestos, insumos varios) permiten regular
los suministros para la producción, mientras que los almacenes de salida (productos terminados)
permiten regular las fluctuaciones en las ventas.

PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACEN
RECEPCIÓN
ALMACENAMIENTO
CONTROL DE INVENTARIOS
PREPARACIÓN DE PEDIDOS
DISTRIBUCIÓN

BENEFICIOS DE UN BUEN MANEJO DE ALMACENES
 Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso
innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de
inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la
localización inmediata de los artículos.

TIPOS DE ALMACEN
Una empresa puede destinar espacios físicos independientes para alojar los variados ítems que necesita para sus
distintas necesidades, por ejemplo, puede tener almacenes:
 De materias primas (puede requerirse más de un almacén para sus distintos tipos).
 De materiales (a menudo se requiere más de un almacén para clase de materiales).
 De aprovisionamiento general (útiles de oficina, material de empaque, material de seguridad, combustibles,
lubricantes).
 De herramientas.
 De repuestos.
 De mantenimiento general (repuestos para maquinarias de producción, repuestos para reparaciones post.
 Venta, guantes de trabajo, herramientas, materiales eléctricos, escaleras, elementos de limpieza).
 De productos en proceso / semielaborados.
 De productos terminados.

OTRO TIPO DE CLASIFICACIÓN
 Otro tipo de clasificación se refiere a la forma en que los ítems son stockeados en el almacén, así se
encuentran:
 Almacenes de localización fija: en ellos, cada uno de los tipos de artículos que ingresan tiene asignado
un espacio permanente de almacenamiento o SKU - stock keeping unit-. Este tipo de almacenamiento es
conveniente cuando el espacio físico no es muy costoso y también cuando se trata de artículos de
utilización permanente.
 Almacenes de localización aleatoria: los artículos que ingresan a los almacenes son colocados en
cualquier espacio vacío de las estanterías o espacios destinados a almacenaje. En estos casos se requiere
un índice de ubicación que indique qué espacios están vacíos y disponibles y donde se guarda cada
parte; suelen utilizarse códigos de barra y tanto la asignación como recuperación de los ítems se realizan
a través de un sistema informático.
 Almacén por zonas: es una opción intermedia entre las dos nombradas, en donde todos los
componentes afines se agrupan en la misma zona, asignando localizaciones aleatorias dentro de cada
una de ellas.

COSTO DE ALMACENAMIENTO
La existencia de inventarios lleva asociados ciertos costos de mantenimiento, como por ejemplo los que se
listan a continuación:
 Tasas e impuestos sobre el inmueble.
 Servicios eléctrico, de gas, de agua.
 Seguros del edificio.
 Seguros de equipos de transporte interno de materiales, productos en proceso y terminados.
 Amortizaciones del edificio, del equipamiento y de los transportes internos 37.
 Gasto de mantenimiento y reparaciones del edificio, equipos y transportes internos.
 Seguros del personal a cargo del manejo de materiales.

COSTO DE ALMACENAMIENTO
 Salarios de encargados de la operatoria del almacén.
 Salario del personal de vigilancia.
 Seguros de mercadería.
 Costo de obsolescencia del stock.
 Costos por roturas, por pérdidas de contenido, deterioros por mala conservación.
 Robos, hurtos.
 Costos de desembalaje y/o desempaque.
 Costos de traslado de materiales a su zona de almacenamiento y desde allí a la zona de salida.
 Costos de preparación de pedidos internos.

REGISTRO DE ALMACEN
La automatización de los registros permite las altas y bajas de mercaderías de acuerdo a las normas
contables vigentes, facilitando la actualización del stock y su valorización.
Los sistemas actuales que permiten integrar los datos de los diferentes departamentos de la empresa
ofrecen mayores ventajas en relación a la toma de decisiones, en este caso, de abastecimiento (planificación
de aprovisionamientos, aviso de punto de re pedido o emisión automática de órdenes de compra, entre
otros).
Los registros nunca son totalmente exactos, por lo que, en forma periódica y de acuerdo a las políticas y
prácticas vigentes, se procede a realizar conteos físicos de los inventarios.
 Por ejemplo muchas compañías suelen efectuar estos recuentos una vez al año, cerrando sus puertas
por unos cuantos días (“cerrado por balance”) Sin embargo, los conteos cíclicos suelen tener algunas
ventajas por sobre el conteo anual.

REGISTRO DE ALMACEN (SISTEMA ABC)
 El sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor contable (de coste
o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente, miles de artículos son almacenados en
las empresas, especialmente en la industria manufacturera, pero sólo un pequeño porcentaje
representa un valor contable lo suficientemente importante como para ejercer sobre él un estricto
control.

APLICACIÓN DE SISTEMA ABC
La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la
clasificación en grupos de artículos así:
 Los artículos "A": son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representan
aproximadamente el 10% de los artículos del inventario que absorben el 80% de la inversión. Estos son
los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.
 Los artículos "B": son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo.
Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 15% de la inversión. CONTROL Y MANEJO DE
INVENTARIO.
 Los artículos "C": son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a la
inversión más pequeña. Consiste aproximadamente del 60% de todos los artículos del inventario pero
solo el 5% de la inversión de la empresa en inventario.

BIBLIOGRAFÍA APA
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LEARNING.
 LEONEL CRUZ MCINAS . (1999). COMPRAS. MEXICO, D.F: CECSA.
 Dr. SALVADOR MERCADO H.. (1987). COMPRAS, PRINCIPIOS Y APLICACIONES. MEXICO, D.F: LIMUSA.
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