Sesión impartida en el Instituto Internacional San Telmo sobre productividad, organización personal y gestión del tiempo a alumnos de Executive MBA y para un programa "in company" de Heineken España

1. HERRAMIENTAS PARA
ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN
DEL TIEMPO
JUAN J. VELASCO - JJVELASCO@GMAIL.COM

2. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
UN POCO DE HISTORIA…
2008
GTD
2011
Trello
2012
Evernote
GCalendar
2014
GCalendar
Wunderlist
Evernote
2016
GCalendar
Todoist
Trello
Evernote

3. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
▸ Las herramientas, por sí solas, no mejoran nuestra
productividad…
▸ ¿Cómo las usamos? ¿Nos ayudan?
▸ ¿Las hemos integrado en nuestra forma de trabajar?
▸ Están para ayudarnos a trabajar y no para que trabajemos para
las herramientas
▸ Tienen que ahorrarnos tiempo
▸ Usarlas no debe ser pesado

4. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
▸ Mi organización se fundamenta en 4 herramientas:
▸ Google Calendar
▸ ToDoIst (tareas personales)
▸ Trello (trabajo en equipo)
▸ Evernote
▸ Las 4 herramientas responden a dos requisitos:
▸ Centralizar la información (Google Calendar y Evernote)
▸ Todas las tareas deben estar identificadas y con referencia temporal
(Todoist y Trello)

5. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TODOIST
▸ Herramienta de gestión de tareas
▸ Anotar tareas y tachar las resueltas
▸ Dinámica de uso gamificada
▸ Versión gratuita plenamente funcional
https://es.todoist.com/
▸ Disponible en navegador web y apps para
iOS y Android

6. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TODOIST

7. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TODOIST

8. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
▸ Herramienta de gestión de tareas y proyectos
▸ Basada en tarjetas (tareas)
▸ Pilas de tarjetas (estados)
▸ Boards / tableros (proyectos)
▸ Cambios y modificaciones generan notificaciones a tiempo real
▸ Se puede usar a nivel individual o para colaborar con un equipo
▸ Individual: GTD
▸ Equipo: GTD, Scrum
▸ Versión gratuita plenamente funcional https://trello.com
▸ Disponible en navegador web y apps para iOS y Android

9. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
Tableros en Trello
Cada tablero puede ser un proyecto individual o en equipo

10. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
Aplicar GTD a Trello es muy sencillo.
Solamente hay que asignar los estados de GTD a las pilas de tarjetas

11. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
▸ Ventajas de usar Trello al trabajar en equipo:
▸ Trabajar sobre un único repositorio
▸ Evitar cruces de correos
▸ De un vistazo sabemos qué tareas se están ejecutando y
quiénes son los responsables de las mismas
▸ Gestión remota del equipo
▸ Agiliza reuniones y revisiones de tareas
▸ Mucho mejor que coordinarse por interminables cadenas de e-mails
o a través de grupos de WhatsApp

12. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
Cómo usábamos Trello para organizar a nuestro equipo del MBA

13. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
Caso real: HUB Movilidad Conectada

14. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
Caso real: HUB Movilidad Conectada

15. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
EVERNOTE
▸ Cuaderno digital en la nube
▸ Adiós a las notas en papel (+6 años)
▸ Adiós acumular cuadernos en la estantería
▸ Toda la información útil concentrada en un único sitio
▸ Disponible para Mac, Windows, Android, iOS y web
▸ Documentos, e-mails importantes, notas de reuniones,
tarjetas de visita, revistas, artículos interesantes, casos y
notas técnicas del MBA…

16. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
EVERNOTE
▸ La información se organiza con:
▸ Libretas (MBA, Andalucía Open Future, Personal,
Contactos, Sistemas…)
▸ Cada libreta está compuesta por notas
▸ Las notas llevan asociadas etiquetas para relacionar
notas y temáticas (búsquedas relacionales)
▸ Objetivo: evitar información dispersa, inconexa y en
múltiples repositorios (cuadernos, notas sueltas, folios
impresos, actas de reuniones, e-mails…)

17. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
EVERNOTE

18. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
EVERNOTE

19. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
ALGUNAS IDEAS FINALES
▸ Es importante no convertirse en esclavo de las herramientas
▸ El e-mail es un gran ladrón de tiempo, no debería ser el
núcleo de nuestro día a día
▸ Ayuda mucho reservar un rato al final de la semana para
planificar la siguiente
▸ No dejar nada “en el aire”, apuntar tareas y encargos para
planificar

20. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
ALGUNAS IDEAS FINALES
▸ Si algo está bloqueado por un tercero, hay que anotarlo
para hacer seguimiento
▸ Identificar bien los “inbox” de tareas e información y los
repositorios en los que los almacenamos
▸ Si algo se puede hacer en menos de 5 minutos, hazlo y no
lo pospongas (principio básico de GTD)

21. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
ALGUNAS IDEAS FINALES
▸ La agenda es el reflejo de la vida
de uno mismo
▸ Si tienes problemas de
organización, incluye en tu agenda
los asuntos personales (y les
reservarás tiempo)
▸ No decir nunca que “no”, devalúa
tu “sí”

22. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
RECOMENDACIONES
▸ Berto Pena - Thinkwasabi http://thinkwasabi.com/
▸ Jeroen Sangers - El Canasto https://canasto.es/
▸ Trello - https://trello.com
▸ Asana - https://asana.com
▸ Evernote - https://evernote.com
▸ ToDoIst - https://es.todoist.com/

23. MUCHAS GRACIAS
POR VUESTRO TIEMPO