La Administración Documental de la IPS Universitaria se encarga de recibir, almacenar y proveer documentos de manera oportuna para apoyar la toma de decisiones. En 2009 implementó nuevos sistemas de registro para garantizar la trazabilidad de documentos como las glosas y devoluciones. También diseñó un inventario documental, digitalizó libros contables y mejoró el servicio de mensajería. La recepción y producción de documentos alcanzó cifras récord.

1. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRACION DOCUMENTAL 2009

2. ADMINISTRACION DOCUMENTAL PRESENTACION Administración Documental de la “IPS UNIVERSITARIA” es la dependencia responsable de recibir, custodiar, conservar y servir los documentos administrativos de la institución en términos de oportunidad e integralidad para la toma de decisiones, garantizando la operatividad y el flujo de información de manera permanente y continua.

3. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Durante el año 2009 la dependencia emprendió acciones de fortalecimiento en sus herramientas de consulta documental para brindar mejor información a sus usuarios de acuerdo a sus necesidades, continuando con su consolidación como importante oficina de apoyo a las diferentes áreas y unidades estratégicas de la “IPS UNIVERSITARIA”

4. ADMINISTRACION DOCUMENTAL A partir del mes de mayo de 2009 se implementoel registro individual de glosas y devolucionescon el fin de garantizar la trazabilidad para esta tipología documental Fuente: Administración Documental. Base de datos de registro individual de glosas y devoluciones

5. ADMINISTRACION DOCUMENTAL En el 2009 se diseñó e implementó el inventario documental para el registro y control de la información custodiada. Los diferentes tipos de contratos fueron objeto inicial de esta actividad. 897 expedientes de este tipo han sido registrados. Herramienta que resultó útil para la pasada auditoria realizada por la CGA.

6. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Acorde con las políticas y objetivos para la consecución de la acreditación de la institución formulados desde la alta dirección; con el acompañamiento de las áreas de calidad y estadística, se elaboró el procedimiento para uso, custodia y conservación del archivo administrativo. Así mismo se publicó el reglamento de Administración Documental en la “IPS UNIVERSITARIA” con el objetivo de regular la gestión documental.

7. ADMINISTRACION DOCUMENTAL DIGITALIZACION DOCUMENTOS CONTABLES En el 2009 Administración Documental lideró la digitalización del archivo contable. Se digitalizaron 3.388 libros contables. Aproximadamente 2.800.000 folios.

8. ADMINISTRACION DOCUMENTAL CAMBIO DE PROVEEDOR DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA Con el objetivo de mejorar el servicio de mensajería especializada en tiempos de entrega, facturación e información de los envíos. En septiembre de 2009 se realizó convocatoria para mensajería certificada.

9. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

10. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Fuente: Administración Documental. Registro control correo certificado

11. ADMINISTRACION DOCUMENTAL En el año 2009 la recepción de documentos externos tuvo una cifra record de 16.590 documentos, superando los años anteriores. Fuente: Administración Documental.

12. ADMINISTRACION DOCUMENTAL La administración de la Clínica León XIII ha incrementado la radicación de documentos externos en un 64,8% respecto al 2006 Fuente: Administración Documental.

13. ADMINISTRACION DOCUMENTAL La radicación de documentos se mantuvo en el semestre II/2009 en un nivel favorable excepto en el mes de agosto por motivos de cambio de personal en el área Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos radicados en < 8 horas

14. ADMINISTRACION DOCUMENTAL La entrega de documentos físicos a las diferentes áreas de la institución presentó un indicador estable en el cuarto trimestre de 2009 mejorando la oportunidad de entrega. Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos entregados en < 4 horas

15. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Para los documentos producidos por la IPS en el año 2009 la situación es semejante. La cifra record fue de 55.141 Fuente: Administración Documental.

16. ADMINISTRACION DOCUMENTAL La producción documental se incrementó en el año 2009 en un 82,9% respecto al año 2006 Fuente: Administración Documental.

17. ADMINISTRACION DOCUMENTAL La producción interna demandó la programación en el semestre II/2009 de 5.466 trámites de mensajería de los cuales 5.045 fueron efectivos, mostrando estabilidad Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa

18. ADMINISTRACION DOCUMENTAL El flujo de documentos internos entre las dos sedes principales se incrementó para el año 2009 en un 37% Fuente: Administración Documental. Registro de documentos enviados y recibidos sedes Hospitalaria y Ambulatoria

19. ADMINISTRACION DOCUMENTAL El gráfico muestra para el año 2009 baja lectura documental lo que implica poca gestión y trámite de la información. Fuente: Administración Documental.

20. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Para el caso de los documentos leídos, en el 2009 el promedio entre la radicación y lectura del documento fue de 6.014 días. Fuente: Administración Documental.

21. PARA EL 2010 Implementación de estrategias para centralizar archivos de cada unidad estratégica de negocios y unidades de apoyo administrativo hacia la administración documental, para llegar a tener un archivo administrado con método y trazabilidad del 60% de los documentos institucionales. Continuar el proceso de digitalización de facturas y soportes contables del año 2009 y 2010, para madurar el proceso digital de consulta de facturas.

22. PARA EL 2010 Fortalecer las herramientas de consulta de información que actualmente se realizan en administración documental de manera manual a medios electrónicos con el objetivo de mejorar la oportunidad de respuesta a las necesidades de información de las unidades. Documentar la totalidad de las actividades de gestión de documentos acorde con la política de acreditación referente al requisito de seguridad de la información.