Informe de Investigación Propedeutico UNADM

Investigación Documental y de Campo
Informe final
El uso de la tecnología para la administración contable
(ingresos, egresos e inventario) en las PYMES
Jesús Eduardo Baltazar Gallegos
Septiembre, 2017

Propedéutico
Gestión y Administración de PYMES
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ÍNDICE
ÍNDICE........................................................................................................................................2
EL USO DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN CONTABLE (INGRESOS,
EGRESOS E INVENTARIO) EN LAS PYMES............................................................................3
Introducción ..............................................................................................................................3
Metodología...............................................................................................................................4
Investigación documental. .......................................................................................................4
Investigación de campo. ..........................................................................................................5
Resultados.................................................................................................................................6
Conclusiones y recomendaciones.........................................................................................10
Referencias y fuentes de consulta.........................................................................................11
Anexos .....................................................................................................................................12
Anexo 1 .................................................................................................................................12
Visitas y bitácoras..................................................................................................................12
Visita a micro empresa Tienda tradicional. 15/Agosto/2017...................................................12
Visita a pequeña empresa. Dulcería. 15/Agosto/2017............................................................13
Anexo 2 .................................................................................................................................13
Guía de observación Tienda tradicional.................................................................................13
Guía de observación Dulcería................................................................................................14
Anexo 3 .................................................................................................................................15
Guión de entrevista Tienda Tradicional..................................................................................15
Guión de entrevista Dulcería..................................................................................................17
Anexo 4 .................................................................................................................................19
Encuesta PYMES ..................................................................................................................19

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El uso de la tecnología para la administración contable (ingresos,
egresos e inventario) en las PYMES
Introducción
En la actualidad se cuenta con distintas herramientas contables, puntos de venta e inventarios
que nos ayudan a tener un mejor control de nuestros movimientos diarios así como de las
estadísticas de venta a determinados tiempos. En su mayoría, las pequeñas empresas no
valoran los beneficios de usar éstas herramientas o están negados a hacer un gasto que no
creen necesario, está misma respuesta la tenemos pero en menor volumen en las medianas
empresas, mas sin embargo hay otras que están apostando a utilizar herramientas comerciales
de bajo costo para mantener una administración estable de la información.
Al tener el deseo de estudiar la carrera de Administración y gestión de PYMES me interesó en
primera instancia, conocer cómo se estaban comportando actualmente los pequeños y
medianos negocios, si estaban llevando una buena organización para conocer sus ingresos y
egresos, así como saber si estaban apoyándose de alguna herramienta tecnológica para la
administración del negoció ya que hoy en día la tecnología es necesaria y cada vez más está al
alcance de todos.
Los objetivos de este estudio son conocer algunas de las herramientas contables existentes en
el mercado, de uso fácil y bajo costo, investigando en internet las que se están promoviendo,
para poder ser implementadas en distintos tipos de PYMES.
Identificar las razones principales por las que no se desea utilizar herramientas tecnológicas,
haciendo estudios de campo y analizando resultados de otras investigaciones.
Evaluar las ventajas y desventajas de utilizar algunas herramientas tecnológicas para poder
detectar el costo de mantener la herramienta y la información necesaria (tiempo y dinero), e
identificar el beneficio obtenido de utilizarla.
Hacer una comparación de los resultados obtenidos haciendo una administración manual contra
los resultados obtenidos usando una herramienta tecnológica para así determinar si es
conveniente o no implementar tecnología en diversos tipos de PYMES.
Como resultado de la investigación se pretende entender los diferentes tipos de negocios y sus
necesidades así como la flexibilidad para utilizar herramientas tecnológicas y el beneficio de
usarlas o en su respectivo caso el no usarlas.

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Metodología
Investigación documental
En esta parte de la investigación se decidió hacer una búsqueda temática en internet para
encontrar información reciente en artículos de revistas, páginas web, investigaciones anteriores
o cualquier otra fuente de información en internet que nos proporcionara datos específicos
sobre el manejo actual de las finanzas e inventarios en las PYMES así como las herramientas
tecnológicas para el registro de los movimientos financieros que se ofrecen actualmente.
Se encontraron varios artículos relacionados a información general de las PYMES, qué son,
cómo están formadas, cuál es la organización interna de medianas empresas, estadísticas
económicas de varios países de Latinoamérica, información sobre cómo iniciar tu propio
negocio y la influencia que tienen las PYMES en la economía de México.
También se encontraron algunos artículos sobre las herramientas o aplicaciones open source
para llevar la administración del negocio, en este sentido no se hizo mucha investigación al
respecto ya que el punto principal de la investigación es si las PYMES sacan provecho de la
tecnología y la razón por la que sí/no lo hacen y en el caso de que sí usen herramientas, saber
cuáles son las herramientas más utilizadas.
Las fuentes que se escogieron para llevar a cabo el trabajo se me hicieron confiables ya que se
pusieron a prueba siguiendo los criterios para evaluar un sitio web:
 Se detectó el responsable o autor del sitio.
 Es relevante la información que se ofrece.
 El tema está desarrollado con profundidad y claridad.
 Los sitios web que requieren una actualización sí se están actualizando constantemente.
 Son legibles, contienen un adecuado lenguaje entendible y un diseño sencillo y
comprensible a primera vista.
Los documentos que me sirvieron como base para la investigación fueron encontrados como
tesis para Licenciatura y Maestría, artículos de revistas online, y sitios web temáticos (finanzas).
La mayoría de esta documentación no ha sido actualizada ya que algunos son trabajos finales
pero con información del año pasado y/o del 2017, en el caso de los sitios web, se actualiza
constantemente la información.
Parte de la información encontrada que para mí fue relevante, fueron los datos estadísticos de
cómo ha sido el crecimiento de las PYMES en México en los últimos 5 años y la participación de
la economía de los mismos, así como el cambio de la cultura de la gente que administra las
micro y pequeñas empresas que si bien aún no utilizan herramientas o aplicaciones para
administrar sus negocios, sí están volteando la mirada hacia los noticieros e internet para
mantenerse mejor informados sobre el mercado, costos y la volatilidad de los precios de los
artículos que están vendiendo o produciendo.
Con la información obtenida y la referencia de las fuentes se generó un Sistema de Información
recopilando datos en algunas fichas de trabajo y con parte de la información extraída de las
fuentes se generaron mapas conceptuales, infogramas y algunas tablas con información
estadística para poder graficar.

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Investigación de campo.
Se hizo un primer recorrido a una microempresa, una tienda ubicada en la misma colonia donde
vivo, y se observó el proceso que utilizan para el registro de las ventas ocurridas en el día, el
proceso que se lleva a cabo cuando reciben proveedores de mercancía y el pago de las notas
de compra, así como el proceso que se utiliza para llevar día a día el inventario del mismo
negocio.
También se visitó a una pequeña empresa, una dulcería ubicada en la misma colonia donde
vivo, se observaron los procesos de venta y de administración de inventario así como la forma
en que reciben mercancía y pagan a proveedores, se observó que hay diferencias
considerables en relación a lo visto en la tienda tradicional.
Con lo observado en los dos casos se realizó la bitácora del día, señalando los puntos más
importantes observados en cada uno de los procesos y resaltando los puntos que para nuestra
investigación son importantes como es el caso de que en la tienda tradicional no utilizan
ninguna herramienta tecnológica para administrar, todo es manual, mientras que en la dulcería
sí llevan algunos registros de ventas y gastos, así como el inventario en una hoja de Excel que
no actualizan de forma constante.
Para el segundo recorrido, generamos un guión de entrevista el cual sacamos de los puntos
importantes que resaltamos en la bitácora de los dos casos, la tienda y la dulcería. Se generó
una guía de preguntas general para poder aplicarlas en la entrevista que amablemente me
otorgaron tanto el dueño de la tienda como el de la dulcería.
En el caso de la tienda las respuestas fueron más sencillas ya que el volumen de artículos y
movimientos contables son menores puesto que tienen en su mayoría productos de la canasta
básica y que se mueven constantemente. En el caso de la dulcería las respuestas obtenidas
fueron de mayor contenido ya que el volumen de venta era mayor comparado a la tienda, y
hubo más elementos para dar explicaciones más detalladas de los procesos ya que la
organización administrativa era mejor y estaban utilizando para los registros financieros una
computadora vaciando los movimientos en hojas de Excel.
También se realizó una guía de observación para el segundo recorrido que nos ayudó a
diferenciar la forma en que se llevan a cabo los procesos de la tienda y la dulcería.

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Resultados
En base a la investigación documental y de campo podemos ver que hay distintos tipos de
empresas que están involucradas en la economía de una ciudad, región o país. Podemos
encontrar grandes empresas produciendo o comercializando muchos productos y servicios pero
la cantidad de empleos que se generan con ellas es menor a la cantidad de negocios dentro de
las PYMES y los empleos que se han generado con éstos. He llegado a considerar que es muy
importante cualquier tipo de negocio ya sea pequeño, mediano o grande ya que en cualquiera
de los casos se están moviendo productos o servicios y generando ganancias.
En base a los datos recabados podríamos considerar que se lograría una mejor administración
en las microempresas pero en muchos de los casos las ventas o las ganancias obtenidas no
son suficientes como para estar manteniendo un servicio de internet o comprar una
computadora ya que el costo es mayor a la ganancia obtenida considerando que de esta
ganancia hay muchas familias que se mantienen y logran dar educación a sus hijos
mandándolos a la escuela.
Pero parte de esta problemática se puede resolver provocando un cambio cultural y ver que hay
opciones para mejorar las microempresas y hacerlas crecer a su siguiente nivel, pequeñas
empresas donde se puede implementar una mejor organización de procesos y sobre todo de
registro de ventas, compras e inventarios.
Parte la información que considero relevante en base al objetivo del estudio es el siguiente
diagrama:

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En el diagrama anterior observamos las ventajas y desventajas en una PYME, información que
se puede utilizar para plantear nuevas estrategias o mejorar los procesos existentes para
evolucionar nuestro propio negocio o fomentar una mejora a los microempresarios y fortalecer
sus negocios.
En la siguiente tabla y graficación de datos en miles de dólares del 2015:
Podemos observar la distribución que hay de los diferentes tipos de empresas que como se
logra ver la cantidad de cada tipo es inversamente proporcional a la aportación al PIB, con esto
no se quiere decir que las microempresas sean menos importantes que las grandes empresas
pero sí es notable la influencia que tiene cada uno de estos en la economía como en la
generación de empleos.

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Hablando sobre TIC en pymes el siguiente infograma nos muestra como las PYMES se
involucran y consideran el internet como una herramienta necesaria para mejorar sus procesos
de ventas y/o promoción así como el mantenerse actualizados en información crucial de costos
y ultimas noticias en el mercado.
En una encuesta realizada para conocer más sobre datos reales y actuales, en una muestra
pequeña obtuvimos el siguiente resultado:
Donde podemos ver que en base a la experiencia de las personas que contestaron y en
algunos datos estadísticos, hay más negocios de comercio de productos, lo que me hace
pensar que hay mucha área donde trabajar para implementar herramientas tecnológicas por lo
menos para administrar el inventario en estas empresas y tener una mejor información al
momento de surtir nuevamente los productos.

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Considero que hay gran oportunidad para las personas en emprender su propio negocio pero
creo que es necesario tener más información para estas personas, que conozcan ventajas y
desventajas de determinados giros comerciales, inversión en equipo o mobiliario para el
negocio, y otras áreas donde mucha gente desconoce qué se debe hacer para obtener mejores
resultados en menor tiempo esto hablando de organización e implementación de procesos así
como las ventajas de tener por lo menos lo básico en herramientas tecnológicas para facilitar el
día a día y el conocimiento más real del estado económico del negocio.

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Conclusiones y recomendaciones
Como conclusión puedo mencionar que en base a la información recabada veo la importancia
que tienen las PYMES en nuestra economía ya sea hablando de la economía familiar (aquellos
que tienen negocios), como para la ciudad, el estado o el país ya que aporta un porcentaje
considerable al PIB y genera una gran cantidad de empleos.
Es muy distinto ver la información que se puede encontrar en distintos artículos donde se habla
de las PYMES y otra muy distinta estar en investigación de campo donde se ve la realidad de la
situación de los negocios, los problemas a los que se enfrentan para administrar el negocio y
hacer que se cubran los gastos con las ventas realizadas y al final del día tener una ganancia,
lograr hacer del negocio algo rentable.
Poca información encontré relacionado a cómo es que se están administrando las distintas
aéreas de una PYME y cómo o cuales herramientas tecnológicas son óptimas para los distintos
tipos de negocios que existen, sí hay más información sobre la promoción de productos o
servicios, sobre aplicaciones más avanzadas para medianas empresas pero datos estadísticos
o estudios donde se vea a detalle lo que se intentó analizar en esta investigación no lo hay.
Considero que para poder llegar a una conclusión más acertada es necesario realizar más
investigación de campo o conseguir más datos actuales que pueda proporcionar el INEGI en
relación al uso de la tecnología en las PYMES.
Por el momento puedo concluir que falta más interés en algunas pequeñas y medianas
empresas para usar TIC ya que por desconocimiento prefieren realizar procesos manuales o en
el caso de las microempresas el evitar gastos extras para obtener más ganancia provoca que
no se quiera invertir en tecnología o el mismo desconocimiento provoca que crean que es una
inversión poco exitosa.
Desde mi punto de vista y como la encuesta que realicé es posible trabajar con TIC en una
microempresa y probablemente con buenos resultados.

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Referencias y fuentes de consulta
Artículo en revista
García Pérez de Lema, D., Marín Hernández, S., & Martínez García, F. J. (2006). La
contabilidad de costos y rentabilidad en la Pyme. Contaduría y Administración, núm.
218, enero-abril, 39-59.
Hernán Artieda, C. (Vol. 2, Núm. 3, 2015). Análisis de los sistemas de costos como
herramientas estratégicas de gestión en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs).
Revista Publicando, 90-113.
Página WEB
Josué. (s.f.). Financiamiento.org.mx. Obtenido de www.financiamiento.org.mx/pymes-en-mexico
Trabajo de Titulación
Contreras Montañez, E., González González, A., González Rocha, J., Gutiérrez Lovera, N. A.,
Martínez Núñez, V., & Vázquez Martínez, C. I. (Agosto de 2012). Las PyMEs en México
y la creación de sus estados financieros. Trabajo final para titulación. D.F., México:
Instituto Politécnico Nacional.
Trabajo de Maestría
Villarroel Machuca, E. G. (2015). Implementación de un sistema de ingresos y control de
materiales usando tecnología Open Source, para empresas pequeñas y medianas
(PyMEs). Trabajo de Maestría. Guayaquil, Ecuador: Escuela Superior Politécnica del
Litoral.
Villeda Amaya, F. d. (Abril de 2016). Análisis de la aplicación de herramientas de administración
financiera en empresas PyME. Trabajo de Maestría. Ciudad Universitaria, El Salvador:
Universidad de El Salvador.

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Anexos
Anexo 1
Visitas y bitácoras
Visita a micro empresa Tienda tradicional. 15/Agosto/2017.
 Se solicitó el acceso y permiso de observar el movimiento de las ventas en una tienda
tradicional ubicada a 3 cuadras de mi casa.
 Una vez aprobado el acceso se inició la visita y el reconocimiento de las características
del lugar.
 La tienda está instalada en un local de 3m de ancho por 4m de fondo.
 Se procedió a revisar la cantidad y tipos de productos que ahí se venden. Venden
productos básicos como leche, yogurth, queso, etc. así como productos enlatados como
legumbres, jalapeños y demás. Tienen en general los productos que se localizan en una
tienda. La cantidad de artículos por producto varía desde tener 1 en mostrador como
hasta 10 en algunos estantes.
 Se observó que las ventas que se van realizando no se van registrando, sólo se hace el
movimiento monetario en la caja.
 Se observó también el proceso que se realizó cuando el proveedor de sabritas llegó a
levantar y surtir la orden del día. Recogió producto viejo, colocó y acomodó el producto
nuevo y faltante en su estante, y le entregó la orden/nota a la persona que en el
momento estaba a cargo de la tienda y realizó el pago correspondiente.
 Se observó también el proceso del surtido del pan casero, realizando un proceso muy
similar de recoger producto viejo, acomodar el nuevo en su bandeja, entregar nota y
recibir el pago.
 Se detectó que en los casos en que se realizaba un pago a algún proveedor no se hacía
registro del movimiento en alguna libreta, ya que el registro no se hace por sistema sino
manual, pero no se lleva registro de eso, sólo se van almacenando las notas pagadas.
 Después de haber observado el flujo de gente y las ventas que se realizaban así como
el proceso de surtido de algunos proveedores más se detectó que no se lleva un registro
de inventario debido a que no se tiene un almacén para productos no perecederos, el
inventario está en los estantes a la vista en la tienda, los productos perecederos tienen
un movimiento constante por lo que algunos productos quedan como parte de inventario
2 o 3 días y otros si no se venden se cambian 1 o 2 días después como es el caso de
las tortillas y el pan casero.
 Se preguntó por la cantidad de personas que atienden en el lugar, se me comentó que
por lo general por las mañanas está una persona atendiendo, cerca del medio día y la
hora de comida se turna de persona y por la tarde asisten 2 personas para atender.
 Se terminó la visita después de 1hr y 15min de observación y análisis de algunos
procesos en el negocio.

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Visita a pequeña empresa. Dulcería. 15/Agosto/2017.
 Se solicitó el acceso y permiso de observar el movimiento de las ventas en una dulcería
de mediano tamaño, ubicada en la colonia donde vivo.
 Se revisó el tamaño del local donde se encuentra la dulcería y es aproximadamente de
4m de ancho por 11m de fondo, en el fondo hay una división de aproximadamente 4m
por 4m para utilizarlo de almacén.
 La cantidad de tipos de productos a simple vista no es demasiada pero considerando
que puede haber un mismo tipo de dulce pero de marca distinta, provoca que se
considere que hay una gran diversidad en tipos de dulces.
 En las ventas realizadas se observó que no llevan un registro a detalle de la venta pero
sí de la cantidad vendida.
 Llevan un registro de inventario de forma general en un archivo de Excel para conocer
cada uno de los productos que tienen o que llegaron a tener, es un registro histórico,
pero no es un inventario exacto ya que para conocer las existencias tienen que contarlas
de forma física, no llevan un sistema para eso.
 Algunos proveedores les surten en el domicilio, como los que surten los duritos y papas
fritas, algunos dulces caseros y pastas para freír; los pagos a estos sí se registran en un
cuaderno.
 Para surtir el resto de productos lo hacen 1 vez por semana, revisan el inventario físico y
el registro en el archivo Excel para calcular el movimiento que se tiene en específico de
algunos productos y se genera la lista de productos a surtir. Los gastos de surtir estos
productos se registran en un archivo Excel.
 Después de transcurrir 1hr de observación se concluyó la visita.
Anexo 2
Guía de observación Tienda tradicional
Acciones Si No Algunas
veces
Detalles
Se registran los movimientos de
ventas (en cualquier medio).
X En la mayoría de las
ocasiones no se registra el
movimiento.
Se utiliza un sistema o
herramienta tecnológica para
registrar las ventas.
X
compra de productos (en cualquier
medio).
X
registrar las compras.
X
Se utiliza y administra un registro
de inventario (en cualquier medio).
X Se tiene un listado en un
cuaderno de algunos
productos, pero no se
actualiza la información
seguido.

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Guía de observación Dulcería
Acciones Si No Algunas
veces
Detalles
ventas (en cualquier medio).
X
registrar las ventas.
X Los movimientos se van
registrando en un cuaderno.
compra de productos (en cualquier
medio).
X
registrar las compras.
X Se utiliza una hoja de Excel.
Se utiliza y administra un registro
de inventario (en cualquier medio).
X Se utiliza una hoja de Excel
pero no se actualiza a diario.
herramienta tecnológica para el
control de inventario.
X Se utiliza una hoja de Excel.
Se conoce al final del día los
gastos y ventas realizados durante
el día.
X Se puede conocer pero
haciendo algunos conteos de
notas. No es automático.
Se conoce los gastos y ventas
realizados durante el mes.
X
Se sabe los productos con mayor
movimiento de ventas.
X
Se conocen los productos con
mayor margen de ganancia.
X
Se puede hacer un corte de caja
en cualquier momento.
X
herramienta tecnológica para el
control de inventario.
X
el día.
X Se puede conocer el pago a
proveedores por las notas
recibidas en el día.
el mes.
X Se conocen los montos
aproximados pero en
ocasiones puede variar la
cantidad considerablemente.
Se sabe los productos con mayor
movimiento de ventas.
X
Se conocen los productos con
mayor margen de ganancia.
X
Se puede hacer un corte de caja
en cualquier momento.
X

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Anexo 3
Guión de entrevista Tienda Tradicional
1.- Cuando se realiza alguna venta, ¿están registrando el movimiento?, es decir, ¿se registra
en algún lado el total y/o los detalles de la venta?
R: No se registran los movimientos, sólo en ocasiones cuando se quiere saber qué se
está vendiendo más en algunos días.
*Si la respuesta es sí, ¿cómo están registrando ese movimiento?
*Si la respuesta es no, ¿cómo sabe entonces cuánto está vendiendo al día y cuánta ganancia
se está obteniendo por la venta?
R: No se sabe con exactitud, pero se puede sacar la venta contando el dinero que hay
en la caja al final del día restándole lo que se tenía al iniciar el día y si hubo algunos
pagos o gastos también se descuentan.
2.- ¿Se está registrando el pago que se hace a los proveedores? y ¿de qué manera se hace el
registro en caso de que se realice?
R: No se registran los pagos o gastos, de hecho sólo se saben los pagos a proveedores
por las notas que se recibieron durante el día.
3.- En el caso de los gastos de servicios como agua, luz, etc., ¿se realiza un registro de estos?
o ¿cómo sabe cuánto se ha gastado al mes en el negocio?
R: No se hace un registro de esos gastos, sólo se conservan los recibos pagados o por
pagar durante el mes.
4.- En todo negocio donde se venden productos es necesario saber la existencia física de los
mismos, ¿sabe cuántos tipos de productos tiene y la cantidad en existencia actual de cada uno
de ellos?
R: La cantidad de tipos de productos no se conoce, se tendría que hacer la revisión pero
sí son muchos, sólo podría mencionar algunos de los que se mueven a diario o que se
venden seguido, en cuanto a la cantidad de cada uno de ellos tampoco se sabe, sólo los
que se surten constantemente y cuando se revisa de forma general y rápida si hay algún
producto faltante en los estantes.
5.- ¿Cómo realiza la verificación o registro de los productos existentes? y ¿cómo sabe qué surtir
nuevamente?
R: Pues se hace una revisión semanal, los productos que se venden más rápido, se
compran cada 3 o 4 días dependiendo de su caducidad, pero si tienen fecha de
caducidad larga como los embotellados o enlatados se compra por cajas y se surten
cuando ya no hay productos en las cajas, pero se revisa antes de que se acaben. Hay
otros productos que nos vienen a surtir por lo que no es muy necesario estar revisando
existencias.
6.- ¿Cómo se sabe cuáles son los productos más vendidos?
R: Se sabe por la venta constante, no porque se revise en un papel, es decir, sabemos
que los refrescos se venden mucho porque es lo que más se consume y te vienen a
surtir seguido, así como las tortillas o los birotes.
7.- ¿Se sabe la ganancia que se obtiene de cada producto?
R: Con exactitud no, en algunas cosas se gana $1 peso, en los refrescos dependiendo
pero hasta $2 o $3 pesos, depende del producto, pero así con exactitud no se conoce.
Es por tanteo.

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8.- ¿Sabe utilizar una computadora?
R: De las personas que estamos atendiendo en la tienda, como nos turnamos, somos 3
atendiendo, podría decir que sí sabemos pero lo básico, mi hija es la que le pica mas a
eso por lo del face.
9.- ¿Tiene computadora?
R: Sí
*Si la respuesta es sí, ¿la usa para llevar el registro de los movimientos del negocio? Si | No y
¿por qué?
R: No, porque la compramos para los trabajos de la escuela de nuestros hijos y
realmente nunca pensé en usarla para la tienda.
*Si la respuesta es no, ¿está interesado en adquirir alguna computadora? Si | No y ¿por qué?
10.- Si usa la computadora para administrar el negocio, ¿cómo lo está haciendo (detalles)?
No se hizo la pregunta.
11.- ¿Conoce de algunas herramientas administrativas como sistemas contables, puntos de
venta, sistemas de inventarios?
R: No conozco eso, he escuchado y he visto en los oxxos y el seven como hacen las
ventas pero no he investigado y como tenemos una tienda chica no me he tenido la
necesidad de usar algo así.
12.- Conociendo algunas ventajas de usar aplicaciones que le ayuden a administrar los
ingresos, egresos e inventarios, ¿estaría dispuesto a cambiar su proceso de administración
para usar alguna de estas herramientas? SI | No y ¿por qué?
R: Ahora que me platica sobre eso, tal vez sí sería bueno tener algún sistema, pero no
creo que nos sirva de mucho ya que en ratos se venden muchas cosas y en ratos no, así
que preferiría tal vez poner más atención a estar anotando lo que se va vendiendo para
llevar un control sobre eso.
13.-En su caso y siendo realistas con las necesidades de su negocio ¿le conviene cambiar la
manera actual con la que se lleva la administración de los movimientos e inventario?
R: Siendo realistas creo que sí convendría un cambio sólo que no sé por dónde
empezar, sí entiendo que hay que llevar mejor el control de las ventas y los gastos pero
en ocasiones se va uno con lo práctico y pues hasta el día de hoy ahí la llevamos.
14.- En el caso de que vea un cambio,
*Si no tiene computadora, ¿aplicaría un cambio integrando la computadora a su negocio y por
qué? o ¿sólo mejoraría el proceso actual y cómo?
R: Comprar una computadora y empezar a usar un programa para el control estaría
bien, pero creo que por lo que vendemos es una inversión que no creo que nos beneficie
mucho porque al final terminaría dejándosela a mis hijos para sus trabajos de la escuela,
pero sí me interesaría hacer algún cambio y mejorar el control del inventario porque me
he dado cuenta que en ocasiones tenemos algunos productos que se quedan en los
estantes por mucho tiempo y luego se caducan y terminan en la basura.
*Si tiene computadora, ¿usaría una nueva herramienta administrativa ya sea punto de venta,
sistema contable o inventarios y por qué? o ¿sólo mejoraría el proceso actual y cómo?

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Guión de entrevista Dulcería
1.- Cuando se realiza alguna venta, ¿están registrando el movimiento?, es decir, ¿se registra en
algún lado el total y/o los detalles de la venta?
R: Sí se registran las ventas
*Si la respuesta es sí, ¿cómo están registrando ese movimiento?
R: Si son pocos artículos en la venta, se calcula el total en una libreta de notas y se
entrega al cliente, si son muchos el cálculo se hace en una sumadora, luego de entregar
los artículos se hace el registro de venta en un cuaderno donde se registra fecha y hora
y el total de lo vendido.
*Si la respuesta es no, ¿cómo sabe entonces cuánto está vendiendo al día y cuánta ganancia
se está obteniendo por la venta?
2.- ¿Se está registrando el pago que se hace a los proveedores? y ¿de qué manera se hace el
registro en caso de que se realice?
R: Sí se registra el pago a proveedores en una hoja de Excel, se registra el total de las
notas o recibos que nos dan. El único detalle es que la hoja de Excel no se está
actualizando diario, procuro actualizarlo diario si hay tiempo si no se actualiza al final de
la semana.
3.- En el caso de los gastos de servicios como agua, luz, etc., ¿se realiza un registro de estos?
o ¿cómo sabe cuánto se ha gastado al mes en el negocio?
R: También se registran esos gastos en la misma hoja de Excel, se hace cuando se
pagan los recibos.
4.- En todo negocio donde se venden productos es necesario saber la existencia física de los
mismos, ¿sabe cuántos tipos de productos tiene y la cantidad en existencia actual de cada uno
de ellos?
R: Sí se lleva un registro de productos, en una hoja Excel, al día de hoy puedo saber
cuántos tipos de productos hay en la dulcería, porque es un registro histórico, hasta
cierto punto se puede saber cuáles son los productos que se venden actualmente
porque hay otros que ya no vendemos y en cuanto a la cantidad en existencia actual
deberíamos de saberla pero no, porque no se actualizan las cantidades diario, se hace
una revisión semanal de algunos productos y se actualiza el archivo Excel.
5.- ¿Cómo realiza la verificación o registro de los productos existentes? y ¿cómo sabe qué surtir
nuevamente?
R: Se hace un conteo manual en algunos productos y en otros que no se mueven tanto,
sólo es una revisión superficial que haya productos en los estantes o en cajas en el
almacén. Esto se hace semanalmente el día lunes o martes.
Para saber qué surtir nuevamente, le damos prioridad a los productos perecederos como
los duros, camote, dulces de leche, cosas que se pueden echar a perder pronto y se van
surtiendo conforme se van acabando o que casi se terminen para no tener el producto
ahí. En cuanto a otros productos que se mueven más que otros procuramos tener un
mínimo de artículos en los estantes o mostradores, llegándose a ese mínimo los
surtimos nuevamente.
6.- ¿Cómo se sabe cuáles son los productos más vendidos?
R: No se sabe a través del registro de la venta porque no estamos registrando qué se
vendió, podemos saber y no con exactitud, por la frecuencia con que surtimos un
producto y pues basándose en la experiencia del día a día se conoce qué vienen a
comprar seguido.
7.- ¿Se sabe la ganancia que se obtiene de cada producto?
R: En cierta forma sí se sabe, se tiene una lista de productos donde se captura el último
costo en que se adquirió el producto y se le agrega un porcentaje, no es el mismo

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porcentaje para todos los productos, en unos es mínima la ganancia. Esto se está
calculando en una hoja de Excel.
8.- ¿Sabe utilizar una computadora?
9.- ¿Tiene computadora?
*Si la respuesta es sí, ¿la usa para llevar el registro de los movimientos del negocio? Si | No y
¿por qué?
*Si la respuesta es no, ¿está interesado en adquirir alguna computadora? Si | No y ¿por qué?
10.- Si usa la computadora para administrar el negocio, ¿cómo lo está haciendo (detalles)?
R: Se utiliza Excel para registrar las ventas que se hicieron en el día, las notas o recibos
que se pagaron al surtir los productos, los gastos generales del local y controla un poco
el inventario.
11.- ¿Conoce de algunas herramientas administrativas como sistemas contables, puntos de
venta, sistemas de inventarios?
R: Sí he escuchado de algunos programas contables como el contpaq pero creo que son
programas para negocios más grandes, para lo que hacemos en la dulcería es suficiente
con lo que hacemos. Además sólo estamos generando notas de remisión si así lo
requiere el cliente, y si en alguna ocasión requieren factura, lo arreglamos de otra forma
con ayuda de un vecino que sí genera CFDI.
Me gustaría poner un punto de venta para poder llevar más detalle de lo que se vende,
pero creo que es un gasto que aún podemos evitar.
12.- Conociendo algunas ventajas de usar aplicaciones que le ayuden a administrar los
ingresos, egresos e inventarios, ¿estaría dispuesto a cambiar su proceso de administración
para usar alguna de estas herramientas? SI | No y ¿por qué?
R: Sí sería bueno poder utilizar alguna de las herramientas actuales para mejorar
nuestra administración pero creo que aún no es el momento ya que tampoco estamos un
gran volumen de ventas y con lo que hacemos nos alcanza.
13.- En su caso y siendo realistas con las necesidades de su negocio ¿le conviene cambiar la
manera actual con la que se lleva la administración de los movimientos e inventario?
R: Creo que lo que hacemos está bien, sólo hay que refinar algunos detalles y ser
constantes con la actualización de la información como el detalle de venta y las
existencias de inventario.
14.- En el caso de que vea un cambio,
Si no tiene computadora, ¿aplicaría un cambio integrando la computadora a su negocio y por
qué? o ¿sólo mejoraría el proceso actual y cómo?
Si tiene computadora, ¿usaría una nueva herramienta administrativa ya sea punto de venta,
sistema contable o inventarios y por qué? o ¿sólo mejoraría el proceso actual y cómo?

Propedéutico
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Anexo 4
Encuesta PYMES

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