Este documento proporciona instrucciones para realizar presentaciones orales efectivas mediante PowerPoint. Explica las etapas de preparación, incluyendo la organización de la información, el formato de diapositivas y la audiencia. También cubre aspectos durante la presentación como la apariencia, comunicación verbal y no verbal, y mantener la duración apropiada. El objetivo es desarrollar habilidades para hablar en público de manera interesante y cumplir con los criterios académicos.

1. 1 Informes orales eficientes mediante el uso de PowerPoint Proyecto para la integración de las destrezas de información e investigación y el avalúo del aprendizaje estudiantil en los cursos de ADEM octubre 2010

2. 2 Presentación preparada por: Prof. Ivette Maldonado Rivera Bibliotecaria II CRA 787-993-0000 ext. 3239 Fax: 787-993-8914 ivette.maldonado1@upr.edu Facebook: ivemaldo Twiter: ivemaldo Dra. Ilia Ramírez Acevedo Catedrática Asociada ADEM ilia.ramirez@gmail.com

3. 3 RECORDAMOS… 20% de lo que oímos 30% de lo que vemos 50% de lo que vemos y oímos 80% de lo que decimos 90% de lo que decimos y hacemos Tomado de: Cintrón (2010)

4. 4 Objetivos Identificar los componentes que interactúan en toda presentación eficiente. Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en público logrando que al presentar su informe oral se haga de forma interesante. Tomado de: Cabán (s.f.a)

5. 5 Agenda Etapas de la presentación Antes de la presentación Durante la presentación Aspectos a considerar

6. 6 Etapas antes de la presentación en PowerPoint

7. 7 Preparación Preparar una presentación requiere tiempo y dedicación. Establezca el tema organizando la presentación alrededor de una idea central y desarrolle un bosquejo. Busque personas que estén dispuestos a criticar sus defectos u omisiones. Establezca un título que sea provocativo y al punto. Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)

8. 8 Preparación Recopile y organice la información. Seleccione las actividades y diseñe los recursos audiovisuales. Tenga todo el material impreso para ofrecer a la audiencia Los informes en equipo: Se recomienda elegir un líder que distribuya y de seguimiento a las tareas. Si alguno del grupo no responde, debe notificarse al profesor(a). Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

9. 9 Audiencia Determine el tipo de audiencia. Establezca género, edad, intereses, conocimientos y nivel socio-cultural. Estos aspectos influirán en el grado de complejidad. Utilice un vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia. Adaptado de: González (2006) y Lizzi (2005)

10. 10 Organice la presentación alrededor de los detalles que la audiencia le interesa. Prepárese para contestar las posibles preguntas de la audiencia. Audiencia Adaptado de: Lizzi (2005)

11. 11 Formato Letras Fondos (colores) Animaciones Tablas o gráficos Slides Imágenes vs. palabras

12. 12 Letras Use un máximo de dos colores y estilos de letras. Tamaño mínimo Títulos-36 puntos Subtítulos-32 puntos Texto-24 puntos Adaptado de: Solsona (2000) y Cabán (s.f.b)

14. Sans Serif (Arial, Comic Sans MS) para los títulos

15. Serif (Times new Roman, Garamond) para el resto del texto.

16. Tamaño:24pt. 36pt.48pt.72pt.Tomado de: Cintrón (2010)

17. 14 Letras Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues confunde y dificulta la lectura. Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos. En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera letra de cada palabra. Use bold para enfatizar. Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)

18. 15 Letras Los títulos deben ser al menos dos o cuatros puntos más grandes. No use letra cursiva. Adaptado de: Cintrón (2005)

19. 16 Fondos (Colores) Los fondos deben combinar con el color de los dibujos o de las letras. Nunca se deben emplear más de 3 colores y su combinación debe ser adecuada. Adaptado de: Solsona (2000)

20. 17 Fondos (Colores) Es preferible usar fondo claro y letras obscuras. Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado para una presentación profesional. Se necesita es claridad. Es aconsejable que haya algún elemento identificativo de la presentación, que además rompa con la monotonía de un fondo blanco. Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)

21. 18 Imágenes vs. palabras Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos. Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura como medio auxiliar al hablar sobre una idea. Seleccione las imágenes de modo que vayan de acuerdo con el material que se está presentando. No las use solamente por tener algo en las transparencias. Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)

22. 19 Imágenes y animaciones Las imágenes llamativas distraen la audiencia. No siempre las imágenes sustituyen las expresiones. El tamaño implica la importancia. El uso de objetos animados distrae. Se recomienda las animaciones para mensajes subliminales. Las transiciones deben ser simples y no se recomienda que tengan sonidos. Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)

23. 20 Tablas VS Gráficos No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de leer. El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de 5 cuadros o 4 cuadros o el equivalente). Preferiblemente presente gráficos en vez de tablas. Si escribe algo en el eje de una gráfica, asegúrese de que sea legible. Adaptado de: Solsona (2000) y González (2006)

24. 21 Videos Son muy útiles para presentar productos, campañas de divulgación y comparar. Permiten narrar un hecho con imágenes. Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida que se presenta el video. No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos, informar cifras o variables. Tomado de: Lizzi (2005)

25. 22 Slides Coloque una idea principal por slide. Mantenga la cantidad de líneas por página entre cinco y ocho. No acumule el texto en un lugar determinado de la página. Distribuya los espacios en blanco eficientemente. El primer slide debe incluir el título, nombre, curso, sección, profesor y fecha. Adaptado de: Cabán (s.f.b)

26. 23 Slides Use el formato horizontal (cubre todo el área de la proyección). Si se hacen varias transparencias de un mismo tema deben ser consistentes y uniforme en su apariencia. Coloque títulos en todos los slides (transparencias). Use “bullets” o números. Use columnas cuando sea apropiado. Coloque las transparencias en el orden en que se van a presentar. Adaptado de: Cintrón 2005, 137, 138, 144

27. 24 Slides No lea. Añada información a la presentada o a la transparencia y sea espontáneo. Presente idea o términos, no la información completa. Cada slide debe mantener en pantalla por un periodo no mayor de dos minutos. Adaptado de: Cintrón 2005 y Lizzi (2005)

28. 25 Slides Use a lo sumo dos efectos de transición entre páginas en cada presentación. Confeccione dos transparencias en lugar de presentar una por porciones. No subraye pues puede ser confundido con enlaces (links). Enumere los slides. Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)

29. 26 Tiempo de preparación Una buena presentación debe ser ensayada. Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo exacto requerido. Fije una determinada cantidad de minutos para cada parte de la presentación y deje un lapso de tiempo libre para circunstancias imprevistas. Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)

30. 27 Componentes Apertura Propósito o meta Objetivo Contenido Cierre

31. 28 Componentes: Apertura En esta etapa se recomienda: Estimule el interés de la audiencia. Salude, agradezca su presencia y/o preséntese. Aclare los términos nuevos. Explique como se va estructurar la presentación. Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego ser darán 10 minutos para contestar preguntas”. Adaptado de: Lizzy (2005)

32. 29 Componentes: Apertura Formas de iniciar una presentación Cita fascinante Estadística llamativa Pregunta retórica Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto? Anécdota humorística Historia de enganche Ejercicio rompehielo Tomado de: Cabán (s.f.a)

33. 30 Componentes: Propósito o meta Identifique el propósito de la presentación. La meta es capturar la atención de la audiencia y explicar los conceptos de manera fácil de entender. Tomado de: González (2006)

34. 31 Componentes: Objetivo Todo objetivo debe tener un verbo o una palabra de acción. El verbo describe un comportamiento específico o una actividad. Ejemplos que se pueden utilizar en la redacción de un objetivo: conocer, explicar, identificar, utilizar, organizar, describir, completar, distinguir, entre otros. Adaptado de: Cintrón 2005, 114

37. Puede mostrar graficas o cuadros que destaquen los temas centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a los oyentes el recordar y relacionar la información suministrada. Esto promoverá una reflexión posterior. 33 Adaptado de: Cabán (s.f.a)

38. 34 Componentes: Cierre Recalque la relación de los temas tratados con los intereses de los oyentes. Es un momento decisivo en la presentación. Es necesario que los oyentes reconozcan que están ante una conclusión. Utilice frases sintetizadoras como: Para terminar…. En conclusion…. Por lo tanto….. En consecuencia…. Adaptado de: Lizzy (2005)

40. Anécdota humorística

41. Frase que se haga eco del objetivo.

42. Pregunta retórica

43. Estadística llamativa

44. Historia emotivaAdaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)

45. 36 Sea ético Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por lo cual es necesario investigar. Respete los derechos de autor citando las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación. Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

46. 37 Logística Coteje que el salón esté organizado. Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para ubicar la audiencia. Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder proyectar su presentación. Verifique que el equipo que se va a utilizar esté disponible y funcione. Tomado de: Cabán (s.f.b)

47. 38 Fase durante la presentación en PowerPoint

48. Fase durante la presentación en PowerPoint Imagen Apariencia Vestimenta Comunicación verbal Comunicación no verbal Postura Gestos Duración 39

49. 40 Imagen: Apariencia Vestimenta Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente a un público sencillo) Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con su personalidad y use colores neutrales. Evite usar prendas que hagan ruidos. No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos. Use peinado adecuado. Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

50. 41 Imagen: Comunicación verbal Use lenguaje directo, conciso y llano. Evite rodeos. Establezca conexión con la audiencia. Personalice la presentación. Hable como si estuviera conversando. Adaptado de: Lizzi (2005) y Cabán (s.f.b)

51. 42 Imagen: Comunicación verbal Hable a una rapidez y tono adecuado. Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas. Pronuncie claramente y de forma correcta. Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”, “eh”). Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

52. 43 Imagen: Comunicación verbal Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?, ósea, este…. Evite el uso de terminología culta o especializada desconocida por la audiencia, por ejemplo: epistemología. Adaptado de: Lizzi (2005)

53. 44 Imagen: Comunicación verbal No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por manipulación). No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por ejemplo: esta cool, flasheó, en un bajón, buchoneó, etc. No utilice expresiones tipo mensajes de texto. Adaptado de: Lizzi (2005)

54. 45 Imagen: Comunicación no verbal Postura No se recueste. Asuma una postura relajada Descanse bien antes de la presentación. Llegue una hora antes para poder organizar el material y las áreas. No coma nada pesado. Revise su material y notas para que no le falte nada. Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

55. 46 Imagen: Comunicación no verbal Postura Comuníquese con seguridad. El público recibe más información por lo que observa en su cara, manos y gestos que mediante las mismas palabras. Establezca conexión con la audiencia. Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente. Sea natural y sonría pues se transmite confianza. Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

56. 47 Imagen: Comunicación no verbal Gestos Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona un elemento de convicción a las palabras. Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia. No mire hacia el piso ni hacia el techo. Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)

57. 48 Duración Respete el tiempo asignado, ya que afecta a la administración efectiva del mismo. Adaptado de: Solsona (2000)

58. 49 Otros aspectos a considerar

59. Otros aspectos a considerar Errores Comunes Preguntas y objeciones Lo que la audiencia no tolera Consejos finales 50

60. 51 Errores comunes Evadir preguntas. Dar la espalda a la audiencia. Pararse detrás de la audiencia al presentar los visuales. Tomado de: Cabán (s.f.b)

61. 52 Errores comunes Pararse frente a los visuales. Mirar la pantalla detenidamente. Ruidos que distraen. Tomado de: Cabán (s.f.b)

62. 53 Preguntas y objeciones Póngase en el lugar del auditorio. Demuestre interés en la pregunta. Durante la presentación aclare puntos que puedan convertirse en inquietudes futuras. No permita ni promueva discusiones. Adaptada de: Lizzi (2005)

63. 54 Preguntas y objeciones Admita que desconoce la respuesta. Reformule la pregunta si no es clara. Reduzca la extensión de la interrogación. Observe la reacción del público. Adaptada de: Lizzi (2005)

64. 55 Lo que la audiencia no tolera 69.2% leer las diapositivas 48.2% letra muy pequeña 48.0% no usar bullets 33.0% color inadecuado 27.9% gráficas muy complejas Tomado de: Cintrón (2010)

65. 56 Consejos finales La actitud debe ser la de un colega o compañero. Sea sincero. Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo electrónico falle, ejemplo: “handouts”. Estudie la presentación antes de exponerla. Tomado de: González (2006)

66. 57 ¿Preguntas?

67. 58 Referencias Agudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico. Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico. Cabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.

68. 59 Referencias Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases [Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Bayamón, PR. Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey, PR.: Publicaciones Puertorriqueñas. González, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado el 15 de agosto de 2007, del sitio web del Colegio de Ciencias del Departamento de Física-Matemáticas de laUniversidad Católica de Puerto Rico: http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/Asignaciones-CC210/Asig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos Aires: Longseller.

69. 60 Referencias Rivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas [Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje, Universidad del Este, Carolina, PR. Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters) creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas, San Juan, PR. Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de ACIMED 8 (3), 239-243.