El documento explica qué son las consultas en bases de datos y cómo crear consultas de totales en Access. Las consultas permiten hacer preguntas complejas a la base de datos para recuperar información específica. Las consultas de totales agrupan y resumen los datos mediante funciones como recuento, suma, promedio, máximo y mínimo. Para crear una consulta de totales, se selecciona la opción Totales en el diseño de consulta y luego se elige la función de cálculo deseada para cada campo.

1. MINISTERIO DE EDUCACION
COLEGIO INGENIERO TOMAS GUARDIA
BASE DE DATOS PROFA MARTA DE ALMANZA
LABORATORIO Nº 3
Las Consultas
Son una manera de recopilar la información de una o
varias tablas. Es como hacer una pregunta específica
a la base de datos. Sin embargo, no se usan para
preguntas simples como: cuál es la dirección de
determinado cliente; las consultas resuelven
preguntas complejas como: cuáles son los correos
electrónicos de los clientes que han comprado tortas
en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de
mostrarte información que no podrías encontrar
fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla
por tabla. Al crear una consulta, es necesario definir
los criterios específicos de búsqueda para que
aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Qué es y cómo crear una consulta de totales?
En algunosmomentos establecer loscriterios de búsqueda no arrojará los resultadosque necesitas,sobre todo si estás
trabajando con números. Es posible que desees ver,agrupar o contar los resultados de una consulta. Access2010 te
ofrece varias opciones que hacen posible realizarlo.
Cuando se utiliza la función totales en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir,
todos los elementos de un tipo se encuentran juntos. Por ejemplo, en una consulta de este tipo: los servicios más
usados en el mes de mayo. Cada servicio prestado se muestra en una sola fila no importa cuántas veces lo hayan
usado.
Una vez se agrupan los archivos, puedes realizar cálculos con ellos. Veamos qué cálculos puedes hacer:
 Recuento: Cuenta el número de los mismos elementos en un campo.
 Suma: Añade más números en un campo.
 Promedio: Encuentra el promedio de los números que se encuentran en ese campo.
 Máximo: Saca el valor más alto que se ha introducido en ese campo.
 Mínimo: Saca el valor más bajo que se ha introducido en ese campo.
 En primer lugar: Saca el primer valor introducido en ese campo.

2.  Último: Saca el último valor introducido en ese campo.
¿Cómo crear una consulta de totales?
En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y selecciona el comando Totales.
Una fila se agregará a la tabla de la cuadrícula de diseño, con todos sus valores establecidos en el
campo Agrupar por. Selecciona la celda en la que desees realizar un cálculo y haz clic en la flecha desplegable
que aparece.
Selecciona el cálculo que te gustaría llevar a cabo. En nuestro ejemplo, queremos sumar
la cantidad de repuestos vendidos. Así que seleccionaremos la opción Suma.
Cuando estés satisfecho con el diseño de la consulta, selecciona el comando Ejecutar de la
pestaña Herramientas de consulta para ver cómo quedó.
Los resultados de la consulta se mostrarán en la Vista Hoja
de datos, que se parece a una tabla. Si lo deseas, guarda la
consulta haciendo clic en el comando Guardar en la barra
de herramientas de acceso rápido. Cuando se te solicite un
nombre, escribe uno que represente tu consulta y haz clic
en Aceptar.

3. Los Reportes/Informes
Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la
apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access
puedes crear reportes de tablas o consultas.