Manual de Ventas Garden Water

MANUAL DE VENTAS 2015
MANUAL DE VENTAS | Garden Water
GARDENWATER
MANUALDEVENTAS
Manual De Ventas De La Empresa Garden
Water. Autor: Víctor Hugo León Espinosa
Integrantes Del Equipo:
Rafael Hernández Zalihua
Jesús Rivera Guevara
Desarrollo de negocios 3º “B”
GARDEN WATER
Córdoba Veracruz
271-141-0787
Gardenwater@gmail.com

INDICE
 INTRODUCCIÓN
 MISIÓN Y VISIÓN
 ORGANIGRAMA COMERCIAL
 DEFINICIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
 PERFIL DEL VENDEDOR
 TIPO DE COMUNICACIÓN DEL VENDEDOR.
 RUTEO DE VENTA
 CLIENTE
 PRODUCTO
 PROCESO DE VENTAS
 BASE DE DATOS DE CLIENTES
 TIPO DE ORGANIZACIÓN DE LA PROSPECCIÓN
 TIPO DE PLANTEAMIENTO DE LAS VISITAS A CLIENTES
 FODA DE VENTAS
 MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO EN DETERMINAS ACTIVIDADES
 ACLARACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN PERIÓDICAMENTE DEL MANUAL

INTRODUCCIÒN
Garden Wáter es una empresa cordobesa, que nace con la necesidad de explotar el mercado
comercial en la zona centro del estado. Por lo cual se ha creado un proyecto innovador, en el que se
pretende lograr los objetivos y metas impuestas para la compañía. Así mismo cimentar importantes
bases para posicionar una excelente gama de diseños innovadores en peceras que le dan una vista
diferente a cada uno de los espacios del hogar cordobés y de la región.
La clientela más selecta es la más exigente a la hora de decorar su hogar. El público sensible a la
calidad del diseño encontró en su colección de Garden Wáter asombro con su innovación elementos
que llenan de calidez los hogares como el pez beta splender que nada plácidamente y genera un
estímulo ambiental inspirante con sus componentes, las plantas acuáticas que provocan placer
frescura y tranquilidad y que además también dan una excelente vista en cualquier espacio Garden
Wáter seleccionó sus productos para un público que no sabe de concesiones a la hora de exigir y que
encuentra en nuestra colección su más genuino interprete.
Actualmente toda empresa debe utilizar a la mercadotecnia como una de las bases más importantes
para lograr el éxito. Ya que ésta brinda herramientas indispensables para obtener una respuesta
positiva del mercado, aumentando las ventas, buscando que más consumidores adquieran el producto,
y así también generando un exitoso posicionamiento en el mercado.
Para lograr una aplicación estratégica de mercadotecnia es necesario combinar sus elementos y con
ello lograr que el producto cumpla con las expectativas que el consumidor requiere, determinando el
precio y los canales de distribución, como también creando planes diversos de promoción de acuerdo
a la demanda.
El presente proyecto ha sido elaborado para la empresa “Garden Wáter”, en cuyo contenido se
ostentan estrategias de producto. Con el desarrollo de estas herramientas la empresa inicia una etapa
que promete un excelente posicionamiento en el mercado.

MISIÓN Y VISIÓN
Misión.
La empresa Garden wáter está enfocada a brindar una decoración innovadora a tu hogar y oficina de
trabajo, e inspirar momentos de relajación con la naturaleza, para crear valor y dejar nuestra huella en
cada uno de los lugares en los que nos encontramos.
Visión.
Garden wáter espera ser una empresa líder en decoración e innovación a nivel nacional, brindando un
excelente servicio y calidad sin perder de vista la totalidad de nuestras responsabilidades, tener un
excelente lugar para trabajar en donde nuestro personal se inspire para dar lo mejor de sí mismo.

Garden wáter se visualiza como una empresa nacional, responsable que realice su aporte para un
mundo mejor.

ORGANIGRAMA COMERCIAL
Gerente
General
Director
Marketing
Jefe de
ventas
Vendedor
Jefe de
finanzas
Director de
R.R.H.H
Jefe de
producciòn
Director de
compras

*DEFINICIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:
Cargo: Director de marketing
Departamento: Mercadotecnia
Depende de: Gerente General
Dependientes: Supervisor de ventas, Vendedores Asistente de ventas Cajeras
Funciones específicas del cargo: Coordinar y aumentar el porcentaje de ventas en función del plan
estratégico organizacional. Reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas.
Coordinar los planes de trabajo de los vendedores Semanal, Mensual y Anual. Medición y Evaluación
del desempeño del departamento de venta. Analizar los problemas para aumentar la eficiencia de la
operación y proponer soluciones rentables para la Empresa. Análisis del volumen de venta, costos y
utilidades. Conocer las necesidades de diferentes tipos de clientes. Impulsar la apertura a nuevos
mercados y cuentas. Elaborar y ejercer el presupuesto semestral de la Empresa.
Conocimiento del cargo: Elaboración de estrategias comerciales. Marketing. Desarrollo y ejecución
de nuevos proyectos comerciales. Atención a Clientes. Conocimientos básicos en el área contable.
Formación personal: Estudios en Administración (Licenciatura), Mercadeo y Publicidad o Carreras
afines (Licenciatura). Maestría en Administración de Empresas o en Mercadeo y Publicidad.
Requerimientos del puesto: Movilización propia. Disponibilidad para trasladarse dentro del estado.
Edad entre 25 a 45 años. Experiencia mínima de 2 años en el área de ventas. Manejo de Personal a
su cargo. Excelente presentación personal.
Habilidades o actitudes: Trabajo bajo presión, liderazgo, iniciativa propia, auto control, responsable,
dinámico, honrado

DESCRIPCION DEL PUESTO
Cargo: jefe de Ventas
Depende de: Director de marketing
Dependientes: Vendedor
Funciones Específicas Del Cargo: Responsable por el cumplimiento de los objetivos de ventas de
productos de la compañía. Responsable del cumplimiento de los planes estratégicos de los productos
de la compañía en el punto de venta. Responsable de Coordinar y supervisar las actividades de ventas.
Mantener la buena imagen de la marca y la satisfacción del cliente. Dispuesto a hacer trabajo de campo
además de sus funciones de jefatura.
Conocimiento Del Cargo: Experiencia tratando clientes de diferentes canales y formatos (mayoristas,
Detallistas, supermercados, hoteles, bares, restaurantes). Experiencia en planeación de ventas.
Conocimiento del mercado. Experiencia en la administración de Ruta. Desarrollo y ejecución de
nuevos proyectos.
Formación Personal: Estudios en Administración (Licenciatura), Mercadeo y Publicidad o Carreras
afines (Licenciatura).
Requerimientos Del Puesto: Movilización propia. Disponibilidad para trasladarse dentro del país.
Edad entre 25 a 40 años. Experiencia mínima de 2 años en el área de ventas Manejo de Personal a
su cargo. Excelente presentación personal.
Habilidades O Actitudes: Trabajo bajo presión, excelentes relaciones humanas liderazgo, capacidad
de trabajo en equipo, iniciativa, responsable dinámico y honrado

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Cargo: Vendedor
Depende De: Jefe de ventas
Funciones Específicas Del Cargo: Mantener el área asignada limpia y ordenada. Comunicar al
Supervisor de Ventas y al comprador respectivo la falta de producto o mercancía con el fin cumplir
con todos los pedidos. Revisar que la mercancía está correctamente etiquetada. Colaborar en
actividades de traspaso, pedidos, devoluciones y cambios de mercancía. Controlar el orden, aseo y
la adecuada exhibición por parte de los clientes. Cooperar activamente con la seguridad y vigilancia
de los activos de la empresa. Volver a ubicar la mercancía que se le mostro al cliente y que este
decidió; no llevar. Participar en la toma física de inventarios periódicos. Colaborar en el
entrenamiento de personal de primer ingreso y de refuerzo. Ejecutar cualquier otra labor sugerida por
su supervisor inmediato.
Otras Funciones: Dar la bienvenida al cliente y saludarlo de acuerdo a las normas establecidas.
Brindar satisfacción en el servicio y atención a los clientes, logrando en ellos lealtad y preferencia.
Orientar al cliente en su decisión de compra. Recomendar y/o sugerir al cliente la compra de
mercancía complementaria o adicional. Actuar con iniciativa ante exigencias o detalles de nuestros
clientes, logrando su satisfacción. Involucrarse activamente en labores de exhibición y reacomodo de
mercancía en el piso de ventas, con el fin de llamar la atención de nuestros clientes y lograr ventas.
Mantener el acomodo y adecuada presentación visual de la mercancía en los muebles, estantes,
paredes, cajones, mesas, etc. Sugerir al supervisor cambios físicos en el departamento asignado con
el fin de darle mayor movilidad a la mercancía de menos rotación.
Ubicación Del Cargo: El cargo se ubica a un nivel operativo de rutas, pero ejecuta gestiones
comerciales de importancia en los resultados de la empresa.

Formación Personal: Técnico superior universitario en Administración de empresas, ventas o
mínimo bachillerato aprobado. Mercadeo y Publicidad o Carreras afines (Licenciatura).
Conocimientos Adicionales Conocimientos de técnicas de ventas. Cursos de Servicio al Cliente.
Requerimientos Del Puesto: Movilización propia. Disponibilidad de tiempo. Edad entre 18 a 40
años. Experiencia mínima de 1 año en el área de ventas Excelente presentación personal.
Habilidades O Actitudes: Trabajo bajo presión. Capacidad de trabajo en equipo Iniciativa propia,
Auto control, proactivo, responsable, dinámico, honrado, actitud de servicio, facilidad de palabra,
liderazgo, buen manejo de las relaciones interpersonales dinámico en la toma de decisiones.
Su Objetivo: Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la
empresa, con el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de estos y consolidar ventas efectivas, de
acuerdo a normas y procedimientos establecidos.

PERFIL DEL VENDEDOR
Actitudes  Compromiso
 Determinación
 Entusiasmo
 Paciencia
 Dinamismo
 Sinceridad
 Responsabilidad
 Coraje
 Honradez
Habilidades Habilidades personales:
Saber escuchar, buena memoria, creatividad, espíritu de
equipo, auto disciplinado, tener tacto, facilidad de palabra,
poseer empatía.
Habilidades para ventas:
 Habilidad para encontrar clientes.
 Habilidad para generar y cultivar relaciones con
los clientes.
 Habilidad para determinar las necesidades y
deseos de los clientes.
 Habilidad para hacer presentaciones de venta
eficaces.
 Habilidad para cerrar la venta.
 Habilidad para brindar servicios posventa.
 Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo
que sucede en el mercado.
Conocimiento Conocimiento de la empresa: Historia, normas, políticas
de venta, servicios que presta.
Conocimiento de productos y servicios:
Características, ventajas y beneficios.
Conocimiento del mercado: Clientes actuales y
potenciales, competidores, líder del mercado, precios
promedios, ofertas.
Otros aspectos  Excelente presentación
 Edad mínima de 18 años
 Bachillerato concluido
 Disponibilidad de tiempo
 Experiencia mínima de 1 año de vendedor
 Carta de recomendación
 No antecedentes penales

TIPO DE COMUNICACIÓN DEL VENDEDOR
En general, podemos hablar de dos tipos de comunicaciones:
Unidireccional y bidireccional.
Unidireccional: más rápida, menos precisa, genera menos satisfacción
Bidireccional: Más lenta, más precisa, genera mayor satisfacción.
Técnicas para mejorar la comunicación del vendedor.
1. Trabajar en equipo.
2. Acompañar el mensaje con demostraciones.
3. El uso de los gestos como complemento.
4. Emisión del mensaje en tiempo y forma.
5. Análisis de la capacidad de recepción del receptor.
Formas de comunicarse.
Verbalmente: con el uso de la palabra (oral o escrita).
No verbalmente: son los mensajes paralelos y/o independientes a las palabras.
 Movimientos corporales (saludos y reverencias).
 Gestos (sonrisas, guiño de ojo, etc...).
 Comunicación Táctil (estrechar la mano, abrazar, acariciar, besar, etc...).
 Para lenguaje (volumen y tono de la voz, pausas, énfasis, velocidad de palabra,
 etc...).
 Distancia (alejamiento o acercamiento al interlocutor).
Reglas de comunicación.
 Analice sus ideas antes de comunicarse.
 Determine claramente el objetivo de la comunicación.
 No vacile en consultar cuando tenga una duda sobre estrategias o tácticas de comunicación.
 Si se comunica verbalmente, evite el volumen y tono monótonos.
 Dé absoluta prioridad a los intereses de su interlocutor.
 Al comunicar evalúe todo el medio que rodea al receptor.
 Asegúrese de que el mensaje fue bien recibido (retroalimentación o feedback positivo).
 En la inmensa mayoría de los casos, la responsabilidad de una mala interpretación
 del mensaje es del emisor

RUTEO DE VENTA
La empresa Garden Water Capacitara a sus vendedores para que utilicen diferentes tipos de ruteo de
venta, Garden Water utilizara los siguientes ruteo de venta que serán especificados en el siguiente
apartado.
Zigzag la empresa Garden Water utilizara el siguiente tipo de ruteo para
demostrarles a sus clientes el producto y explicarles los beneficios de comprarlo
Caracol, también se utilizara este tipo de ruteo de venta, para ofrecer el
producto a los clientes.
Los diferentes métodos expuestos se utilizaran de acuerdo como se encuentren las condiciones de la
localidad a donde se ira a visitar a los clientes y se utilizara el mas adecuado.

CLIENTE
La razón de ser de una empresa y el eje de la actividad de sus vendedores.
La empresa Garden Water tiene en rango de cliente a personas mayores de 15 años en adelante y se
basa en el sexo femenino ya que es un producto decorativo su principal objetivo son las mujeres o
amantes de decoración. En este apartado ubicaremos lo que desea el cliente y cuáles son sus
necesidades.
¿Qué desea el cliente?
 Ser tenido en cuenta.
 Ser escuchado y comprendido.
 Ser tratado con educación, amabilidad y cortesía.
 Sentir confianza y seguridad en el producto/servicio.
 Sentirse respaldado por su proveedor.
 Satisfacer sus necesidades.
Tipos de necesidades de los clientes:
 Explícitas: cuando la mención es directa.
 Implícitas: cuando se mencionan dudas, temores, frustraciones, problemas, etc...través de
comentarios.
Motivos de satisfacción de necesidades:
 Racionales: son las que tienen que ver con la razón.
 Emocionales: son las basadas en el estado de ánimo con o sin conmoción orgánica asociada.
Las emociones provocan sensaciones, ideas, recuerdos, etc... y pueden apreciarse a través de
actitudes, gestos u otras formas de expresión.
 Racionales + Emocionales.

PRODUCTO
EL producto de la empresa Garden Wáter se llama Aquagarden el cual es una pecera que cuenta
con un soporte para poner macetas, esto con el fin de mezclar dos ambientes, el ambiente terrestre y
el ambiente acuático.
Características:
 Es una pecera
 Contiene un porta macetas
 Es un nuevo diseño
 Es innovador
 Decorativo
Ventajas:
 Es un producto decorativo
 Produce tranquilidad y armonía
 Mezcla dos ambientes
 Utiliza energía solar para iluminar
 Es practico
 Ocupa poco espacio
 Ideal para decorar oficinas

PROCESO DE VENTAS
1.- PREPARACIÓN
Conocer el producto
Como primera etapa del proceso de ventas tenemos la preparación de nuestro vendedor y para esto
el vendedor necesita conocer el producto, ¿qué es?, ¿para qué sirve? Y sus beneficios. Esto con el
fin de generar las siguientes razones en los clientes.
 Generar entusiasmo
 Aportar valor
 Satisfacción del experto
 Generar confianza al cliente.
 Generar seguridad.
 Permite contar con más ventajas y fortalezas
 Herramienta contra la competencia.
 Permite contrarrestas objeciones.
Conocimiento del cliente
Posteriormente debe tener conocimiento del cliente al que está enfocado el producto, tener una
buena preparación sobre el cliente al cual se dirige va a generar los siguientes beneficios:
 Genera confianza.
 Toda planificación de una reunión permite contar con más tiempo para escuchar al Cliente.
 Permite adoptar una posición más positiva.
 Se logra un mejor aprovechamiento del tiempo, que normalmente es escaso.
 Evita cometer errores groseros.
 En la mayoría de los casos permite, a priori, calificar al Cliente.
 En algunos casos también se puede determinar la argumentación de ventas a utilizar.
 Ayuda a conservar la moral.
 A mayor manejo de información más ventaja sobre la competencia.
2.- INTRODUCCIÓN.
En esta etapa se debe generar confianza en el cliente, si el cliente percibe que el vendedor conoce su
situación y comprende sus necesidades, este estará dispuesto a aceptar el producto.
Para que la primera impresión del vendedor sea positiva debemos considerar los siguientes factores:
 La convicción.
 La vestimenta.
 La presencia.
 El respeto.
 El lenguaje.
 La naturalidad.

El cliente debe presentir que se le ofrecerá un buen negocio, para lograrlo el vendedor debe tener en
cuenta lo siguiente:
 No utilizar excusas.
 Nunca obligue al cliente a nada.
 Sonría.
 Pronunciar bien el nombre y apellido.
 No utilizar frases hechas.
 No mentirle al cliente.
 Despertar la curiosidad del cliente.
 No hacer preguntar incomodas.
3.- Presentación
Antes de entrar a la presentación el vendedor debe dominar el conocimiento del producto, tanto sus
ventajas, fortalezas y utilidades.
Y conocimiento del cliente al cual se va a dirigir.
El principal objetivo de la presentación es el beneficio que le provocara el producto a nuestro cliente.
Se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
 Siempre que el vendedor hable de ventajas debe pensar en el cliente.
 Se debe utilizar referencias de terceros como sus experiencias y satisfacciones. Deben ser
casos reales y congruentes.
 Debe formular preguntar para verificar que la presentación vaya bien.
 No permitir que el cliente se aburra.
 Utilizar medios visuales (folletos, catálogos, imágenes, etc...)
 Convierta al cliente en protagonista.
Posteriormente después de la presentación del producto, se debe hacer una retroalimentación para
verificar que se hayan logrado los siguientes objetivos.
 Se creó un clima de confianza apropiado.
 Logro conocer al cliente y su ambiente.
 Presento el producto.
 Indago las necesidades y deseos del cliente.
 Presento ventajas y beneficios del producto.
Si después de estas etapas el cliente está de acuerdo con la presentación del producto. Puede pasar
a la siguiente etapa “Remate” y puede utilizar las siguientes expresiones:

Como usted ha podido ver "......" (El beneficio) le permite cubrir su "......" (La necesidad).
Estamos de acuerdo en que "......" (El beneficio) cubre su inquietud sobre "......" (La necesidad).
Si esto no pasa se debe pasar a la siguiente etapa ya que como sabemos no todos los clientes se
dejan envolver por nuestras opciones y pueden surgir ciertas objeciones. Pasaremos a la siguiente
etapa que es “Las objeciones” en ella sabremos cómo actuar ante las siguientes problemáticas.
4.- OBJECIONES.
Las objeciones son todos aquellos desacuerdos que el cliente ha presentado con el fin de evitar o
postergar la decisión de compra. Por lo tanto el vendedor debe conocer el tipo de objeciones y como
superarlas y actuar ante ellas.
Tipo de objeciones:
 Excusa: la objeción no es real.
 Autentica: Es real y raciones. Se debe afrontar con información precisa y clara.
 Oculta: El cliente no expresa directamente y presenta un desacuerdo aparentemente autentico.
Para poder contrarrestar la objeción se debe considerar lo siguiente:
 Escucharla sin interrumpir.
 Evitar la discusión.
 Comprender al cliente.
 Cuantificar la objeción y responder.
 Actuar con seguridad.
 No dudar luego de haber rebatido la objeción.
 Preparar y ensayar respuestas para las objeciones clásicas.
 Plantear al superior inmediato la solución para contrarrestar una objeción que es repetitiva y
común.
Objeciones psicológicas más habituales

 Librarse del vendedor.
 Falta de poder adquisitivo.
 No necesita el producto.
Sea cual sea el caso el vendedor debe actuar con docencia, debe ser explicativo y trasmitir confianza
y seguridad. Para poder lograr acuerdos parciales, contrarrestar las objeciones y despejar las dudas
del cliente para así poder pasar a la última etapa El Remate.
5.-EL REMATE.
En esta etapa el vendedor debe pedir al cliente que compre el producto.
En algunos casos se presentan dos problemas fundamentales con los vendedores que podrían no
concluir la venta del producto. Son los siguientes:
1. EL medio a ser rechazado.
2. Creer que el cliente comprara el producto sin que se lo pidan.
El remate es el objetivo principal del proceso de ventas, el cual el vendedor tiene como meta.
Indicios de compra
o EL cliente dice que comprara.
o El cliente formula preguntas sobre condiciones de venta.
o El cliente solicita muestra para analizar.
o EL cliente pide una degustación del producto.
o El cliente menciona como el producto va a resolver un problema o satisfacer una necesidad.
¿Cuándo se debe rematar la venta?
Se debe hacer inmediatamente después de que el cliente haya demostrado que acepto lo ofrecido.
Algunos ejemplos de remates.
o Solicitud directa.
o Alternativa de productos.
o Suposición de cantidades.
o Referencias.
o Resumen de ventajas.

6.- DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE VENTAS
El vendedor debe realizar un diagnóstico sobre el proceso esto con el fin saber cuáles son sus
fortalezas y debilidades para poder solucionarlas y mejorarlas. Si la venta se concluyo debe
aumentarse su capacidad de venta y mejorar sus fortalezas. Pero si el remate fracaso se debe
considerar cuál de las siguientes razones, fue el factor que causo dicha situación.
 Objeciones no presentadas por el Cliente.
 Objeciones presentadas y eludidas por el vendedor.
 Necesidades no detectadas por el vendedor.
 Dudas no contestadas por el vendedor.
 Dudas no expresadas por el Cliente.
Una vez identificada la causa por la cual el remate fallo, se debe buscar una solución para esta barrera
que impidió concluir el proceso de venta y así no cometer el mismo error en la siguiente venta.

BASE DE DATOS DE CLIENTES
Una base de datos de clientes permite realizar todo tipo de acciones de Marketing directo.
No es el sentido de este trabajo profundizar sobre los usos y aplicaciones de la base de datos. Pero,
podemos afirmar sin temor a equivocarnos que son una herramienta "imprescindible" de Marketing
para crecer en el mercado con la mejor relación costo/beneficio al momento de publicitar y/o
promocionar un producto/servicio.
Además, las bases de datos permiten tener una retroalimentación o feedback con los consumidores
que, con la contratación de profesionales especializados, posibilitan el análisis cualitativo de mercado
con costos muy inferiores.
Llevaremos a cabo los siguientes pasos para obtener una eficiente base de datos:
1. Determinar la tecnología adecuada
La elección de esta tecnología dependerá de varios factores que van desde el tamaño de nuestra
empresa, el giro de nuestro negocio, nuestros recursos disponibles, hasta el tipo de público al cual
nos dirigimos.
2. Determinar la información requerida
 nombre
 apellido
 salutación
 dirección postal
 compañía afiliada
 cargo
 teléfono diurno
 teléfono fuera del horario de trabajo
 fax
 dirección de correo electrónico
 datos ingresados en el sistema
 última fecha de actualización de los datos referido por
3. Determinar el método de recolección de datos
Una forma de obtener los datos del cliente es procurar hacerlo directamente, por ejemplo, pedirle que
por favor nos brinde sus datos para poder enviarle posteriormente nuestras promociones.
Y otra forma de obtener los datos del cliente es recurriendo a alianza con otros negocios
complementarios al nuestro, que también se dirijan al mismo tipo de público al cual nos dirigimos
nosotros.

4. Utilizar base de datos
La base de datos nos permite mantener comunicación con nuestros clientes (y todas las ventajas que
ello representa), al conocer los medios a través de los cuales podemos hacer contacto con éstos.
Otra utilidad de una base de datos es que nos permite conocer cuáles son nuestros principales clientes,
y así, poder brindarles un excelente servicio o trato preferencial (esto siempre y cuando estos clientes
representen un gran porcentaje de nuestras ventas).
Y otra utilidad es que nos permite conocer particularidades de cada cliente, y así, por ejemplo, poder
brindarles un servicio o trato personalizado;
5. Actualizar base de datos
Se debe actualizar la base de datos de manera constante y permanente, ya que dejar de hacerlo puede
traernos resultados costosos.
Para la actualización de datos simplemente debemos utilizar los mismos métodos que utilizamos al
momento de conseguir los datos del cliente, pero también podría ser necesario llevar un seguimiento
y un registro de las conductas de compra de éste.
Seguridad
Considere tener contraseñas de seguridad para los diferentes niveles de uso (una para ingresar
información, otra para diseñar pantallas, otra distinta para ver datos confidenciales, etc.). Esto asegura
la confidencialidad necesaria e impide que el personal que no sabe usar el sistema haga cambios no
intencionales pero costosos.
Haga copias de seguridad de sus datos
Si su base de datos está computarizada, haga copias de seguridad de los datos frecuentemente
Guarde estas copias de seguridad en un lugar seguro, posiblemente en otro sitio.
Borrar a alguien de la base de datos
A veces una persona solicitará ser retirada de su base de datos. En vez de borrar el nombre, considere
crear una categoría de “No contactar”. Esto evitará que el nombre de la persona vuelva a ser ingresado
accidentalmente en el futuro. Asegúrese de eliminar los registros duplicados de su base de datos, así
como las personas que se han mudado fuera de su área geográfica de mercado, o que tienen una
dirección donde no se recibe correo.

TIPO DE ORGANIZACIÓN DE LA PROSPECCIÓN
¿En qué consiste realmente la prospección comercial?
La prospección comercial comprende todos los procesos y acciones que se deben de realizar, para
contactar y relacionarse con el potencial comprador para ofrecerle los productos y/o servicios de
nuestra empresa.
¿Cuándo es conveniente realizarlo?
 Es una labor que siempre tiene que estar activa en una empresa, en mayor o menor medida
 Principalmente en empresas de nueva creación y empresas que quieran acceder a mercados
nuevos o a posicionarse en nichos de mercado
 Para agilizar el proceso de comercialización y conseguir reuniones o visitas de presentación de
productos y/o servicios
 Cuando se buscan otras alternativas comerciales a los productos y servicios existentes, nuevos
nichos y oportunidades de negocio.
¿Cuáles son sus beneficios de la prospección?
 Identificar claramente, si la estrategia de comercialización está alineada al perfil del comprador
y a las necesidades de la demanda
 Tener Identificada la competencia y su posicionamiento en el mercado
 Tener identificado claramente, cuáles son los potenciales clientes y sus interlocutores validos
 Te da conocer el potencial de tu oferta comercial
Existen muchos métodos para emplear la prospección comercial, Garden Water y sus vendedores
utilizaran los siguientes métodos:
La observación: Observa tú día a día, no pierdas detalle cuando circulas con el coche camino de un
cliente. Este método es el más empleado de todos, ya que a través de nuestra observación, podemos
encontrar huecos y nichos aún no controlados por nosotros.
Estudia tu competencia: Si nuestra competencia está, nosotros también debemos estar.
WOM: Técnica del marketing, (boca a boca). Si atiendes bien a tus clientes, ellos hablaran de ti a otros,
por lo que no esperes a que alguien te llame a través de X, pregunta a tus clientes por contactos suyos
que piensen, les pueda interesar tu producto.
Directorios Webs, guías telefónicas: Uno de los métodos más antiguos de prospección. Antes que
existiese el mundo 2.0, los vendedores de la antigua escuela buscaban sus futuros prospectos a través
de guías y directorios profesionales.
Fidelización del prospecto: La fidelización, es el último paso. Un paso que nunca acaba, ya que
constantemente deberemos de mantener viva la necesidad de nuestro cliente por nuestros productos
o servicios, así como su interés por nosotros.
Para mantener una fidelización segura y óptima, deberemos tener en cuenta que un cliente basa su
fidelidad en varios conceptos; atención post-venta, servicio, precio y calidad.

TIPO DE PLANTEAMIENTO DE LAS VISITAS A CLIENTES
Realización del plan de visitas
• Planificación de la ruta en función de un mix de los:
- Segmentos de clientes reales.
- Disposición geográfica de los mismos.
- Segmentos de clientes potenciales.
• Determinación del número de visitas al día y frecuencia de visitas por cliente.
• Realización del plan de visitas por temporada.
Concertación de visitas
El medio más idóneo para concertar las visitas es vía telefónica. Las fases para este proceso son:
- Saludo e identificación.
- Información al cliente sobre el motivo de la llamada.
- Exposición de beneficios para el cliente de la llamada.
- Alternativas de elección para la fijación de la visita.
- Concertación del lugar de celebración de la visita, la fecha y la hora.
PREPARACIÓN DE LA VISITA
COMERCIAL
Antes de visitar al cliente, deberá realizar una serie de etapas que son las que le proponemos que
realice.
Estudio de la ficha de cliente
Siempre antes de visitar a un cliente es imprescindible recordar determinada información sobre él. La
información contenida en la ficha de cliente dependerá de cada empresa, pero al menos deberá
estudiar el consumo del cliente a visitar de los tres últimos años en unidades físicas y monetarias, así
como, el nivel de consumo por tipo de producto.
No olvide recordar quienes son las figuras que afectan a su cliente y el grado de influencia que ejercen
sobre él.
Planteamiento de objetivos de venta al cliente
Al estudiar la información que poseo de mi cliente a través de la ficha, puedo plantearme determinados
objetivos a la hora de visitarle. Los objetivos más comunes son:
- Incremento de consumo del cliente en los mismos productos que compra.
- Incremento del consumo del cliente a través de la venta de nuevas referencias de productos
para el mismo.
- Introducción de nuevos productos de la empresa.
- Vender al cliente productos con mayor margen.

- Incrementar nuestra presencia en el mismo.
- Negociar nuevas condiciones de pago.
- Negociar promociones y bonificaciones.
- Negociar rappels y descuentos.
- Negociar condiciones de plazo de entrega.
No olvidemos que disponemos de una información sobre el cliente y la información siempre da poder
de negociación. El cliente sabe lo que usted hace, pero usted también sabe lo que hace su cliente
Preparación de la entrevista
La siguiente etapa a cubrir, es preparase antes de ir a visitar al cliente.
Y para prepararse, le sugerimos que tenga respuesta a los criterios que le mostramos seguidamente.
- Definir la persona a contactar.
- Definir el producto o productos a vender en función de la información de la ficha de clientes y de la
política de la empresa.
- Elaborar un tema de conversación inicial. El tema en el que el cliente se siente a gusto. Por ejemplo,
aficiones, deportes...
- Preparar el argumenta rio de ventas.
- Preparar las preguntas a realizar al cliente.
- Preparar respuesta a posibles objeciones.

POLITICAS DE VENTA
La empresa Garden Water cuenta con las siguientes políticas que rigen en el departamento de ventas,
esto con el fin de mantener un orden para futuras aclaraciones, todos los vendedores deben conocer
dichas políticas así como los clientes.
1.- Los precios, especificaciones, y datos de producto están sujetos a cambio sin previo aviso. Para
cualquier información o aclaración referente a la selección de los productos por favor consultar
directamente con nuestras oficinas
2.- Garden Water no se hace responsable por retardos en entrega de producto debido a causas fuera
de su control, tales como: retrasos de transportista o escasez de materiales, huelgas, incendios o
accidentes de índole natural.
3.- Los precios de Garden Water no incluyen IVA (16%). Dicho impuesto será facturado en adición a
los precios vigentes de la empresa.
4.- Toda cancelación de pedido causara una penalización del 30% del total del pedido.
5.-Los envíos se realizarán únicamente después de haber recibido el pago correspondiente por alguno
de nuestros métodos de pago. (Transferencia bancaria y depósito bancario).
6.-Los envíos se hacen generalmente al siguiente día hábil, o a más tardar al tercer día hábil en que
fue procesado el pago. Garden Water no hace envíos en sábados y domingos.
7.-Las reclamaciones por faltantes o errores en envíos serán considerados únicamente mediante un
escrito detallado dirigido al departamento de Mercadotecnia de Garden Water. Este escrito tiene que
ser enviado vía fax o correo electrónico dentro de los siguientes 8 días naturales a la fecha de entrega
del material por la empresa o dentro de los siguientes 15 días naturales a la fecha del talón de
embarque.
8.- Las ventas al mostrador se adaptan EXCLUSIVAMENTE a nuestro inventario disponible en
STOCK.
9.- Se respetarán los precios de los productos PUBLICITADOS por NOSOTROS en distintos medios
de comunicación masiva (correos, volantes, televisión, periódicos, revistas, etc.) a EXCEPCIÓN de
que algún precio esté MAL CALCULADO y esta variación sea MAYOR al 3% del precio REAL del
equipo.
10.- La empresa no acepta cheques.

FODA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
• Mala adminsitracion
• Poco presupuesto.
• Uso en exceso de
material
• Poca coordinacion.
• Lentitud en la
organizaciòn
•Competencia
•Desastrenatural
•Inseguridad
•Crisis Economica
•Poco intereses hacia
el producto
•Ventas bajas
•Ferias y expociciones
de producto
•Ampliacion de
mercado
• Cursos de capacitacion
de personal
•Producto innovador
•Conocimiento del mercado
•Conocimiento del cliente
•Conocimiento del producto
•Capacitacion de vendedores
•Atencion a cliente
•Responsabilidad laboral
•Trabajo en equipo
F O
DA

MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Un vendedor podrá ser un experto en el producto/servicio, comunicaciones, ventas y servicio al cliente,
pero si no administra su tiempo adecuadamente y/o organiza correctamente su trabajo no obtendrá
los mejores resultados posibles, aunque sea un "buen" vendedor.
Una buena administración del tiempo genera:
• Aumento de la eficiencia.
• Disminución de las situaciones no controladas.
• Alcance más rápido de los objetivos.
• Menor probabilidad de enfermarse de Stress.
Como cualquier actividad, la del vendedor debe estar ligada a las siguientes etapas:
1. Planificación (objetivos y orden de prioridades).
2. Programación y organización (alcance de objetivos).
3. Control (desviaciones y pérdidas de tiempo).
Planificación
Las actividades que componen la planificación generalmente son:
a. Fijación de objetivos.
b. Plan de acción.
c. Orden de prioridades.
a. Tienen una concordancia con los dispuestos por el área de Ventas de la compañía.
b. Compuesto por un listado completo de acciones y tareas (entrevistas, reuniones, llamadas, viajes,
cursos, partes diarios, memos, relaciones públicas, correspondencia, almuerzos de trabajo, etc...).
c. El orden de prioridades se establece clasificando las tareas y acciones de acuerdo a su importancia
y urgencia, con preponderancia absoluta de las primeras sobre las segundas.
Programación y organización
Las actividades que componen este paso son: detallar todas las tareas con los recursos necesarios y
disposición de tiempos. Es recomendable confeccionar un cronograma previsto para que pueda ser
comparado contra el real.
En esta etapa es muy importante tener en cuenta la curva de rendimiento, de todo trabajador, para
definir los días y los horarios en que se realizarán las tareas más difíciles. Tenga tiempo previsto para
situaciones imprevistas. Jamás llegue tarde y como máximo 5 minutos antes.

Al respecto nos permitimos darle algunas sugerencias:
• Estudie como reducir las pérdidas de tiempo.
• No coma ni beba demasiado mientras trabaja.
• Empiece de cero para rediseñar sus itinerarios.
• Comience temprano su tarea.
• Camine rápido.
• En las entrevistas de venta sea tan breve como pueda.
• Visite clientes hasta donde las pautas de horarios de los mismos se lo permitan.
Control
Para controlar la administración del tiempo y organización del trabajo es recomendable:
• Verificar el orden de prioridades (temas urgentes e importantes).
• Controlar el cumplimiento del cronograma semanal.
• Evitar las pérdidas de tiempo ya sea debido a factores exógenos (reuniones no previstas,
el uso del bar con compañeros, errores cometidos por otros, almuerzos y/o cenas
prolongadas, etc...) o endógeno (mala organización, postergaciones, querer hacer más
de lo posible, retrasos por falta de previsión, no escuchar, no respetar el orden de
prioridades definido, etc...).
• Utilizar agenda, la que debe actuar como una herramienta de planificación diaria y ayuda
memoria.
• Analizar y sacar enseñanzas de los partes diarios.

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO EN DETERMINADAS ACTIVIDADES
La empresa Garden Water participara en diferentes ferias, exposiciones y convenciones de ventas.
Con el fin de estar presente y darse a conocer al público para poder aumentar el número de clientes y
dar información acerca de la empresa su historia misión y visión y la descripción del producto.
Fechas de ferias y exposiciones de ventas:
Lugar: Parque 21 de mayo Localidad: Córdoba Ver. Fecha: 03/09/2015 Hora: 15:00
Lugar: Salón Flamingos Localidad: Córdoba Ver. Fecha: 21/09/2015 Hora: 10:00
Lugar: Parque municipal Cuitláhuac Localidad: Cuitláhuac Ver. Fecha: 10/10/15 Hora: 08:00

ACLARACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN PERIÓDICAMENTE DEL MANUAL
Este manual es vigente únicamente a partir de su fecha de elaboración con un año de vigencia.
Teniendo como fecha de elaboración 06/07/15 y es vigente por un año, por lo cual será actualizado
por un nuevo manual de ventas el cual contendrá nuevos métodos y técnicas de acuerdo al giro de la
empresa y su situación actual.
Fecha de elaboración: 06/07/15
Vigencia: 06/07/16
Manual de ventas elaborado por la empresa Garden Water.

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