La negociación en compras implica comunicarse y persuadir a proveedores sobre las ventajas de una propuesta, creando condiciones propicias para el diálogo. Es necesaria cuando la complejidad de la compra lo exige, especialmente en situaciones de alto riesgo o cuando no se cumplen las expectativas del comprador. Además, se deben tener en cuenta las cláusulas de los contratos a largo plazo y la posibilidad de ajustar acuerdos tras su firma debido a cambios en las necesidades o incumplimientos.

1. La Negociación en las Compras y
Relaciones con los Proveedores
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2. Concepto de la negociación (I)

Negociar, en Compras, es:
Comunicarse con un posible o actual proveedor para persuadirle de las
ventajas que tiene para él nuestra propuesta.
a.
"COMUNICARSE" significa entrar en relación de ideas o de intereses
con una o varias personas:

Para que se establezca una relación se precisa la voluntad para “conectar”.

Ello supone que o bien existe una predisposición hacia la conexión o habrá
que ayudar a que se produzca creando una atmósfera propicia al diálogo y al
entendimiento:

Es perjudicial tener a la gente esperando una vez se ha establecido una cita.

Es conveniente que el lugar sea agradable, sin ruidos molestos, con temperatura
confortable y con ambiente alegre y relajado.

Es bueno interesarse por su salud, por sus problemas e inquietudes, por su
empresa, por su situación personal, etc.
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3. Concepto de la negociación (II)
b.
"PERSUADIR" es tratar de conseguir, con argumentos, que alguien
reconozca una afirmación o una declaración como verdadera:

A veces creemos que por tener la razón nos la van a dar, pero el oponente
puede pensar que las cosas son de otra manera.

La argumentación tiene que estar dirigida a demostrar fehacientemente que
son como expresamos:

Para ello es preciso dejar que el interlocutor pueda expresar sus propios
argumentos, para poder rebatirlos adecuadamente.

No es correcto decirle que está equivocado o mal informado, sino insinuar que su
información tal vez no sea completa, o que no esté rigurosamente al día.

Se trata de convencer, no de imponer u obligar.

En una negociación habrá que hacer concesiones:


Y una concesión por una parte exige otra por parte del contrario.
En una negociación de Compras no debe haber vencedor ni vencido:

Ambos deben sentirse satisfechos de haber conseguido llegar a acuerdos
beneficiosos para las dos empresas.
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4. Concepto de la negociación (III)
c.
Persuadirle "DE LAS VENTAJAS QUE TIENE PARA ÉL" nuestra
propuesta:

Debemos evitar argumentar sobre las ventajas que tiene para nosotros.

El proceso de persuasión consiste en:
1.
2.
Considerarlo como posible.
3.

Mostrar lo que se quiere.
Conseguir que sea deseable para nuestro oponente.
Su apetencia aumentará si lo ve como un beneficio inmediato para él o para su
empresa.
4

5. Necesidad de negociar (I)
a.
No siempre se requiere la negociación en las compras:

Muchas veces el uso de petición de ofertas competitivas satisface las necesidades del
comprador:


a.
Sin embargo, en algunos casos la complejidad de la compra obliga a su negociación.
Cada vez que hay un gran riesgo implicado (tecnológico, proveedor exclusivo, altos
costes, etc.), debe utilizarse la negociación.
La negociación es necesaria:
1.
Cuando el precio es importante.
2.
Cuando las ofertas recibidas no satisfacen plenamente las aspiraciones del comprador.
Puede ser necesario negociar:

Acuerdos sobre costes / Plan y necesidades de entrega / Niveles de calidad de productos y
servicios / Planes de mejora continua / Soporte y asistencia tecnológica / Volúmenes a
contratar / Necesidades de embalaje / Responsabilidades sobre daños / Términos de
pago / Plan de pagos anticipados / Forma y responsabilidad del transporte / Garantías /
Capacidad comprometida por el comprador / Plazos de las órdenes de entrega /
Penalizaciones / Duración y renovación de los contratos / Propiedad y protección de la
información facilitada / Propiedad intelectual de las realizaciones conjuntas / Temas
relacionados con el desarrollo de estrechas relaciones / Etc.
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6. Necesidad de negociar (II)
c.
Motivos especiales para tener que negociar:

Alto importe del contrato:


Complejas necesidades técnicas tal vez aún no desarrolladas:


A veces se compra el uso de instalaciones, más que el artículo que producen y pueden
surgir temas relacionados con la forma y condiciones de pago de las inversiones.
Relaciones de colaboración o de “partenariado”:


Desear que el proveedor intervenga en el diseño, sobre todo en nuevos productos.
Inversiones en instalaciones o equipos a realizar por el proveedor:


Negociar especiales salvaguardas que le aseguren que el proveedor reconoce la
importancia de cumplir con las prestaciones exigidas.
Son acuerdos a largo plazo con cláusulas de renovación o de rescisión según el
proveedor alcance o no los objetivos acordados.
Prestaciones de alto valor añadido por el proveedor:

Muchos proveedores vienen a ser algo más que simples suministradores de artículos y
aportan más valor con diseño, pruebas, JIT, etc. Estas nuevas actividades requerirán
negociaciones para compensar sus esfuerzos y para delimitar sus responsabilidades.
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7. Negociar antes de la firma de los contratos (I)
a.
Desarrollo de proveedores:

Si no encontramos ningún proveedor interesado en nuestra petición de oferta,
deberemos plantearnos la posibilidad de lanzar o desarrollar a un proveedor
determinado:

a.
Monopolios o acuerdos entre proveedores:

Si tropezamos con una confabulación o acuerdo previo entre ofertantes será preciso
trazar una estrategia tendente a:

a.
Tratando con él las condiciones en que esté dispuesto a aceptar nuestro pedido.
Destruir o debilitar tal acuerdo. / Intentar sacar el máximo provecho posible, a pesar
de los pactos entre ellos. / Obtener ventajas de plazos, stocks, calidad, plazo de pago,
etc. que, a pesar de no obtener precios competitivos, nos permita abaratar el coste
total.
Primeras compras de artículos nuevos:

Generalmente de nuestro propio diseño. La posibilidad de que los ofertantes, sobre
todo si ha habido pocos, se hayan “curado en salud”, nos obligará tal vez a:

Efectuar análisis profundos de sus ofertas. / Pedir desglose de sus estimaciones de
costes. / Negociar contratos con fórmulas de incentivos o con renegociación una vez
iniciada la fabricación.
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8. Negociar antes de la firma de los contratos (II)
d.
Contratos a largo plazo:

Aunque no se trate de artículos nuevos, cualquier contrato a largo plazo exige un
tratamiento especial de cara a garantizar los precios a lo largo del mismo:

d.
Pactando fórmulas de revisión para evitar subidas arbitrarias, si no se puede mantener
el precio fijo a lo largo de todo el suministro. / Negociando, siempre que sea posible, a
la vista de los costes, planes de mejora continua para establecer reducciones de coste
y reparto de los ahorros conseguidos.
Disconformidades con las ofertas recibidas:

Cuando el número de ofertantes sea muy inferior al que pueda garantizar una prudente
competencia será preciso:


Analizar las ofertas, a la luz de nuestros conocimientos de los costes probables, a fin
de averiguar si son los proveedores más adecuados para cumplir con nuestras
aspiraciones de precio y prestaciones. / Puede ser necesario analizar con ellos sus
costes. / O bien preparar un plan de búsqueda y desarrollo de nuevos proveedores.
Cuando ninguna de las ofertas recibidas, aunque sean muchas, satisfaga plenamente
nuestras pretensiones de precio y prestaciones deberemos:

Averiguar cuáles son las causas que obligan al proveedor a no ajustarse a nuestros
deseos. / Intentar remediarlas variando, si fuera preciso, nuestras especificaciones o
aspiraciones.
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9. Negociar antes de la firma de los contratos (III)
f.
Pegas o aclaraciones de los ofertantes:

Es posible que alguno o todos los posibles proveedores no estén dispuestos
a cumplir algunas de nuestras especificaciones y nos ofrezcan alternativas
aparentemente mucho más ventajosas para nosotros:


f.
Es conveniente escuchar sus sugerencias y analizar los pros y los contras.
Tal vez será preciso convencerles de que sus pegas no tienen fundamento real, o
que son fruto de rutina y miedo a variar sus métodos o procedimientos de trabajo.
Discusión de cláusulas especiales:

La solicitud de oferta a veces no contempla todos los aspectos que
posteriormente queramos introducir en los contratos, incluso algunos de ellos
pueden surgir como consecuencia de las ofertas de los posibles proveedores,
tales como:

Uso futuro y pago de utillajes y herramientas. / Embalajes y envases. / Stocks
en casa del proveedor. / Límites en las cantidades parciales o frecuencia de las
entregas. / Controles para garantizar la calidad u otras prestaciones. /
Sanciones a aplicar en caso de incumplimiento. / Cláusulas de garantía de
precio. / Etc.
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10. Negociar después de la firma de los contratos

Petición de variaciones de cláusulas pactadas:

El comprador puede tener que variar alguna de las cláusulas pactadas. Las más
frecuentes suelen ser las referentes a plazos y cantidades:


Puede tener que pactarse la anulación parcial o total del suministro de alguno de los
materiales o productos del contrato, o la sustitución por otros inicialmente no incluidos.


Por variaciones o desajustes en nuestros programas de fabricación o de entrega a los clientes.
En el caso extremo puede tener que rescindirse el contrato.
El proveedor puede querer modificar alguna cláusula sobre plazos o cantidades:



Por dificultades en su fabricación o transporte.
No es infrecuente querer variar el precio, debido a circunstancias no previstas de aumentos de
coste, por encarecimiento desmesurado, por ejemplo de sus materias primas.
Incumplimiento de disposiciones contractuales:

Fallos en las entregas, en la calidad, en otras prestaciones, en los plazos de pago, etc.
pueden ocasionar no solamente la aplicación de las sanciones pactadas, sino:

Conversaciones a fin de tomar medidas correctivas para la no repetición de los fallos
ocurridos.

En el límite puede también ser necesaria la cancelación de los contratos, con la reclamación
de los daños y perjuicios ocasionados por el incumplidor.
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