¿Cómo planificar una acto?

1. Puntos claves
UNIVERSIDAD DON BOSCO
Por: Paola Batlle

2.  Debemos tener claro que
todos los actos pueden ser
diferentes, por lo que no
podemos decir que hay
una RECETA ÚNICA para
ejecutarlos. Más sin
embargo existen piezas
claves que no debemos
olvidar.

3. 1. ¿Qué tipo de acto es?
2. ¿Quiénes participan?
3. ¿Cuándo se realizará?
4. ¿Dónde se realizará?
5. ¿Hora del evento?
6. ¿Cantidad de invitados?
7. ¿Se requiere de una cobertura mediática?

4.  Determino la cantidad de recurso humano y
material a necesitar.
 Construyo un PROGRAMA ó AGENDA DEL
EVENTO.
 Realizo un cronograma.

5.  Destaca los elementos a seguir en el
desarrollo del evento: contenido y temario.
 Detalla horas y participantes.
 Presenta los miembros de mesa de honor.

6.  Es el listado de elementos
que necesito para
ejecutar con éxito el acto
a organizar.
 Incluye todos los
elementos materiales y
humanos.

7.  En un evento o acto necesitamos un equipo
de trabajo para desempeñar diferentes roles
y responsabilidades.
 Podríamos mencionar que dentro de esos
elementos importantísimos encontramos:
Coordinador general, maestro de ceremonia,
edecanes, encargados de registro (video y
fotografía).

8. Coordinador general:
Estará pendiente de la
asignación de todos los
roles y que la persona
responsable los ejecute
con precisión. Cualquier
cambio será comunicador
por él o ella a todo el
equipo de trabajo.

9. Maestro de Ceremonia:
Es una figura importantísima
dentro del evento, dirige paso a
paso los momentos del evento.
Determina los tiempos de pausa
y acción dentro del programa.

10. Edecanes:
Son el contacto directo con
los invitados, quienes están
informados de los lugares
de honor y dentro del
eventos siempre existen
momentos en los que se
requiere de su cortesía.

11. Encargados de registro:
Son el equipo de trabajo
pendiente de capturar los
momentos más importantes
del evento, ya sea por medio
de fotografía o video.

12.  Dentro del esquema de montaje además del
escenario e invitados existen otros escenarios
a considerar, cómo son el área de registro de
invitados y el área de cóctel o recepción
post-evento.

14. Dentro de la estética del evento y dentro del
tema de reconocimiento de imagen
institucional se incluye la visibilidad de todo
recurso necesario para recordar la
contextualización del acto, es decir la
presencia de imagen gráfica correcta dentro
del evento.
Se busca POSICIONAR EL ACTO a nivel
mediático.

17. ¿Qué hacemos?

18. Posterior al evento el equipo de trabajo en la
ejecución evalúa:
 Asistencia.
 Cumplimiento del Programa.
 Puntualidad.
 Cobertura Mediática.
 Aspectos a mejorar.

19. Puntos clave para montajes evaluados

20.  Se entregará con una semana de anticipación
las tarjetas de invitación a sus eventos.
 Registrando una lista de entrega con firma y
fecha, para ser anexada al informe final.

21. Contenido del informe:
I. Programa.
II. Ceremonial (incluyendo saludos y
discursos).
III. Croquis del montaje.
IV. Checklist.
V. Registro fotográfico.
VI. Lista de verificación de entrega de
invitaciones.
VII. Hojas de evaluación (grupales y personales)

22.  Cada equipo contará con media hora para su
montaje, esto incluye montaje y desmontaje
de su escenario y elementos necesarios.
 Iniciaremos a las 5:30 p.m. DEBEN ESTAR
PRESENTES TODOS LOS MIEMBROS DE
CADA EQUIPO.
 Al finalizar la actividad el salón debe quedar
limpio y ordenado.

23. TRAER A LA CLASE:
 Mantel blanco
 Cubremantel
 Tachuelas blancas o metálicas
 Ganchos de ropa pequeños.
 TRAER DEFINIDO EL NOMBRE POR EL
QUE SE DISTINGUIRÁ SU EQUIPO DE
TRABAJO.

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