10 tips para elaborar un presupuesto si eres comunicador y odias Excel. Conceptos básicos para quienes desean empezar con el armado de un presupuesto.

1. PRESUPUESTO
1 0 T I P S PA R A N O M O R I R E N E L I N T E N TO
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2. 1 ALINEA EL
PRESUPUESTO
CON LOS
OBJETIVOS
D E L N E G O C I O, P R OY E C TO, I N I C I AT I VA
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3. 1. ALINEA EL PRESUPUESTO CON LOS
OBJETIVOS DEL NEGOCIO O PROYECTO
• Permite justificar la necesidad del gasto o inversión, y ayuda en la
toma de decisión de quien dará los fondos o autorizará el desembolso.
• Presupuesta tanto gasto como ingresos, recuerda que todo gasto o
inversión debe estar asociado a resultados.
• Recuerda que se puede valorizar monetariamente todo resultado
esperado, para medir el éxito del proyecto o negocio.
• Si no logras alinear el gasto o inversión con los objetivos, descarta el
presupuesto.
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4. 2 IDENTIFICA
LOS RECURSOS
D E TA L L A TO D O L O Q U E N E C E S I TA S
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5. 2. IDENTIFICA LOS RECURSOS
• Haz un listado de todo lo que necesitas.
• Organiza el listado por categorías. Por ejemplo: Gastos de Marketing, Producción,
Organización de evento.
• Muchos proyectos ya cuentan con un presupuesto estimado previamente, consulta el monto
disponible.
• Uno de los recursos que se subestiman son las horas-hombre (horas-mujer), verifica la
cantidad de personas responsables y el valor de su trabajo.
• Verifica qué recursos son activos de largo plazo (máquinas,computadoras o laptops,
equipos audiovisuales,entre otros); son tratados contablemente de manera diferente.
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6. 3 GENERACIÓN
DE INGRESOS
TA M B I É N E S PA RT E D E L P R E S U P U E S T O
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7. 3. GENERACIÓN DE INGRESOS
• La parte más importante de un presupuesto es la generación de ingresos,entiéndase VENTAS,ya sea de un
producto o servicio.
• Las ventas están fundamentadas en la simple ecuación PxQ (Precio por cantidad).
• El precio (P) se determina por tipo de producto o servicio,normalmente asociado a una unidad de medida.
Por ejemplo:2 soles x tasa de café / 20 soles x metro cuadrado / 10 soles x hora trabajada.
• La cantidad (Q) es la cantidad de unidades de medidas en un período determinado de tiempo.Ejemplo,total
de tazas de café a vender en un mes.
• Se recomienda encontrar una unidad de medida que sea usual en el mercado,para poder compararse.
• Importante:El precio dependerá si se trata de un producto muy diferenciado,o orientado a grandes masas.
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8. 4 GASTOS DEL
PROYECTO
LO J U S TO Y N E C E S A R I O
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9. 4. GASTOS DEL PROYECTO
• Luego de identificar todos tus recursos necesarios para el proyecto, haz el ejercicio de
imaginar la ejecución y quienes participan en el éxito del mismo. ¿Te faltó alguien o
algo en tu listado de recursos necesarios para el proyecto?
• Determina qué recursos representarán gastos fijos y variables.Los fijos son los que se
mantienen estables,sin importar si se vende mucho o poco. Los variables dependen de la
variable Q (cantidad) de ventas o producción, dependiendo si eres producto o servicio.
• Un gasto fijo puede ser la remuneración del personal, los gastos de seguros o alquileres.
• Un gasto variable los insumos para producir materiales, o gastos de ventas.
• Asume todo los gastos asociados estrictamente al proyecto para medir su real viabilidad.
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10. 5 ORGANIZA UN
FLUJO
D E I N G R E S O S Y E G R E S O S
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11. 5. ORGANIZA UN FLUJO
• Organiza el listado de recursos con fechas estimadas de desembolso. Puede ser por
semana o mes del año.
• Organiza un flujo semanal o mensual, separando ingresos y egresos.
• Determina el resultado del ejercicio por periodo (ingresos menos egresos), para
determinar el monto a financiar mensualmente.
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12. 6 HAZ
SEGUIMIENTO
C O M PA R A E L P R E S U P U E S TO V S . LO
R E A L E J E C U TA D O
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13. 6. HAZ SEGUIMIENTO
• Define un periodo de evaluación de lo ejecutado (gasto real) versus lo presupuestado.
Dependerá de la iniciativa, proyecto o unidad de negocio.
• Identifica puntos de mejoras en el presupuesto,y actualiza la información para el próximo
presupuesto.
• Planifica una extensión de presupuesto. Si identificas incrementos de recursos por
modificaciones en el proyecto o negocio; documéntalos para justificar a tiempo un incremento
de presupuesto,o en su defecto la modificación del entregable final.
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14. 7 ESCENARIOS
P LA N I F I C A D I F E R E N T E S R E S U LTA D O S
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15. 7. ESCENARIOS
• No asumas que venderás 20,cuando crees que serán 15,aunque hay estudios que indican 10.
Hablamos de escenarios: optimista,moderado y pesimista,la forma más tradicional de
mostrar opciones de ingresos,y tener un intervalo de acción.
• Asocia los gastos a los escenarios de ingresos o resultados. Son los gastos variables,
asociados a la cantidad (Q) los que modifican el estimado por escenario.Algunos fijos podrían
variar, sobretodo en temas de alquileres o contratación de terceros.
• Se recomienda exponer siempre el escenario moderado, se aprecia más superar metas
que quedarse corto en las metas.
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16. 8 PIDE
RETROALIMEN-
TACIÓN
D I F Í C I L M E N T E T R A B A J A S S Ó L O
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17. 8. PIDE RETROALIMENTACIÓN
• Si estás dentro de una empresa, consulta con tus colegas y revisa los recursos que los
involucre. Revisa si las cifras que has considerado se ajustan a la realidad.
• La definición de los ingresos responden a varios criterios: mercado,margen sobre costos,
o precio objetivo (fijado en concurso).
• Si cuentas con área de finanzas en tu empresa, haz la consulta sobre tus estimaciones, y revisa
si tu presupuesto se ajusta a los estándares de la empresa.
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18. 9 INDICADORES
DE ÉXITO
I M P O RTA N T E S PA R A V E N D E R T U
P R O P U E S TA
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19. 9. INDICADORES DE ÉXITO
• Uno de los indicadores más comunes es el denominado margen operativo (MO).Se calcula restando las
ventas o ingresos (I),restando el costo de ventas o de producción (C),y luego restando los gastos de
administración y ventas.,llamados gastos operativos(GO).
– VENTAS (I) – COSTO DE VENTAS (CV) = UTILIDAD BRUTA (UB) [$100 – $50 = $50]
– UTILIDAD BRUTA – GASTOS OPERATIVO (GO) = UTILIDAD OPERATIVO (UO) [$50 - $40 = $10]
– UTILIDAD OPERATIVA (UO) / VENTAS (V) = MARGEN OPERATIVO (MO) - [$10/$100 = 0.10 = 10%]
• Periodo de recupero.Número de meses o semanas en la que voy a recuperar el monto invertido.
– INVERSIÓN INICIAL = 10,000
– UTILIDAD OPERATIVA MENSUAL = 1,000
– PERÍODO DE RECUPERO = 10 meses
• Beneficio Neto = total de INGRESOS menos total de GASTOS.
• Valor Presente Neto =VPN.Es el valor actual de los flujos de beneficios o caja futuros descontados a una
tasa de interés o de riesgo.(importante para valorar tu proyecto cuando se proyecta o presupuesta por más de
un año).
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20. 10 ORGANIZA
TU EXCEL
LO B Á S I C O PA R A O R G A N I Z A R T E
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21. 10. ORGANIZA TU EXCEL
• MICROSOFT EXCEL es y será por los próximo años la herramienta por excelencia para
tus flujos y cálculos financieros.
• Consolida los recursos en tablas que sirvan de fuentes para las fórmulas.
• Organiza tu listado de recursos en una única hoja que permita la creación de tablas
dinámicas.
• Usa fórmulas y nombra celdas como la tasa de interés,tipo de cambio, tipo de cambio,
entre otras variables que deban ser usadas con más regularidad.
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