El documento describe el Proceso AFRAC, un modelo integral para la venta de servicios médicos que administra todas las actividades desde la admisión del paciente hasta el cobro de la factura. El proceso está dividido en cinco subprocesos: admisión, facturación, radicación, auditoría y cartera. Cada subproceso tiene funciones y responsabilidades específicas para garantizar el recaudo efectivo de los pagos por servicios.

1. PROCESO AFRAC
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Modelo Proceso Integral Venta de Servicios
“COMPROMISO SOCIAL SOBRE LO FUNDAMENTAL”

2. A F R A C
ESTRUCTURA
Sub-Procesos
(Admisión, Facturación,
Radicación, Auditoria y
Cartera)
Software
(Herramienta Informática que
Administra el Proceso)
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3. A F R A C
CONCEPTO
Modelo integral de venta de servicios que administra las actividades,
procesos y procedimientos desde el inicio de la solicitud o necesidad de
la atención médica del paciente, hasta la materialización del recaudo
de la factura.
OBJETIVO
Garantizar a la Institución el recaudo efectivo correspondiente a la
venta de servicios.
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4. ORGANIGRAMA
P.E.G.F.F.A. o el Profesional
idóneo que delegue la Institución
AFRAC
LIDER
Admisión Facturación Radicación Auditoria Cartera
-Líder o Resp -Líder o Resp -Líder o Resp -Líder o Resp -Líder o Resp
-Equipo de
Trabajo o
Personal de
Apoyo.
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-Equipo de
Trabajo o
Personal de
Apoyo.
-Equipo de
Trabajo o
Personal de
Apoyo.
-Equipo de
Trabajo o
Personal de
Apoyo.
-Equipo de
Trabajo o
Personal de
Apoyo.

5. Funciones y Responsabilidades
ADMISIONES
• Ingreso de Pacientes al Software
• Verificación de Derechos
• Fosyga
• DNP
• BD ERP (Web o local)
• Validador de Derechos Gobernación
• Imprime Admisión
Notificación
• Archiva temporalmente documentos Admisión
• Notificación Telefónica y/o Web según corresponda y validación de derechos
para confirmar casos con inconvenientes de afiliación
• Anexo técnico No 2 Res 3047 de 2008 – Informe de la atención inicial de urgencias
• Notificación realizada: archiva documentos del paciente
Gestor Adm.
Urgencias • Anexo técnico No 3 Res. 3047 de 2008 – Solicitud de Autorización de
Servicios (Nuevo POS - Incremento)
• Censo físico (Identifica pacientes sin admisión y pacientes con
inconvenientes administrativos)
Cargador de
Urgencias
• Cargue de movimientos (Ecografías, Laboratorios, Estudios Especializados,
Servicio de Ambulancia)
• Liquida e Imprime Facturas pacientes hosp urgencias
• Informe mensual “Admisión vs Factura” Servicio de Urgencias
Auxiliar
adm.
• Organización de Cuentas (Res 3047 – Requisitos ERP) (Búsqueda y
anexo de soportes)
F
Admisionistas
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6. Funciones y Responsabilidades
FACTURACION
Fact.
Urgencias
Central
• Verificación de Derechos
• Fosyga
• DNP
• BD ERP (Web o local)
• Validador de Derechos Gobernación
• Revisión de cuenta (Servicios prestados, soportes)
• Busca y anexa documentos de Notificación
• Rips, liquida e imprime Factura y emite alta del paciente (software)
•LIDER
o Resp.
• Coordina y Direcciona actividades del Sub-Proceso
• Coordina Radicación, Organización de
Facturas, relaciones y cuentas de cobro a las ERP
• Diseña cuadro de turnos
• Aux. F.
• Auditoria Administrativas de Facturas – Identificar errores
• Anulación de Facts – Reemplazo (*)
• Parametrización perfiles de usuarios en el software
• Aux. F. • Búsqueda y anexo de soportes de Facturas
• Aux. F.
• Auditoria de Rips Faltantes (Control al momento de la exportación)
• Validación (Validadores EPS)
• Exportación
F
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•Búsqueda de autorizaciones email institucional para anexar a factura

7. Funciones y Responsabilidades
Citas
Cajas
Consulta
Externa
• Fosyga
• DNP
• BD ERP (Web)
• Validador Gob
•Atención Presencial – (x) personas:
Validación de Derechos, revisar
agenda y asigna cita
•Telefónica (x) personas – (x) Call Center.:
Validación de Derechos, revisa agenda y
asigna cita (Gobierno en línea)
•Vía Web, revisa email institucional,
Validación de Derechos , asigna cita y
notifica al usuario email.
• Modulo 1 – Caja Principal
• Modulo 2 – Caja Principal
• Modulo 3
• Modulo 4
• Fosyga
• DNP
• BD ERP (Web)
• Validador Gob
Fact.
Hospitaliz
ación
• Gestor Administrativo (x) personas – Anexo 3, solicitud autorizaciones,
Auditoria “Admisión vs Factura”, actualización Censo
• Facturador
• Fosyga
• DNP
• BD ERP (Web)
• Validador Gob•Validación de Derechos
•Cargue movimientos
• Revisión de cuenta (Servicios prestados, soportes)
• Rips, liquida e imprime Factura y emite alta del
paciente (software)
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8. Funciones y Responsabilidades
RADICACION
•Radicación EPS-S, EPS-C y Otras Empresas (Revisión de Cuenta de
Cobro y Facturas)
•Ingreso al software de la Radicación
•Radicación Glosas
•Informe Radicación por Cuenta de Cobro y por ERP
•Informe Notas Debito y Crédito (Cantidad y Valor - Retroalimentación)
•Devolución de Facturas antes de Radicación
AUDITORIA
•Ingreso de Glosas Iníciales al Software
•Respuesta de Glosas Software
•Conciliaciones Auditores EPS – Antes de Radicación
•Ronda a los Servicios
•Auditoria Facturas Contratos con Terceros (Aud. Facturación)
CARTERA
•Ingreso de Pagos al Software
•Cruce de Cartera ERP
•Auditoria Soportes de Pago
•Auditoria “Facturado vs Radicado; Radicado vs Pagos”
•Conciliaciones ERP - Legalización
•Cobro ERP
•Conciliaciones de Glosas Auditores EPS
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9. Funciones y Responsabilidades
LIDER AFRAC
•Coordinar, Planear , Dirigir y Determinar metas para el logro
de los objetivos
•Visitas y Comunicación ERP para la solución de casos –
Gestión Comercial
•Identificar inconvenientes , generar planes de mejoras y seguimiento
•Coordinar las Conciliación de Auditoria con las ERP
•Garantizar el cumplimiento de las actividades y tareas de cada
Sub-Proceso y de cada miembro del equipo
•Informes Gerencia
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10. PROCESO AFRAC
Gracias!
Alba Marina Rueda Olivella
Auditora Secretaria de Salud Departamental
Especialista en Gerencia Financiera en servicios de
Salud.
Mail:amrolab7@yahoo.com.