Unidad 9

UNIDAD 9: CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO.

M. REYES FERNÁNDEZ Las organizaciones han convertido las reuniones en una herramienta de trabajo habitual Por ello es importante que el profesional del secretariado conozca las técnicas más usadas para conseguir que la reunión se convierta en un instrumento eficaz de trabajo.

M. REYES FERNÁNDEZ GRUPO: Conjunto de personas unidas por un vínculo y por una organización común, que comparten una serie de valores básicos. Los miembros de un grupo de trabajo interactúan para compartir información y tomar decisiones , a fin de ayudar a que cada miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades. El resultado de su actuación es simplemente la suma de las contribuciones individuales de cada miembro. No existe una sinergia positiva que pueda crear un nivel global de resultados mayor que la suma total de los resultados de cada miembro. SINERGIA : Se produce cuando el todo es más que la suma de sus partes. Cuando 1 + 1 = > 2 1.- LOS GRUPOS EN LA EMPRESA

M. REYES FERNÁNDEZ Los grupos desempeñan una importante función en relación con la satisfacción de las necesidades de sus miembros: Aumentan la autoestima de los miembros. Satisfacen las necesidades de relación Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el cansancio y el aburrimiento. Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad En relación con las tareas , el trabajo en grupo aporta una serie de ventajas: Resultan eficaces en la recogida de información Logran una mejor distribución de trabajo . Proporcionan una dirección y control del trabajo más eficaz ………………… ..

M. REYES FERNÁNDEZ EQUIPO: Conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales dan como resultado un desempeño mayor que la suma de las contribuciones individuales. En el equipo de trabajo se genera una sinergia positiva por medio de un esfuerzo coordinado. Tienen la capacidad de reunirse, desplegarse, reenfocarse y desbandarse con rapidez “ Se puede ser más listo que otro pero no más listo que todos los demás”

M. REYES FERNÁNDEZ Un grupo de trabajo se convierte en un equipo cuando: Las personas individuales cooperan integrando sistemáticamente sus esfuerzos para lograr un objetivo colectivo. Existe confianza recíproca en las intenciones y en la conducta de las otras personas que forman el equipo. El grupo desarrolla su propia misión o propósito. La efectividad se mide en base a los resultados colectivos del grupo V 1 y 2 Caso práctico pág 218

M. REYES FERNÁNDEZ VENTAJAS: Mayor nivel de productividad tanto a nivel individual como de grupo. Mayor nivel de compromiso con los objetivos del grupo. Facilidad para afrontar con éxito tareas complejas . Mejora el clima laboral y se facilita las labores de control y supervisión del trabajo. Sistemas de comunicación más directos, se reduce el miedo a opinar. A nivel individual se facilita el desarrollo personal , se estimula la creatividad y se aumenta la seguridad personal. Es más fácil coordinar los objetivos de los distintos grupos de la organización. INCONVENIENTES: El trabajo en equipo consume más tiempo en coordinación de actividades Se pueden generar situaciones de rechazo para ciertos individuos que no deseen formar parte del grupo. VENTAJAS E INCOVENIENTES DEL TRABAJO EN EQUIPO:

M. REYES FERNÁNDEZ DIFERENCIA ENTRE EQUIPO Y GRUPO En el GRUPO , lo importante es compartir información y tomar decisiones para que los demás puedan realizar sus tareas bien En el EQUIPO , todos trabajan para alcanzar un objetivo común, si este no se alcanza, el grupo no habrá funcionado.

M. REYES FERNÁNDEZ GRUPO: EQUIPO: META SINERGIA RESPONSABILIDAD HABILIDADES Compartir información Neutral (incluso negativa) Individual Aleatorias Y diversas Producción colectiva Positiva Individual Y mutua Complementarias

M. REYES FERNÁNDEZ TIPOS DE GRUPOS DE TRABAJO: Desde una perspectiva organizativa Grupos formales : forma parte del organigrama de la organización. Grupos informales : producto de las relaciones espontáneas entre los miembros. Desde una dinámica temporal Grupos permanentes : suelen tener tareas habituales dentro de la organización: Grupos directivos : elaboración de planes o toma de decisiones. Grupos de mandos intermedios : tareas de desarrollo y supervisión de esos planes. Grupos de trabajadores : ejecución de las tareas concretas Grupos temporales : su duración es limitada, se crean para cubrir determinados objetivos y se disuelven , una vez concluida su misión. Son útiles en la solución de problemas nuevos, diseño de nuevos productos, resolución de conflictos……

M. REYES FERNÁNDEZ FASES DE FORMACIÓN DE LOS GRUPOS Etapa de formación Etapa de conflicto Etapa de resolución Etapa de producción Etapa de terminación

M. REYES FERNÁNDEZ Las personas aún no se conocen , la meta común no está clara y los individuos aún no tienen el sentimiento de permanencia. Están a la expectativa, predomina la inseguridad , la desorientación , la cautela y la observación. El rendimiento será bajo. 1.- Formación:

M. REYES FERNÁNDEZ Surgen conflictos derivados de la manera de percibir individualmente el trabajo. Comienzan a compararse los resultados obtenidos por el grupo con las expectativas individuales de cada uno de los componentes. Pueden aparecer estados de descontento que provoquen que algún miembro se aísle o sea rechazado por el resto Comienzan a surgir las alianzas El rendimiento aún es bajo V 3 2.-CONFLICTO:

M. REYES FERNÁNDEZ Comienza a surgir un sentimiento de cohesión . Las personas se van conociendo y aceptando sus respectivas fortalezas y debilidades. El grupo empieza a mantenerse unido Los resultados comienzan a ser satisfactorios y el rendimiento alto . 3.- Fase de resolución ó de confianza

M. REYES FERNÁNDEZ El grupo comienza a ser autónomo y productivo . Los objetivos y meta común están claros . Los conflictos interpersonales se saben manejar y normalmente los miembros están satisfechos de su pertenencia al grupo. Se ha llegado a una madurez personal y profesional El rendimiento comienza a ser muy alto . 4.-Etapa de producción o desarrollo:

M. REYES FERNÁNDEZ Se produce cuando se han conseguido los objetivos o incluso por la separación física de los miembros del grupo. La preocupación se centra en los logros alcanzados y en la próxima disolución del grupo , lo que suele generar una sensación de pérdida entre sus miembros. 5.- Fase de terminación:

M. REYES FERNÁNDEZ Desde el punto de vista teórico : conjunto de fenómenos psicológicos que se producen en el grupo así como las leyes que lo producen y regulan. Desde este punto de vista es una rama de la psicología social. Desde el punto de vista de la técnica : Conjunto de procedimientos y medios para ser utilizados en situaciones grupales con el fin de que se manifieste de manera mas expresa los fenómenos, hechos y procesos grupales que se están viviendo en el seno del grupo en el que se aplican. 2.- DINÁMICA DE GRUPOS

M. REYES FERNÁNDEZ 3.- TÉCNICAS DE DINÁMICAS DE GRUPOS Conjunto de medios que ayudan a estructurar el grupo y fundamentan su funcionamiento . OBJETIVOS: Crear confianza y lograr un buen clima de interrelaciones entre los miembros del grupo (equilibrio socio-emocional) Establecer la cooperación , haciendo saber a los miembros del grupo el valor del trabajo en equipo. Lograr mayor productividad en el logro de los objetivos propuestos. Estructurar, organizar y realizar las tareas, tomar decisiones.... Motivar a la tarea, e interesar al grupo en el trabajo que han de realizar. Resolver situaciones de conflicto , planteando críticas constructivas respecto al problema y aportando soluciones. Evaluar la marcha del grupo , situaciones o temas desarrollados...

M. REYES FERNÁNDEZ ALGUNAS TÉCNICAS DE DINAMIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE GRUPOS Tormenta de ideas o brainstorming Dramatización o role-playing Phillips 66 Estudio de casos Foto-palabra Otras técnicas Pequeño grupo de discusión Diálogos simultáneos Método de proyectos Entrevista pública

M. REYES FERNÁNDEZ 1.- TORMENTA DE IDEAS O BRAINSTORMING Muy útil para conseguir un conjunto de ideas sobre un problema concreto o su solución. El grupo de participantes (pequeño 6-12 personas ) expresarán de forma espontánea y libre todas sus ideas sobre el tema o problema objeto de estudio, durante un tiempo de entre 5 y 15 minutos Existirá un moderador que alentará la participación de todos No habrá críticas hacia ninguna de las ideas expresadas Cuando se han hecho todas las aportaciones, el moderador (sólo o con el grupo) las examinará y se extraerán las ideas de mayor calidad, originalidad y eficacia.

M. REYES FERNÁNDEZ 2.- DRAMATIZACIÓN O ROLE-PLAYING Técnica a través de la cuál se simula una situación que se presenta en la vida real . Al practicar esta técnica debes adoptar el papel de un personaje concreto y crear una situación como si se tratara de la vida real. El objetivo es imaginar la forma de actuar y las decisiones que tomaría cada uno de los personajes en situaciones diferentes. Después, se trata de actuar como ese personaje en cada uno de los casos. VENTAJAS INCONVENIENTES Técnica motivadora y participativa . Ideal para desarrollar capacidades de trabajo en equipo y toma de decisiones . Permite bajar del campo de las abstracciones al de las realidades. . En algunos casos, su desarrollo requiere gran cantidad de tiempo . Puede despertar inhibiciones entre los participantes.

M. REYES FERNÁNDEZ 3.- PHILLIPS 66 Muy útil para recoger, en poco tiempo, los intereses, deseos o sugerencias de un grupo numeroso , garantizando la participación de todos. Se divide el grupo en subgrupos de 6 personas que discutirán libremente sobre un tema durante 6 minutos . Cada grupo tiene un coordinador y un secretario. Pasado el tiempo, se reúnen los subgrupos y cada secretario expone las conclusiones y opiniones de los distintos subgrupos. Se anota la síntesis de todo ello y se hace un resumen general

M. REYES FERNÁNDEZ 4.- ESTUDIO DE CASOS Consiste en la investigación, análisis y búsqueda de soluciones a un caso o “situación real”, mediante la discusión y el diálogo. Los miembros del grupo estudian el caso individualmente y comentan al grupo las posibles soluciones. Finalmente el grupo debe extraer las conclusiones más realistas del caso, que se puedan aplicar en situaciones análogas.

M. REYES FERNÁNDEZ 5.- FOTO-PALABRA Se trata de trabajar con un grupo, a partir de las reflexiones y sentimientos que suscitan determinadas fotografías . Las fotografías son escogidas personalmente por cada miembro del grupo, que deberá explicar a los demás las razones de su elección. Los propósitos de esta técnica son diversos: Confrontar puntos de vista Preparar una discusión Como técnica de conocimiento entre los miembros del grupo

M. REYES FERNÁNDEZ 6.- OTRAS TÉCNICAS Pequeño grupo de discusión: (entre 5-12 personas): útil para tomar decisiones, resolver problemas, motivar al grupo o adquirir información sobre un tema. Diálogos simultáneos : los participantes dialogan por parejas, simultáneamente durante 10 ó 12 minutos sobre un tema o problema. Sirve para obtener información de todo el grupo y permite la interacción de los miembros del mismo. Método de proyectos : un grupo de trabajo, no superior a 6 personas diseñan un proyecto referido a una hipotética situación en el futuro. Entrevista pública : un experto es interrogado por un miembro del grupo sobre un tema establecido, lo cual permite al grupo obtener información que desconocía.

M. REYES FERNÁNDEZ 4.- LOS NUEVOS GRUPOS DE TRABAJO Los grupos de trabajo tradicionales deben adaptarse a nuevas estructuras más ágiles y flexibles, acordes con los tiempos. En respuesta a esta necesidad nacen los nuevos grupos de trabajo: Equipos de alto rendimiento Círculos de calidad

M. REYES FERNÁNDEZ En un equipo así los miembros: Tienen un objetivo claro y común que les permite conocer hacia dónde se mueve el grupo. Tienen capacidades para enfrentarse a cualquier obstáculo y existe respeto mutuo entre ellos. Se sienten libres para expresar sus opiniones. Son capaces de asumir diferentes funciones. Tienen un alto grado de dedicación lo que les permite obtener altos resultados en su trabajo. Tanto el líder como los demás integrantes del equipo reconocen los éxitos individuales y colectivos. Muestran entusiasmo con el trabajo y se sienten orgullosos de pertenecer al grupo. Son equipos que han alcanzado los objetivos propuestos de una manera “excelente”, en términos de eficiencia y eficacia. V 4

M. REYES FERNÁNDEZ Son grupos pequeños (5-10 personas) con el mismo nivel jerárquico y objetivos comunes, que se reúnen fundamentalmente para: Identificar problemas Encontrar soluciones a los mismos. CÍRCULOS DE CALIDAD Tienen su origen en Japón, donde se comenzaron a aplicar tras la Segunda Guerra Mundial pero, esta filosofía no ha tenido mucha aplicación en occidente.

M. REYES FERNÁNDEZ 5.- LAS REUNIONES La reunión es un instrumento esencial para el trabajo de equipos de profesionales. Mediante ellas se favorece el intercambio de opiniones , ideas y criterios. Mediante ellas se consiguen decisiones y acuerdos entre los miembros de los grupos. Para la consecución de los objetivos que el grupo espera, es esencial que la reunión esté preparada y debidamente organizada. LECTURA PÁG 239

M. REYES FERNÁNDEZ CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES Por el número de sujetos que se reúnen Reuniones informativas Reuniones de formación Por su frecuencia Reuniones de solape Por su objetivo Reuniones de feedback Reuniones para la formación de equipos de trabajo

M. REYES FERNÁNDEZ Reuniones pequeñas: De 4 a 7 personas aproximadamente. Potencian la participación de todos los asistentes. Reuniones medianas: De 8 a 20 personas aproximadamente. Usadas para la formación de trabajadores o para transmitir determinadas informaciones. Reuniones grandes: Más de 20 personas. Necesitan de una preparación cuidadosa y a una persona o más con gran capacidad de dirección para su desarrollo 1. POR EL NÚMERO DE PERSONAS:

M. REYES FERNÁNDEZ 2. REUNIONES INFORMATIVAS: Utilizadas por la dirección como cauce para transmitir o recoger informaciones sobre temas de interés. Pueden ser: Reuniones de información descendente Reuniones de información ascendente 3. REUNIONES DE FORMACIÓN: Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de los participantes sobre algún tema concreto. Precisan la presencia de expertos Su duración varía, dependiendo de las necesidades de formación.

M. REYES FERNÁNDEZ 4. POR SU FRECUENCIA: Reuniones esporádicas , se organizan en función de las necesidades del grupo Reuniones continuas , reúnen al grupo de forma permanente 5. REUNIONES DE SOLAPE Habituales en grupos que trabajan por turnos , son necesarias para traspasar la información de lo ocurrido en el turno. 6. POR SU OBJETIVO: Para la toma de decisiones, Reuniones consultivas 7. REUNIONES DE FEEDBACK (retroalimentación) Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad.

M. REYES FERNÁNDEZ 8. REUNIONES PARA LA FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO: Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por profesionales, que en ocasiones, no se conocen, se suelen desarrollar reuniones para: Presentación del proyecto, por parte de los organizadores Conocimiento e integración de los sujetos que forman el grupo. Disminución de las posibles barreras que los trabajadores puedan presentar. Asunción del objetivo común, por todos los integrantes del equipo

M. REYES FERNÁNDEZ 6.- ETAPAS DE UNA REUNIÓN Hay autores que engloban en una misma la planificación y la preparación. 2. PREPARACIÓN 3. DESARROLLO 4. EVALUACIÓN 1. PLANIFICACIÓN

M. REYES FERNÁNDEZ 1.- PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN Dotarla de estructura y contenido A la hora de convocar una reunión hemos de preguntarnos: ¿Qué motivos tengo para convocar una reunión? ¿Qué problema o situación puedo resolver con ella? ¿Qué conflictos puedo encontrarme? De existir conflictos, ¿cómo puedo solucionarlos? ¿Es el momento oportuno para convocarla? ¿Tengo tiempo suficiente para su desarrollo? Una reunión mal planificada, carente de contenido, no será eficaz y generará en los asistentes sentimientos de pérdida de tiempo Hay que determinar el objetivo Para aclarar la meta

M. REYES FERNÁNDEZ 2.- PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Se han de tener en cuenta los siguientes aspectos: El tiempo de la reunión: Es fundamental saber elegir el día y la hora de la reunión. Las reuniones de trabajo se suelen celebrar entre semana y en horario laboral. Las reuniones de formación en días de descanso. La duración dependerá del número de personas y del tipo de reunión. Es importante planificar bien los descansos . b) Los participantes: Son el grupo de personas que intervienen, entre las que se incluye al organizador, moderador y los posibles expertos. Pueden surgir dudas a la hora de decidir, ¿a quién invitar?.

M. REYES FERNÁNDEZ C) Convocatoria de los participantes: Deberá ser enviada con la suficiente antelación , especificando quién convoca la reunión, así como la hora, duración y lugar de la misma. Deberá contener información suficiente sobre los temas a tratar (orden del día). Si fuera necesario se adjuntaría la documentación a estudiar por los asistentes. d) Lugar de reunión y disposición de la sala: Cada reunión requiere de un espacio y disposición adecuados y se pondrá especial atención en que el lugar elegido esté libre a la hora en cuestión. En cuanto a la disposición: El mobiliario circular facilita la comunicación verbal y no verbal entre los asistentes. El mobiliario rectangular es muy útil en mesas de negociación. La disposición en U ó V son adecuadas para reuniones informativas.

M. REYES FERNÁNDEZ e) Los recursos técnicos: Dependerán del tipo de reunión, así como de las posibilidades técnicas y económicas de la organización. Los más usados suelen ser: retroproyector, proyector de diapositivas, vídeos….. La documentación que se vaya a manejar en la reunión deberá ser preparada con la debida antelación. f) Necesidades económicas y recursos disponibles: Hay reuniones que requieren de un despliegue de medios técnicos y humanos que pueden resultar caros, por ello se hace necesario preparar los correspondientes listados de necesidades técnicas y económicas, presupuestos, etc. g) Técnicas de trabajo: La elección de las técnicas a usar dependerá, principalmente, del fin de la reunión y del número de asistentes a ella.

M. REYES FERNÁNDEZ 3.- DESARROLLO DE LA REUNIÓN Para que todo salga según lo previsto, no se puede olvidar: Comenzar y terminar la reunión de forma puntual . Recibir “adecuadamente” a todos los participantes (crear un buen clima de acogida) Presentar al grupo de ponentes o expertos invitados, si fuera el caso, comentando las líneas generales de desarrollo de la reunión. Explicar la dinámica de trabajo. Identificar los papeles de cada una de las personas que van a intervenir Entregar la documentación preparada Recoger por escrito, el contenido de la reunión, así como los acuerdos tomados en ella. Fijar la fecha de la próxima reunión, si fuera el caso.

M. REYES FERNÁNDEZ 4.- EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN La evaluación supone preguntarse si se han conseguido los objetivos previstos. Para ello se pueden pasar cuestionarios que evalúen las distintas fases de la reunión, así como la participación de los asistentes. Modelo en pág 235

M. REYES FERNÁNDEZ 7.- LOS PARTICIPANTES EN LAS REUNIONES No todos los participantes tienen las misma funciones . Las funciones más significativas son: FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN El organizador debe conseguir que los objetivos previstos se logren, sus responsabilidades son: Planificar y preparar la reunión Elaborar el listado de asistentes y convocarlos Elegir e invitar a los expertos Organizar la agenda de reuniones Definir las funciones de los participantes. Coordinar los recursos técnicos y humanos. Coordinar la evaluación de la reunión. Resumir las decisiones y hacer llegar las conclusiones a los participantes.

M. REYES FERNÁNDEZ FUNCIÓN DE MODERACIÓN Su misión principal será conducir el encuentro para lograr los objetivos marcados FUNCIÓN DE SECRETARÍA Sus tareas principales serán: Tomar notas de las ideas que se aportan, plasmando lo más fielmente posible las palabras de los participantes. Resumir los acuerdos que se van tomando (de gran utilidad en reuniones largas y complejas) Redactar el acta de la reunión, que posteriormente se enviará a los asistentes.

M. REYES FERNÁNDEZ PARTICIPAR Requiere una serie de actitudes: Preparar las temáticas sobre las que versará la reunión con la debida antelación para poder aportar ideas. Puntualidad Comunicar la asistencia o no Mantener silencio cuando no se participa. Respectar el orden del día.

M. REYES FERNÁNDEZ Los asistentes a una reunión tienen diferentes personalidades: PSICOLOGÍA DE LOS ASISTENTES Partcipante CHARLATÁN: no para de hablar e introduce conversaciones laterales con los otros asistentes. Participante TÍMIDO: a veces, personas de gran valía que no aportan sus ideas por vergüenza. Participante AUSENTE: se muestra despistado en la reunión Participante SABELOTODO: siempre da sus opiniones e intenta imponerlas Participante AGRESIVO: Se presenta enfadado y ataca de forma continua las ideas y aportaciones de los demás.

M. REYES FERNÁNDEZ Será el moderador, la persona encargada de sacar “lo mejor” de cada uno de los miembros de la reunión, animándoles a participar y exponer sus ideas, demandando cortésmente que no se interrumpa o calmando los ánimos de alguno de los asistentes: Pidiendo al charlatán que no interrumpa. Animando al tímido a participar. Integrando en la reunión al ausente. … ..

M. REYES FERNÁNDEZ El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia gana campeonatos. Micael Jordan

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