COMO IMPLEMENTAR 5S EN UNA OFICINA DE FACTURACION INDUSTRIAL?

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APLICACIÓN DE LAS 5S EN IG MONTAJES
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA UNISABANETA
MANUEL ANDRÉS BELTRÁN GONZÁLEZ, C.C.16935904
JAIME NELSON GÓMEZ DEL VALLE, C.C.71677797
ADRIANA GÓMEZ, C.C 32108194
JOHANA VILLA SÁNCHEZ, C.C.43843755
Marzo 9 de 2017

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“APLICACIÓN DE LAS 5S EN IG MONTAJES”
MANUEL ANDRÉS BELTRÁN GONZÁLEZ, C.C.16935904
JAIME NELSON GÓMEZ DEL VALLE, C.C.71677797
ADRIANA GÓMEZ, C.C 32108194
JOHANA VILLA SÁNCHEZ, C.C.43843755
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA UNISABANETA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA ESTRATÉGICA
SABANETA
2017

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Tabla de contenido
Introducción............................................................................................................ 4
1. Formulación del problema ............................................................................. 5
1.1. Planteamiento del problema ...................................................................... 5
1.2. Justificación.................................................................................................. 5
1.3. Objetivo ......................................................................................................... 5
2. Marco teórico ..................................................................................................... 6
2.1. Antecedentes................................................................................................ 6
3. Marco contextual............................................................................................... 7
4. Definición de la técnicas de las 5S’s ........................................................... 8
5. Diagrama de implementación por etapas de la 5 s.................................. 9
5.1. Primera etapa (LIMPIEZA):........................................................................ 9
5.2. Segunda etapa (OPTIMIZACIÓN): .........................................................10
5.3. Tercera etapa (FORMALIZACIÓN): .......................................................11
5.4. La cuarta y última etapa (PERPETUIDAD): ..........................................11
6. Conclusiones...................................................................................................13
Referencias Bibliográficas................................................................................14

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1. Introducción
Con la elaboración de este trabajo pretendemos implementar la metodología de
las 5s, en la empresa IG Montajes, la cual se dedica a realizar estructuras para
empresas privadas y el montaje de máquinas industriales a nivel nacional.
La implementación fue realizada en la parte administrativa con 7 personas, donde
estaba el gerente la contadora, el director administrativo y 4 auxiliares.
Por ser una empresa que maneja altos volúmenes de facturación, documentos
de proveedores y clientes, se identificó que en el área administrativa se deben
aplicar las 5s, por confiabilidad, respuesta oportuna a proveedores y clientes,
además de velar por el orden y la limpieza del lugar de trabajo, que es un principio
básico de seguridad.

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2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del problema
Se observa que al interior de la empresa IG Montajes, hay un problema de
organización y control de la parte administrativa, que conlleva a un alto índice de
errores en cuanto a facturación y administración de la información, como
consecuencia impacta negativamente en la eficacia, eficiencia y efectividad, en
los procesos administrativos que se desarrollan en la empresa.
2.2. Justificación
Durante los 10 años de existencia de la empresa IG Montajes, se ha observado
que algunos procesos administrativos al interior de la organización requieren
intervención que mitigue los riesgos de confiabilidad de la información, seguridad,
calidad y bienestar laboral, a continuación, citaremos algunos conceptos que son
relevantes del por qué la implementación de las 5s en la empresa.
Con la implementación se mitigarán los siguientes aspectos:
• inseguridad.
• Desorden.
• Descontento.
• Fatiga, cansancio, pereza.
• Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares sucios.
• acumulados en lugares inaccesibles
• Perdidas importantes de tiempo.
• Dificultad para consultar los documentos técnicos.
• Entorno desagradable
2.3. Objetivo
Implementar la metodología de las 5s, en la empresa IG Montajes, para lograr un
entorno agradable, mayor seguridad, higiene, facilidad de inspección,
disminución de pérdidas de tiempo debidas a falta de organización y facilidad
para consultar los documentos técnicos.

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3. MARCO TEÓRICO
3.1. Antecedentes
El concepto de calidad ha cambiado a lo largo del tiempo y ha tomado diferentes
enfoques dependiendo de la época, filosofía y cultura en que se haya adoptado
(González, 1996); en la década de los 70’s, se tomó conciencia de la importancia
estratégica de la calidad, la mejora y la satisfacción del cliente, con lo que se
empezó a publicar lo hecho en Japón; además en muchas empresas y
organizaciones del mundo occidental iniciaron sus programas de calidad como
una acción estratégica para mejorar su competitividad. También se comenzó a
publicar una amplia y variada literatura sobre la administración y gestión de la
calidad y sus herramientas (Jacome, 1998).
Por esto las empresas buscan la manera de ser altamente competitivas a nivel
nacional e internacional (Lasso, 1995); iniciando a nivel mundial el proceso de
transición hacia una cultura de calidad total en las organizaciones, destacando la
participación de los colaboradores y compartiendo la responsabilidad
organizacional, en busca de un ambiente de trabajo coherente con el enfoque de
calidad total. Sin embargo, es difícil emprender estos programas sin tener
condiciones adecuadas de trabajo, físicas y mentales. No se puede hacer un
buen trabajo en las diferentes áreas de trabajo, sin tenerla en orden. El programa
de las 5 S´s es considerado como el primer paso, la base, para iniciar de manera
sólida el camino hacia la calidad total, ya que enfatiza la importancia de mantener
y mejorar un lugar de trabajo organizado y limpio que permita mejorar el
desempeño.
Fueron los japoneses de la firma Toyota y Motorola los que iniciaron esta
revolución con un método más que conocido en el ambiente industrial, el Toyota
Production System. Las limitaciones de espacio y la necesidad de atacar
mercados más pequeños con una mayor variedad de vehículos fueron los
verdaderos impulsores de la nueva técnica. Desde que Taichi Ono, ingeniero de
Toyota, recibió al final de los años 40 el encargo de aprender de la industria
americana del automóvil para “poder adelantarlos en tres años”, han pasado
muchas cosas. Gran cantidad de conceptos y métodos establecidos durante
largos años en el mundo de las operaciones fueron cambiando poco a poco en
Japón. Así hasta llegar a sorprender a toda la industria mundial por sus
fantásticos resultados. (GÓMEZ, 2009)

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4. MARCO CONTEXTUAL
Esta implementación se realizó al interior de la empresa IG Montaje, la cual se
dedica a realizar estructuras para empresas privadas y el montaje de máquinas
industriales a nivel nacional. Con una existencia de 10 años en el sector privado
y con presencia en las ciudades de Bogotá y Medellín.

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5. DEFINICIÓN DE LA TÉCNICAS DE LAS 5S’S
Seiri (clasificación):
Consiste en eliminar todo lo que no se ocupara y todos los elementos innecesarios
de los lugares de trabajo.
Seiton (ordenar):
Organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se
puedan encontrar con facilidad.
Seiso (limpiar):
Se debe eliminar el polvo y suciedad. La limpieza implica no únicamente mantener
los equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Seiso implica un
pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de
identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para su eliminación.
Seiketsu (estandarizar):
Para mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras S debe
existir un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo
nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza
alcanzada con nuestras acciones.
Shitsuke (disciplina):
Se debe implementar la cultura del auto control dentro de la empresa. Si la
dirección de la empresa estimula que cada uno realice las actividades diarias, es
muy seguro que la práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad. (Palenque,
2017)

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6. DIAGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN POR ETAPAS DE LA 5 S
5 S
Limpieza Optimización Formalización Perpetuidad
1 2 3 4
Seiri/Clasificar
Separar lo
útil de lo inútil
Clasificar las
cosas útiles
Revisar y
establecer
normas de
orden Estabilizar
Seiton/Orden
Tirar lo que
es inútil
Dar orden a los
objetos
Colocar a vista
las normas
definidas Mantener
Seiso/Limpieza
Limpiar las
instalaciones
Localizar
lugares difíciles
de limpiar,
buscar
soluciones
Buscar las
causas de la
suciedad y
poner remedio
a las mismas Mejorar
Seiketsu/
Estandarización
eliminar lo
que no es
higiénico
Determinar las
zonas sucias
Implementar las
gamas de la
limpieza Evaluar/Auditoria
Shitsuke/ Disciplina
Acostumbrarse a aplicar las 5s en el equipo de
trabajo y respetar los procedimientos en el lugar
de trabajo
6.1. Primera etapa (LIMPIEZA):
Se realizó un inventario de las cosas útiles que más usaban y notamos que
elementos como grapadoras, lapiceros, lápiz, facturas pendientes que son los
más comunes. Luego separamos lo que no sirve y lo dejamos a un lado en
bolsas, encontramos hasta resto de frutas, platos de café, y elementos que no
tenían que ver con su labor.
La primera etapa de la implementación se centró principalmente en una limpieza
a fondo del sitio de trabajo de la organización, esto quiere decir que se sacó todo
lo que no sirve del sitio de trabajo y se limpian todos los equipos e instalaciones
a fondo, dejando un precedente de cómo es el área si se mantuviera siempre así
(se crea motivación por conservar el sitio y el área de trabajos limpios).

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6.2. Segunda etapa (OPTIMIZACIÓN):
Una vez dejado solo lo que sirve, se inició con la mejorar de esa clasificación, un
orden coherente, se ubicó los focos que crean la suciedad y se determinó los
sitios de trabajo con problemas de suciedad.
Luego ordenamos en los cajones las cosas que más se utilizan en cada uno de
los puestos, las facturas pendientes fueron rotuladas en carpetas aparte para que
ahí reposen y puedan ser guardas posteriormente en las carpetas de cada
cliente.

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6.3. Tercera etapa (FORMALIZACIÓN):
En esta tercera etapa de la implementación se formalizo lo que se había logrado
en las etapas anteriores, es decir, establecer procedimientos, normas o
estándares de clasificación, mantener estos procedimientos a la vista de todo el
personal, erradicar o mitigar los focos que provocan cualquier tipo de suciedad e
implementar las gamas de limpieza.
6.4. La cuarta y última etapa (PERPETUIDAD):
Se orientó a mantener todo lo logrado y a dar una viabilidad del proceso con una
filosofía de mejora continua. Se dejó al director administrativo para que realice
semanalmente una auditoria en cada puesto para mantener las 5s vigentes en la
organización.

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7. Conclusiones
Durante la implementación de las 5s, se observó un mejor ambiente laboral, que
facilita la comunicación y la relación interpersonal, de igual forma se puede
constatar mayor eficiencia en los procesos administrativos que se desarrollan en
la empresa.
Con esta implementación se generó cultura de trabajo con más orden y calidad
que se resume en hacer las cosas bien desde el inicio de los procesos hasta el
final, ésta metodología se considera exitosa para los aspectos administrativos,
técnicos y culturales que impactan todos los niveles organizacionales, como los
gerenciales, mandos medios y operativos.

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Referencias Bibliográficas
GÓMEZ, C. V. (2009). Propuesta Para Implementar Metodología 5 S´S. Xalapa,
Mexico.
ICONTEC. Trabajos escritos: presentación y referencias bibliográficas. Bogotá:
ICONTEC, 2016 p. 1-36, p. 1-33, p. 1-23.
PALENQUE, J. D. (02 de 2017). LEan Manufactoring. Universidad Unisabaneta.
Sabaneta.