Guía para la creación de centros de conciliación y o arbitraje (Minjusticia)

GUÍA PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O
ARBITRAJE
Ministerio del interior y de justicia

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REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
ÁLVARO URIBE VÉLEZ
Presidente de la República
MINISTERIO DEL INTERIOR
Y DE JUSTICIA
CARLOS HOLGUÍN SARDI
Ministro del Interior y de Justicia
GUILLERMO FRANCISCO REYES GONZÁLEZ
Viceministro de Justicia
GERARDO ANTONIO ZÚÑIGA SÁNCHEZ
Secretario General
HARBEY PEÑA SANDOVAL
Supervisor Investigación y Convenio
Ministerio del Interior y de Justicia
Carrera 9 # 14-10
Conmutador 4443100
INTERNET:
www.conciliacion.gov.co
conciliacion@mij.gov.co
UNIVERSIDAD NACIONAL
DE COLOMBIA
MOISÉS WASSERMAN LERNER
Rector General
ADOLFO SALAMANCA CORREA
Decano
Facultad de Derecho, Ciencias Políticas
Y Sociales
IVÁN DAVID ORTIZ PALACIOS
Director de Contenido
JORGE IGNACIO SALCEDO GALÁN
Director General del Convenio
ELIANA LÓPEZ JARAMILLO
Coordinadora Administrativa
Universidad Nacional de Colombia
Sede Bogotá
Carrera 30 Calle 45. Ciudad Universitaria
Bogotá D.C., Colombia
Tel Conmutador 3 16 5000
INTERNET:
www.unal.edu.co
Primera Edición: Octubre de 2007
Diseño y Diagramación
Kronos Impresores y Cia.
ISBN: XXXX
Queda prohibida la reproducción parcial o total de este libro, sin la autorización escrita del titular
del copy-right, por medio de cualquier proceso, comprendidos la reprografía y el tratamiento
informático. Esta edición y sus características son propiedad del Ministerio del Interior y de
Justicia.
Este libro no tiene valor comercial
PROHIBIDA SU VENTA

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CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE
Un Espacio para Construir Convivencia y Paz
Caja de Herramientas
Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje
PRESENTACIÓN
El Ministerio del Interior y de Justicia como entidad encargada de desarrollar
las políticas públicas que permitan ampliar el acceso a la justicia y difundir,
fomentar y mejorar el uso de los mecanismos de solución de conflictos, creó el
Programa Nacional de Conciliación que tiene como objetivo el fortalecimiento
e institucionalización de la conciliación en Colombia.
Una de las problemáticas identificadas en el Programa Nacional de
Conciliación fue la dificultad que tenían las entidades con centros de conciliación
y/o arbitraje autorizados en administrar eficiente y eficazmente los centros,
dando cumplimiento a los procedimientos legales establecidos.
Para solucionar la dificultad mencionada anteriormente, el Ministerio del
Interior y de Justicia contrató con la Universidad Nacional de Colombia la
elaboración de una Caja de Herramientas que facilite a las entidades con centros
de conciliación y/o arbitraje el conocimiento y aplicación de los procedimientos,
indicadores e instrumentos administrativos necesarios para el adecuado
funcionamiento de los centros.
Este proyecto ha sido denominado: “CENTROS DE CONCILIACIÓN Y
ARBITRAJE: Un Espacio para Construir Convivencia y Paz”, toda vez que los
centros de conciliación y/o arbitraje son instituciones a las cuales el Estado les
ha delegado y confiado el apoyo en la solución pacífica de los conflictos. Los
centros son espacios para el encuentro y el diálogo de los ciudadanos donde
ellos mismos construyen convivencia a través de la conciliación y el arbitraje
como un camino hacia la paz.
Para la elaboración de la Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación
y/o Arbitraje se contó con la colaboración del doctor Iván David Ortiz Palacios,
reconocido jurista y profesor de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y
Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con amplia trayectoria en la
academia colombiana.
Desde el año 1991 el legislador le encomendó al Ministerio de Justicia, hoy
PRESENTACIÓN

6
PRESENTACIÓN
Ministerio del Interior y de Justicia, la tarea de difundir el uso de la conciliación
y el arbitraje como Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en la
comunidad. Esta función se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria con
la colaboración de los centros de conciliación y/o arbitraje y para ello el Ministerio
del Interior y Justicia presta su apoyo y asesoría a los centros para que cuenten
con herramientas administrativas que garanticen un servicio eficiente y eficaz.
Para el Ministerio del Interior y de Justicia es motivo de orgullo poner a
disposición de los centros autorizados, las entidades interesadas en conocer
cómo se administran los centros y la comunidad en general esta Guía de
Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje que esperamos sea
de utilidad para el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación y el
arbitraje en el país.
CARLOS HOLGUÍN SARDI
Ministro del Interior y de Justicia

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PRESENTACIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
PRESENTACIÓN

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PRESENTACIÓN
PRESENTACIÓN

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TABLA DE CONTENIDO
UNIDAD I
PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO
1.1. Solicitud de conciliación ................................................................. 4
1.1.1. Contenido de la solcitud de audiencia........................................ 4
1.1.2. Potestad para la presentación de la solcitud............................... 4
1.2. Designación del conciliador ............................................................ 4
1.2.1. Lista oficial de conciliadores ........................................................ 4
1.2.2. Selección del conciliador............................................................. 4
1.3. Competencia y viabilidad de la conciliación .................................... 4
1.4. Citación a audiencia de conciliación................................................ 4
1.5. Audiencia de conciliación................................................................ 4
1.6. Inasistencia de las partes a la audiencia de conciliación ................. 4
1.7. Las partes logran acuerdos conciliatorios ...................................... 4
1.8. Las partes no llegan a acuerdos conciliatorios................................ 4
1.9. Registro de actas y archivo de constancias de conciliación............. 4
1.9.1. Procedimiento para el registro de actas de conciliación ............. 4
1.9.2. Libro radicador de actas de conciliación .................................... 4
1.9.3. Procedimiento para el archivo de constancias de conciliación.... 4
1.9.4. Libro de control de constancias de los centros de conciliación .. 4
1.9.5. Corrección de errores en los registros de los libros .................... 4
1.9.6. Reconstrucción de documentos deteriorados ............................ 4
1.9.7. Reconstrucción de documentos perdidos .................................. 4
1.9.8. Lugar y funcionario competente para la
conservación de archivos........................................................... 4
TABLA DE CONTENIDO

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UNIDAD II
PROCEDIMIENTO ARBITRAL
2.1. Pacto arbitral................................................................................... 4
2.1.1. Cláusula compromisoria ............................................................ 4
2.1.2. Compromiso.............................................................................. 4
2.2. Solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramento .................... 4
2.3. Integración del tribunal de arbitramento ......................................... 4
2.3.1. Tribunal arbitral competente ...................................................... 4
2.3.2. Designación de árbitros ............................................................. 4
2.3.3. Aceptación del cargo de árbitro ................................................. 4
2.3.4. Número de árbitros.................................................................... 4
2.3.5. Ausencias y renuncia de los árbitros........................................... 4
2.4. Impedimentos y recusaciones de los árbitros ................................. 4
2.4.1. Causales.................................................................................... 4
2.4.2. Trámite ...................................................................................... 4
2.4.3. Suspensión del proceso arbitral ................................................. 4
2.5. Instalacion del tribunal de arbitramento.......................................... 4
2.5.1. Lugar de instalación y funcionamiento....................................... 4
2.5.2. Trámite ...................................................................................... 4
2.6. Honorarios y gastos del tribunal arbitral ........................................... 4
2.6.1. Fijación...................................................................................... 4
2.6.2. Consignación............................................................................. 4
2.6.3. Adición de gastos y honorarios .................................................. 4
2.7. Primera audiencia de trámite .......................................................... 4
2.8. Citación e intervención de terceros. ................................................ 4
2.9. Medidas cautelares.......................................................................... 4
2.10. Pruebas........................................................................................... 4
2.10.1. Decreto de pruebas.................................................................... 4
2.10.2. Práctica de pruebas................................................................... 4
2.11. Trámite arbitral................................................................................ 4
2.11.1. Audiencia de fallo y expedición .................................................. 4
2.11.2. Protocolización .......................................................................... 4
2.11.3. Aclaración, corrección y adición................................................. 4
TABLA DE CONTENIDO

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2.12. Cesación de funciones .................................................................... 4
2.13. Liquidación final de gastos ............................................................. 4
2.14. Recurso de anulación...................................................................... 4
2.14.1. Trámite del recurso.................................................................... 4
2.14.2. Causales de anulación ............................................................... 4
2.15. Recurso extraordinario de revisión ........................................................ 4
UNIDAD III
AUDIENCIA Y TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN
3.1. La función del conciliador ............................................................... 4
3.2. Métodos o modelos a seguir .......................................................... 4
3.3. Fases del proceso de conciliación y actuación del conciliador ........ 4
3.4. Fases del trámite de conflictos........................................................ 4
UNIDAD IV
ELEMENTOS DE ADMINSTRACIÓN
4.1 La planificación............................................................................... 4
4.2. La organización............................................................................... 4
4.3. La cultura organizacional ................................................................ 4
GLOSARIO .............................................................................................. 4
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................ 4
TABLA DE CONTENIDO

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UNIDAD I PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO
MANUAL DE FUNCIONAMIENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN
Y/ O ARBITRAJE
El propósito fundamental de la presente Guía es aportar elementos relacionados
con el procedimiento que se surte en el desarrollo de la conciliación y el arbitraje
como formas de resolver los conflictos; así como aportar algunas herramientas
básicas que, desde la administración, nos ayudarán para que la labor desarrollada
por la institución sea cada vez más eficiente y eficaz.
UNIDAD I
PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO
En este capítulo se aborda lo concerniente a la manera en que un Centro de
Conciliación y Arbitraje debe tramitar administrativamente las solicitudes de
conciliación o de arbitraje que le sean presentadas por las partes envueltas en
un conflicto.
Así, el tratamiento procedimental institucional o legal de cada conflicto
depende del mecanismo de resolución de conflictos que las partes adopten
para solucionarlo, lo cual varía si las partes optan por el arbitraje o por la
conciliación, instituciones legales que tienen tratamiento distinto, como se verá
a continuación.
En materia de conciliación, el procedimiento para el trámite de las solicitudes
de conciliación debe estar acorde con lo dispuesto en la Constitución Política,
la Ley 640 de 2001, la Ley 446 de 1998 y la Ley 23 de 1991; así como las
diversas disposiciones de carácter legal y reglamentario, que regulan aspectos
puntuales de la conciliación; verbigracia el procedimiento de registro y/o archivo
de las actas y constancias de conciliación. Asimismo, debe dejarse claro que las
disposiciones reglamentarias de los Centros de Conciliación no pueden exceder
lo establecido en las precitadas normas.
1.1. Solicitud de Conciliación
Inicio del trámite conciliatorio y fuente definitoria de cada una de las
actuaciones que se surtirán con posterioridad. En la presentación de la solicitud
de audiencia de conciliación debemos analizar dos puntos fundamentales, a
saber: contenido de la solicitud de audiencia de conciliación y quién puede
presentarla.
1.1.1. Contenido de la solicitud de audiencia
Las disposiciones legales, en atención al espíritu de la Constitución y
la Ley (en el sentido de facilitar el acceso a la administración de justicia), no
han dispuesto requisitos especiales para el tratamiento de las solicitudes de

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conciliación; por el contrario, se ha expresado que las mismas pueden poseer
un carácter incluso verbal. La única excepción existente a la regla anteriormente
mencionada es la establecida en los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998;
relacionadas con las materias laboral y administrativa, los cuales establecen:
“Artículo 6 (...) La solicitud deberá contener los siguientes requisitos:
a) La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se
dirige;
b) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el
caso;
c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se
fundamentan;
d) La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían
valer en el proceso;
e) La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del
acto expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;
f) La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;
g) La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber
presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los
mismos hechos;
h) La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y
i) La firma del solicitante o solicitantes”.
“Artículo 20. La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal
o escrita,
señalando:
a) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el
caso;
b) La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las
partes;
c) La síntesis de los hechos;
d) Las peticiones;
e) La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición
o peticiones;
f) Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar”.
Ahora bien, el Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció señalando que a
su criterio no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud:
“La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador
o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen
formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La
1.1. SOLICITUD DE CONCILIACIÓN

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informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los
artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de
las peticiones, no lo requieren”1
.
Cuando la solicitud de conciliación se realice por escrito, podemos decir que,
en atención a los principios de igualdad de las partes y buena fe que deben
regir la citación a la audiencia de conciliación, la misma deberá contener como
mínimo:
1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el
cual se presenta la solicitud.
2. Identificación de solicitante(s) y citado(s), y apoderado(s) si fuera el
caso.
3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea
nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en
la solicitud.
4. Hechos del conflicto.
5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.
6. Cuantía de las peticiones o la indicación de que es indeterminada.
7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Se recomienda
que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliación se
reciban en copias simples para que sean las partes quienes conserven y
custodien los originales de dichos documentos.
8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas
las partes.
9. Firma(s) del solicitante(s).
Igualmente, en concepto número 12781 del 14 de junio de 2006, el Ministerio
del Interior y de Justicia estableció que:
“El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud
de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes
conserven y custodien dichos documentos.
Dependiendo del tipo de conciliación, se deben exigir algunos documentos
anexos a la solicitud o que se aporten en la audiencia de conciliación, por
ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensión sea el cumplimiento
de los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro
civil de los mismos”.
1.1.2. Potestad para la presentación de la solicitud
La Ley establece que:
“La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través
del cual, dos o más personas gestionan por si mismo la solución de sus
1
Concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004

16
diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado
conciliador”2
.
Como carácter esencial de la conciliación, tenemos que es un mecanismo
autocompositivo del conflicto, en el cual debemos rendir especial reverencia
a la parte, la cual es sujeto de derechos y obligaciones, la cual por sí misma
(dejando de lado, por supuesto, el derecho de postulación), busca llegar a
un acuerdo que implique el reconocimiento o la aceptación de los posibles
derechos reclamados por la otra, o la renuncia recíproca de pretensiones o
intereses que se aleguen.
De igual manera, el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante concepto
No. 12919 del 22 de septiembre de 2004, se pronunció sobre las calidades
de las personas que presentan una solicitud de conciliación, en lo siguientes
términos:
“El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley
640 de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de
decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin
apoderado. En este mismo sentido, la petición de conciliación la puede hacer
la persona directamente interesada o su abogado debidamente facultado para
ello. La excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde
el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma
presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de
abogado titulado, es decir, el derecho de postulación”.
En este sentido, es la parte quien debe comparecer a solicitar la audiencia de
conciliación, pero, en virtud del derecho de postulación, puede delegar en su
apoderado de confianza tal labor. La anterior información nos obliga a referirnos
al tema de los poderes para la presentación de la solicitud de audiencia de
conciliación por intermedio de apoderado, ya que el tema de la representación
en audiencia lo trataremos posteriormente.
En virtud de los principios que rigen el acceso a la administración de justicia en
la conciliación, como mecanismo cuya filosofía es ser expedito, ágil, sin mayores
costos ni procedimientos que imposibiliten o retrasen su uso; debe considerarse
suficiente el poder debidamente conferido con la anotación de la presentación
de la solicitud de audiencia de conciliación y, más aún, el poder que -para en los
casos establecidos como requisito de procedibilidad3
- es otorgado con miras a
ejercer la acción contenciosa respectiva, siempre y cuando se haga la anotación
de que el mismo incluye todas las demás facultades necesarias para llevar a
buen término el encargo otorgado.
3
Articulo 35 de la Ley 640 de 2001

17
RECUERDE:
La solicitud de audiencia puede ser:
Verbal
Escrita
Igualmente, puede ser presentada por:
Interesado
Apoderado debidamente autorizado
MODELO DE SOLICITUD DE AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
Ciudad Fecha
Doctor:
_______________________
Conciliador en Derecho
Ciudad
Ref. Solicitud Audiencia de Conciliación
Respetado Doctor,
________________________________, identificado(a) con cédula de
ciudadanía número _________________ de ______________, por medio de la
presente me dirijo a su despacho con el fin de solicitarle se sirva citar a Audiencia de
Conciliación en Materia de _______________ con el señor ________________
_______, identificado(a) con cédula de ciudadanía número _______________ de
____________________, con fundamento en los siguientes:
HECHOS
1. _________________________________
2. _________________________________
3. ________________________________

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PRETENSIONES
1.___________________________________
2.___________________________________
3.___________________________________
__________________________________
CUANTÍA
Estimo la cuantía del asunto en _______________________________
ANEXOS
Anexo a la presente solicitud:
___________________________
___________________________
___________________________
NOTIFICACIONES
A mí se me puede notificar en la ____________ de _______________________,
Teléfono: ____________________.
Al solicitado(a) se le puede notificar en la _______________ de ___________,
Teléfono _____________.
Agradezco su atención,
____________________________
NOMBRE Y FIRMA
____________________________
Número de Identificación

19
1.2. Designación del conciliador
Luego de recibida la solicitud, el Director del Centro de Conciliación
debe proceder a designar al conciliador que atienda la solicitud radicada. Tal
designación se efectuará de acuerdo al sistema establecido para la rotación de la
lista de conciliadores del centro correspondiente y en atención a su naturaleza.
1.2.1. Lista oficial de conciliadores
Todo Centro de Conciliación debe tener su propia lista oficial de
conciliadores, donde se consignen los datos de aquellos que han realizado su
inscripción, en el mismo, como conciliadores.
Para ser incluido en la lista oficial de conciliadores de un Centro de Conciliación,
un abogado en ejercicio debe acreditar una capacitación en mecanismos
alternativos de resolución de conflictos avalada por el Ministerio del Interior y
de Justicia4
.
Luego de ser presentada una solicitud de inscripción, el Centro de Conciliación
debe comprobar que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley5
, los
cuales, para los conciliadores que actúen en derecho, son:
• Ser abogado titulado, salvo las excepciones de Ley.
• Poseer la capacitación en mecanismos alternativos de solución de
conflictos, en una entidad avalada por el Ministerio del Interior y de
Justicia6
.
Las excepciones contempladas en la Ley, para el caso de la conciliación
extrajudicial en derecho, son:
• Conciliadores de Centros de Conciliación de Consultorios Jurídicos de
las Facultades de Derecho. Dichos centros podrán conocer de todas
aquellas materias contempladas en el artículo 65 de la Ley 446 de 1998,
de acuerdo a las siguientes reglas7
:
1. Los estudiantes podrán actuar como conciliadores solamente
en asuntos que por cuantía sean competencia de Consultorios
Jurídicos.
2. En los asuntos que superen la cuantía de los consultorios jurídicos,
los estudiantes serán auxiliares de los abogados que actúen como
Conciliadores.
3. Las conciliaciones realizadas en estos centros de conciliación deberán
llevar la firma del Director del mismo o del asesor del área sobre la
cual se trate el tema a conciliar.
4. Cuando la conciliación se realice directamente por el Director o el
asesor del área correspondiente no operará la limitante por cuantía
mencionada anteriormente.
4
Resolución 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia, artículo 2°, numeral 3°, literal L.
5
Ley 640, artículos 5° y 7°.
6
Resolución 1399 de 2003.
7
Ley 640 de 2001, Artículo 11.

20
• Personeros municipales.
• Notarios que no sean abogados titulados.
• Los establecidos en el artículo 7° de la Ley 550 de 1999, mediante la cual
se faculta a los promotores de acuerdos de reestructuración a efectos de
actuar como conciliadores.
• Lo establecido en el artículo 229 de la Ley 222 de 1995, mediante la
cual se faculta a las entidades de inspección, vigilancia y control de las
sociedades para actuar como conciliadores.
Respecto al procedimiento de inscripción, el Ministerio del Interior y de Justicia,
ha establecido que:
“La inscripción de los abogados interesados en desempeñarse como
conciliadores extrajudiciales en derecho, debe llevarse a cabo en cualquiera
de los centros autorizados para funcionar, para lo cual es preciso acreditar
la capacitación en mecanismos alternativos en resolución de conflictos
impartida por cualquiera de las instituciones autorizadas para tal efecto”8
.
Respecto a los conciliadores de instituciones públicas, el Ministerio del Interior
y de Respecto a los conciliadores de instituciones públicas, el Ministerio
del Interior y de justicia ha informado que: “El Ministerio del Interior y de
Justicia como máxima autoridad de los centros de conciliación consultó al
Consejo Superior de la Judicatura, la Procuraduría General de la Nación y el
Departamento administrativo de la Función Pública sobre la posibilidad de
ejercer un servidor público como conciliador.
“Alaconsultaanterior,lasentidadesrespondieronmediantelascomunicaciones
del 26 de abril de 2004 del doctor Julio César Ortiz, Presidente del Consejo
Superior de la Judicatura; Oficio No.4707 del 2 de diciembre de 2004 del doctor
Esiquio Manuel Sánchez Herrera, Procurador Auxiliar ara Asunto Disciplinario
de la Procuraduría General de la Nación y el radicado No. 2005EE908 del 31
de enero de 2005 de la doctora Claudia Patricia Hernández León, Jefe de la
oficina Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, de
las cuales se concluye lo siguiente:
“Marco Jurídico aplicable:
“El artículo 39 del Estatuto Básico del Ejercicio de la Abogacía (Decreto 196 de
1971) para el ejercicio de la profesión del derecho establece la incompatibilidad
de tener la calidad de servidor público, aún en uso de licencia, salvo cuando
deban hacerlo en función de su cargo o cuando el respecto contrato se los
permita.
“El artículo 151 de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia (Ley 270
de 1996) consagra una incompatibilidad para ejercer cargos de la Rama
Judicial, la cual consiste en el desempeño de cualquier otro cargo retribuido,
1.2. DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR
8
Concepto 7533 del 23 de mayo de 2002

21
o de elección popular o representación política; los de árbitro, conciliador
o amigable componedor, salvo que cumpla éstas funciones en razón de su
cargo.
“El artículo 36 del Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) establece que
seentiendenincorporadasaestecódigolasinhabilidades,incompatibilidades,
incompatibilidades y conflicto de intereses señaladas en la Constitución y la
Ley, entre ellas las que establece el Artículo 39 del Estatuto del Ejercicio de
la Abogacía citado.
“La misma Ley 734 de 2002 consagra como deberes de los servidores
públicos cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le
sea encomendado, realizar personalmente las tareas que le sean confiadas,
dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño
de las funciones encomendadas y acerca de las incompatibilidades e
incompatibilidades de los conciliadores establece que quedarán sometidos
además al régimen de faltas, deberes, prohibiciones, inhabilidades,
incompatibilidades, impedimentos y conflictos de interés de los funcionarios
judiciales en lo que sea compatible con su naturaleza particular.
“El Decreto 262 de 2000 en su artículo 86 ordena que los empleados de la
Procuraduría General de la Nación son incompatibles con el desarrollo de
funciones de árbitro, conciliador o amigable componedor, salvo que cumpla
con estas funciones en razón de su empleo.
“El Decreto 2503 de 1998 define el empleo como el conjunto de funciones
que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para
llevarlas a cabo con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes
de desarrollo y los fines del Estado.
“La Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa y la gerencia pública establece el empleo
público como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se
asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo
con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y
los fines del Estado.
“El artículo 128 de la Constitución Política dispone que nadie podrá
desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una
asignación que provenga del tesoro público o de empresas o de instituciones
en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente
determinados por la Ley. (Entiende como tesoro público de la Nación, el de
las entidades territoriales y el de las descentralizadas).
“Como excepciones la Ley 4 de 1992 contempla taxativamente las
siguientes: las que reciban los profesores universitarios que se desempeñen
como asesores de la Rama Legislativa: las percibidas por el personal con
asignación de retiro o pensión militar o policial de la Fuerza Pública; las

22
percibidas por concepto de sustitución personal; los honorarios percibidos
por concepto de hora – cátedra; los honorarios percibidos por conceptos de
servicios profesionales de salud y los honorarios percibidos por los miembros
de Juntas Directivas en razón de su asistencia a las mismas, siempre que no
se trate de más de dos juntas.
“Con base en las normas citadas y los conceptos expuestos por las entidades
consultadas, este Ministerio considera lo siguiente:
“Los servidores públicos que cumplan con los requisitos para ser conciliador
de los centros de conciliación establecidos en el Artículo 7 de la Ley 640 de
2001, podrá inscribirse y ejercer como conciliador extrajudicial en derecho en
el centro de conciliación de la entidad pública a la cual pertenecen.
“Una entidad pública con centro de conciliación autorizado por el Ministerio
del Interior y de Justicia puede asignar la función de conciliador, previo
cumplimiento de los requisitos legales para ello, a sus funcionarios públicos
siempre que esta función guarde relación con las funciones propias del empleo
o que correspondan a la naturaleza de la dependencia donde se desempeña.
Previamente se deberá verificar que el funcionario no esté inhabilitado. Para
lo anterior deberá incluir en el manual de funciones la función de conciliador
extrajudicial en derecho.
“Las plantas de personal de las entidades públicas se fundamentan en las
necesidades del servicio de manera que la entidad debe considerar si la
constitución del centro de conciliación y el trabajo que se le asigna a éste
requiere de funcionarios de dedicación exclusiva, de tal manera que demande
la creación de empleos para que atiendan los requerimientos del mismo.
“Un servidor público que cumpla con los requisitos para ser conciliador
extrajudicial en derecho de los centros de conciliación podrá pertenecer a
las listas de conciliadores de lis centros de conciliación (personas jurídicas,
sin ánimo de lucro, entidades públicas y consultorios jurídicos de facultades
de derecho) siempre y cuando no ejerza como conciliador, toda vez que no
puede ostentar dos cargos simultáneamente ni percibir dos remuneraciones.
“Los funcionarios conciliadores como los comisarios de familia, defensores
de familia, inspectores de trabajo, fiscales, notarios, procuradores judiciales
administrativos, laborales, civiles y de familia, delegados regionales y
seccionales de la Defensoría del Pueblo, personeros y jueces civiles o
promiscuosmunicipales puedeninscribirsecomoconciliadoresextrajudiciales
en derecho en los centros de conciliación cuando cumplan los requisitos a los
que se refiere el artículo 7 de la Ley 640 de 2001 siempre y cuando no ejerzan
como tales, en todo caso, no podrán ejercer en dichos centros en virtud de su
calidad de autoridades que cumplen funciones conciliatorias.
“Los servidores públicos podrán ejercer como conciliadores estudiantes o
judicantes en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de

23
las facultades de derecho para lo cual deberá mediar la autorización de
la entidad pública a la cual pertenece si se realiza en el horario laboral o
realizarse en horas no laborales, no ser remunerados, no infringir sus deberes
como funcionario público ni tampoco podrá tramitar asuntos que son propios
del ejercicio de un empleo público”9
.
Una vez verificados los anteriores requisitos, se deberá asignar por parte
del Director del Centro de Conciliación un Código de Identificación de los
Conciliadores (Resolución 2722 de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia),
el cual estará conformado por ocho (08) dígitos y por tres bloques, así:
Un (01) dígito que corresponde a la clase de centro.
Tres (03) dígitos que corresponden al consecutivo del Centro de Conciliación.
Cuatro (04) dígitos para el consecutivo de los conciliadores.
9
Concepto 7538 del 21 de marzo de 2006.
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS CONCILIADORES DE CENTROS DE
CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
I_I- I_I I_I I_I- I_I I_I I_I I_I
Clase de Centro Consecutivo del Centro
Consecutivo del
Conciliador
De acuerdo a lo establecido en el artículo séptimo de la mencionada Resolución,
el procedimiento para la asignación del Código de Identificación de los
conciliadores de Centros de Conciliación es el siguiente: “Los abogados que se
encuentren activos en el Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior
de la Judicatura, que hayan cursado y aprobado el curso de formación de
conciliadores en una entidad avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia
y que cumplan con los requisitos especiales establecidos en el reglamento
interno del centro de conciliación ante el cual están interesados en pertenecer
a su lista oficial de conciliadores, una vez presentada la solicitud de admisión
ante el centro y esta sea aceptada, el centro reportará a los aspirantes al
Sistema de Información de la Conciliación, en el cual se confirmará la
capacitación en conciliación en una entidad avalada y en el caso de cumplir
con ello, el centro deberá incluir los datos del conciliador requeridos y el
sistema le generará automáticamente el código de identificación de acuerdo
a la estructura del artículo 6 de la Presente Resolución. En caso de no cumplir
con los requisitos mencionados, el centro deberá rechazar la solicitud de
inscripción.
“Los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades
de derecho de las universidades reportarán al Sistema de Información de la
Conciliaciónlalistadelosestudiantesconciliadoresojudicantesconciliadores.
Los primeros deberán haber cumplido con la capacitación a que se refiere
el Parágrafo 2 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001 y los segundos, con

24
los requisitos establecidos en el parágrafo 1 del Artículo 11 de la Ley 640
de 2001. El Sistema le asignará el código de identificación de acuerdo con
la estructura del artículo 6 de la Presente Resolución, la vigencia de la
inscripción de dichos conciliadores será por el tiempo que cumplan funciones
en la Universidad. En el mismo sentido, si en tales centros, los directores y
asesores del área cumplen los requisitos para ser abogados conciliadores y
ejercen dicha función, deberán contar con su código de identificación en las
mismas condiciones reglamentadas para los abogados conciliadores”.
En relación con el Código de Identificación de Centros de Conciliación y/o
Arbitraje, la Resolución 2722 de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia
establece lo siguiente:
“ARTICULO SEGUNDO. ESTRUCTURA: El código de identificación de los
centros de conciliación y/o arbitraje, estará conformado por cuatro (04) dígitos
numéricos y estructurados en dos (02) boques de la siguiente forma:
“Un (01) dígito para indicar la clase de centro: si es creado por una persona
jurídica sin ánimo de lucro, un consultorio jurídico de una facultad de derecho
o una entidad pública.
“Tres (03) dígitos para el consecutivo del centro de conciliación y/o
arbitraje”.
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O
ARBITRAJE.
I_I- I_I I_I I_I
Clase de Centro Consecutivo del Cetro
“ARTÍCULO TERCERO. Nomenclatura de los dígitos: Los códigos a que se
refiere el artículo anterior se establecerán de la siguiente manera:
1) El código que indique la clase de centro de conciliación y/o arbitraje
depende del tipo de entidad que lo crea así:
Código clase
1 Personas jurídicas sin ánimo de lucro
2 Consultorios jurídicos de facultades de derecho
3 Entidades públicas
2) El código que indique el consecutivo del centro de conciliación y/o
arbitraje se asignará por el sistema de Información de la Conciliación, la
Dirección de Acceso a la Justicia informará el código de identificación
asignado al centro por el Sistema de Información de la Conciliación, de
acuerdo con las reglas expuestas en los artículos precedentes”.
1.2.2. Selección del Conciliador
De acuerdo a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 640 de 2001, la

25
selección de la persona que actuará como conciliador se puede hacer:
• Por mutuo acuerdo entre las partes.
• A prevención, cuando se acuda directamente a un abogado conciliador
inscrito en un Centro de Conciliación.
• Por designación del Centro de Conciliación.
• Por solicitud que haga el requirente ante los servidores públicos facultados
para conciliar.
Presentada la solicitud de conciliación, el Centro de Conciliación deberá designar
al conciliador, siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto establecida
en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte interesada indique el nombre
de un Conciliador inscrito en el Centro de Conciliación.
La forma de reparto de las solicitudes de conciliación a los conciliadores no
está sujeta a ningún parámetro determinado, sino que recae en la órbita propia
de cada Centro de Conciliación. Es decir, puede hacerse siguiendo el orden
consecutivo de las inscripciones, o por orden alfabético, o por la naturaleza
del conflicto, etc., de acuerdo a lo que establezca su reglamento interno
(estatutos).
El Ministerio del Interior y de Justicia, en concepto de línea institucional No.
15798 del 24 de noviembre de 2004, estableció que: “En los casos en los cuales
se invita a una conciliación por un conciliador a prevención nombrado por
una de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que
pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario basta con la manifestación
de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el
conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotación
clara del motivo. Son las partes las que en virtud de su autonomía deciden
la modalidad y operador más adecuado para encontrarse en un ambiente de
neutralidad, para que por medio del diálogo puedan lograr un acuerdo que
solucione integralmente su conflicto.
“De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no
habilitan a un conciliador a prevención y no se pueda realizar la audiencia de
conciliación, el conciliador procede a elaborar un documento en el cual deja
constancia de lo sucedido. Si se está en un centro de conciliación, las partes
o una de ellas podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste
deberá hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo
expedirá un documento donde deja constancia de la situación y con ello se
agota la conciliación como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no
se puede impedir el acceso a la justicia formal, pretendiendo evadir el intento
de la conciliación”.
1.3. Competencia y viabilidad de la conciliación
Una vez designado el Conciliador, el Centro le hace entrega de la solicitud
con sus respectivos anexos, con el fin de que éste realice un estudio sobre

26
1.3. COMPETENCIA Y VIABILIDAD DE LA CONCILIACIÓN
su competencia, la viabilidad de la conciliación y las medidas a tomarse para
el desarrollo de la audiencia, como la citación a quienes en su criterio deban
asistir a la misma; en ningún caso el Director o un funcionario del Centro
de Conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo
administrativo, físico y logístico.
Luego de estudiar la solicitud, si el conciliador determina que el asunto por
el cual se solicitó la conciliación, por su naturaleza jurídica, no es susceptible
de ser conciliado, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a
la presentación de la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente
contenido mínimo:
1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Fecha en la que es expedida la constancia.
3. Objeto de la conciliación, parte(s), pretensiones y cuantía.
4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.
5. Disposición de entrega de los documentos.
6. Firma del conciliador.
MODELO DE CONSTANCIA DE ASUNTO NO CONCILIABLE
No. _____
El suscrito Conciliador, inscrito al Centro de Conciliación_____________, con código
__________ (código del centro de conciliación), autorizado por el Ministerio de Interior
y de Justicia, mediante Resolución No. ______ del ____ de ________ de ______ y
de conformidad con La Ley 446 de 1998, Ley 640 de 2001 y demás normas vigentes,
levanta la presente constancia de asunto no conciliable, por disposición del numeral 3º
del artículo 2º de la Ley 640 de 2001.
En ___________, a los __________días del mes de _____de ____, el suscrito
conciliador, inscrito en el Centro de Conciliación ____________________, se abstiene
de citar y celebrar la audiencia de conciliación solicitada por ________________
__, identificado con la cedula de ciudadanía _____________________de manera
personal el día ___________ de ________ de ____________ en las instalaciones
del centro de conciliación.
HECHOS Y PRETENSIONES
HECHOS:
____________________________________________
____________________________________________

27
PRETENSIONES:
_____________________________________________
_____________________________________________
DOCUMENTOS APORTADOS
Dentro de los documentos aportados, como anexo en la solicitud de conciliación, se
encuentran:
Solicitud de audiencia de conciliación.
__________________________________
__________________________________
Copia de la solicitud, con anexos, para traslado.
Copia simple de la solicitud.
ASUNTO CONCILIABLE
El asunto de la presente solicitud es perteneciente a la materia _____________
y referente al tema de ____________; asunto no susceptible de conciliación, de
acuerdo a lo establecido en ___________________.
FUNDAMENTOS DE LA DECISIÓN
Luego de revisar la viabilidad de la solicitud, se considera que no es posible su trámite
por las siguientes razones:
1. _________________________________
2. _________________________________
3. _________________________________
Teniendo en cuenta los motivos anteriormente expuestos, es deber del Conciliador
abstenerse de citar y celebrar la audiencia de conciliación, solicitada mediante escrito
de fecha _________________, por el señor (a) _________________ y proceder
a su devolución, junto con todas sus copias y anexos.
Cordialmente
__________________________
Abogado Conciliador
C.C.
T.P.

28
Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no
conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no
conciliables, como lo establece el artículo 2 de la Ley 640 de 2001, y en los
conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes
para realizar la audiencia de conciliación.
Si el conciliador considera que la solicitud carece de algún elemento que no
permite realizar adecuadamente la audiencia de conciliación, como información
para realizar efectivamente las citaciones, debe informarlo al solicitante con el
fin de que sean aportados oportunamente a la solicitud.
Asimismo, puede darse el caso de que la solicitud trate sobre un asunto
conciliable, pero el conciliador ante el cual se presentó no es competente
para adelantarla. Frente al particular, el Ministerio del Interior y de Justicia ha
expresado que: “Un caso especial es la solicitud de conciliación que se presenta
ante un conciliador donde el asunto es conciliable, pero el conciliador no es
competente para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio y
análisis del conflicto, deberá responder por escrito al solicitante que no es
competente aduciendo las razones legales que le correspondan e informarle
qué conciliadores podrán atender su solicitud. Por ninguna razón el conciliador
podrá remitirlo a un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano
el que decide libre y voluntariamente el operado”10
.
Es importante resaltar que es el conciliador, sólo él, quien debe decidir sobre la
procedibilidad de la solicitud de la audiencia de conciliación, no pudiendo ser
éste remplazado ni por el Director ni por cualquier otra autoridad administrativa
perteneciente al Centro de Conciliación. En tal sentido, el Ministerio del Interior
y de Justicia afirma: “Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su
competencia y viabilidad de la conciliación, en ningún caso el director o
un funcionario del centro de conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus
funciones son de apoyo administrativo, físico y logístico11
”.
1.4. Citación a audiencia de conciliación
Si el Conciliador encuentra que el asunto por el cual se presentó la
solicitud es susceptible de ser conciliado, es transigible o desistible; debe citar a
las partes a través del medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes,
en su criterio, deban asistir a la audiencia (Arts. 8 y 20, Ley 640 de 2001).
En atención a lo definido en concepto de fecha 14 de junio de 2006 del Ministerio
del Interior y de Justicia, la citación a audiencia de conciliación deberá contener,
como mínimo:
• “….Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.
• Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s)
• Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).
10
Concepto 12781 del 14 de junio de 2006
11
Ibídem
1.4. CITACIÓN A AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

29
• Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.
• Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.
• Firma del conciliador”.
Como se anotó, es deber del Conciliador mencionar, en la correspondiente
citación, las consecuencias de la inasistencia a la audiencia, las cuales se surten
para todos los casos, salvo en materias laboral, policiva y de familia. Tales
consecuencias determinan que, si las partes o alguna de ellas no comparece
a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia
dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como
indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en
un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos (artículo 22 de
la Ley 640 de 2001).
Cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad
y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no
haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta
por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del
Consejo Superior de la Judicatura (artículo 35 de la Ley 640 de 2001).
Es recomendable que se cite a las partes a la audiencia de conciliación por
escrito, a través de correo certificado con las empresas de notificación judicial
avaladas por el Ministerio de Comunicaciones.
MODELOS DE CITACIÓN AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
CITACIÓN MATERIA CIVIL
Bogotá, DC. _____ de ____de _____
CITACIÓN
REF: _________
Teniendo en cuenta que el señor(a) __________________, mediante petición
motivada ha solicitado se cite al señor(a) ___________________, a una Audiencia de
Conciliación para debatir y buscar un arreglo en asunto de carácter CIVIL, de acuerdo
a los hechos, pretensiones y cuantía que mediante solicitud adjunta se anotan; y luego
de establecer su viabilidad, el suscrito Conciliador, inscrito en el Centro de Conciliación
_____________, resuelve:
Invitar a los señores ______________________________ y _______________
______, a una Audiencia de Conciliación que se llevará a cabo el día _______ de __
_______ de ____ a las ____, en las instalaciones del Centro de Conciliación, ubicadas
en ____________.

30
Advertir a las partes que la inasistencia a la audiencia de conciliación podrá ser considerada
como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en
un eventual proceso judicial, y podrá ser sancionado por el juez de conocimiento, de
conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 640 de 2001.
Insistir a las partes en la puntualidad de su asistencia.
Atentamente,
_________________________
Conciliador
CITACIÓN MATERIA FAMILIA
Bogotá, DC. _________ de ______ de _______
CITACIÓN
REF: ___________
Teniendo en cuenta que el señor(a) ____________________, mediante petición
motivada ha solicitado se cite al señor(a) ____________________ a una Audiencia de
Conciliación para debatir y buscar un arreglo en asunto de carácter FAMILIA, de acuerdo
a los hechos, pretensiones y cuantía que mediante solicitud adjunta se anotan; y luego de
establecer viabilidad, el suscrito Conciliador, inscrito al centro de conciliación resuelve:
Invitar al señor ___________________ y a la señora _________________, a una
Audiencia de Conciliación que se llevará a cabo el día _____ de _____ de ______ a las
______, en las instalaciones del Centro de Conciliación, ubicadas en _____________
_________.
Insistir a las partes en la puntualidad de su asistencia.
Cordialmente,
___________________________
Conciliador
1.4. CITACIÓN A AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

31
1.5. Audiencia de conciliación
De acuerdo con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 640 de 2001,
la audiencia de conciliación extrajudicial deberá intentarse en el menor tiempo
posible y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes
a la presentación de la solicitud, con la posibilidad de que las partes de mutuo
acuerdo prorroguen este término.
Si el término anterior se cumple y no hay mutuo acuerdo para prorrogarlo,
de acuerdo a lo establecido por la Ley 640 de 2001, las partes pueden acudir
a la jurisdicción ordinaria con copia de la solicitud de conciliación, para
demostrar que se agotó el requisito de procedibilidad, si aplica. Sin embargo,
es recomendable que dentro del expediente se deje constancia de lo sucedido,
indicando expresamente que la conciliación terminó por el cumplimento del
término y por no existir mutuo acuerdo para prorrogarlo.
En caso de que el Conciliador considere que la audiencia debe suspenderse para
ser continuada en otro momento, debe contar con la autorización de las partes
del conflicto; el conciliador no decide unilateralmente si se realizan sesiones
adicionales. Si alguna de las partes no está de acuerdo con la suspensión,
el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el
procedimiento de la conciliación y, en este caso, expedirá la constancia de no
acuerdo.
MODELO DE CONSTANCIA DE SUSPENSIÓN DE LA AUDIENCIA
CONSTANCIA DE SUSPENSIÓN
REF._______________
El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con código
_____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante
Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad con la Ley 23
de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente constancia de
SUSPENSIÓN.
I. PARTES
A las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de _____
de ______, siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación las
partes que se relacionan a continuación:
Solicitante(s):
______________________, identificado con C. C. No. _____________ de _____
_______,
Solicitados:

32
1.5. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________,
II. CONFLICTO A CONCILIAR Y CONCILIADOR
Con el fin de buscar un arreglo en materia de __________en presencia del conciliador,
_____________________, identificado con la cédula de ciudadanía ________
_____ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código No.
______________________ del Centro de Conciliación XXX, quien está legalmente
habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la
audiencia de conciliación explicando sus alcances y consecuencias.
III. HECHOS Y PRETENSIONES
Los hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada
en este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor
_______________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se
transcriben literalmente a continuación:
“HECHOS
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PRETENSIONES
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________”.
IV. CONSTANCIA
Las partes, por mutuo acuerdo, deciden aplazar la audiencia para el día ______ de
________ de __________ a las _________. Quedando así las partes enteradas y
citadas para la fecha de continuación de la audiencia de conciliación.
Se levanta la presente constancia hoy ________ de _______ de ______, para los
fines legales pertinentes.
Firmas,
Las Partes,
El Conciliador;

33
1.6. Inasistencia de las partes a la audiencia de conciliación
Si en el lugar, fecha y hora señalada para la realización de la audiencia las
partes de la conciliación o una de ellas no asiste, el conciliador debe expedir
Constancia de Inasistencia a la audiencia de conciliación, con el siguiente
contenido mínimo:
2. Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.
3. Fecha en la que es expedida la constancia.
4. Partes solicitante(s) y citada(s), con indicación de las que asistieron o
inasistieron.
5. Objeto de la conciliación (pretensiones y cuantía).
6. Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia, si las
hubiere.
Esta constancia debe expedirse una vez transcurridos los tres (3) días hábiles
que le da el artículo 22 de la Ley 640 de 2001 a la parte que no asistió para
justificarse por su inasistencia, es decir, la fecha de expedición de la constancia
es el cuarto día hábil siguiente a la fecha de programación de la audiencia.
El Conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha en
que estaba programada la audiencia de conciliación no tiene plena seguridad
de que las partes efectivamente han sido citadas.
“Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de
nuevo una fecha para la realización de la audiencia, es la parte que asistió
quien decide si ésta se lleva a cabo, toda vez que el conciliador no valora la
excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliación como el conciliador,
deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el
centro ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta
nueva fecha se entenderá como una segunda sesión para dar aplicación al
parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando
se realicen más de tres sesiones, por cada sesión adicional se incrementará
la tarifa en un diez por ciento (10%) del total resultante.
“En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta
justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de
la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si se lleva a
cabo”12
Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los
interesados y, para mayor seguridad, se guardará copia de la solicitud y anexos
en el Centro o archivo del funcionario Conciliador.
12
Ibídem.

34
1.6. INASISTENCIA DE LAS PARTES A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
En caso de que la citación a la audiencia de conciliación se haga a varias partes
y sólo dos de ellas se presentan, el Conciliador debe realizar la audiencia de
conciliación con las que asistieron y expedir constancia de inasistencia respecto
a aquellas que no asistieron, pasados los tres (3) días hábiles que le da el artículo
22 de la Ley 640 de 2001 para justificar su inasistencia.
MODELO DE CONSTANCIA DE INSISTENCIA
CONSTANCIA DE INASISTENCIA
REF:________________
El suscrito conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con
código _____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia,
mediante Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad
con la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente
constancia de inasistencia, por disposición del numeral 2º del artículo 2º de la Ley
640 de 2001.
I. PARTES
A las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de __
___ de ______, siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación
las partes que se relacionan a continuación:
______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ___
_________, quien figura como parte Solicitante.
_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________,
quien figura como parte Solicitada.
II. MATERIA A CONCILIAR Y CONCILIADOR
Con el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del
Conciliador _____________________, identificado con la cédula de ciudadanía
_____________ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con
Código ______________________ del Centro de Conciliación ________
_, quien está legalmente habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto
seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación explicando sus alcances y
consecuencias.

35
Los hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada
en este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor
_______________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se
transcriben literalmente a continuación:
“HECHOS
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PRETENSIONES
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
IV. CITACIÓN
La correspondiente citación fue enviada el día ____ de _______, por intermedio del
correo denominado __________, con número de guía _________; autorizado por
el Ministerio de Comunicaciones.
V. CONSTANCIA
El Conciliador deja constancia de que, transcurridos tres (03) días hábiles desde la
fecha de la citación de la audiencia de conciliación, la parte____________ no presento
justificación, quedando así agotado el requisito de que trata el artículo 35 de la Ley 640
de 2001; con los efectos legales contemplados en el artículo 22 de la Ley 640 de 2001
y el artículo 35 de la misma.
Se levanta la presente constancia, hoy ________________ a las ______________,
para los fines legales pertinentes.
EL CONCILIADOR,
__________________________
C.C.
T.P.

36
1.7. LAS PARTES LOGRAN ACUERDOS CONCILIATORIOS
1.7. Las partes logran acuerdos conciliatorios
Si las partes y el Conciliador realizan la audiencia de conciliación y como
resultado de la misma se logra un acuerdo conciliatorio, el Conciliador debe
levantar un acta de conciliación con el contenido que establece el artículo 1 de
la Ley 640 de 2001:
1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.
2. Identificación del conciliador.
3. Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de las
que asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo,
tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas. Si no hubo
acuerdo respecto de la totalidad de los asuntos en conflicto, debe dejarse
claridad sobre los asuntos en los cuales no hubo acuerdo, para evitar
que se entienda que la conciliación recayó sobre todos los asuntos y se
generen discusiones sobre la interpretación del contendido del acta de
conciliación.
Además de los requisitos establecidos en la ley, el Ministerio del Interior y de
Justicia, en concepto de fecha 14 de Junio de 2006, considera importante que
en el acta de conciliación se hagan las siguientes precisiones:
1. Identificación del centro de conciliación (nombre, código de
identificación y Resolución de autorización de creación) si la solicitud
de conciliación fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia
en sus instalaciones ó identificación del conciliador (nombre y código
de identificación) si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza
a prevención.
2. Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan
en la audiencia de conciliación.
3. Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se
expusieron en la audiencia de conciliación y no la trascripción de la
solicitud.
4. Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.
5. Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los
abogados).
6. Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la
audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada
uno de ellos.
Es importante mencionar que el acta de conciliación no puede contener
remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que
hagan parte integral de la misma.

37
De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001, a las partes
de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con
constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo, una vez
haya sido registrada en los términos de la misma Ley y del Decreto 30 de 2002
expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia.
Si la audiencia de conciliación es multi-partes, el Conciliador deberá expedir
constancia para el caso de las personas citadas y que no asistieron, después
de los tres días que tienen para presentar justificación, y elaborar el acta de
conciliación para las que concurrieron y lograron un acuerdo.
MODELO DE ACTA DE CONCILIACIÓN
ACTA DE CONCILIACIÓN
REF: _____________
El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación ____________, con código
________ del Centro de Conciliación_________, autorizado mediante Resolución No.
______ del _____ de ______ de ______, levanta la presente acta de conciliación,
por disposición del artículo 1º de la ley 640 de 2001, que presta mérito ejecutivo y hace
tránsito a cosa juzgada, de acuerdo con el artículo 66 de la Ley 446 de 1998.
I. PARTES
A las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de ___
__ de ______, siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación las
partes que se relacionan a continuación:
______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ______
______, quien figura como parte Solicitante.
_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________, quien
figura como parte Solicitada.
Con el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del conciliador
_____________________, identificado con la cédula de ciudadanía _____________
de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código Ministerio del Interior
y de Justicia ______________________, quien está legalmente habilitado para ejercer
la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación
explicando sus alcances y consecuencias.

38
1.7. LAS PARTES LOGRAN ACUERDOS CONCILIATORIOS
Los hechos y pretensiones son los acordados en la audiencia de conciliación, como se
consignan a continuación:
“HECHOS
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PRETENSIONES
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________”.
IV. ACUERDOS CONCILIATORIOS
Una vez propuestas las diferentes fórmulas de arreglo dentro de un ambiente de
imparcialidad y legalidad, se llegó a un acuerdo respecto de las pretensiones solicitadas,
en los siguientes puntos:
PRIMERO:____________________________________________.
SEGUNDO:____________________________________________.
TERCERO:____________________________________________.
CUARTO:_____________________________________________.
Las partes manifiestan que aceptan libre y voluntariamente el acuerdo conciliatorio
anterior y se responsabilizan de sus obligaciones. El abogado conciliador ___________
__________________, aclara nuevamente a las partes QUE EL ANTERIOR ACUERDO
HACE TRÁNSITO A COSA JUZGADA, QUE LA PRESENTE ACTA PRESTA MÉRITO
EJECUTIVO Y QUE NO ES SUSCEPTIBLE DE NINGÚN RECURSO.
De esta manera termina la audiencia de conciliación, siendo las _________ de hoy
__________XX de XX y se firma por quienes en ella intervinieron.
LAS PARTES,
EL CONCILIADOR

39
1.8. Las partes no llegan a acuerdos conciliatorios
De acuerdo a lo establecido en concepto de fecha 14 de junio de 2006
del Ministerio del Interior y de Justicia y el artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en
concordancia con el artículo 19 del Decreto 30 de 2002, si se realiza la audiencia
de conciliación y las partes no llegan a un acuerdo, el Conciliador deberá expedir
Constancia de No Acuerdo, la cual deberá tener como contenido mínimo:
2. Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia
debe expedirse de inmediato.
3. Partes solicitante(s) y citada(s), con indicación de las que asistieron o
inasistieron.
4. Objeto de la conciliación (pretensiones y cuantía).
El conciliador no debe dejar constancia de lo que sucedió en la audiencia de
conciliación y que llevó a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar
declaraciones o anotaciones que pidan las partes, ni las fórmulas de arreglo
propuestas por el conciliador o por las partes.
Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los
interesados y, para mayor seguridad, se guardará copia de la solicitud y anexos
en el centro o archivo del funcionario conciliador.
MODELO DE CONSTANCIA DE NO ACUERDO
CONSTANCIA DE NO ACUERDO
REF:________________
El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con código
_____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante
Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad con la Ley 23
de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente constancia de
inasistencia, por disposición del numeral 1º del artículo 2º de la Ley 640 de 2001.
I. PARTES
A las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de _____
de ______ siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación las partes
que se relacionan a continuación:
______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ______
______, quien figura como parte Solicitante.
_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________, quien
figura como parte Solicitada.

40
Con el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del conciliador
_____________________, identificado con la cédula de ciudadanía __________
___ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código del Centro
de Conciliación No. ______________________, quien está legalmente habilitado
para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de
conciliación explicando sus alcances y consecuencias.
Los hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada en
este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor ___
____________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se transcriben
literalmente a continuación:
“HECHOS
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PRETENSIONES
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________”.
IV. CITACIÓN
La correspondiente citación fue enviada el día ____ de _______, por intermedio del
correo denominado __________, con número de guía _________; autorizado por el
Ministerio de Comunicaciones.
V. CONSTANCIA
El Conciliador deja constancia de que luego de analizadas las diferentes fórmulas de arreglo,
dentro de un ambiente de imparcialidad y legalidad, no fue posible llegar a un acuerdo
conciliatorio, por lo tanto NO HAY CONCILIACIÓN.
Se levanta la presente constancia, hoy ________________ a las ______________,
para los fines legales pertinentes.
LAS PARTES,
EL CONCILIADOR,
__________________________
C.C.
T.P.
1.8. LAS PARTES NO LLEGAN A ACUERDOS CONCILIATORIOS

41
1.9. Registro de actas y archivo de constancias de conciliación
Una vez el Conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena
la Ley, se deberá seguir el procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002
del Ministerio del Interior y de Justicia, acorde con la Ley 640 de 2001, el cual
reglamenta el registro de las actas de conciliación, control de las constancias
y archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los Centros
de Conciliación. Los funcionarios públicos que son conciliadores y los notarios
deberán realizar el control y archivo de actas y constancias.
1.9.1. Procedimiento para el registro de actas de conciliación
Las actas de Conciliación realizadas por conciliadores de Centros de
Conciliación, que contengan un acuerdo conciliatorio, total o parcial, deben
ser registradas en los Centros de Conciliación con el fin de que el acuerdo haga
tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación preste mérito ejecutivo.
El conciliador debe tramitar el registro de las actas de conciliación ante el Centro
de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el conciliador se encuentra
inscrito en varios centros de conciliación, deberá hacerlo en cualquiera de ellos
a su elección. En todo caso, si el conciliador es seleccionado por un Centro de
Conciliación, el registro deberá hacerse ante este mismo centro.
Una vez logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, el Conciliador deberá
solicitar el registro del acta, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de
realización de la audiencia, para lo cual debe entregar al centro de conciliación: a)
los antecedentes del trámite conciliatorio, b) un original del acta para que repose
en el centro, y c) tantas copias como partes haya. El Centro de Conciliación
podrá imponer las sanciones que correspondan según su reglamento, en caso
de que el conciliador no cumpla con esta obligación.
El Centro de Conciliación debe verificar que se cumplan los requisitos
establecidos en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001 y que quien haga la solicitud
sea un Conciliador de su Centro. Así, dentro de los tres (3) días siguientes
al recibo del acta y sus antecedentes, el Centro registrará el acta en el libro
radicador de actas de conciliación y su Director dejará en el acta original y sus
copias una constancia que deberá tener contener: a) el nombre y código del
centro, b) código del conciliador o documento de identificación, si se trata de
un estudiante o de un egresado realizando su judicatura, c) fecha y número
de registro, d) libro en el que se hizo el registro, y e) si se trata de las primeras
copias, que prestan mérito ejecutivo.

42
1.9. REGISTRO DE ACTAS Y ARCHIVO DE CONSTANCIAS DE CONCILIACIÓN
MODELO DE SELLO DE RADICACIÓN DE ACTAS DE CONCILIACIÓN
CENTRO DE CONCILIACIÓN ______________________, CÓDIGO__
____________, CONCILIADOR______________________________,
CÓDIGO______________, LA PRESENTE ES PRIMERA COPIA DEL
ACTA DE CONCILIACIÓN REGISTRADA EL_______ DE ________ DE
________CON EL NÚMERO ______ EN EL LIBRO No. 001, FOLIO ____,
QUE PRESTA MÉRITO EJECUTIVO, HACE TRÁNSITO A COSA JUZGADA
Y CUYO ORIGINAL REPOSA EN LOS ARCHIVOS DE ESTE CENTRO DE
CONCILIACIÓN.
EN CONSTANCIA,
____________________________
DIRECTOR
El Centro de conciliación debe Conservar el original del acta y las copias de los
antecedentes del trámite conciliatorio en muebles y archivadores que permitan
su mayor conservación, y debe entregarle a las partes las copias de las actas
que prestan mérito ejecutivo. En ningún caso se deben entregar a las partes los
originales de las actas de conciliación.
1.9.2. Libro radicador de actas de conciliación
Concepto. El libro radicador de actas de conciliación es un libro anualizado
y foliado en el que los Centros de Conciliación registrarán mediante anotación
las actas de conciliación, total o parcial.
Manejo. Previamente a su utilización, el libro debe ser numerado en cada una
de sus hojas útiles y se dejará una constancia en la primera hoja que contenga
los siguientes datos:
• Nombre del Centro de Conciliación.
• Código del Centro de Conciliación asignado por el Ministerio del Interior
y de Justicia.
• Número y fecha de la Resolución en la que se autorizó el funcionamiento
del Centro.
• Uso al que se destina.
• Fecha de apertura.
Si en un año se acabaran las hojas útiles del libro radicador, en la última hoja se
dejará constancia sobre la fecha en que se cierra y se abrirá otro libro, caso en
el cual se debe realizar el procedimiento descrito anteriormente, identificando
cada tomo con números sucesivos. Si al finalizar el año quedan hojas blancas
útiles, deben ser anuladas por el Director del Centro.
“Organización. El libro radicador de actas de conciliación de los centros de
conciliación tendrá siete secciones o columnas así:

43
1. En la primera columna se deberá anotar el número de registro que
corresponderá a la numeración en estricto orden de presentación de
las actas que deban ser registradas. La numeración se hará en cinco
(5) dígitos, empezando por el 00001 y consecutivamente sin iniciar
nuevamente cada año, por manera que, verbigracia, si el último registro
de un año corresponde al 00015 el primer registro del año siguiente será
el 00016.
2. En la segunda columna se deberá anotar la fecha del registro.
3. En la tercera columna se anotará el código del conciliador que elaboró
el acta, si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un centro de
conciliación, o el número del documento de identificación, si se trata de
un estudiante en práctica o de un egresado realizando su judicatura.
4. En la cuarta columna se anotará la fecha de presentación de la
solicitud.
5. En la quinta columna se anotará el nombre de las partes de la
conciliación, distinguiendo entre solicitante y citado.
6. En la sexta columna se anotará si la conciliación es total o parcial.
7. En la séptima columna se anotará la materia de que se trate el asunto
conciliado”. (Art. 6º, Decreto 30 de 2002)
EstemodelocorrespondealdiseñadoporlaDireccióndeAccesoalaJusticia,que
se encuentra en el enlace: www.minjusticia.gov.co-procedimiento conciliatorio.
1.9.3 Procedimiento para el archivo de constancias de conciliación
El Conciliador debe expedir constancia al interesado, en la que se indicará:
a) la fecha de presentación de la solicitud de conciliación, b) la fecha en la que
se celebró la audiencia o debió celebrarse, y c) la expresión sucinta del asunto
objeto de la conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Constancia de No Acuerdo. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación
sin que se logre acuerdo. En este caso, la constancia debe expedirse
inmediatamente en la misma fecha en que concluya la audiencia.
2. ConstanciadeInasistencia.Cuandolaspartesounadeellasnocomparezca
a la audiencia. En este evento, deberán indicarse expresamente las
excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere, y la constancia
deberá expedirse al vencimiento de los tres (3) días hábiles siguientes a la

44
fecha en que debió realizarse la audiencia.
3. Constancia de Asunto No Conciliable. Cuando se presente una solicitud
para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que
se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento, la
constancia deberá expedirse dentro de los 10 días calendario siguientes a
la presentación de la solicitud.
Solamente respecto de las anteriores constancias el conciliador debe tramitar
su archivo ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si
el Conciliador se encuentra inscrito en varios Centros de Conciliación, deberá
hacerlo en cualquiera de ellos a su elección. En todo caso, si el Conciliador es
seleccionado por un Centro de Conciliación, el archivo de la constancia deberá
hacerse ante ese mismo Centro.
Una vez expedida la constancia, el Conciliador debe remitirla dentro de los
tres (3) días siguientes a la fecha de su expedición. Si el Conciliador incumple
con esta obligación, el Centro de Conciliación impondrá las sanciones que
correspondan según su reglamento.
Así, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la constancia y sus
antecedentes, se anotará la constancia en el libro de control de constancias
del Centro de Conciliación y se le colocará nota de registro siguiendo el mismo
procedimiento de las actas, según lo establecido en el artículo 8 del Decreto
30 de 2002.
MODELO DE SELLO DE ARCHIVO DE CONSTANCIA DE
CONCILIACIÓN
CENTRO DE CONCILIACIÓN _____________________, CÓDIGO___
___________, CONCILIADOR_______________________________
___, CÓDIGO______________, LA PRESENTE ES LA CONSTANCIA
No. ______, CORRESPONDIENTE A LA REFERENCIA ________,
CUYA NUMERACIÓN ES DE __________ (___) FOLIOS, REGISTRADA
HOY _______ DE ________ DE ________ EN EL LIBRO No. 002
EN CONSTANCIA,
____________________________
DIRECTOR

45
1.9.4. Libro de control de constancias de los centros de conciliación
Concepto. El libro de control de constancias de los Centros de Conciliación
es un libro anualizado y foliado en el que se anotan las constancias expedidas
por los conciliadores de los Centros de Conciliación.
Manejo. Previamente a su utilización, el libro debe ser numerado en cada una
de sus hojas útiles y se dejará una constancia en la primera hoja que contenga
los siguientes datos:
• Nombre del Centro de Conciliación.
• Código del Centro de Conciliación asignado por el Ministerio del Interior
y de Justicia.
• Número y fecha de la Resolución en la que se autorizó el funcionamiento
del Centro.
• Uso al que se destina.
• Fecha de apertura.
Si en un año se acabaran las hojas útiles del libro radicador, en la última hoja se
dejará constancia sobre la fecha en que se cierra y se abrirá otro libro, caso en
el cual se debe realizar el procedimiento descrito anteriormente, identificando
cada tomo con números sucesivos. Si al finalizar el año quedan hojas blancas
útiles, deben ser anuladas por el director del centro.
“Organización. El libro de control de constancias de los centros de conciliación
tendrá ocho secciones o columnas así:
1. En la primera columna se numerarán las constancias en estricto orden
de recibo. La numeración se hará en cinco (5) dígitos empezando por
el 00001 y consecutivamente sin iniciar nuevamente cada año, por
manera que, verbigracia, si la última constancia de un año corresponde
al 00015 la primera constancia del año siguiente corresponderá al
00016.
2. En la segunda columna se deberá anotar la fecha de recibo de la
constancia.
3. En la tercera columna se anotará el código del conciliador que expidió
la constancia, si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un
centro de conciliación, o el número del documento de identificación,
si se trata de un estudiante en práctica o de un egresado realizando su
judicatura.
4. En la cuarta columna se anotará la fecha de presentación de la solicitud
de conciliación.
5. En la quinta columna se anotará el nombre de las partes.
6. En la sexta columna se anotará si la constancia expedida lo fue porque
no se logró el acuerdo, porque las partes o una de ellas no compareció

46
a la audiencia o porque el asunto de que se trate no es conciliable de
conformidad con la ley.
7. En la séptima columna se anotará la fecha de expedición de la
constancia.
8. En la octava columna se anotará la materia de que se trate la solicitud
de conciliación”. (Art. 10, Decreto 30 de 2002).
1.9.5. Corrección de errores en los registros de los libros
“Los errores en que se haya incurrido al realizar el registro o las
anotaciones en los libros, se corregirán subrayando y encerrando entre
paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando
en el sitio pertinente y entre líneas las que deben agregarse y salvando al
final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no lo
suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o
borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga.
“Las salvedades serán firmadas por el Director del Centro de Conciliación o
por el funcionario o notario conciliador. Sin dichos requisitos no valdrán las
correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”. (Art. 20,
Decreto 30 de 2002).
1.9.6. Reconstrucción de documentos deteriorados
“Los documentos que se deterioren serán archivados y sustituidos por
una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad,
bajo la firma del Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador”.
(Art. 21, Decreto 30 de 2002).
1.9.7. Reconstrucción de documentos perdidos
“En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su
reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos
que se encuentren en poder de las partes, del propio centro de conciliación,
del conciliador del centro de conciliación, del funcionario o del notario, según
el caso”. (Art. 22, Decreto 30 de 2002).
1.9.8. Lugar y funcionario competente para la conservación de
archivos
En relación con la conservación de archivos de los trámites

47
conciliatorios y constancias, el artículo 12 del Decreto 30 de 2002 establece
que: “Documentos que deben ser archivados. Los funcionarios públicos
facultados para conciliar por la Ley 640 de 2001 y los notarios deberán
archivar los originales de las actas de conciliación junto con las copias de los
antecedentes del trámite conciliatorio y las copias de las constancias de que
trata el artículo 2° de la Ley 640 de 2001.
“PARÁGRAFO. En ningún caso se entregará a las partes el original de las
actas de conciliación y deberá darse estricto cumplimiento al parágrafo 1° del
artículo 1° de la Ley 640 de 2001”.
Igualmente, el artículo 23 del citado Decreto establece que: “A efectos del
archivo de los documentos conciliatorios, los centros de conciliación, los
despachos de los funcionarios facultados para conciliar por la Ley 640 y los
notarios estarán organizados de acuerdo con los distritos judiciales en los
cuales se encuentren las sedes donde prestan el servicio de conciliación.
“En el evento en que algún centro de conciliación, por cualquier razón, deje
de prestar el servicio de conciliación, el Ministerio de Justicia y del Derecho
designará otro centro, ubicado en el mismo distrito judicial, como encargado
de conservar su registro de actas y el archivo de actas y constancias de
conciliación.
“En el evento en que algún funcionario facultado para conciliar por la Ley
640 de 2001 o algún notario, por cualquier razón, deje de prestar el servicio
de conciliación, el jefe de la entidad a la que pertenezca el funcionario o el
Superintendente de Notariado y Registro, según el caso, designará a otro
funcionario o notario para que conserve sus archivos y libros de control”.
Respecto a la retención documental que debe efectuarse por parte de los
centros de conciliación, el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante
concepto de fecha 02 de junio de 2005, Rad. 8967/5563, OFI05-3494-DAJ-
0500, estableció que: “En relación con los documentos que hacen parte del
expediente de una conciliación me permito informarle que el Artículo 14 de
la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador una vez logrado el acuerdo
conciliatorio, total o parcial, dentro de los dos (2) días siguientes al de la
audiencia, deberá registrar el acta ante el centro en el cual se encuentre
inscrito. Para efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes
del trámite conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y
copias para cada una de las partes. Dentro de los tres (3) días siguientes
al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada una de
las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las
primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes.
“Por otra parte, el Artículo 4 del Decreto 30 de 2002 establece en el numeral
4. El Director del centro hará constar en las copias de las actas si se trata de
las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes.
En ningún caso se entregarán a las personas interesadas los originales de

48
las actas de conciliación y en el numeral 5. El original del acta junto con las
copias de los antecedentes del trámite conciliatorio se mantendrá en muebles
y/o archivadores, especialmente diseñados para su mejor conservación y
manejo, conservándolos en el estricto orden numérico de registro.
“De acuerdo con las normas citadas se concluye que el centro de conciliación
debe conservar los antecedentes del trámite conciliatorio y el original del acta
de conciliación, los que no pueden ser devueltos a las partes. La excepción
son los antecedentes del trámite conciliatorio que el centro conservará en
copias simples en el caso que las partes interesadas reclamen originales.
“En relación con el tiempo de conservación de los documentos que hacen
parte del trámite conciliatorio incluyendo el acta de conciliación por el centro,
toda vez que este tema no se encuentra reglamentado en la ley de conciliación,
es necesario remitirse a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivos, reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
“En documento anexo al presente concepto de línea institucional se presenta
la tabla de retención documental de los centros de conciliación y/o arbitraje
en la cual el Ministerio del Interior y de Justicia como máxima autoridad
administrativa establece el manejo que deben seguir todos los centros para
la custodia, cuidado y conservación de los documentos de las conciliaciones
en Colombia”.
Sin perjuicio de lo establecido en la tabla de retención documental de los
Centros de Conciliación y/o Arbitraje, es importante tener en cuenta el
concepto 5511 del 30 de abril de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia,
que dice:
“En relación con la destrucción de los documentos físicos que integran
los expedientes de arbitraje y conciliación de los centros de arbitraje y
conciliación, en concepto de este Ministerio se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
“De conformidad con el artículo 228 de la Constitución Nacional y el artículo
1 de la Ley 270 de 1996 la administración de justicia es una función pública.
Al respecto la Corte Constitucional en la Sentencia C-1038 de 2002, que cita
a la Sentencia SU-600 de 1999, menciona que por la importancia de las
funciones que desarrollan los centros de conciliación y arbitraje su actividad
implica el ejercicio de una función pública.
“En el mismo sentido, de acuerdo con el artículo 116 de la Constitución
Nacional los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la
función de administrar justicia en la condición de conciliadores o árbitros
y considerando que dichas personas deben estar inscritas en un centro de
conciliación y arbitraje, la función pública tanto de conciliadores y árbitros,
como de los centros se desarrolla en los términos que determina la Ley.

49
“Por su parte la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación consagra en
sus artículos 6, 8, 10 y 11 lo siguiente:
“Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información
conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos,
si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido
en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén
consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.
“Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información
sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si:
“a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad
de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en
su forma
definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; (…).
“Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos.
Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza
probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII,
Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
“En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez
o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un
mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en
razón de no haber sido presentado en su forma original.
“De acuerdo con lo anterior los centros de conciliación y arbitraje pueden emitir
hacia el futuro los mensajes de datos correspondientes a las conciliaciones y
arbitrajes que cumplan con los requisitos que la Ley 527 de 1999 establece,
toda vez que dicha Ley le otorga plena validez y efectos jurídicos a los
mismos.
“En relación con la destrucción de los archivos físicos de las conciliaciones y
arbitraje hay que tener en cuenta el literal b del artículo 8 y el artículo 11 de
la Ley 527 de 1999 que establecen:
“Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información
sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si: (…)
“b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información
puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
“Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

50
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o
conservada en su forma original.
“Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para
la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere
esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios
reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente
habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya
generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma
en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la
que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
“Sobre el particular, cabe anotar que se hace referencia insistentemente en la
Ley a la emisión de originales en forma de mensajes de datos y a su fuerza y
valor probatorio, pero en relación con la conservación de originales emitidos
en forma distinta a la de mensaje de datos, se debe ser cuidadoso en observar
que su reproducción debe garantizar lo previsto en el literal b del artículo
octavo de la Ley 527 de 1999 y permitir la aplicación de lo dispuesto en el
artículo 11 de la misma.
“Siendo una función pública relacionada con la administración de justicia
la que cumplen los árbitros, conciliadores y los centros de conciliación, su
deber de cuidado en la custodia de los documentos de los que se desprenden
derechos u obligaciones es mayor. No se trata de la conservación de los libros
y papeles del comerciante a que se refiere el artículo 12 de la Ley 527 de 1999,
la cual expresamente es permitida mientras se garantice su reproducción
exacta; sino que se trata de documentos emitidos originalmente en papel
o similares que pueden llegar a ser presentados ante autoridades para la
efectividad de lo consignado en ellos, razón por la cual no será recomendable
la destrucción de los documentos mientras no exista la certeza de que su
reproducción es exacta y que las autoridades judiciales o administrativas
aceptarán esa reproducción en mensaje de datos, teniendo en cuenta que el
original no fue emitido con esas características.
“Con el fin de armonizar el concepto anteriormente citado y el presente, los
cuales hacen parte integral de la línea institucional del Ministerio del Interior
y de Justicia, es obligación de los centros de conciliación y/o arbitraje acatar
lo consignado en la tabla de retención documental ajunta y posteriormente
para efectos de la destrucción y reproducción digital de los documentos que
deben cumplir con esta condición, es necesario tener en cuenta lo establecido
en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 037 de 2002 del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación”.

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13
El código y serie de identificación de las tablas de retención de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje empiezan con las tres últimas cifras
del Código del centro de Conciliación, ejemplo: Centro de Conciliación de Conalbos Bogotá 05110011001, así que 001 será su código.

52

53
UNIDAD 2 DEL CONCILIADOR
UNIDAD II
PROCEDIMIENTO ARBITRAL
El procedimiento aplicable en materia arbitral está establecido en variedad de
disposiciones legales, como el Decreto 2279 de 1989, la Ley 23 de 1991 y la
Ley 446 de 1998, normas que están compiladas en el Decreto 1818 de 1998,
por el cual se expidió el Estatuto de los Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos.
En materia de procedimiento arbitral, existen tres clases de arbitraje:
• Independiente: Las partes acuerdan autónomamente las reglas de
procedimiento aplicable a la solución de su conflicto.
• Institucional: Las partes se someten a las reglas de procedimiento
establecidas por un Centro de Arbitraje.
• Legal: Faltando acuerdo sobre las reglas de procedimiento aplicables a la
solución del conflicto, el arbitraje se realiza conforme a las disposiciones
legales vigentes.
De acuerdo a lo anterior, a diferencia de la conciliación extrajudicial, en materia
de arbitraje no existe un procedimiento establecido que deba ser seguido
por las partes que se ven envueltas dentro de un conflicto, sino que existe
multiplicidad de procedimientos dependiendo del tipo de arbitraje que se lleve
a cabo, siendo los Centros de Arbitraje autónomos en el establecimiento de su
propio procedimiento arbitral institucional.
Es de resaltar que, pese a esta libertad de los Centros de Arbitraje para establecer
sus normas procedimentales, ninguna de estas normas puede ir en contravía
de los derechos constitucionales fundamentales de las personas que interfieren
en él, especialmente de los derechos a la defensa, la presunción de buena fe,
el debido proceso y el libre acceso a la administración de justicia, en la medida
en que el respeto a estos cánones elementales debe bañar la totalidad de los
procedimientos arbitrales.
A continuación se describen las reglas procesales básicas que regulan el arbitraje,
contenidas en el Estatuto de los Mecanismos Alternativos de Resolución de
Conflictos, para que se tengan en cuenta como parámetros básicos en la
elaboración de estatutos procedimentales propios; además, ellas brindan
posibles soluciones a situaciones concretas que no hayan sido previstas por las
partes, los estatutos del Centro de Arbitraje o las disposiciones legales.
2.1. Pacto arbitral
Por intermedio del pacto arbitral las partes acuerdan someter un conflicto
presente o futuro a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, renunciando a
hacer valer cada una de sus pretensiones ante la justicia ordinaria.

Guía para la creación de centros de conciliación y o arbitraje (Minjusticia)

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