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Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración
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Un manual es un documento en la cual se describe con detalle y en forma
ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre Organización
funciones procedimientos, etc de una entidad o dependencia que se consideran
necesarias para la ejecución de un trabajo.


Características.-


     Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad
        de cada cargo.
     Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos.
     Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y responsabilidades en
        la entidad.
     Adiestrar y orientar al personal en servicio.
     Identificar los canales de comunicación de coordinación.


Tipos de manuales:


De acuerdo a su contenido los principales tipos de manuales son los
siguientes:


    •   Manual de políticas y normas.
    •   Manual de organización y funciones.
    •   Manual de procedimientos.


    a) Manuales de políticas y normas:


Son los documentos que contienen en forma ordenada la colección de reglas o
preceptos dados por la autoridad competente para la ejecución de una ley u
otro dispositivo legal para el régimen de un sector o de un organismo, etc.


Trata sobre las principales directrices o guías básicas de acción.
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Estos manuales pueden ser:


            1. Generales.- Cuando se refiere a la entidad como un todo.


            2. Departamentales o específicos.- Cuando se refiere a una
                dependencia de una entidad descrita.


Ejemplos:


De manual general: manual de políticas del ministerio de salud de manual de
departamental: manual de políticas de la dirección general de programa de
salud.


    b) Manual de organización y funciones.-


Son documentos que exponen con detalle la estructura y funciones de la
entidad o dependencia de que traten, las relaciones de cada unidad y de cada
cargo, la especificación de la autoridad y la responsabilidad inherente al cargo
las líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc.
Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad principal:


     Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la naturaleza y
         amplitud del trabajo.
     Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la
         entidad o dependencia y señalar las funciones fundamentales de los
         mismos (los cargos).
     Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.
     Describir las interrelaciones formales y funcionales de la entidad y/o
         dependencia y de los cargos hacia el exterior e interior.




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    c) Manual de procedimientos


    Llamamos también manuales de operaciones o de practicas Standard, sus
    documentos que presentan en forma ordenada y sistemática los tramites
    preciso a seguir para lograr el trabajo de una dependencia de acuerdo a
    métodos previstos.


    Los manuales de procedimientos el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
    evitar las alteraciones arbitrarias
    Funciones:


         Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
           evitar las alteraciones arbitrarias ,
         Facilitar las labores de inspectoria.
         Simplificar la determinación de responsabilidades.
         Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
         Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
         Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.
         Construir una base para el análisis.


Responsabilidades en la elaboración de manuales


    •   La oficina de organización y métodos cuando la entidad o dependencia
        cuenta con esta oficina
    •   El personal administrativo capacitado cuando no hay oficina o personal
        de organización y métodos
    •   El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal de organización y
        métodos ni personal administrado capacitado
Metodología para la confección de un manual


Se emplea los siguientes pasos:




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    a) Planeamiento:
    En este paso se determina:


           1) propósitos del manual
           2) asignación de la responsabilidad por su elaboración
           3) los usuarios del manual.


    b) Recopilación:
    Es el acopio de la información necesaria para la elaboración mediante:


           1) La investigación documental de los archivos de la investigación.
           2) Entrevista a empleados para obtener datos de sus actividades y
               operaciones en que intervienen.
           3) Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencia para
               completar aclarar y aprobar la información obtenida.
           4) Observación directa del funcionamiento de la dependencia o del
               proceso.


    c) Estudio y análisis de la información:


    En esta etapa se hace examen concienzuda de la información obtenida y se
    analiza para eliminar contradicciones duplicaciones y cualquier otro defecto


    d) Redacción del proyecto del manual:


    Se confecciona un proyecto de manual con la información obtenida y
    revisada pero durante su redacción debe consultarse con el jefe
    responsable y los usuarios acerca de dicho proyecto que debe reflejar la
    realidad exacta
    En seguida se preparan las graficas necesarias. el lenguaje a usar debe ser
    claro y sencillo sin dar lugar a dudas o diferentes interpretaciones se
    emplea el infinitivo de los verbos al inicio de cada párrafo por ejm:




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    _ dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las diferentes
    dependencias
    _coordinar la supervisión especializada a los organismos ejecutivas
    perifericas, etc


    e) Revisión y aprobación:


    Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior respectiva de la
    dependencia para hacer las correcciones finales
    Una vez hecha la corrección final se le remite a la autoridad competente,
    con el fin de que lo apruebe y pierda tener vigencia legal


    f) Presentación:


   El manual aprobado se hace imprimir:


           1) Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer
               modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
           2) En hojas tamaño A_4 según norma el instituto nacional de
               normas técnicas y certificaciones (29.7*21 cm.).
           3) Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo o
               intercambio.
           4) Utilizar clave para la numeración lo cual evitara trastornos
               mayores en la sustitución.
           5) Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.


    g) Divulgación:


    El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la
    dependencia con quien deben coordinar así mismo se enviara ejemplares a
    la oficina de organización y métodos y a las que se juzgue pertinente




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    h) Actualización del manual:


    Desde el momento que el manual comienza a ser utilizado debe ser
    controlado continuamente para proceder a estudiar y verificar si el
    documento ha cumplido con el objetivo que puntos hay que mejorar o
    sustituirlos por otros, etc.




    2) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


    Objetivos del manual


    El manual de organización y funciones tiene por objetivos:


        •   Describir las funciones principales y/o permanencias eventuales de
            cada dependencia delimitando la amplitud, naturaleza y campo de
            acción de la misma
        •    Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las
            funciones que le competen
        •   Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y
            externas de la dependencia
        •   Describir los procedimientos administrativos racionalizados


    Utilidad y limitación:


    Tanto para la institución como para el personal presenta las siguientes


    Ventajas:


        •   Son una fuente permanente de información técnica que presenta en
            forma clara y definida la estructura orgánica, funciones, actividades y
            tareas de la dependencia descrita

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        •   Ayuda a institucionalizarse y hacer efectivo los procedimientos las
            normas no escritas son en general de difícil institucionalización. en
            cambio no ocurre esto si están incluidos en el manual ya que nadie
            puede aducir desconocimiento
        •   Facilita la normalización , evaluación y control de las actividades
        •   Permite que el personal conozca con claridad los deberes y
            responsabilidades del cargo que le ha sido asignado así como la
            autoridad de quienes es responsable


        Las principales limitaciones a tener en cuenta serian:


        •   No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien
            constituyen un instrumento que puede propiciarle.
        •   Si no se le actualiza permanentemente pierde vigencia
        •   Sus costos de confección y revisión pueden ser oneroso
        •   Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos
            en el.


        Procedimiento de formulación
    Generalmente comprende las siguientes etapas:


    A) Planeamiento:


    En esta fase se determinara lo siguiente:


    _ Propósito del manual
    _Usuarios del manual
    _ Designación del personal responsable de su elaboración
    _ Actividades a desarrollar cronograma de trabajo
    _ Recursos y materiales necesarios
    _ Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de
    la misma



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    B) Recopilación de la información:


    Se recopila información de acuerdo al método fijado en la fase del
    planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos
    entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y
    operaciones en que intervienen: la observación directa, etc.
    Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta y
    con cuestionarios y en los casos especiales y dudosos la entrevista.


    C) Estudio y análisis


    Se procederá al estudio exhausto de la información obtenida para
    establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al
    describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio
    puede enfocarse en dos formas.


        •   De lo especifico a lo general , o sea partiendo del análisis desde el
            cargo como cedula básica del órgano hasta llegar a establecer las
            funciones generales que posibiliten el logro del objetivo
        •   De lo general a lo especifico es decir iniciando el análisis del objetivo
            de la dependencia e ir desagregando en funciones generales
            funciones especificas de cada una de las unidades estructurales,
            luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto
            constituye el cargo. es recomendable usar este segundo método
            porque es parte de una realidad, de la razón de ser de la empresa y
            no de un supuesto.




    D) Redacción del proyecto


    Una vez analizada al información y delimitados los campos de acción de las
    unidades orgánicas que integran la dependencia se procederá a la
    redacción del manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos


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    Se recomienda utilizar un lenguaje claro, sencillo, concreto y breve.


    Al describir las funciones se deberán emplear el infinitivo de los verbos al
    iniciar cada párrafo, Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.


    E) revisión y aprobación:


    Redactado el proyecto del manual será presentado a la autoridad superior
    de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo
    revise y otorgue el visado al documento.
    Con la visacion del jefe de la dependencia interesada y el jefe de la oficina
    de racionalización se formulara en coordinación con la oficina de accesoria
    jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los
    niveles de desconcentración de atribuciones




    F) Presentación e impresión:


    El manual aprobado se hace imprimir


           •   Se recomienda hacer en hojas sueltas para poder modificarlas
           •   Hojas tamaño A_4
           •   Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo
           •   usar clave para la numeración que evite trastornos mayores en la
               sustitución
           •   No usar letra muy pequeña ni muy grande


    G) Difusión


    El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la
    empresa y el personal directivo de las oficinas con quien debe coordinarse y
    enviar copias a la oficina de racionalización y personal.



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    H) actualización


    Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha
    cumplido con el objetivo y que puntos hay que mejorar y sustituirlos por
    otros


    3) ESQUEMA Y CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
    FUNCIONES


        a) esquema del manual
        El esquema de un MOF, generalmente es el siguiente:


        _ Introducción
               •   finalidad
               •   alcance
               •   contenido
               •   aprobación y actualización


        _ base legal
        _ Objetivos
        _ Políticas
        _ Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
        _ funciones generales
        _organización
        _ funciones de las unidades estructurales cuadro orgánico de
        asignación de cargos funciones especificas a nivel del cargo
        _ Organigrama




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        b) Contenido del manual


        I.      introducción


        Se consignara las generalidades teniendo en cuenta los puntos
        siguientes:


                •   Finalidad .- se deberá señalar el propósito del manual , es
                    decir que es lo que se quiere lograr con el documento
                •   Alcance.- se enfocar el ámbito material sobre el cual tiene
                    jurisdicción el manual. Ej. el contenido del presente
                    documento debe ser cumplido por todos los trabajadores que
                    integran la oficina x
                •   Contenido.- enumerar brevemente los capítulos o puntos que
                    se desarrollan en el manual
                •   Aprobación y actualización .- señalar la autoridad que debe
                    aprobarlo y el dispositivo legal que lo ampara así como
                    establecer los canales adecuados que permitan mantenerlo
                    actualizado


        II.     Base legal


         Se puntualiza a los dispositivos legales que amparan la existencia y
        organización de la dependencia


        III.    Objetivos


         Señalar el objetivo u objetivos que la empresa trata de alcanzar o sea
        la razón de su creación. Estos pueden estar explícitos o implícitos en
        los dispositivos legales




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        IV.     Políticas


        Consignar los lineamientos de acción que guiaran las actividades de la
        empresa. La política es una pauta general que guía la acción de los
        integrantes de una empresa para alcanzar los objetivos trazados


        V.      Línea de autoridad , responsabilidad y coordinación


        Establecer claramente la dependencia jerárquica del órgano en relación
        con los demás así como la dependencia jerárquica de personal teniendo
        en cuenta el principio de unidad de mando el cual dice el personal solo
        debe recibir ordenes de un solo jefe y ser responsables de su labor solo
        ante el también debe considerarse la responsabilidad y autoridad las
        cuales van paralelas además se fijaran los canales de coordinación
        tanto interna como externa


        VI.     Funciones generales


        Describir todas las funciones de la empresa considerándola como un
        todo generalmente estas funciones son las mismas que están
        consideradas en el ROF de la empresa


        VII.    Organización
                Señalar la estructura orgánica               enumerándola          unidades
                estructurales internas de la empresa en forma decreciente desde
                la mayor jerarquía hasta el mínimo escalón jerárquico .ejm
                _ Oficina
                _ Unidad
                _ equipo




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        VIII.    Funciones de las unidades estructurales


        Describir las funciones de las dependencias señaladas y enumeradas
        en el punto anterior y siempre en orden decreciente


        IX.      cuadro orgánico de asignación de cargo:


        Enumerar los diversos cargos que conforman cada uno de las unidades
        estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden señalado
        anteriormente y siguiendo el siguiente modelo:


                Nombre
                de        la N.     de Denominación                del Denominación del
                empresa     cargo       cargo clasificado               cargo estructural



          Dirección xx      1           Dir. Prog.sect III              DIR. general
                            1           Chofer                          Chofer
          Unidad EXY        1           Ingeniero III                   Jefe de unidad
                            1           Secretaria I                    Secretaria




        X.       funciones especificas           a nivel de cargo que este rubro se
                 describirán las funciones actividades o tareas solo de los cargos
                 que además de estar presupuestados, estén cubiertos ya sea por
                 personal nombrado contratado o destacado
                 En caso de existir varios cargos con denominación igual y que
                 desempeñen funciones similares bastara describirlo una sola vez




        XI.      organigrama

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        Diagramar la estructura que representa la situación actual de la entidad
        en el manual en el momento de su elaboración. Puede ser analítico,
        sintético o de los cargos


        Diferencias entre el MOF y el ROF


        Tanto el ROF como el MOF             son documentos técnico normativo sobre
        la organización y funciones de la empresa que se trate sin embargo las
        deferencias son:
        a) el ROF regula y establece la organización interna de una entidad
            sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su ley
            orgánica mientras que el MOF esta supeditado a un reglamento el
            cual le sirve de base legal.


        b) el ROF contiene información general mientras que los manuales
            son mas específicos         tienden a aclarar las normas, enfatizar los
            procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.




                Reglamento de Organización y Funciones

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     A. Definición:


Es       un   documento    normativo      que    contiene     disposiciones      técnico      –
administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de la
entidad, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones establecidas en las
normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementarios, y
precisa las funciones, atribuciones y relaciones de las unidades orgánicas
consignadas en precitadas normas y disposiciones.


El ROF es un documento que expresa como los órganos de gobierno, han
decidido que deben formularse la organización de una entidad. Así el ROF
establecerá:


     •    Cual es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben
          existir.
     •    Que funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica.
     •    Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo ques
          e establecen.
     •    Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades
          orgánicas.




     B. Finalidad:


El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa,
para:


     1. Establecer campos funcionales y responsabilidades.
     2. Como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.




     C. Esquema del Reglamento de Organización y Funciones:


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El esquema que debe contener el ROF es el siguiente:


    -   Introducción
    -   Índice
    -   Generalidades


Titulo I .- De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales.


Titulo II .- De las Funciones, facultades a atribuciones.


    -   Capitulo I.- De la Alta dirección.
    -   Capitulo II.- De los órganos Consultivos de coordinación y participación.
    -   Capitulo III.- De los órganos de control asesoramiento y apoyo.
    -   Capitulo IV.- De los órganos de línea.


Titulo III.- De las relaciones Institucionales.


Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales.


Organigrama General
Glosario de Términos


    D. Contenido Del Reglamento de Organización y Funciones:


           1. Introducción: Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la
                 entidad y las políticas y acciones de desarrollo que se pretenden
                 alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.


                 Se relacionara la ley de creación de la entidad, con la necesidad
                 de operativizar para que esta se cumpla.




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               Así mismo, se describirá las características del Reglamento de
               organización y funciones, resaltando las funciones de los órganos
               de línea.


           2. Índice: Es la relación clasificada de títulos, capítulos y anexos
               que contiene el ROF.


           3. Generalidades: Se consignara el contenido y ámbito de
               aplicación del reglamento, domicilio de la entidad y tiempo de
               funcionamiento.


           4. Titulo Primero: De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones
               generales: Se precisara la naturaleza de la entidad, es decir la
               esencia, propiedad y características permanentes que ha recibido
               por mandato constitucional.


               Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo
               como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades
               globales que deben realizar la entidad para lograr la finalidad y
               objetivos establecidos.


           5. Titulo Segundo: DE las funciones, facultades y atribuciones.
               En esta parte se establecerá la estructura orgánica y describirá la
               naturaleza y funciones de los órganos de la entidad.


               Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se
               proveen llevar a efecto. Se consignaran las funciones de cada
               director o jefe de órgano en el ejercicio del cargo y las facultades,
               atribuciones de los actos administrativos de su competencia.


           6. Titulo tercero: De las relaciones interinstitucionales.
               Se explicara la facultad que tiene la entidad de mantener
               relaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o


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               extranjeras       cuyos       objetivos       serán      concurrentes          o
               complementarios a los fines que persigue.


           7. Titulo Cuarto: De las disposiciones complementarias, transitorias
               y finales.


               Se consignaran con precisión el o los regimenes laborales en los
               cuales se encuentran comprendidos los funcionarios o servidores.


               Consignar los recursos con que contara el organismo, asi como el
               origen del patrimonio.


               Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en
               forma temporal para la adecuada implementación de la entidad.


               Indicar las disposiciones legales que se dirijan modifica o se dejan
               en suspenso con las normas previstas.


           8. Organigrama General


               Contendrá la estructura orgánica total de la entidad.


           9. Glosario de términos


               Deberá definirse técnicos empleados en el reglamento, que
               requieren aclaración en cuanto a su significad, debiendo ser
               presentados en forma alfabético.


    E. Procedimiento Para Formular El Reglamento de Organización y
        Funciones:


       1) Debe realizar un ligero diagnostico de la realidad en dos planes:




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               a) En los aspectos administrativos de la entidad teniendo en
                   cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los
                   recursos materiales y financieros, la infraestructura existente,
                   etc.


               b) En los aspectos de la localidad, teniendo en cuanta las
                   necesidades de la población, los servicios de mayor demanda
                   y las prioridades que establezcan para su desarrollo.


       2) Luego se debe describir detalladamente las competencias y
           atribuciones que la ley otorga a la entidad. Se obtendrá un listado de
           funciones que la ley facultad y encarga a la institución.


           Luego      procederá      a   establecer     una    comparación        entre       las
           competencias y atribuciones que la ley otorga a la entidad y las que
           viene desarrollando.


       3) Para precisar la estructura organizacional de la entidad, es necesario
           que las autoridades definan la política institucional en la referente a:


           •   Amplitud en cuanto a la desagregación de unidades organizadas.
           •   Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por
               proyecto, por administración, por contrato, etc.)
           •   Niveles jerárquicos y organizacionales.
           •   Tipos de departamentalización a utilizarse.
           •   Niveles de delegación y desconcentración                   de facultades y
               funciones.




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                                    CASO PRÁCTICO

    EMPRESA SAN MIGUEL DEL NORTE E.I.R.L




MISIÓN

Satisfacer las necesidades vitales de acuerdo a las exigencias de nuestros
clientes poniendo a su alcance productos de calida certificada y a precios
razonables contribuyendo de esa manera a la preservación de la salud y el
medio ambiente.


Así mismo contribuir de una u otra manera al mejoramiento de la calidad de
vida de nuestra comunidad fomentando programas de salud, cultura educación,
deporte y acciones solidarias.


OBJETIVO GENERAL:

Elaboración de agua de mesa, bebidas refrescantes, gasificadas y no
gasificadas     contribuyendo      al   desarrollo    y   bienestar     de    la    población
principalmente en la generación de empleo así como también                         brindar un
producto de calidad garantizando la salud del poblador tumbesino operando
dentro del marco de la legalidad e innovando continuamente nuestro producto
aplicando tecnología de punta con eficiencia y responsabilidad lo cual nos
respalda como empresa.




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                 DESARROLLO DE CONTENIDO DEL MANUAL

               I.-INTRODUCCIÓN:

Finalidad:

    •   Identificar las unidades orgánicas que conforman la estructura general de la

        empresa y el personal que labora en ella.

    •   Definir las funciones y responsabilidades que le competen a cada una de las

        unidades orgánicas.

    Alcance:

    El presente manual de organización y funciones es de aplicación              a todas las

    unidades y al personal que conforman la estructura orgánica de la empresa.

    Aprobación y utilización:

    El manual de organización y funciones, será aprobado por la máxima autoridad de la

    empresa (el gerente general) y se utilizará periódicamente como instrumento de

    gestión administrativa y como guía para la dirección y control de la entidad.

Base legal:

Ley de sociedades (Ley E.I.R.L 21621)

Ley de Mypes 28015

Reglamento de las Mypes D.S. 009-2003 TR


               II.-ESTRUCTURA ORGÁNICA

a).-Órganos De Gobierno:

    •   Gerencia General

b).-Órganos de apoyo:

    •   Secretaria

C.-Órganos de línea:



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      •   Gerencia Logística

          •   Compras

          •   Almacén

          •   Distribución

      •   Gerencia de producción

      •   Gerencia de Ventas

  GERENTE GENERAL

  Funciones de la unidad orgánica:

      •   Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas de la

          empresa.

      •   Elaborar las estrategias y políticas para el desarrollo de la empresa de acuerdo

          con los objetivos planteados.

      •   Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área.

      •   Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se

          conforme para fines administrativos, financieros y servicios judiciales de

          acuerdo a las normas vigentes y reglamentaciones específicas.

      •   Desarrollar la organización e implementar los mecanismos de evaluación de la

          gestión empresarial a través de la evaluación periódica de planes.

1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

  • La gerencia general es el máximo órgano de gobierno

  • Es el responsable del desarrollo de la empresa.

  • Mantiene coordinación con los órganos de línea (Almacén, producción

      y ventas).


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   Escuela de Administración
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2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

N Nº                     Denominación del cargo        N total     OBSERVACIONES

  de orden                                               De

                                                       plazas
0101                GERENTE GENERAL                      01



3. Funciones específicas a nivel del cargo:

   •   Orientar la gestión de la empresa al servicio del cliente a fin de promover su

       mejoramiento continuo.

   •   Dirigir los planes de trabajo de la empresa.

   •   Controlar y evaluar la ejecución presupuestal.



   4. Requisitos del cargo:

       •     Título profesional en administración de empresas

       •     5 años de experiencia en gerencia.

   5. organigrama:


                                         Gerencia general



   GERENTE DE LOGISTICA

1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

   • El gerente de Logística depende del gerente general.


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    Escuela de Administración
    ___________________________________________________________________________________________
    • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones

    • El gerente de Logística mantiene coordinación con el gerente general y

        los órganos de producción y ventas de la empresa.

                2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

N Nº                  Denominación del cargo               N total     OBSERVACION

        de                                                    De              ES

orden                                                       plazas
0101             Gerente de logística                         01



                3. Funciones específicas a nivel del cargo:

    •   Elaborar estrategias y políticas de compras, desarrollo y negociaciones con los

        proveedores tanto a corto plazo como largo plazo.

    •   Planear, dirigir, organizar, controlar y evaluar las políticas y estrategias referentes al

        sistema de abastecimiento.

    •   Coordinar con las diferentes áreas de la organización.

    •   Planificar y supervisar el ordenamiento de los documentos del gerente general

    •   Cumple otras funciones que se le asigne.

    4. Requisitos del cargo:

        •    Título de administración de empresas

        •    Especialización en temas de logística.

        •    Experiencia de 2 años en gerencia.




    ______________________________________________________________________
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     Facultad de Ciencias Económicas
     Escuela de Administración
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     5. Organigrama:



                                                                                              CO

                                          Gerencia general




     Logística




MPRAS:

1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

     • Depende del gerente de Logística.

     • El gerente de logística es responsable                     del cumplimiento de sus

           funciones.

     • Mantiene coordinación con el gerente de almacén.

2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

                      Denominación del cargo                 N total     Nº      OBSERVACIONES
N   Nº

                                                               De       CAP
    de orden
                                                              plazas
0101           Gerente del área de compras                     01



     3. funciones específicas a nivel del cargo:

     •     Mantener la continuidad del abastecimiento.

     ______________________________________________________________________
     WARNER MARTINEZ, ACUÑA
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Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración
___________________________________________________________________________________________
•   Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc. Buscando la calidad adecuada

•   Buscar las fuentes de suministro, alternativos y localizar nuevos productos y

    materiales.

•   Buscar y mantener proveedores competentes.

•   Conseguir los objetivos del aprovisionamiento.

•   Cumple otras funciones que se le asigne.

4. Requisitos del cargo:

    •   Título de administración de empresas

    •   Formación técnica y/o auxiliar en informática.

5. organigrama:


                                  Gerencia general




Logística



    Compras




ALMACEN

1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

• Depende del gerente de logística.

• El gerente de logística es responsable                    del cumplimiento de sus

    funciones.

______________________________________________________________________
WARNER MARTINEZ, ACUÑA
Universidad Nacional de Tumbes
     Facultad de Ciencias Económicas
     Escuela de Administración
     ___________________________________________________________________________________________
     • mantiene coordinación con el gerente de logística.

2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

                       Denominación del cargo                N total     Nº      OBSERVACIONES
N   Nº

                                                                De      CAP
    de orden
                                                              plazas
0101           Gerente de Almacén                               01




     3. Funciones específicas a nivel del cargo:

     •     controlar la exactitud de sus existencias.

     •     Mantener la seguridad de los insumos y materiales bajo su custodia.

     •     Conservar adecuadamente los materiales y reposición oportuna

     •     Se responsabiliza de recibir en perfectas condiciones los insumos de los diferentes

           proveedores.

     •     Identificar y clasificar las mercaderías anotando la cantidad recibida de cada

           artículo.

     •     Cumple otras funciones que se le asigne.

               4. Requisitos del cargo:

           •   Título de administración de empresas

           •   Formación técnica y/o auxiliar en informática.




     ______________________________________________________________________
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     Facultad de Ciencias Económicas
     Escuela de Administración
     ___________________________________________________________________________________________
                 5. organigrama:




                                         Gerencia general




         Logística


               Adquisiciones



               Almacén


     PRODUCCIÓN

                     1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

     • El gerente de producción Depende del gerente general.

     • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones.

     • Mantiene coordinación con el gerente general, y demás órganos de

           línea.

2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

                          Denominación del cargo             N total     Nº      OBSERVACIONES
N   Nº

                                                               De       CAP
    de orden
                                                              plazas
0101              Gerente de producción.                       01



                     2. Funciones específicas a nivel del cargo:


     ______________________________________________________________________
     WARNER MARTINEZ, ACUÑA
Universidad Nacional de Tumbes
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración
___________________________________________________________________________________________
•   Planear, organizar, dirigir y controlar los diferentes procesos de producción.

•   Optimizar la calidad y productividad, utilizando métodos y procedimientos que

    conlleven a obtener mejores resultados en la producción.

•   Requerir las maquinarias y equipos necesarios para llevar a cabo el proceso de

    producción.

•   Supervisar permanentemente el proceso de producción.

•   Realizar un inventario de los productos terminados.

•   Cumple otras funciones que se le asigne.

4. Requisitos del cargo:

    •     Título de administración de empresas

    •     Formación técnica y/o auxiliar en informática.

    •     Experiencia de 2 años en gerencia.

5. organigrama:


                                   Gerencia general




                                       Producción
        Logística


           Adquisiciones
                                         Agua de Mesa

           Almacén




VENTAS


______________________________________________________________________
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Universidad Nacional de Tumbes
     Facultad de Ciencias Económicas
     Escuela de Administración
     ___________________________________________________________________________________________
     1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

     •     El gerente de Ventas Depende del gerente general

     • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones.

     • Mantiene coordinación con el gerente general

     2. Cuadro orgánico de asignación de cargos

                      Denominación del cargo                 N total       Nº    OBSERVACIONES
N   Nº

                                                               De       CAP
    de orden
                                                              plazas
0101           Gerente de marketing                            01



                  3. Funciones específicas a nivel del cargo:

     •     Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades diseñadas tanto

           para satisfacer las necesidades de los clientes como para alcanzar los objetivos de la

           organización.

     •     Establecer los canales de distribución para nuestro producto.

     •     Determinar el precio del producto en los diferentes segmentos del mercado.

     •     Formular e implantar el plan de ventas y de publicidad.

     •     Diseñar la envoltura del producto.

     •     Promover el consumo del producto a través de campañas agresivas de publicidad.

     •     Participar en los diferentes eventos que se realicen con el fin de dar a conocer

           nuestro producto.

     •     Cumple otras funciones que se le asigne.



         4. Requisitos del cargo:

     ______________________________________________________________________
     WARNER MARTINEZ, ACUÑA
Universidad Nacional de Tumbes
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración
___________________________________________________________________________________________
    •     Titulo en administración de empresas y/o marketing

    •     Formación técnica y/o auxiliar en informática

    •     Experiencia de 2 años en gerencia.

5.Organigrama
                               Gerencia general




                                   Producción                      Marketing
 Logística


        Adquisiciones
                                     Agua de Mesa

        Almacén




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Manuales empresariales

  • 1. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ Un manual es un documento en la cual se describe con detalle y en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre Organización funciones procedimientos, etc de una entidad o dependencia que se consideran necesarias para la ejecución de un trabajo. Características.-  Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo.  Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos.  Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y responsabilidades en la entidad.  Adiestrar y orientar al personal en servicio.  Identificar los canales de comunicación de coordinación. Tipos de manuales: De acuerdo a su contenido los principales tipos de manuales son los siguientes: • Manual de políticas y normas. • Manual de organización y funciones. • Manual de procedimientos. a) Manuales de políticas y normas: Son los documentos que contienen en forma ordenada la colección de reglas o preceptos dados por la autoridad competente para la ejecución de una ley u otro dispositivo legal para el régimen de un sector o de un organismo, etc. Trata sobre las principales directrices o guías básicas de acción. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 2. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ Estos manuales pueden ser: 1. Generales.- Cuando se refiere a la entidad como un todo. 2. Departamentales o específicos.- Cuando se refiere a una dependencia de una entidad descrita. Ejemplos: De manual general: manual de políticas del ministerio de salud de manual de departamental: manual de políticas de la dirección general de programa de salud. b) Manual de organización y funciones.- Son documentos que exponen con detalle la estructura y funciones de la entidad o dependencia de que traten, las relaciones de cada unidad y de cada cargo, la especificación de la autoridad y la responsabilidad inherente al cargo las líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc. Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad principal:  Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.  Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la entidad o dependencia y señalar las funciones fundamentales de los mismos (los cargos).  Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.  Describir las interrelaciones formales y funcionales de la entidad y/o dependencia y de los cargos hacia el exterior e interior. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 3. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ c) Manual de procedimientos Llamamos también manuales de operaciones o de practicas Standard, sus documentos que presentan en forma ordenada y sistemática los tramites preciso a seguir para lograr el trabajo de una dependencia de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias Funciones:  Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias ,  Facilitar las labores de inspectoria.  Simplificar la determinación de responsabilidades.  Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.  Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.  Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.  Construir una base para el análisis. Responsabilidades en la elaboración de manuales • La oficina de organización y métodos cuando la entidad o dependencia cuenta con esta oficina • El personal administrativo capacitado cuando no hay oficina o personal de organización y métodos • El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal de organización y métodos ni personal administrado capacitado Metodología para la confección de un manual Se emplea los siguientes pasos: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 4. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ a) Planeamiento: En este paso se determina: 1) propósitos del manual 2) asignación de la responsabilidad por su elaboración 3) los usuarios del manual. b) Recopilación: Es el acopio de la información necesaria para la elaboración mediante: 1) La investigación documental de los archivos de la investigación. 2) Entrevista a empleados para obtener datos de sus actividades y operaciones en que intervienen. 3) Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencia para completar aclarar y aprobar la información obtenida. 4) Observación directa del funcionamiento de la dependencia o del proceso. c) Estudio y análisis de la información: En esta etapa se hace examen concienzuda de la información obtenida y se analiza para eliminar contradicciones duplicaciones y cualquier otro defecto d) Redacción del proyecto del manual: Se confecciona un proyecto de manual con la información obtenida y revisada pero durante su redacción debe consultarse con el jefe responsable y los usuarios acerca de dicho proyecto que debe reflejar la realidad exacta En seguida se preparan las graficas necesarias. el lenguaje a usar debe ser claro y sencillo sin dar lugar a dudas o diferentes interpretaciones se emplea el infinitivo de los verbos al inicio de cada párrafo por ejm: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 5. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ _ dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las diferentes dependencias _coordinar la supervisión especializada a los organismos ejecutivas perifericas, etc e) Revisión y aprobación: Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior respectiva de la dependencia para hacer las correcciones finales Una vez hecha la corrección final se le remite a la autoridad competente, con el fin de que lo apruebe y pierda tener vigencia legal f) Presentación: El manual aprobado se hace imprimir: 1) Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer modificaciones parciales sin alterar todo el documento. 2) En hojas tamaño A_4 según norma el instituto nacional de normas técnicas y certificaciones (29.7*21 cm.). 3) Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo o intercambio. 4) Utilizar clave para la numeración lo cual evitara trastornos mayores en la sustitución. 5) Y no usar letra muy pequeña ni muy grande. g) Divulgación: El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia con quien deben coordinar así mismo se enviara ejemplares a la oficina de organización y métodos y a las que se juzgue pertinente ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 6. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ h) Actualización del manual: Desde el momento que el manual comienza a ser utilizado debe ser controlado continuamente para proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo que puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros, etc. 2) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Objetivos del manual El manual de organización y funciones tiene por objetivos: • Describir las funciones principales y/o permanencias eventuales de cada dependencia delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma • Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen • Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia • Describir los procedimientos administrativos racionalizados Utilidad y limitación: Tanto para la institución como para el personal presenta las siguientes Ventajas: • Son una fuente permanente de información técnica que presenta en forma clara y definida la estructura orgánica, funciones, actividades y tareas de la dependencia descrita ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 7. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • Ayuda a institucionalizarse y hacer efectivo los procedimientos las normas no escritas son en general de difícil institucionalización. en cambio no ocurre esto si están incluidos en el manual ya que nadie puede aducir desconocimiento • Facilita la normalización , evaluación y control de las actividades • Permite que el personal conozca con claridad los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado así como la autoridad de quienes es responsable Las principales limitaciones a tener en cuenta serian: • No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarle. • Si no se le actualiza permanentemente pierde vigencia • Sus costos de confección y revisión pueden ser oneroso • Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en el. Procedimiento de formulación Generalmente comprende las siguientes etapas: A) Planeamiento: En esta fase se determinara lo siguiente: _ Propósito del manual _Usuarios del manual _ Designación del personal responsable de su elaboración _ Actividades a desarrollar cronograma de trabajo _ Recursos y materiales necesarios _ Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 8. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ B) Recopilación de la información: Se recopila información de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen: la observación directa, etc. Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta y con cuestionarios y en los casos especiales y dudosos la entrevista. C) Estudio y análisis Se procederá al estudio exhausto de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas. • De lo especifico a lo general , o sea partiendo del análisis desde el cargo como cedula básica del órgano hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo • De lo general a lo especifico es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales funciones especificas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo. es recomendable usar este segundo método porque es parte de una realidad, de la razón de ser de la empresa y no de un supuesto. D) Redacción del proyecto Una vez analizada al información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integran la dependencia se procederá a la redacción del manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 9. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ Se recomienda utilizar un lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo, Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc. E) revisión y aprobación: Redactado el proyecto del manual será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visacion del jefe de la dependencia interesada y el jefe de la oficina de racionalización se formulara en coordinación con la oficina de accesoria jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones F) Presentación e impresión: El manual aprobado se hace imprimir • Se recomienda hacer en hojas sueltas para poder modificarlas • Hojas tamaño A_4 • Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo • usar clave para la numeración que evite trastornos mayores en la sustitución • No usar letra muy pequeña ni muy grande G) Difusión El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la empresa y el personal directivo de las oficinas con quien debe coordinarse y enviar copias a la oficina de racionalización y personal. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 10. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ H) actualización Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo y que puntos hay que mejorar y sustituirlos por otros 3) ESQUEMA Y CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES a) esquema del manual El esquema de un MOF, generalmente es el siguiente: _ Introducción • finalidad • alcance • contenido • aprobación y actualización _ base legal _ Objetivos _ Políticas _ Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación _ funciones generales _organización _ funciones de las unidades estructurales cuadro orgánico de asignación de cargos funciones especificas a nivel del cargo _ Organigrama ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 11. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ b) Contenido del manual I. introducción Se consignara las generalidades teniendo en cuenta los puntos siguientes: • Finalidad .- se deberá señalar el propósito del manual , es decir que es lo que se quiere lograr con el documento • Alcance.- se enfocar el ámbito material sobre el cual tiene jurisdicción el manual. Ej. el contenido del presente documento debe ser cumplido por todos los trabajadores que integran la oficina x • Contenido.- enumerar brevemente los capítulos o puntos que se desarrollan en el manual • Aprobación y actualización .- señalar la autoridad que debe aprobarlo y el dispositivo legal que lo ampara así como establecer los canales adecuados que permitan mantenerlo actualizado II. Base legal Se puntualiza a los dispositivos legales que amparan la existencia y organización de la dependencia III. Objetivos Señalar el objetivo u objetivos que la empresa trata de alcanzar o sea la razón de su creación. Estos pueden estar explícitos o implícitos en los dispositivos legales ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 12. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ IV. Políticas Consignar los lineamientos de acción que guiaran las actividades de la empresa. La política es una pauta general que guía la acción de los integrantes de una empresa para alcanzar los objetivos trazados V. Línea de autoridad , responsabilidad y coordinación Establecer claramente la dependencia jerárquica del órgano en relación con los demás así como la dependencia jerárquica de personal teniendo en cuenta el principio de unidad de mando el cual dice el personal solo debe recibir ordenes de un solo jefe y ser responsables de su labor solo ante el también debe considerarse la responsabilidad y autoridad las cuales van paralelas además se fijaran los canales de coordinación tanto interna como externa VI. Funciones generales Describir todas las funciones de la empresa considerándola como un todo generalmente estas funciones son las mismas que están consideradas en el ROF de la empresa VII. Organización Señalar la estructura orgánica enumerándola unidades estructurales internas de la empresa en forma decreciente desde la mayor jerarquía hasta el mínimo escalón jerárquico .ejm _ Oficina _ Unidad _ equipo ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 13. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ VIII. Funciones de las unidades estructurales Describir las funciones de las dependencias señaladas y enumeradas en el punto anterior y siempre en orden decreciente IX. cuadro orgánico de asignación de cargo: Enumerar los diversos cargos que conforman cada uno de las unidades estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden señalado anteriormente y siguiendo el siguiente modelo: Nombre de la N. de Denominación del Denominación del empresa cargo cargo clasificado cargo estructural Dirección xx 1 Dir. Prog.sect III DIR. general 1 Chofer Chofer Unidad EXY 1 Ingeniero III Jefe de unidad 1 Secretaria I Secretaria X. funciones especificas a nivel de cargo que este rubro se describirán las funciones actividades o tareas solo de los cargos que además de estar presupuestados, estén cubiertos ya sea por personal nombrado contratado o destacado En caso de existir varios cargos con denominación igual y que desempeñen funciones similares bastara describirlo una sola vez XI. organigrama ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 14. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ Diagramar la estructura que representa la situación actual de la entidad en el manual en el momento de su elaboración. Puede ser analítico, sintético o de los cargos Diferencias entre el MOF y el ROF Tanto el ROF como el MOF son documentos técnico normativo sobre la organización y funciones de la empresa que se trate sin embargo las deferencias son: a) el ROF regula y establece la organización interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su ley orgánica mientras que el MOF esta supeditado a un reglamento el cual le sirve de base legal. b) el ROF contiene información general mientras que los manuales son mas específicos tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa. Reglamento de Organización y Funciones ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 15. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ A. Definición: Es un documento normativo que contiene disposiciones técnico – administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones establecidas en las normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementarios, y precisa las funciones, atribuciones y relaciones de las unidades orgánicas consignadas en precitadas normas y disposiciones. El ROF es un documento que expresa como los órganos de gobierno, han decidido que deben formularse la organización de una entidad. Así el ROF establecerá: • Cual es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir. • Que funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica. • Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo ques e establecen. • Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas. B. Finalidad: El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para: 1. Establecer campos funcionales y responsabilidades. 2. Como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. C. Esquema del Reglamento de Organización y Funciones: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 16. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ El esquema que debe contener el ROF es el siguiente: - Introducción - Índice - Generalidades Titulo I .- De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales. Titulo II .- De las Funciones, facultades a atribuciones. - Capitulo I.- De la Alta dirección. - Capitulo II.- De los órganos Consultivos de coordinación y participación. - Capitulo III.- De los órganos de control asesoramiento y apoyo. - Capitulo IV.- De los órganos de línea. Titulo III.- De las relaciones Institucionales. Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales. Organigrama General Glosario de Términos D. Contenido Del Reglamento de Organización y Funciones: 1. Introducción: Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la entidad y las políticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Se relacionara la ley de creación de la entidad, con la necesidad de operativizar para que esta se cumpla. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 17. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ Así mismo, se describirá las características del Reglamento de organización y funciones, resaltando las funciones de los órganos de línea. 2. Índice: Es la relación clasificada de títulos, capítulos y anexos que contiene el ROF. 3. Generalidades: Se consignara el contenido y ámbito de aplicación del reglamento, domicilio de la entidad y tiempo de funcionamiento. 4. Titulo Primero: De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales: Se precisara la naturaleza de la entidad, es decir la esencia, propiedad y características permanentes que ha recibido por mandato constitucional. Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos. 5. Titulo Segundo: DE las funciones, facultades y atribuciones. En esta parte se establecerá la estructura orgánica y describirá la naturaleza y funciones de los órganos de la entidad. Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto. Se consignaran las funciones de cada director o jefe de órgano en el ejercicio del cargo y las facultades, atribuciones de los actos administrativos de su competencia. 6. Titulo tercero: De las relaciones interinstitucionales. Se explicara la facultad que tiene la entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 18. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ extranjeras cuyos objetivos serán concurrentes o complementarios a los fines que persigue. 7. Titulo Cuarto: De las disposiciones complementarias, transitorias y finales. Se consignaran con precisión el o los regimenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios o servidores. Consignar los recursos con que contara el organismo, asi como el origen del patrimonio. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementación de la entidad. Indicar las disposiciones legales que se dirijan modifica o se dejan en suspenso con las normas previstas. 8. Organigrama General Contendrá la estructura orgánica total de la entidad. 9. Glosario de términos Deberá definirse técnicos empleados en el reglamento, que requieren aclaración en cuanto a su significad, debiendo ser presentados en forma alfabético. E. Procedimiento Para Formular El Reglamento de Organización y Funciones: 1) Debe realizar un ligero diagnostico de la realidad en dos planes: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 19. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ a) En los aspectos administrativos de la entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc. b) En los aspectos de la localidad, teniendo en cuanta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las prioridades que establezcan para su desarrollo. 2) Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la ley otorga a la entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la ley facultad y encarga a la institución. Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la ley otorga a la entidad y las que viene desarrollando. 3) Para precisar la estructura organizacional de la entidad, es necesario que las autoridades definan la política institucional en la referente a: • Amplitud en cuanto a la desagregación de unidades organizadas. • Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por administración, por contrato, etc.) • Niveles jerárquicos y organizacionales. • Tipos de departamentalización a utilizarse. • Niveles de delegación y desconcentración de facultades y funciones. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 20. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ CASO PRÁCTICO EMPRESA SAN MIGUEL DEL NORTE E.I.R.L MISIÓN Satisfacer las necesidades vitales de acuerdo a las exigencias de nuestros clientes poniendo a su alcance productos de calida certificada y a precios razonables contribuyendo de esa manera a la preservación de la salud y el medio ambiente. Así mismo contribuir de una u otra manera al mejoramiento de la calidad de vida de nuestra comunidad fomentando programas de salud, cultura educación, deporte y acciones solidarias. OBJETIVO GENERAL: Elaboración de agua de mesa, bebidas refrescantes, gasificadas y no gasificadas contribuyendo al desarrollo y bienestar de la población principalmente en la generación de empleo así como también brindar un producto de calidad garantizando la salud del poblador tumbesino operando dentro del marco de la legalidad e innovando continuamente nuestro producto aplicando tecnología de punta con eficiencia y responsabilidad lo cual nos respalda como empresa. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 21. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ DESARROLLO DE CONTENIDO DEL MANUAL I.-INTRODUCCIÓN: Finalidad: • Identificar las unidades orgánicas que conforman la estructura general de la empresa y el personal que labora en ella. • Definir las funciones y responsabilidades que le competen a cada una de las unidades orgánicas. Alcance: El presente manual de organización y funciones es de aplicación a todas las unidades y al personal que conforman la estructura orgánica de la empresa. Aprobación y utilización: El manual de organización y funciones, será aprobado por la máxima autoridad de la empresa (el gerente general) y se utilizará periódicamente como instrumento de gestión administrativa y como guía para la dirección y control de la entidad. Base legal: Ley de sociedades (Ley E.I.R.L 21621) Ley de Mypes 28015 Reglamento de las Mypes D.S. 009-2003 TR II.-ESTRUCTURA ORGÁNICA a).-Órganos De Gobierno: • Gerencia General b).-Órganos de apoyo: • Secretaria C.-Órganos de línea: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 22. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • Gerencia Logística • Compras • Almacén • Distribución • Gerencia de producción • Gerencia de Ventas GERENTE GENERAL Funciones de la unidad orgánica: • Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas de la empresa. • Elaborar las estrategias y políticas para el desarrollo de la empresa de acuerdo con los objetivos planteados. • Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área. • Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se conforme para fines administrativos, financieros y servicios judiciales de acuerdo a las normas vigentes y reglamentaciones específicas. • Desarrollar la organización e implementar los mecanismos de evaluación de la gestión empresarial a través de la evaluación periódica de planes. 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • La gerencia general es el máximo órgano de gobierno • Es el responsable del desarrollo de la empresa. • Mantiene coordinación con los órganos de línea (Almacén, producción y ventas). ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 23. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos N Nº Denominación del cargo N total OBSERVACIONES de orden De plazas 0101 GERENTE GENERAL 01 3. Funciones específicas a nivel del cargo: • Orientar la gestión de la empresa al servicio del cliente a fin de promover su mejoramiento continuo. • Dirigir los planes de trabajo de la empresa. • Controlar y evaluar la ejecución presupuestal. 4. Requisitos del cargo: • Título profesional en administración de empresas • 5 años de experiencia en gerencia. 5. organigrama: Gerencia general GERENTE DE LOGISTICA 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • El gerente de Logística depende del gerente general. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 24. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones • El gerente de Logística mantiene coordinación con el gerente general y los órganos de producción y ventas de la empresa. 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos N Nº Denominación del cargo N total OBSERVACION de De ES orden plazas 0101 Gerente de logística 01 3. Funciones específicas a nivel del cargo: • Elaborar estrategias y políticas de compras, desarrollo y negociaciones con los proveedores tanto a corto plazo como largo plazo. • Planear, dirigir, organizar, controlar y evaluar las políticas y estrategias referentes al sistema de abastecimiento. • Coordinar con las diferentes áreas de la organización. • Planificar y supervisar el ordenamiento de los documentos del gerente general • Cumple otras funciones que se le asigne. 4. Requisitos del cargo: • Título de administración de empresas • Especialización en temas de logística. • Experiencia de 2 años en gerencia. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 25. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ 5. Organigrama: CO Gerencia general Logística MPRAS: 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • Depende del gerente de Logística. • El gerente de logística es responsable del cumplimiento de sus funciones. • Mantiene coordinación con el gerente de almacén. 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES N Nº De CAP de orden plazas 0101 Gerente del área de compras 01 3. funciones específicas a nivel del cargo: • Mantener la continuidad del abastecimiento. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 26. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc. Buscando la calidad adecuada • Buscar las fuentes de suministro, alternativos y localizar nuevos productos y materiales. • Buscar y mantener proveedores competentes. • Conseguir los objetivos del aprovisionamiento. • Cumple otras funciones que se le asigne. 4. Requisitos del cargo: • Título de administración de empresas • Formación técnica y/o auxiliar en informática. 5. organigrama: Gerencia general Logística Compras ALMACEN 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • Depende del gerente de logística. • El gerente de logística es responsable del cumplimiento de sus funciones. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 27. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • mantiene coordinación con el gerente de logística. 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES N Nº De CAP de orden plazas 0101 Gerente de Almacén 01 3. Funciones específicas a nivel del cargo: • controlar la exactitud de sus existencias. • Mantener la seguridad de los insumos y materiales bajo su custodia. • Conservar adecuadamente los materiales y reposición oportuna • Se responsabiliza de recibir en perfectas condiciones los insumos de los diferentes proveedores. • Identificar y clasificar las mercaderías anotando la cantidad recibida de cada artículo. • Cumple otras funciones que se le asigne. 4. Requisitos del cargo: • Título de administración de empresas • Formación técnica y/o auxiliar en informática. ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 28. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ 5. organigrama: Gerencia general Logística Adquisiciones Almacén PRODUCCIÓN 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • El gerente de producción Depende del gerente general. • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones. • Mantiene coordinación con el gerente general, y demás órganos de línea. 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES N Nº De CAP de orden plazas 0101 Gerente de producción. 01 2. Funciones específicas a nivel del cargo: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 29. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • Planear, organizar, dirigir y controlar los diferentes procesos de producción. • Optimizar la calidad y productividad, utilizando métodos y procedimientos que conlleven a obtener mejores resultados en la producción. • Requerir las maquinarias y equipos necesarios para llevar a cabo el proceso de producción. • Supervisar permanentemente el proceso de producción. • Realizar un inventario de los productos terminados. • Cumple otras funciones que se le asigne. 4. Requisitos del cargo: • Título de administración de empresas • Formación técnica y/o auxiliar en informática. • Experiencia de 2 años en gerencia. 5. organigrama: Gerencia general Producción Logística Adquisiciones Agua de Mesa Almacén VENTAS ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 30. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ 1. líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación • El gerente de Ventas Depende del gerente general • El gerente general es responsable del cumplimiento de sus funciones. • Mantiene coordinación con el gerente general 2. Cuadro orgánico de asignación de cargos Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES N Nº De CAP de orden plazas 0101 Gerente de marketing 01 3. Funciones específicas a nivel del cargo: • Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades diseñadas tanto para satisfacer las necesidades de los clientes como para alcanzar los objetivos de la organización. • Establecer los canales de distribución para nuestro producto. • Determinar el precio del producto en los diferentes segmentos del mercado. • Formular e implantar el plan de ventas y de publicidad. • Diseñar la envoltura del producto. • Promover el consumo del producto a través de campañas agresivas de publicidad. • Participar en los diferentes eventos que se realicen con el fin de dar a conocer nuestro producto. • Cumple otras funciones que se le asigne. 4. Requisitos del cargo: ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA
  • 31. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración ___________________________________________________________________________________________ • Titulo en administración de empresas y/o marketing • Formación técnica y/o auxiliar en informática • Experiencia de 2 años en gerencia. 5.Organigrama Gerencia general Producción Marketing Logística Adquisiciones Agua de Mesa Almacén ______________________________________________________________________ WARNER MARTINEZ, ACUÑA