Describe la importancia y construcción del EDT, Matriz de comunicaciones y Matriz de responsabilidades. Diapositiva para el diplomado en formulación y gerencia de proyectos de la Universidad Pontificia Bolivariana.

1. “El hombre que se prepara, tiene
media batalla ganada”
Benjamín Franklin

2. GESTION DE PROYECTOS
Edwin J. Ortega Z.
Sesión 3

3. Sesión Fecha Hora Tema Contenidos Metodología
1 03/10/20158:00 am a 12:00 m
Introducción a la gestión de
proyectos
Gerenciamiento de un proyecto,
Organización de un proyecto, el
empleo de software en el manejo de
un proyecto
Clase magistral con
ejercicios
hipotéticos
2 03/10/20151:00 pm a 5:00 pm
Uso de paquete de office en
la gestión de proyectos
Gestión de proyectos usando
Microsoft Office
Clase práctica con
aplicación práctica
en sala
3 10/10/20158:00 am a 12:00 m Administración del tiempo
EDT, Plan de comunicaciones, plan de
ejecución (La programación del
proyecto)
Clase teórico
practica con
ejercicios grupales
4 10/10/20151:00 pm a 5:00 pm
Software para el manejo de
proyectos
Introducción a Microsoft Proyect
Taller práctico con
aplicación en sala
5 17/10/20158:00 am a 12:00 m
Administración del tiempo y
presupuestos
Plan de ejecución (Ruta crítica,
planificación, programación y
presupuestos, licitaciones y
adjudicaciones)
Clase magistral con
ejercicio aplicado
6 17/10/20151:00 pm a 5:00 pm Gestión de los resultados
Construcción y medición de
indicadores
Taller práctico con
aplicación en sala
PROGRAMA

4. ¿Es posible controlar todas las variables?

5. Modelo
Es una representación o abstracción de una situación u objeto real, que
muestra las relaciones (directas o indirectas) y las interrelaciones de la acción y
la reacción en términos de causa y efecto.
• Icónico
• Analógicos
• Simbólicos o matemáticos

6. Modelos Matemáticos
1. Cuantitativos y cualitativos
2. Estándares y hechos a la medida
3. Probabilísticas y determinísticos
4. Descriptivos y de optimización
5. Estáticos y dinámicos
6. De simulación y no simulación

7. Búsqueda de Objetivo
• Esta herramienta permite hacer muchas pruebas de valores en
una fórmula hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las
condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de
una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus
argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar
diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que
necesitamos.

8. Probabilidad
• La probabilidad mide la mayor o menor posibilidad de que se
dé un determinado resultado (suceso o evento) cuando se
realiza un experimento aleatorio.
• Para calcular la probabilidad de un evento se toma en cuenta
todos los casos posibles de ocurrencia del mismo; es decir, de
cuántas formas puede ocurrir determinada situación.
• Los casos favorables de ocurrencia de un evento serán los que
cumplan con la condición que estamos buscando.

9. Tabla de datos
• Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo el
cambio de una o dos variables en las fórmulaafectará a los resultados
de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método rápido para
calcular varios resultados en una operación y una forma de ver y
comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja
de cálculo.

10. Análisis de riesgo de un proyecto
Existen 3 tipos de riesgos en un proyecto:
• Riesgo individual Es le riesgo que tendría un activo si fuera el único que poseyera
una empresa, se mide a través de la variabilidad de los rendimientos esperados
de dicho activo.
• Riesgo corporativo o interno de la empresa, es aquél que consideré los efectos
de la diversificación de los accionistas, se mide a través de los efectos de un
proyecto sobre la variabilidad en las utilidades de la empresa. Refleja el efecto del
proyecto sobre el riesgo de la empresa.
• Riesgo de beta o de mercado, es la parte del proyecto que no puede ser
eliminado por diversificación, se mide a través del coeficiente de beta de un
proyecto. No afecta mucho por la diversificación de cartera.
El riesgo individual de un proyecto es el mas importante debido a que es más fácil
de estimar que su riesgo corporativo y que el riesgo beta. El riego individual es una
aproximación del riesgo de beta y del riesgo corporativo.

11. Evaluación de riesgo
Hay 3 técnicas para evaluar el riesgo
individual de un proyecto:
1) Análisis de sensibilidad
2) Análisis de escenarios
3) Simulación del método de Monte
Carlo.

12. Análisis de escenarios de riesgo
• Las circunstancias financieras buenas y malas se comparan con la situación
más probable o con un caso básico. Se analiza de acuerdo a la modificación
de todas las variables en el peor de los casos y otro análisis en el mejor de
los casos, para llegar así al caso básico.
• Después se establece la probabilidad de que ocurra uno de los escenarios.
• El riesgo de un proyecto dependerá de la sensibilidad a los cambios en las
variables fundamentales y al rango de los valores posibles para estas
variables de acuerdo a sus probabilidades.

13. Análisis de sensibilidad.
Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario optimista)
(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo)
Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
Ingresos $ 4,400 $ 3,520 $ 2,816 $ 2,253 $ 1,802 $ 14,791
Costos directos 1,760 1,408 1,126 901 721 5,916
Ingreso neto 2,640 2,112 1,690 1,352 1,081 8,875
Mantenimiento 400 55 264 33 - 792
Flujo neto $ 2,200 $ 2,057 $ 1,426 $ 1,319 $ 1,081 8,083
Recuperación de activos (al 5o. año)
Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 7,700
Valor estimado de recuperación de la maquinaria 398
8,098
Valor de recuperación sin descontar escenario optimista $ 16,181
Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario moderado)
(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo)
Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
Ingresos $ 4,000 $ 3,200 $ 2,560 $ 2,048 $ 1,638 $ 13,466
Costos directos 1,600 1,280 1,024 819 655 5,378
Ingreso neto 2,400 1,920 1,536 1,229 983 8,068
Mantenimiento 400 50 240 30 - 720
Flujo neto $ 2,000 $ 1,870 $ 1,296 $ 1,199 $ 983 7,348
Recuperación de activos (al 5o. año)
Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 7,000
Valor estimado de recuperación de la maquinaria 362
7,362
Valor de recuperación sin descontar escenario moderado $ 14,710
Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario pesimista)
(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo)
Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
Ingresos $ 3,200 $ 2,560 $ 2,048 $ 1,638 $ 1,310 $ 10,756
Costos directos 1,280 1,024 819 655 524 4,302
Ingreso neto 1,920 1,536 1,229 983 786 6,454
Mantenimiento 320 40 192 24 - 576
Flujo neto $ 1,600 $ 1,496 $ 1,037 $ 959 $ 786 5,878
Recuperación de activos (al 5o. año)
Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 5,600
Valor estimado de recuperación de la maquinaria 290
5,890
Valor de recuperación sin descontar escenario pesimista $ 11,768

14. Cálculo del valor esperado
Año Escenario Flujo Probabilidad Valor
esperado
1 Optimista $ 2,200 10% $ 220
Moderado 2,000 60% 1,200
Pesimista 1,600 30% 480
100% 1,900
2 Optimista $ 2,057 10% 206
Moderado 1,870 60% 1,122
Pesimista 1,496 30% 449
100% 1,777
3 Optimista $ 1,426 10% 143
Moderado 1,296 60% 778
Pesimista 1,037 30% 311
100% 1,232
4 Optimista $ 1,319 10% 132
Moderado 1,199 60% 719
Pesimista 959 30% 288
100% 1,139
5 Optimista $ 9,180 10% 918
Moderado 8,345 60% 5,007
Pesimista 6,676 30% 2,003
100% 7,928
Valor de recuperación sin descontar (detonador) $ 13,976

15. Tareas y
responsabilidades
¿Quien hace
qué?
¿Quien puede
hacer qué?
¿Quien decide
que?
¿Quien se
responsabiliza
de que?
¿Quien y
cuando
interviene?

16. EDT
Estructura de División de Trabajo

17. EDT
• Estructura de división de trabajo que consiste en subdividir los
entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes
más pequeños y más fáciles de manejar.

18. 18
PMI, 2008

20. 20
PMI, 2008

21. Figura 5-6. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo
donde algunas ramas se descomponen hasta el nivel de los
paquetes de trabajo
Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE
ramiro.fonseca.macrini@gmail.com
PMI, 2008

23. Diccionario de la EDT
• Documento generado en el proceso Crear EDT y que respalda
la EDT.
• Es un documento que acompaña a la EDT.
• El contenido detallado de los componentes que se incluyen en
una EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de
control, pueden describirse en el diccionario de la EDT.
• Para cada componente de la EDT, el diccionario de la EDT
incluye un identificador de código de cuenta, un enunciado del
trabajo, la organización responsable y una lista de hitos del
cronograma.
23

24. Diccionario de la EDT
• Otra información para un componente de la EDT puede
incluir:
• información sobre contratos,
• requisitos de calidad y referencias técnicas para facilitar la
realización del trabajo.
• Otra información correspondiente a una cuenta de control sería
un número de cargo.
• Otra información para un paquete de trabajo puede
incluir una lista de las actividades del cronograma
relacionadas, recursos necesarios y una estimación de
costes.
24

25. Productos Entregables
•Un entregable aprobado es cualquier
producto, resultado o capacidad de prestar
un servicio único y verificable que debe
producirse para terminar un proceso, una
fases o un proyecto.
25

26. Productos Entregables
• Los entregables del proyecto incluyen tanto las salidas
que abarcan el producto o servicio del proyecto, como los
resultados auxiliares, tales como informes y
documentación generados por el proceso de la dirección
del proyecto. Los entregables pueden describirse en
manera resumida o muy detallada.
PMI, 2008

28. Estructura Diagrama en árbol
1. Etapa 1
1.1 Entregable
1.1.A Paq.
1.1.1. Tarea
1.1.B Entreg.
1.2 Entregable
2. Div. Func. 2
......
Etapas Divisiones Funcionales
Entreg. 1.2Entreg. 1.1
Entreg. 1.1.BPaquete de Trabajo
Primer nivel
Construyendo el EDT
Tarea

29. Ejemplo EDT Casa
• Proyecto casa
• Diseño
• Planos de la casa
• Compras
• Materiales comprados
• Construcción
• Cimentación
• Zapatas
• Columnas
• Paredes
• Acondicionamiento
• Instalaciones sanitarias
• Instalaciones eléctricas
• Control
Proyecto
Diseño
Planos de la casa
Compras
Materiales
comprados
Construcción
Cimentación
Zapatas
Columnas
Paredes Acondicionamiento
Instalaciones
sanitarias
Instalaciones
eléctricas
Control

30. Ejemplo: PROYECTO DE MEJORAMIENTO BARRIAL

31. Chamoun, 2002

32. RAM
Matriz de Responsabilidades

33. Matriz de responsabilidades (RAM)
• Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar
que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y de
que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles
y responsabilidades.

34. Definiciones importantes para la RAM
• Rol: Describe la parte de un proyecto de la cual una persona es
responsable (analista de negocio, ingeniero, coordinador, tester). Por
cada rol debería identificarse su nivel de autoridad y responsabilidad.
• Autoridad: El derecho de comandar a otros, tomar decisiones dentro
de ciertos límites y firmar aprobaciones. Los niveles individuales de
autoridad deberían coincidir con las responsabilidades individuales
• Responsabilidad: El trabajo que se espera que realice un miembro del
equipo para completar una actividad del proyecto.
• Competencia: La habilidad y la capacidad necesaria para completar
las actividades del proyecto

35. Matriz de responsabilidades RACI
Rol Descripción
R Responsible Responsable
Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Lo más habitual es
que exista sólo un encargado (R) por cada tarea; si existe más de uno, entonces el
trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices
RASCI.
A Accountable Quien rinde cuentas
Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el quien debe rendir
cuentas sobre su ejecución. Sólo puede existir una persona que deba rendir
cuentas (A) de que la tarea sea ejecutada por su responsable (R).
C Consulted Consultado
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para realizar la tarea. Se
le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional)
I Informed Informado
Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la
tarea. A diferencia del consultado (C), la comunicación es unidireccional.

36. Matriz RASCI y VARISC
Rol Descripción
S Support Apoyo
Son recursos asignados al encargado (R) para la
consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C),
el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea.
Rol Descripción
V Verify Verificador
Este rol se encarga de comprobar si el producto
concuerda con los criterios de aceptación establecidos
en la descripción del producto.
S Sign Aprobador
Este rol aprueba las decisiones de V y autoriza la salida
del producto. Lo lógico es que el trabajo de un S
preceda siempre al de un A.

37. Gestión de las
comunicaciones

38. Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del proyecto sean adecuados y
oportunos.
• Identificar a los Interesados
• Planificar las Comunicaciones
• Distribuir la Información
• Gestionar las Expectativas de los Interesados
• Informar el Desempeño

39. Identificar a los Interesados
• Es el proceso que consiste en identificar a
todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto, y documentar
información relevante relativa a sus
intereses, participación e impacto en el
éxito del mismo.

40. Planificar las Comunicaciones
• Es el proceso para determinar las necesidades de información de los
interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones
con ellos.

41. Distribuir la Información
• Es el proceso de poner la
información relevante a
disposición de los interesados en
el proyecto, de acuerdo con el
plan establecido.

42. Gestionar las Expectativas de los Interesados
• Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los
interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas
conforme se presentan.

43. Informar el Desempeño
• Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el
desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del
avance y las proyecciones.

44. Dimensiones de la comunicación en un
proyecto
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicación, público)
• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos
electrónicos, conversaciones ad hoc)
• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre
colegas)
• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones
extraoficiales)
• Escrita y oral
• Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

47. Cada derecho implica una responsabilidad; cada
oportunidad, una obligación, cada posesión, un
deber.
John D. Rockefeller.