Gco.prf01.00 proc cobranzas cuentas del estado aprobado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: GCO-PRF-01-00
Fecha de Emisión: 26/08/2010
COBRANZAS CUENTAS DEL ESTADO Fecha Resolución:
Área Responsable: Unidad de Marketing
ELABORADO POR:
Lic. Pablina Díaz Maciel
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
Asesor de Planeamiento y Gestión
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN & MÉTODOS
INDICE PÁG.
1. OBJETIVO DEL MANUAL…………………………………………………….…...…01
2. PROCEDIMIENTOS...…………………………..…………………………...…………01
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO……………………………………………01
2.2 AREAS INVOLUCRADAS…………………………………………………….…..01
2.3 DEFINICIONES……………………………………………………………….........01
2.4 METODO DE TRABAJO………………………………………………………......02
2.4.1 Descriptivo………………..……………………………………………..….....02
2.4.1.1 REMISIÓN DE NOTIFICACIONES Y FACTURAS A ENTIDADES DEL ESTADO……......02/03
2.4.1.2 ENTIDADES QUE REALIZAN SUS PAGOS A TRAVÉS DEL DÉBITO AUTOMATICO EN
BANCO HABILITADO POR LA ESSAP………………………………..……..03/06
2.4.1.3 ENTIDADES QUE REALIZAN SUS PAGOS CON CHEQUES EN LA ESSAP…………....06/10
2.4.1.4 DEPÓSITO DE CHEQUES…………………...…………………………….….10
2.4.2 Diagrama de Flujo………………………..…………………………………....11
3. REGLAMENTOS…………………………………………………………………….…..11
3.1 INTERNOS……………………………………………………………………………....11
3.2 EXTERNOS……………………………………………………………………………...11
4. ANEXOS…………………………………………………..………………………….......11
5. APROBACIÓN….………………………………………..………………………….......12

COBRANZAS CUENTAS DEL ESTADO
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Fecha Resolución:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
1. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer un “Procedimiento Administrativo Estándar”, para las cobranzas de las
Cuentas del Estado, Capital e Interior.
2. PROCEDIMIENTOS:
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Ordenar, unificar criterios y estandarizar la gestión administrativa de las cobranzas del
estado, para la obtención de la eficiencia y la eficacia; en búsqueda de la optimización
de nuestros servicios.
2.2 AREAS INVOLUCRADAS
2.2.1 INTERNAS
 Gerencia Comercial
- Unidad de Marketing – Área Cobranzas del Estado.
- Unidad de Facturación – Área Carga de Datos.
 Gerencia Financiera
- Unidad de Tesorería – Departamento de Tesorería.
 Gerencia Regiones del Interior
2.2.2 EXTERNAS
 Entidades del Estados
 Entidad Bancaria
2.3 DEFINICIONES
 Cobranzas del Estado: Proceso administrativo realizado para el cobro de dinero
por las prestaciones de servicios brindados por la ESSAP, a todas las Entidades o
Instituciones Públicas.
 Ciclo de Facturación: Consiste en la generación e impresión de las facturas
correspondientes a un periodo de lectura mensual, (rutas de 1 al 15).
 Tira Sumatoria de Maquina de Calcular (TSMC): Es la cinta auditora que
emite la máquina de calcular al realizar cualquier tipo de operación matemática
 Retención de Impuestos: Es el porcentaje que retiene el comprador de bienes y
servicios, en concepto de impuestos, practicada sobre el valor total de la compra
del proveedor, para ser tributado posteriormente al Estado a nombre del
contribuyente.
 Nota de Crédito Bancaria: Es el documento que entrega el Banco como
constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero por parte de la
Entidad del Estado.

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Fecha Resolución:
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Gerente Comercial
Gerente Financiero
PPaassoo RReessppoonnssaabbllee PPrroocceeddiimmiieennttoo
01
Área Cobranzas
del Estado
Retira facturas de Cuentas del Estado, correspondientes a Capital según rutas facturadas, de la Gerencia de
Tecnología y Desarrollo Informático, hasta completar el ciclo.
02 Área Cobranzas
del Estado
Recibe facturas de Cuentas del Estado de todas las Ciudades del Interior, de la Gerencia Regiones del
Interior, ciclo completo.
03 Área Cobranzas
del Estado
Corta y clasifica las facturas por Código de Entidades y Zona, Capital e Interior. Archiva provisoriamente,
hasta completar el ciclo de impresión de las facturas de Capital.
Completado el ciclo de la facturación de capital, solicita a la Gerencia de Tecnología y Desarrollo
Informático, los siguientes documentos:
- Listado Deudas Pendientes por Año-Interior (LDPAI) (en duplicado) (anexo-01)
- Listado Cuentas Pendientes por Institución-Interior (LCPII) (un ejemplar) (anexo-02)
- Resumen General Cuentas Pendientes por Rubro-Interior (RGCPRI) (en duplicado) (anexo-03).
- Listado de Deudas Pendientes por Año-Capital (LDPAC) (en duplicado) (anexo-04).
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital (LCPIC) (un ejemplar) (anexo-05)
- Resumen General de Cuentas Pendientes por Rubro-Capital (RGCPRC) (en duplicado) (anexo-06)
04
Área Cobranzas
del Estado
Clasifica los informes arriba citados por código de Entidades y adjunta a las facturas.
05
Área Cobranzas
del Estado
Prepara Notificaciones en dos ejemplares y remite, para la firma al Gerente Comercial, (anexo-07).
06
Gerente
Comercial
Toma conocimiento, firma y remite los dos ejemplares, al Área Cobranzas del Estado.
07
Área Cobranzas
del Estado
Recibe los dos ejemplares firmados, adjunta a las facturas y a las planillas que están agrupadas por Entidades.
08
Área Cobranzas
del Estado
Solicita vehículo para entregar las Notificaciones y Facturas a todas las Entidades del Estado, a la Unidad de
Transporte.
09 Área Cobranzas
del Estado
1- ENTIDADES QUE NO RETIRAN FACTURAS DE LA ESSAP
Distribuye a las Entidades del Estado los siguientes documentos:
- Notificaciones (en duplicado)
- Facturas (originales)
- Listado Deudas Pendientes por Año-Interior (LDPAI) (en duplicado)
- Listado Cuentas Pendientes por Institución-Interior (LCPII) (una sola copia)
- Resumen General Cuentas Pendientes por Rubro-Interior (RGCPRI) (en duplicado)
- Listado de Deudas Pendientes por Año-Capital (LDPAC) (en duplicado)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital (LCPIC) (una sola copia)
- Resumen General de Cuentas Pendientes por Rubro-Capital (RGCPRC) (en duplicado)
2.4 METODO DE TRABAJO
2.4.1 Descriptivo
2.4.1.1 Remisión de Notificaciones y Facturas a Entidades del Estado

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Gerente Comercial
Gerente Financiero
10
Entidad del
Estado
Recibe el original de las documentaciones mencionadas en el item anterior, sella y asigna número de
Expediente en el segundo ejemplar de la notificación y devuelve el duplicado de los documentos, excepto:
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital.
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior.
11
Área Cobranzas
del Estado
Archiva en orden cronológico los siguientes documentos:
- Notificaciones (duplicado)
- LDPAC (duplicado)
- RGCPRC (duplicado)
- LDPAI (duplicado)
- RGCPRI (duplicado)
12
Área Cobranzas
del Estado
2- ENTIDADES QUE RETIRAN FACTURAS DE LA ESSAP
Entrega facturas, Capital e Interior al personal responsable en retirar las mismas, previa firma en el cuaderno
de registro, donde consta el nombre de la Entidad, cantidad de facturas entregadas, Cuentas Corrientes
Catastrales y fecha de entrega.
01
Área Cobranzas
del Estado
Ingresa a la página Web del Ministerio de Hacienda “Proveedores del Estado” y consulta si el Banco Central
del Paraguay proceso alguna transferencia a la Cuenta de ESSAP, de las Entidades del Estado que realizaron
sus pagos en concepto de suministro de agua.
 Si no figura depósitos, consulta en otro momento o al día siguiente.
 Si figura transferencia de pagos de algunas Entidades, transfiere la información a una Planilla Excel y
aguarda las documentaciones respaldatorias.
02
Área Cobranzas
del Estado
Solicita vehículo para retirar documentos respaldatorios de los depósitos realizados por las Entidades del
Estado, a la Unidad de Transporte.
03
Área Cobranzas
del Estado
 Si hay vehículo, funcionario de esta Área retira los documentos de cada Entidad del Estado.
 Si no hay vehículo disponible, llama a cada Entidad, para solicitar que remitan los documentos
respaldatorios de los depósitos realizados.
04
Área Cobranzas
del Estado
1- ENTIDADES QUE PRACTICAN RETENCIÓN - IVA/RENTA
Recibe los siguientes documentos:
- Comprobante de Retención (CR) - (original)-(anexo-08)
- Facturas Capital e Interior - (puede presentar o no)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital (LCPIC) (puede presentar o no)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior (LCPII) (puede presentar o no)
- Listados de Cuentas Corrientes Catastrales Pagados de Capital e Interior (LCCCP), perteneciente a la
Entidad y que debe ser devuelta a la misma posterior a la verificación correspondientes -
(puede presentar o no) (anexo-09).
Verifica si lo depositado en la Página Web coincide con la diferencia entre el total abonado y monto retenido
del Comprobante de Retención.
 Si no coinciden montos: Se comunica con el/la responsable ante la Entidad, para subsanar cualquier tipo
de diferencia o solicitar cambios de documentos si fuera el caso.
 Si coinciden montos: Verifica documentos presentados por la Entidad: (Facturas, LCPIC, LCPII ó
(LCCCP).
2.4.1.2 Entidades que realizan sus Pagos a través de Débito Automático en Banco habilitado por la ESSAP

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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
05 Área Cobranzas
del Estado
 CUANDO LA ENTIDAD PRESENTA FACTURAS
Suma las facturas y el monto obtenido debe ser igual a la sumatoria de Retención CR + Nota de Crédito
(que figura en la Pagina Web), si no concilia busca error o diferencia. Una vez conciliado adjunta tickete
de sumatoria a los talones de facturas.
 CUANDO LA ENTIDAD NO PRESENTA FACTURAS y solo presenta (LCPIC, LCPII O LCCCP).
Se traslada al Área de Facturas Especiales, con el (LCPIC, LCPII O LCCCP) e imprime Recibo de
Dinero (anexo-10) de acuerdo al listado de pagos presentado.
Suma los Recibos y el monto obtenido debe ser igual a la sumatoria de Retención CR + Nota de Crédito
(que figura en la Pagina Web), si no concilia busca error o diferencia. Una vez conciliado adjunta tickete
de sumatoria a los talones de recibos.
06
Área Cobranzas
del Estado
2- ENTIDADES QUE NO PRACTICAN RETENCIÓN - IVA/RENTA
Recibe los siguientes documentos:
- Facturas Capital e Interior - (puede presentar o no)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital (LCPIC) (puede presentar o no)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior (LCPII) (puede presentar o no)
- Listados de Cuentas Corrientes Catastrales Pagados de Capital e Interior (LCCCP), perteneciente a la
Entidad y que debe ser devuelta a la misma posterior a la verificación correspondientes -
(puede presentar o no) (anexo-09).
Suma las facturas y el monto obtenido debe ser igual al monto depositado que figura en la pagina Web, si
no concilia, busca error o diferencia. Una vez conciliado adjunta ticket de sumatoria a las talones de
facturas.
 CUANDO LA ENTIDAD NO PRESENTA FACTURAS, y solo presenta (LCPIC, LCPII O
LCCCP)
Se traslada al Área de Facturas Especiales, con el (LCPIC, LCPII O LCCCP) e imprime Recibos de
Dinero de acuerdo al listado de pagos presentado.
Suma los recibos y el monto obtenido debe ser igual al monto depositado que figura en la pagina Web, si
no concilia busca error o diferencia. Una vez conciliado, adjunta tickete de sumatoria a los talones de
recibos.
07
Área Cobranzas
del Estado
Sella pagado en las facturas, recibos y talones, registra número de Orden de Pago (OP) del Banco Central del
Paraguay (BCP), que figura en la página Web y firma.
08
Área Cobranzas
del Estado
Separa talones de las facturas ó recibos de dinero y archiva provisoriamente todas las documentaciones
procesadas de las diferentes Entidades hasta su remisión, a las Áreas Involucradas.
Estos documentos se remiten por semana con fecha que debe ser sábado, para que se procese el cobro
realizado por cada Entidad del Estado.
09
Área Cobranzas
del Estado
Elabora, planillas de cobros separando los montos correspondientes a Capital e Interior, que son los
siguientes:
- Planilla de Créditos por Ctas Ctes. Ctrales Interior (PCCCCI) (en duplicados)-(anexo-11)
- Planilla de Créditos Detallado Capital (PCDC) (en cuadruplicados) (anexo-13)
- Planilla de Créditos Detallado Interior (PCD I) (en triplicados)-(anexo-14)
- Planilla de Créditos y Retención Capital e Interior por Institución ( PCRCII)-(en triplicados)- (anexo-15)
10
Área Cobranzas
del Estado
Emite Comunicación Interna (CI) (anexo-12) en duplicados por cada sector que son:
- Gerencia Regiones del Interior
- Unidad Control de Cobranzas
- Unidad de Facturación
Firma y adjunta a las planillas elaboradas en el item anterior, según corresponda a cada área.
11
Área Cobranzas
del Estado
Hace fotocopia del Listado de Ctas. Ctes. Ctrales. Pagados, (LCCCP).

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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
12
Área Cobranzas
del Estado
Distribuye documentos, conforme detalle descripto en los ítems posteriores.
13 Área Cobranzas
del Estado
Entrega documentos, con las facturas o recibos de dinero sellados con la leyenda pagado, a las Entidades
del Estado.
- Factura-Capital e Interior (puede existir o no)
- RD-Capital e Interior (puede existir o no)
- LCPIC (original) (puede existir o no)
- LCPII (original) (puede existir o no)
- LCCCP (original) (puede existir o no)
14
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Gerencia Regiones del Interior.
- PCCCCI (original)
- Talones-Fact (original) (puede existir o no).
- Talones-RD (original) (puede existir o no).
- TSMC-Int. (original)
- CI (original)
15
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Unidad de Control de Cobranzas.
- PCDI (original)
- PCDC (duplicado)
- PCRCII (original)
- CR (original) (puede existir o no), si es una Entidad Retentora.
- CI (original)
16
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Unidad de Facturación – Área Carga de Datos.
- PCDC (original)
- Talones-RD-Cap. (original) (puede existir o no)
- Talones-Fact.-Cap. (original) (puede existir o no)
- TSMC-Cap. (original)
- CI (original)
17
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Unidad de Contabilidad.
- PCDC (triplicado)
- PCDI (duplicado)
- PCRCII (duplicado)
18 Área Cobranzas
del Estado
Recibe los duplicados de los documentos, con cargos de recepción y archiva en orden cronológico.
- PCCCCI (duplicado)
- PCDI (triplicado)
- PCDC (cuadruplicado)
- PCRCII (triplicado)
- CI-UCC (duplicado)
- CI-UF (duplicado)
- CI-GRI (duplicado)
- LCCCP (fotocopia) (puede existir o no)
- CR (fotocopia) (puede existir si es Agente de Retención o no)
19
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Recibe documentos del Área Cobranzas del Estado.
- PCDC (original)
- CI (original)

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Fecha Resolución:
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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
20
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Carga al Sistema Informático, los datos de los talones correspondientes a las facturas cobradas y compara
monto total con la (PCDC y TSMC).
 Si coincide total de montos con la (PCDC y TSMC) registra media firma por la (PCDC) y remite todas
las documentaciones, a la Unidad Control de Cobranzas.
- PCDC (original)
- CI (original)
 Si no coinciden los montos, busca error o diferencia en el Sistema.
- Si el error o diferencia es en la carga de datos, identifica y corrige.
- Si el error o diferencia no es en la carga de datos, anota la diferencia o tipos de problemas en la (PCDC)
y comunica al Área de Cobranzas del Estado para retirar los documentos.
21
Área Cobranzas
del Estado
Retira los documentos del Área de Carga de Datos.
- PCDC (original)
- CI (original)
22
Área Cobranzas
del Estado
Solicita Listado No Tilda Cobranzas, (NTC).y retira de la Gerencia de Tecnología y Desarrollo Informático.
23
Área Cobranzas
del Estado
Busca diferencias en Planilla de Créditos Detallados-Capital (PCDC), talones de facturas o talones de recibos
de dinero, conforme a la diferencia que figura en el listado, (NTC).
24
Área Cobranzas
del Estado
Identifica error o diferencia, y se traslada al Área Carga de Datos, con los mismos documentos retirado de
esa Área que figura en el paso número 21.
25
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Corrige error o diferencia en el Sistema antes del punteo, registra media firma en la misma y remite las
documentaciones, a la Unidad de Control de Cobranzas.
- PCDC (original)
- CI (original)
El (NTC) original, remite al Área de Cobranzas del Estado, para su archivo.
2.4.1.3 Entidades que realizan sus pagos con cheque en la ESSAP
01 Área Cobranzas
del Estado
Recepciona documentos de pagos, de las Entidades del Estado.
- Orden de Pago (anexo-16)
- Cheque (anexo-17)
- Facturas Capital e Interior - (puede presentar o no).
- Comprobante de Retención - (puede presentar si es Agente de Retención o no)
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital (LCPIC)- (puede presentar o no).
- Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior (LCPII)
- Listado de Cuentas Corrientes Catastrales Pagados, (LCCCP) Capital e Interior (puede presentar o no).
Verifica datos y monto del cheque y concilia con la Orden Pago mas Comprobante de Retención, si esta es
una Entidad de Retención.

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Fecha Resolución:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
02
Área Cobranzas
del Estado
 Si no coinciden montos: Se comunica por teléfono con el/la responsable ante la Entidad correspondiente,
para subsanar cualquier tipo de diferencia o solicitar cambios de documentos si fuera el caso.
 Si coinciden montos: Verifica tipos de documentos presentados por la Entidad: (Facturas, LCPIC, LCPII
o LCCCP).
03 Área Cobranzas
del Estado
Suma las facturas y el monto obtenido debe ser igual a la sumatoria del monto retenido + Cheque; la
Orden de Pago debe ser igual al monto del Cheque, si no concilia busca error o diferencia. Una vez
conciliado adjunta tickete de sumatoria a los talones de facturas.
 CUANDO LA ENTIDAD NO PRESENTA FACTURAS, y solo presenta (LCPIC, LCPII O LCCCP)
Se traslada al Área de Facturas Especiales, con el (LCPI O LCCCP) e imprime Recibos de Dinero de
acuerdo al listado de pagos presentados.
Suma los Recibos y el monto obtenido debe ser igual a la sumatoria del monto retenido + Cheque; la
Orden de Pago debe ser igual al monto del Cheque, si no concilia busca error o diferencia. Una vez
conciliado adjunta tickete de sumatoria a los talones de recibos.
05 Área Cobranzas
del Estado
Separa talones de las facturas ó recibos de dinero, sella con la leyenda pagado por los mismos y registra fecha
de recepción de los documentos.
06
Área Cobranzas
del Estado
Se traslada a la Unidad de Tesorería dependiente de la Gerencia Financiera, con los siguientes documentos:
- Cheque
- CR
- OP
07
Jefe
Unidad de
Tesorería
Recibe documentos, verifica los datos del cheque y compara monto con la OP y CR si existe, firma por la
orden de pago y deriva al Departamento de Tesorería.
08
Departamento
de Tesorería
Recibe y hace fotocopias del:
- Cheque (una fotocopia)
- CR (una fotocopia)
- OP (dos fotocopia),
09 Departamento de
Tesorería
Deriva al Área de Cobranzas del Estado, los siguientes documentos:
- Cheque (fotocopia)
- CR (fotocopia)
- OP (original y fotocopia)
Deja en archivo provisorio para procesar los siguientes documentos:
- Cheque
- OP (fotocopia)
- CR (fotocopia)
10
Área Cobranzas
del Estado
Recibe del Departamento de Tesorería los siguientes:
- CR (fotocopia)
- OP (original y fotocopia)
11
Área Cobranzas
del Estado
Elabora planillas de cobros separando los montos correspondientes a Capital e Interior, que son los siguientes:
- PCCCCI (en duplicados)
- PCD C (en cuadruplicados)
- PCDI (en triplicados)
- PCRCII (en triplicados)

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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
12
Área Cobranzas
del Estado
Emite Comunicación Interna en duplicados por cada sector que son:
- Gerencia Regiones del Interior
- Unidad Control de Cobranzas
- Unidad de Facturación
- Unidad de Contabilidad
Firma y adjunta a las planillas elaborada en el item anterior según corresponda para cada área.
13 Área Cobranzas
del Estado
Hace fotocopia del Listado de Ctas. Ctes. Ctrales. Pagados, (LCCCP).
14
Área Cobranzas
del Estado
Distribuye documentos, conforme detalle descripto en los ítems posteriores
15 Área Cobranzas
del Estado
Entrega documentos, con las facturas o recibos de dinero sellados con la leyenda pagado, a las Entidades del
Estado.
- OP (original)
- Facturas - Capital e Interior (puede existir o no)
- RD - Capital e Interior (puede existir o no)
- LCPIC (original) (puede existir o no)
- LCPII (original) (puede existir o no)
- LCCCP –Capital e Interior (original) (puede existir o no)
16
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Gerencia Regiones del Interior.
- PCCCC-Int. (original)
- Talones-Fact (original) (puede existir o no).
- Talones-RD (original) (puede existir o no).
- TSMC-Int. (original)
- CI (original)
17
Área Cobranzas
del Estado
- PCDI (original)
- PCDC (duplicado)
- PCRCII (original)
- CR (original) (puede existir si es Agente de Retención o no)
- CI (original)
- BD
- OP (fotocopia)
18
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Unidad de Facturación – Área Carga de Datos.
- PCDC (original)
- CI (original)
19
Área Cobranzas
del Estado
Remite los siguientes documentos, a la Unidad de Contabilidad.
- PCDC (triplicado)
- PCDI (duplicado)
- PCRCII (duplicado)
- CI

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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
20 Área Cobranzas
del Estado
- PCCCCI (duplicado)
- PCDI (triplicado)
- PCDC (cuadruplicado)
- PCRCII (triplicado)
- CI-UCC (duplicado)
- CI-UF (duplicado)
- CI-GRI (duplicado)
- CI-UCont. (duplicado)
- LCCCP (fotocopia) (puede existir si es Agente de Retención o no)
- CR (fotocopia) (puede existir o no)
- OP (fotocopia)
21
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Recibe documentos del Área Cobranzas del Estado.
- PCDC (original)
- CI (original)
22
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Carga al Sistema Informático, los datos de los talones correspondientes a las facturas cobradas y compara
monto total con la (PCDC y TSMC).
 Si coinciden los montos totales con la (PCDC y TSMC) registra media firma en la (PCDC) y remite las
documentaciones, a la Unidad Control de Cobranzas.
- PCDC (original)
- CI (original)
 Si no coinciden los montos, busca error o diferencia en el Sistema.
- Si el error o diferencia es en la carga de datos, identifica y corrige.
- Si el error o diferencia no es en la carga de datos, anota la diferencia o tipos de problemas en la (PCDC)
y comunica al Área de Cobranzas del Estado para retirar los documentos.
23
Área Cobranzas
del Estado
Retira los documentos del Área de Carga de Datos.
- PCDC (original)
- CI (original)
24
Área Cobranzas
del Estado
Solicita Listado No Tilda Cobranzas, (NTC).y retira de la Gerencia de Tecnología y Desarrollo Informático.
25
Área Cobranzas
del Estado
Busca diferencia en” Planilla de Créditos Detallados-Capital” (PCDC), talones de facturas o talones de
recibos de dinero, conforme a la diferencia que figura en el listado, (NTC).
26
Área Cobranzas
del Estado
Identifica error o diferencia, y se traslada al Área Carga de Datos, con los mismos documentos retirado de
esa Área que figura en el paso número 23.

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Fecha Resolución:
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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
27
Unidad de
Facturación-Área
Carga de Datos
Corrige error o diferencia en el Sistema antes del punteo, registra media firma en la misma y remite las
documentaciones, a la Unidad de Control de Cobranzas.
- PCDC (original)
- CI (original)
El (NTC) original remite al Área de Cobranzas del Estado, para su archivo.
01 Departamento de
Tesorería
Procesa los documentos que se encuentran en archivo provisorio, en el paso número 09 del ítem
2.4.1.3, “Entidades que Realizan sus Pagos con Cheque en la ESSAP”.
- Cheque
- OP (fotocopia)
- CR (fotocopia)
Prepara Boleta de Depósito en duplicado, firma y hace fotocopia del cheque.
02
Departamento de
Tesorería
Realiza depósito en el Banco respectivo, con los siguientes documentos:
- Cheque
- BD (en duplicado)
03 Entidad Bancaria Recibe documentos, verifica, sella la Boleta de Depósito y devuelve el duplicado de la misma al funcionario
responsable de la Unidad de Tesorería, dejando el cheque y el original de la Boleta de Deposito.
04 Departamento de
Tesorería
Recibe el duplicado (BD).
Prepara Comunicación Interna en duplicado.
05
Departamento de
Tesorería
Hace fotocopia de los siguientes documentos:
- OP (fotocopia)
- CR (fotocopia)
- BD (fotocopia)
06
Departamento de
Tesorería
- CR (fotocopia)
- BD (duplicado)
- OP (fotocopia)
- CI (original)
07
Departamento de
Tesorería
- CR (fotocopia)
- BD (duplicado)
- OP (fotocopia)
- CI (original)
2.4.1.4 Depósito de Cheques

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APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
2.4.2 Diagrama de Flujo.
GCOFL-01.00 - Cobranzas Cuentas del Estado, adjunto.
3. REGLAMENTOS
3.1. INTERNOS.
No aplicable
3.2. EXTERNOS.
No aplicable
4. ANEXOS
01- LDPAC: Listado de Deudas Pendientes por Año-Interior.
02- LDPAI: Listado de Deudas Pendientes por Año-Interior.
03- LCPIC: Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital
04- LCPII: Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior
05- RGCPRC: Resumen Gral. Cuentas Pendientes por Rubro-Cap.
06- RGCPRI: Resumen Gral. Cuentas Pendientes por Rubro-Int.
07- Notificación.
08- CR: Comprobante de Retención.
09- LCCCP: Listado de Ctas. Ctes. Ctrales. Pagados
10- RD: Recibo de Dinero
11- PCCCCI: Planilla de Creditos por Ctas. C. Ctrales. Interior.
12- CI: Comunicación Interna,
13- PCDC: Planilla de Creditos Detallado-Capital.
14- PCDI: Planilla de Creditos Detallado-Interior.
15- PCRCII: Planilla de Créditos y Retención, Capital e Interior por Institución.
16- OP: Orden de Pago.
17- Ch: Cheque

Página: 12 de 12
Fecha Resolución:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Gerente Financiero
5. APROBACIÓN
Responsables Firma Sello-Aclaración Fecha
Asesoría de Planeamiento y Gestión
Ing. Felix Yegros
Jefe Unidad de Procedimientos y O&M
Lic. Marcelo Cuevas
Gerente Comercial Gran Asunción
Lic. Luis Ricardo Udrizar
Jefe Unidad de Marketing
Ing. Cynthia Escobar Ruíz
Encargada Cuentas del Estado
Sra. Teresa Bogado
Jefe Unidad de Facturación.
Lic. Beltran Edgar Ortiz
Gerente Financiero
Lic. Leopoldo Z. Chaparro E.
Jefe Unidad de Tesorería
Lic. Carlos A. Zárate
Jefe Departamento de Tesorería
Sr. José Bogado

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