En el marco del Módulo sobre Formación para Auditotres Internos, se incluye una actualización del Sistema de Gestión Integral, según las siguientes Normas: NTCGP 1000:2009 / NTC ISO 9001:2008 / MECI 1000:2005 / SISTEDA.

1. NTCGP 1000:2009
NTC ISO 9001:2008
MECI 1000:2005
SISTEDA

2. • ACTUALIZARSE en la estructura, los
requisitos y los elementos
establecidos en las Normas NTCGP
1000:2009, ISO 9001:2008, MECI
1000:2005 y SISTDA
respectivamente y la forma como se
les da respuesta desde el SGI.

3. • Conceptualización
• Marco normativo relacionado con los modelos
• Principios de los modelos
• Estructura de los modelos
• SGI: Procesos
• Documentación del SGI
• Responsabilidad de la Dirección
• Gestión de los Recursos
• Prestación del Servicio
• Medición, Análisis y Mejora

4. Grado en el que un conjunto de
características inherentes
cumple con los requisitos.
NTCGP 1000:2009

5. Necesidad o expectativa
establecida generalmente
implícita u obligatoria.
NTCGP 1000:2009

6. EXPLICITAS
(OBLIGATORIAS) IMPLICITAS
• Legales. • Estéticas
• Especificaciones • Sociales
técnicas.
• Culturales
• Normas nacionales
o internacionales. • Sensoriales
• Términos de
referencia.

7. SISTEMA GESTIÓN
Conjunto de elementos Actividades coordinadas para
mutuamente relacionados o que dirigir y controlar una
actúan entre sí organización
• Políticas • Planificación
• Objetivos • Control
• Procesos • Aseguramiento
• Recursos • Mejoramiento

8.  Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de
la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios.
 Decreto Nacional 4110 de septiembre 12 de 2004, por el cual se reglamenta la
Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2004.
Acuerdo municipal 028 del 28 de abril del 2005 “Por medio del cual se adopta el
SGC en la administración central del municipio de Envigado y sus entes
descentralizados”.
 Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, por medio del cual se adopta la
actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000
a la versión 2009.

9. Sistema de Gestión de la Calidad
PROCESO
• Sistemática
PROCESO
• Transparente
PROCESO
• Dirigir y
Herramienta evaluar el
de Gestión desempeño
institucional
• Calidad y
satisfacción
social en la
prestación de
los servicios

10.  Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del
estado y se dictan otras disposiciones.
 Decreto Nacional 1599 de 2005 y anexo técnico, por medio del
cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano “MECI” 1000:2005.
 Resolución 584 de diciembre 7 de 2005 “Por medio del cual se
adopta el MECI 1000 en la IUE”.

11. Sistema de Control Interno • Actividades
• Operaciones y
• Esquema de
Actuaciones
organización
SUBSISTEMA
• Administración
• Planes
COMPONENTE ELEMENTO de Información y
• Métodos de los Recursos
• Principios
• Normas
Cumplimiento de
• Procedimientos las normas
y mecanismos constitucionales y
de verificación legales vigentes
y evaluación dentro de las
políticas y objetivos
previstos.

12.  Ley 489 de 1998: Capítulos IV (art. 15 parágrafo y art. 20) X y
XV. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la
administración pública.
 Decreto 3622 de 2005 “Por el cual se adoptan las políticas de
desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo cuarto de la
Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo
Administrativo.
5 POLITICAS: Desarrollo del Talento Humano , Gestión de la Calidad,
Democratización de la Administración Pública, Moralización y
Transparencia en la Administración Pública, Rediseños
Organizacionales

13. Sistema que articula y armoniza el SGC,
SCI y el SISTEDA.
El SGI se adopto en la Institución
mediante Resolución 1410 del 11 de
febrero de 2010 “Por medio del cual se
adopta el SGI en la IUE”.

14. Administración Actividades
de riesgos de control
Dirección Información
Estratégica
Subsistema Subsistema
Control Control de
Ambiente
Estratégico Gestión
de Comunicación
control PLANEAR HACER Pública
ACTUAR VERIFICAR
Subsistema
Control de Autoevaluación
Evaluación
Planes de
NTCGP 1000 Mejoramiento
Evaluación
Independiente
MECI 1000

15. 1. Enfoque hacia el cliente.
2. Liderazgo.
3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas.
4. Enfoque basado en los procesos.
5. Enfoque del sistema para la gestión.
6. Mejora continua.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.
9. Coordinación, cooperación y articulación.
10. Transparencia.
NTCGP 1000:2009

16. AUTOCONTROL . Control del propio trabajo
Aplicación de proceso y
Normas internas
AUTORREGULACIÓN
Eficacia, eficiencia y
Efectividad de las funciones
AUTOGESTIÓN

17. Subsistema Subsistema Subsistema
Control Control Control
Estratégico De Gestión De Evaluación
Ambiente
Actividades Autoevaluación
de Control
de Control
Direccionamiento Evaluación
Estratégico Independiente
Información
Administración
Del Riesgo Comunicación Planes de
Pública Mejoramiento

18. NTCGP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008
•Norma Nacional •Norma Internacional
•Lenguaje sector publico •Lenguaje genérico
•Notas para facilitar •Notas para facilitar
interpretación interpretación
•10 Principios •8 principios
•Términos y definiciones •Términos y definición
•Eficacia, eficiencia y •Eficacia del SGC
efectividad del SGC
•Riesgos
•Orientación elementos
comunes NTCGP1000 VS
MECI 1000

19. 1. Introducción
2. Objeto y Campo de Aplicación
3. Términos y Definiciones
4. Sistema de Gestión de la Calidad.
5. Responsabilidad de la Dirección.
6. Gestión de los Recursos.
7. Realización del Producto o Prestación del Servicio
8. Medición, Análisis y Mejora.

20. Elementos introductorios
1. Introducción
2. Objeto y campo de aplicación
3. Términos y definiciones
Requisitos
PLANEAR HACER
4. SGC 6. Gestión de los recursos
5. Responsabilidad de la dirección 7. Prestación del servicio
6.1 Gestión de los recursos
AJUSTAR – ACTUAR VERIFICAR
5.6 Revisión del SGC por la dirección 8. Medición, análisis y mejora
8.5 Mejora

21. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan para
generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
NTC GP 1000:2009
Entradas Resultados

22. • Procesos Estratégicos
• Procesos Misionales
• Procesos de Apoyo
• Procesos de Evaluación

23. Incluyen procesos relativos al establecimiento
de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, provisión de
comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección.
(NTCGP-1000:2009)

24. Incluyen todos los procesos que proporcionan
el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razón de
ser. (NTCGP-1000:2009)
CADENA DE VALOR

25. Incluyen todos aquellos procesos para la
provisión de recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales y
medición, análisis y mejora.
(NTCGP-1000:2009)
Insumos Infraestructura
Talento Humano
Servicios Asesorías
de Apoyo Específicas

26. Incluyen aquellos procesos necesarios para
medir y recopilar datos destinados a realizar el
análisis de desempeño y la mejora de la eficacia
y la eficiencia. Incluyen procesos de
medición, seguimiento y auditoría
interna, acciones correctivas y preventivas, y
son parte integral de los procesos
estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP-
1000:2009)

27. Mapa de Procesos
Evaluación
Estratégicos
Docencia
Misionales
Proyección social
Investigación
y Extensión
Requisitos Productos/
Servicios
Admisiones Servicios de
y Registro Biblioteca
Bienestar Universitario
De Apoyo

28. Proceso: Código:
LOGO Requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 y del MECI 1000:2005 Versión:
aplicables:
Página 1 de 1
Objetivo: Responsable:
Quien suministra Entradas Secuencia de actividades Salidas Quien recibe
P
H
V
A
Documentos (Incluye Legales y
Recursos Indicadores Riesgos
Reglamentarios)
Físicos: Internos: Procedimientos etc
Humanos: Externos: Metodologías etc
Ambiente de Trabajo: Normatividad: Leyes ,decretos etc

29. NTCGP 1000:2009
Establecer controles sobre los riesgos identificados y
valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente
y el logro de los objetivos de la entidad.
NOTA 2. Los controles sobre los riesgos pueden establecerse con base
en la identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos. La
guía de administración del riesgo disponible en www.dafp.gov.co y la
NTC 5254 puede servir como orientación para este propósito.

30. Contexto
Estratégico
Políticas de
Identificación
Administración
de Riesgos
de Riesgos
Análisis de Valoración de
Riesgos Riesgos

32. Generalidades
a. Política de calidad
b. Objetivos de calidad
c. Manual de calidad
d. Procedimientos requeridos por la
norma
e. Procedimientos necesarios para la
organización
f. Registros requeridos por la norma

33. Manual del SGI
Caracterización de proceso
Manuales y procedimientos
Normatividad aplicable
Mapas de riesgos
Fichas técnicas de indicadores
Formatos

34. M-DI-01 V:01
•Alcance y exclusiones:
Aplica para la totalidad de los procesos de la Institución.
Aplica para el diseño y la prestación de servicios educativos de
docencia en el nivel de pregrado, investigación, proyección social y
extensión, así como para los servicios de admisiones y registro,
biblioteca y bienestar universitario.
•Exclusiones
•7.6 Control de equipos de seguimiento y medición
•Caracterizaciones: Interacción entre los procesos del SGI y
referenciación a sus procedimientos, riesgos indicadores.
4.2 (5)

35. DOCUMENTOS SIGC
DESCRIPTIVOS EVIDENCIA
(Antes de la actividad) (Después de la actividad)
(4.2.3) (4.2.4)
Procedimiento Procedimiento
Internos SIGC Externos y Registros SGI
normatividad SGI Formatos diligenciados
Manuales Leyes Fotografías
Procedimientos Acuerdos Videos
Formatos Resoluciones
Normas
Metodologías
Información Información Información
secundaria Primaria secundaria

36. Procedimiento P-GD-01 Documentado para controlar:
Aprobación, Revis Identificación de
ión y cambios y Disponibilidad
Actualización estado actual
Documentos obsoletos Legibilidad
Documentos de origen
externo y distribución identificación

37. Procedimiento P-GD-05 Control de registros
tablas de retención documental
Identificación
Legibilidad Recuperación
Almacenamiento
Disposición
Protección Tiempo de retención
(Ley 594 de 2000)

38. Establecer el Formular la Planificar el Establecer la Revisar el Sistema de
compromiso de la política de Sistema de responsabilidad, Gestión de la Calidad
Dirección calidad Gestión de la autoridad y
Calidad comunicación
Enfoque al
cliente

39. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
•Educacion
•Formacion
•Hbilidades
•Experiencia

40. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Competencia, toma de conciencia y formación:
Manual de Funciones y competencias

41. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Se debe determinar, proporcionar y mantener

42. 7.1 planificación de la prestación del servicio.
7.2 Procesos relacionados con cliente.
7.3 Diseño y desarrollo.
7.4 Adquisición de bienes y servicios.
7.5 Control de la prestación del servicio.
7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición.

43. Entradas Resultados
Revisión
Verificación
Validación
Cambios

44. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
7.5.3 Identificación y trazabilidad.
7.5.4 Propiedad del cliente.
7.5.5 Preservación del producto.
8.3 Controlar producto no conforme.

45.  Resultado no medible.
 Deficiencias visibles en el uso.

46. UNICA
REGISTRO
LOTE

48. IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
MANIPULACIÓN
ENTREGA
EMBALAJE Y
PROTECCIÓN

49. PLANEAR MEDIR
MEJORAR CORREGIR

50. Seguimiento y medición (8.1, 8.2)
Satisfacción del Desempeño del Procesos Producto
cliente 8.2.1 SGC 8.2.2 8.2.3 8.2.4
Producto no
No conformidad
conforme 8.3
Acción inmediata
Análisis de datos 8.4
Investigación de causas
Acción correctiva 8.5.2 Acción preventiva 8.5.3

51. Qué se va Quién lo
a medir? va a medir?
Con qué se
va a medir? Cómo se
va a medir?
Dónde se
va a medir? Cada cuánto
se va a
medir?
Dónde se
va a registrar?

52. ENTRADAS / PROCESO DE SALIDAS CLIENTES DE LA
RECURSOS AUDITORÍA (RESULTADOS) AUDITORÍA
Sistema de gestión
AUDITADO
a auditar Planificar la
auditoría
GERENCIA
-AUDITORES Hacer la auditoría
COMPETENTES Informe
de la CLIENTES DE LA EMPRESA
-RECURSOS Evaluar la auditoría
FÍSICOS Auditoría
PARTES INTERESADAS
-PROCEDIMIENTO
DE AUDITORÍA Mejorar la
auditoría
RETROALIMENTACIÓN

53. PROVEEDORES
CLIENTES
Recursos PROCESO Resultados
Eficiencia Eficacia Efectividad
Eficiencia Eficacia
Efectividad
(Recursos) (Atributos)
Personas Calidad Logros
Insumos Oportunidad Cobertura
Máquinas y Equipos Amabilidad Participación
Tiempos Confiabilidad
Gastos

54. Identificar Controlar
Registrar
Nueva Corregir
Verificación
Procedimiento P-AM-04

55. Información que
demuestre la eficacia
del sistema y permita
mejorarlo
 Satisfacción del Cliente
 Desempeño del Proceso
 Comportamiento del Producto
 Comportamiento de los Proveedores
 Reunión de Mejoramiento

56. CAUSAS NO
CONFORMIDAD
ELIMINAR ELIMINAR
ACCIÓN CORRECCIÓN
CORRECTIVA
Procedimiento P-AM-05

57.  Quejas de los clientes
 No conformidades de auditorías
 Decisiones de la Revisión por la Dirección
 Incumplimiento de estándares o metas
 Fallas en los procesos
 Productos no conformes
Resultados de autoevaluación

58. CAUSAS NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
ELIMINAR
ACCIÓN
PREVENTIVA
Procedimiento P-AM-05

59.  Sugerencias de los clientes.
 Sugerencias de los empleados.
 Observaciones de auditorías.
 Decisiones de la Revisión por la Dirección.
 Tendencias no deseadas en indicadores.
 Problemas potenciales de Productos.
Resultados de autoevaluación