Administración a la Japonesa es una recopilación básica de enfoques japoneses de administración aplicables a nuestro entorno latino.

1. La Administración a la Japonesa Material elaborado por: Mauricio Rodriguez Consultor de Pequeñas y Medianas Empresas Mayo, 2007

5. 29/05/09 La Casa de la Calidad. Dr. Kano Objetivo Fundamentos Medios Técnicas Conceptos Vehículos Tecnología Desarrollo Humano Satisfacción del Cliente y de la Sociedad

6. 29/05/09 Los Vehículos de Calidad Total G.de Rutina G. de Mejora Hoshin Kanri

7. 29/05/09 Ciclo PDCA Planear Ejecutar Revisar Ajustar 1. Objetivo 2. M eta 3. Método 4. Capacitar 5. Realizar 6. Recolectar Datos 7. Ev. en Piso 8. Ev. Método 9. Ev. Resultados 10. ¿ Causas ? 11. Acción Inmediata 12. Prev. Recurrencia

8. 29/05/09 Política Básica 3-5 años Políticas (Directrices) Anual Políticas para: Clientes, Accionistas, Colaboradores, Sociedad y Sistema de Gestión Filosofía de Empresa: Misión, Visión, Valores Planeación, Mejoramiento y Mantenimiento. 3 meses P D C A Evaluación Año anterior Mercados Tecnología Competencia Evaluación del entorno PDCA de Mejora : Objetivo, Meta, Método. 5W+2H SDCA de Rutina : Procedimientos Operacionales e IT Formación de equipos interfuncionales de Mejora Los Vehiculos para Administrar la Empresa Hoshin Kanri Documentación de los Procesos, Formación de UGB y Sistema de Auditoría P D C A P D C A S D C A P D C A P D C A

11. 29/05/09 Tu Proveedor Tu Proceso Tu Cliente Materia Prima Producto Terminado Flujo de Productos, Bienes y Servicios Flujo de Información, Requerimientos, Quejas etc. Modelo de Proceso

12. 29/05/09 Procedimiento de Introducción de Administración Diaria ¿Normal? Remedio Inmediato Mejoramiento Identificar la Causa Acción Preventiva Puntos y Limites de Control Definición de los indicadores que nos permitirán gerenciar y la situación normal Monitoreo Definir periodicidad y responsable Análisis del Proceso. Identificar Clientes, Proveedores y Objetivos Estandarizar Diagrama de flujo, Procedimientos y Entrenamiento si no Procedimiento Resumido para Implementar el Gerenciamiento de Rutina (1), de Anormalidades (2) y de Mejora (3) 1 3 2

15. 29/05/09 Keep it simple stupid! - ¡Mantenlo simple tonto! El camino para establecer un procedimiento operacional es el camino KISS, o sea, el camino de la simplicidad. En la complejidad de la empresa no tenemos capacidad de asimilar y aplicar procedimientos complejos. PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

16. 29/05/09 Son instrucciones detalladas que provienen del proveedor, o de otras fuentes y que la empresa integra a su sistema de gestión a través de la identificación de los mismos como instrucciones técnicas . Las ITs son mencionadas en los procedimentos operacionales. INSTRUCCIONES TÉCNICAS

19. 29/05/09 Auto-control es cuando el mismo funcionario controla su trabajo, es decir, hace girar su PDCA. En esta situación el funcionario no necesita de supervisión.

21. 29/05/09 La administración visual hace mas fácil el cumplimiento de las metas. Los gráficos deben estar dentro de los estándares de la empresa. Si cada sector comunica sus metas de distinta manera, será difícil para los superiores entender los comunicados. Los gráficos forman parte del lenguaje de comunicación interna. ADMINISTRACIÓN VISUAL

22. 29/05/09 Cuando un superior pasa por las UGBs, él de inmediato percibe como anda el desempeño del sector. AQUI VEMOS AL DIRECTOR APLICANDO EL CONCEPTO… VEO QUE USTEDES TIENEN PROBLEMAS! Y ¿ QUE ESTAN HACIENDO AL RESPECTO ? ADMINISTRACIÓN VISUAL

23. 29/05/09 Usando la administración visual, la interacción entre el superior y el equipo es muy rápida; Es importante seleccionar los items que deben ir en los gráficos; éstos deben indicar al responsable de su actualización y la frecuencia de ésta. ADMINISTRACIÓN VISUAL RESPONSABLE DE LA Actualización Mensual

24. 29/05/09 Política Básica 3-5 años Políticas (Directrices) Anual Políticas para: Clientes, Accionistas, Colaboradores, Sociedad y Sistema de Gestión Filosofía de Empresa: Misión, Visión, Valores Planeación, Mejoramiento y Mantenimiento. 3 meses P D C A Evaluación Año anterior Mercados Tecnología Competencia Evaluación del entorno PDCA de Mejora : Objetivo, Meta, Método. 5W+2H SDCA de Rutina : Procedimientos Operacionales e IT Formación de equipos interfuncionales de Mejora Los Vehiculos para Administrar la Empresa Hoshin Kanri Documentación de los Procesos, Formación de UGB y Sistema de Auditoría P D C A P D C A S D C A P D C A P D C A

25. 29/05/09 Las políticas anuales son el resultado del proceso de planeación estratégica Marcan la dirección que debe seguir el negocio para el año que se inicia. El periodo para determinar las políticas es el último trimestre del año y debe iniciarse su implantación a partir del mes de Enero Hoshin Kanri.

28. Relación entre Gerenciamiento de Rutina y de Mejora 29/05/09 Adm. por Políticas Adm. de la Rutina Kaizen para items prioritarios Standarización ( S td) Problemas Crónicos Priorización para items críticos Standarización items especificos P D C A S C A D

31. 29/05/09 Workshop es el momento de presentar cuentas sobre la planeación realizada. Funciona como una fecha fatal para el cumplimiento del plan. Es en esta reunión de presentación de cuentas que queda transparente el desempeño del equipo; el trabajo es visto y reconocido. La existencia del workshop es un motivador muy fuerte para el cumplimiento de las acciones que fueron negociadas. ¿ CÓMO HACER WORKSHOP ? FECHA DEL WORKSHOP

32. 29/05/09 El material utilizado en el workshop es: Gráfico de control con las metas, el método negociado, hojas de verificación de trabajo y las evidencias que las acciones fueron cumplidas conforme a lo planeado. MÉTODO APROBADO Y FIRMADO (TRANSPARENCIA) GRÁFICO DE CONTROL DE META HOJAS DE VERIFICACIÓN FOTOGRAFÍAS ¿ CÓMO HACER WORKSHOP ?

33. 29/05/09 Un equipo responsable, comprometido con sus metas, va al workshop solamente para ser reconocido por sus acciones. ¿ CÓMO HACER WORKSHOP ? EN LA HORA MARCADA…. LA PRESENTACIÓN FUÉ UN ÉXITO…... AHORA DAREMOS INICIO A NUESTRO WORKSHOP

34. 29/05/09 En el workshop no hay lugar para explicaciones ni para protagonismos. El objetivo del workshop es demostrar la ejecución del método, de lo que fué hecho y no de lo que no fué hecho. AQUÍ ESTÁN LOS RESULTADOS MUY BIÉN! MUY BIÉN! ACCIÓN EJECUTADA ACCIÓN PLANEADA ¿ CÓMO HACER WORKSHOP ?

35. 29/05/09 La verificación de la rutina es realizada por la administración visible; en cuanto a la verificación de la mejora es realizada por el workshop. La administración visible antes de todo es un auxiliar de la fase de verificación de la rutina de las UGBs. Los resultados de la rutina en relación a los requisitos mas importantes del sector son colocados en gráficos. ¿ CÓMO HACER WORKSHOP ?

37. GRACIAS