Plan de Gestion

1. PLAN DE GESTIÓ N DEL
PROYECTO
PROYECTO CONSULTAS JURÍDICAS
BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA
LEIDY DE JESÚS VIZCAINO ROA
JOSE RAFAEL RUIZ SARMIENTO

2. Todo cambio en el alcance, el tiempo o costo del proyecto deberá ser aprobado por las partes y
seguirá en todos los casos el siguiente procedimiento:
Paso #1: Identificar la necesidad del cambio por parte de cualquier parte interesada. El solicitante
enviará la solicitud al director de proyecto
Paso #2: Incluir la solicitud de cambio en la bitácora de cambios (Gerente de Proyecto)
Paso #3: Evaluación del cambio solicitado (Gerente de Proyecto, Solicitante), a través de una
evaluación del impacto del cambio en costo, riesgo, cronograma, y alcance
Paso #4: Enviar solicitud de cambio al Comité de Cambios (Gerente de Proyecto)
Paso #5: El Comité de Control de Cambios discutirá el cambio y aprobará o no la solicitud.
Paso #6: Implementar el cambo. El gerente de Proyecto actualizará los cronogramas, documentará y
se asegurará que el cambio tendrá la documentación adecuada.
Plan de Administración de Cambios

3. Documentos De Comunicación
Solo los siguientes documentos serán aceptados como documentos oficiales de reportes:
• “PoA” (Plan of Approach) Plan estratégico de implementación.
• “Reportes de Avance”. El Gerente de Proyecto de Exact le entregará al Gerente de Proyecto
de Bolsa de Valores de Colombia reportes de avance periódicamente, (una vez cada semana
en la cual se desarrollen actividades conjuntas). Este contiene el estado actual del proyecto,
ajustes cuando estos sean apropiados, puntos de atención y el costo del proyecto hasta ese
momento comparado contra el presupuesto de tiempos y de montos.
• “Actas de seguimiento y comunicación”: Documento en donde se definen las conclusiones de
los acuerdos entre las partes.
• “Reportes de Visita”. Los consultores de Exact deberán realizar un reporte de visita al cliente.
Estos reportes de visitas estarán disponibles para todo el equipo de proyecto en el portal de
clientes Exact (www.exactamerica.com).
Plan de Comunicaciones

4. El director de proyecto será el responsable de la gestión e información del costo del
proyecto y deberá presentar informe del manejo del presupuesto en las reuniones que se
hagan para este fin con el equipo del proyecto.
En caso de requerirse adiciones presupuestales aprobadas de acuerdo con los controles de
cambios, el gerente de proyecto es responsable por la contabilidad, desviaciones y
opciones para nuevas financiaciones del proyecto.
El control de costos del proyecto se llevará en el sistema transaccional de la Bolsa de
Valores de Colombia. El manejo financiero con el contratista se dará de la siguiente
manera: Un anticipo del 50% al comenzar el proyecto, un 25% al avanzar en un 50% del
plan de trabajo y el restante 25% con el acta de cierre del proyecto.
En caso de existir un problema de desfinanciación del proyecto, o cuando este se aproxime
al 90% de ejecución y su avance físico no corresponda, el Gerente de Proyecto deberá
convocar de inmediato a una reunión para analizar las causas y buscar soluciones.
Plan de Gestión de Costos

5. A pesar de que este proyecto no contempla adquisiciones o compras de bienes, es
importante aclarar que el único aprobado para compras es el Gerente del Proyecto, en
montos que nunca superarán el COP $ 1.000.000.
La selección del proveedor para la compra de los bienes se regirá por los procedimientos
que para tal fin tiene la Oficina de Administración de la Bolsa de Valores.
Plan de Gestión de Compras

6. La gestión del alcance del proyecto será de responsabilidad exclusiva del Gerente de
Proyecto. En todos los casos el alcance del proyecto está definido por la información incluida
en la declaración del alcance, la estructura de desglose de trabajo (WBS) y el Diccionario de
la EDT.
Cualquier manejo de cambio en el alcance del proyecto se manejará de acuerdo con el Plan
de manejo del cambio.
Plan de Gestión de Alcance

7. El cronograma del proyecto solo será modificado en las siguientes circunstancias:
- Desastres naturales o eventos por fuera del control de los interesados en el proyecto
- Accidentes graves de trabajo.
- Cambio del contratista
- Solicitud de cambio de alcance por parte del Cliente
Los entregables serán los definidos en el Porject Charter, y su cumplimiento se dará por aprobado por el
Cliente cinco días después de su recepción.
Se asignará un consultor de tiempo completo para el avance de las actividades.
El control de las actividades y la entrega de las mismas se hará a través de los reportes de visita que el
consultor incluirá en cada visita, el cual contendrá la siguiente información:
- Fecha y hora de la visita
- Actividades realizadas
- Compromisos pendientes del cliente
- Compromisos pendientes del contratista
- Observaciones
Semanalmente la Gerente de Proyecto deberá generar el Informe de Avance del Plan de Trabajo con
todas las novedades ejecutadas en la semana.
Plan de Gestión del Tiempo

8. El control de la calidad en el caso de la Bolsa de Valores de Colombia estará a cargo del Líder
Funcional, quien debe verificar que el proyect cumpla en todos los casos con lo exigido por el
Sistema de Gestión de Calidad de la Bolsa de Valores de Colombia.
El líder funcional asegurará que en todo momento el proyecto usará los formatos establecidos y
aprobados por el Sistema de Gestión de Calidad de la Bolsa y estará en comunicación permanente
con el área de calidad de la empresa.
En todos los casos, el proyecto propenderá por el mejoramiento continuo e identificará opciones de
mejora mediante acciones correctivas y preventivas.
En cuanto al aseguramiento de calidad del área de Sistemas, el proyecto deberá cumplir todas las
exigencias de calidad de producto exigidas por el área IT.
Para tal fin, se deberá diligenciar el Documento “Análisis de Impacto Detallado “para que el área de
IT avale la implementación de este proyecto.
Plan de Gestión de la Calidad

9. El control de riesgos del proyecto se manejará a través de un proceso definido en donde se
buscará identificar el riesgo y se clasificará de acuerdo con su impacto.
Los riesgos se deberán detectar de forma proactiva con el fin de incluir un plan de mitigación del
mismo, y se deberá incluir aquellos riesgos identificados y con mayor probabilidad de ocurrencia,
con el fin de que hagan parte integral del Plan de Trabajo.
Al finalizar el proyecto, el equipo de proyecto revisará el listado de riesgos detectados en el
Project Charter con el fin de implementar cualquier mejora y lecciones aprendidas para proyectos
futuros.
Plan de Gestión de Riesgos