El plan de comunicación de la Federación Deportiva del Azuay tiene como objetivo fortalecer la comunicación interna y externa para mejorar la imagen de la organización. Propone estrategias como difundir información periódicamente al personal, realizar campañas en medios para generar reputación, y eventos para promover la gestión. El plan incluye un análisis FODA, objetivos específicos, políticas, acciones de comunicación y una matriz de seguimiento.

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UNI
PLAN DE COMUNICACIÓN FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY Septiembre de 2014 Cuenca-Ecuador

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PLAN DE COMUNICACIÓN DE FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY
1. – Justificación
Federación Deportiva del Azuay (FDA) se funda el 17 de noviembre de 1924 con la idea de organizar y levantar al deporte azuayo, se asienta en Cuenca y es una organización que tiene el carácter de privada aunque recibe fondos del Estado. FDA está conformada por talento humano que procede principalmente por cuencanos en la parte administrativa y por personas que vienen de varias regiones del Ecuador y del exterior (Cuba, Colombia, Argentina, etc.). Federación está integrada por 198 personas, 90 de las cuales hacen la parte administrativa y las restantes 108 son entrenadores, monitores y asistentes en un total de 30 deportes que van desde el atletismo, hasta el Voleibol.
Debido a esta variedad de culturas, se han presentado problemas originados por la falta de compromiso, escasa implicación de los trabajadores, esa falta de sentido de pertenencia afecta la imagen institucional por cuanto los resultados deportivos de los técnicos han sido pobres y en el caso del personal administrativo se hace urgente la necesidad de utilizar los canales adecuados para evitar rumores, temor y malos entendidos. En este contexto es primordial fortalecer la comunicación interdepartamental facilitando la coordinación entre unidades para la ejecución eficaz y eficiente de los procesos. Es fundamental mejorar la red comunicacional, donde la información se canalice de forma correcta. Se trata de utilizar un sistema de comunicación organizacional para conseguir de los públicos mayor motivación en el interno, lo que a su vez eso mejorará la productividad e implicará mejorar la imagen que se transmite al público externo.
En lo organizacional, FDA se ha desarrollado superando, una serie de avatares frente a la situación coyuntural y política que ha vivido el país. Es en ese marco que se han dado una serie de cambios, sobre todo a partir del último Gobierno que ha trazado políticas que han acercado a nuestra organización a los organismos de estado como el Ministerio del Deporte. Estos cambios han generado cierta incertidumbre sobre el futuro institucional de FDA lo que refuerza la necesidad de llevar adelante un plan de comunicación para fortalecer los flujos de comunicación externa e interna, bajo este panorama necesitamos de la Comunicación Organizacional como el sistema de comunicación adecuado que nos servirá para eliminar las barreras comunicacionales que se han presentado. Y es que, el Plan de Comunicación nos permitirá diseñar el futuro que deseamos, identificando las estrategias necesarias para para mejorar la comunicación dentro y fuera de FDA y contribuir con mayor eficacia a dar respuestas a la imagen de excelencia que buscamos.

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2. FODA
Fortalezas Oportunidades
 Organización con gran prestigio e importancia a nivel nacional.
 Directivos tienen imagen posicionada en la sociedad y apoyan la gestión.
 Buena amistad con los periodistas y los medios de comunicación
 Mejorar la imagen y la reputación institucional.
 Mejorar la asistencia a escuelas y eventos de FDA.
 Ser considerada una entidad modelo en el área a nivel de país.
Debilidades Amenazas
 Falta de sentido de pertenencia del personal que genera problemas de imagen en lo externo.
 Lentitud en el desarrollo de los procesos
 Falencias en la comunicación interna, surgimiento del rumor.
 Pérdida de imagen ante la opinión pública.
 Daño del clima laboral (ambiente de trabajo).
 Falta de resultados deportivos importantes.
3. Visión
Al cabo de un año, la FDA será una organización que difunde sus acciones interna y externamente con liderazgo y eficiencia para mejorar su imagen y su reputación corporativa.
4. Misión
Optimizar la comunicación integral de FDA, a través de un conjunto de estrategias modernas y eficientes.
5. Objetivo general.

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Fortalecer la gestión comunicacional a través de un conjunto de estrategias tanto a nivel interno cuanto externo.
Objetivos específicos.
 Diseñar herramientas de comunicación para potenciar la identidad corporativa, la comunicación interna y favorecer el clima laboral.
 Fomentar el diálogo y la participación con los públicos internos y externos.
 Crear un conjunto de estrategias 2.0 que fortalezcan la imagen externa de FDA.
 Informar de la gestión realizada con transparencia para generar credibilidad, confianza.
6. Políticas
Política interna: De diálogo permanente y cercanía entre directivos y personal.
Política externa: De información abierta y transparente que genere confianza en la colectividad.
7. Estrategias
A nivel interno y con la finalidad de cumplir con la política interna de diálogo permanente y cercanía entre directivos y personal, la estrategia de comunicación del plan estará basada en:
Estrategia A
Difusión periódica de información para visibilizar las actividades y proyectos corporativos usando medios impresos y audiovisuales para evitar rumores que afecten al público interno.
ACTIVIDADES
• Difusión de informativo electrónico semanal al público interno sobre acontecimientos relevantes a través del Intranet.
• Realizar retiro empresarial que incluya charlas motivacionales
• Rendición de cuentas a través del anuario.
• Actualizar el sitio Web y las redes sociales permanentemente.
• Actos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, Navidad, Carnaval y Fin de año.
Estrategia B

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Impulsar el conocimiento de la organización en el público interno para motivar su colaboración en procura de mejorar su productividad.
ACTIVIDADES
 Rediseño de carteleras informativas con actividades empresariales y sociales.
 Implementación de una cartelera fotográfica en Intranet.
 Recorrido por escenarios del Presidente para motivar a deportistas y entrenadores.
 Usar mailing para procesos de comunicación interna.
 Plantear un manual de inducción para nuevos funcionarios de FDA con deberes y derechos con el apoyo del departamento de Talento Humano.
A nivel Externo y con la finalidad de cumplir con la política externa de información abierta y transparente que genere confianza en la colectividad, la estrategia de comunicación del plan estará basada en:
Estrategia C
Campañas de comunicación para fortalecer la imagen corporativa de FDA generando reputación en los medios de comunicación y en la colectividad.
ACTIVIDADES
• Gestionar ruedas de prensa, entrevistas en programas radiales y en espacios televisivos.
• Notas de prensa, sala de prensa virtual.
• Dossier de prensa en línea, fotografías en línea, cortes de tv/radio en línea.
• Libro y folletos
• SMS/mensajes por celular y watsapp
• Redes sociales, blogs, actualización de sitio web para fortalecer la imagen corporativa
• Alta en buscadores y posicionamiento SEO para fortalecer la imagen corporativa
• Desarrollar un plan técnico para la señalización de FDA.
• Utilización de nuestros espacios para colocar Vallas con publicidad de FDA.
Estrategia D
Eventos para visibilizar la gestión empresarial

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ACTIVIDADES
• Participación en ferias con el fin de promocionar las escuelas deportivas.
• Acontecimientos culturales, deportivos, sociales.
• Visitas guiadas
• Desayunos con periodistas
• Visitas a las instalaciones
• Realización de colonias vacacionales para la colectividad
• Celebración de eventos en fechas especiales para la ciudad.
Acciones de comunicación
Públicos
PERIODICIDAD
NÚMERO
COSTOS
I, E, D, medios
- Difusión de informativo electrónico semanal al público interno sobre acontecimientos relevantes a través del Intranet.
Interno
Semanal
48
0
- Retiro empresarial que incluya charlas motivacionales (Apoyar a talento humano)
Interno
Anual
1
2.000
- Rendición de cuentas a través del anuario.
Interno,
Externo
Medios
Anual
1
4.000
Apoyar la celebración de eventos institucionales de FDA (En coordinación con Protocolo):
• El Festival de campeones a finales de enero.
Interno,
Externo
Medios
Trimestral
8
0
• Día de la Mujer el 8 de marzo
• Copa Tomebamba de natación en abril
• Copa Ciudad de Cuenca de Judo
• Natalicio de Bolívar el 24 de julio
• Día del Deporte Ecuatoriano el 26 de julio
• Lanzamiento, inauguración y clausura de las colonias vacacionales.
• Aniversario institucional el 17 de noviembre.
- Rediseño de carteleras informativas con actividades empresariales y sociales.
Interno
Externo
Mensual
12
0
- Implementación de una cartelera fotográfica en Intranet.
Interno
Mensual
12
0

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- - Recorrido por escenarios del Presidente para motivar a deportistas y entrenadores.
Interno
Bimestral
6
0
- - Usar mailing para procesos de comunicación interna.
Interno
Semanal
48
0
- Gestionar ruedas de prensa, entrevistas en programas radiales y en espacios televisivos.
Externo
Quincenal
24
0
- Notas de prensa, sala de prensa virtual.
Externo
Diario
300
0
- Dossier de prensa en línea, fotografías en línea, cortes de tv/radio en línea.
Externo
Quincenal
24
0
- Revistas
I-E-D
Anual
1
4.000
- SMS/mensajes por celular
Externo
Semanal
48
0
- Redes sociales, blogs, actualización de sitio web para fortalecer la imagen corporativa.
Interno
Quincenal
24
0
- Alta en buscadores y posicionamiento SEO para fortalecer la imagen corporativa.
Interno
Mensual
12
0
- Plan técnico para la señalización de FDA. (coordinado con Marketing)
Interno
Anual
1
3.000
- Utilización de nuestros espacios para colocar Vallas con publicidad de FDA.
Interno
Externo
Anual
4
1.200
- Participación en ferias con el fin de promocionar las escuelas deportivas (coordinado con el DTM)
Externo
Trimestral
4
500
- Cena Navideña con periodistas
m
Anual
2
0
- Visitas a las instalaciones
Interno
Semestral
2
0
- Difusión de colonias
vacacionales coordinado con marketing
Externo
Anual
1
5.000
Realizar folletos sobre:
- Protocolo deportivo de FDA.
- Manual de identidad corporativa
Externo
Semestral
2
5.000

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- Difusión del deporte en escuelas
- Código de ética.
- Manual de inducción para nuevos funcionarios de FDA
(En coordinación con Talento Humano, Marketing, Protocolo, DTM, Secretaría, etc.)
TOTAL
24.700
8. Vocería.
Voceros autorizados
 El principal vocero de la Federación Deportiva Provincial del Azuay (FDA) será el Presidente
 Serán voceros autorizados, el Administrador como delegado administrativo, el Director del Departamento Técnico Metodológico (DTM) como delegado técnico y el director de Comunicación.
 Los funcionarios de FDA que viajen a otras ciudades podrán conceder entrevistas sobre los proyectos que lideran, siempre y cuando tengan autorización previa del presidente y coordinen las declaraciones con el Director de Comunicación.
 Los jefes de entrenadores por deporte podrán dar declaraciones única y exclusivamente sobre aspectos técnicos del deporte a su cargo y evitarán cualquier tema que pueda afectar la imagen de FDA.
 Los monitores no están autorizados a dar declaraciones a los medios.
 Cualquier pedido del personal técnico y administrativo debe hacerse ante los organismos competentes de FDA y bajo ninguna razón, cualquier pedido o reclamo, podrá realizarse en público o ante los medios
9. Evaluación
5.1 Indicadores para el control y seguimiento
MATRIZ DE MONITOREO, EVALUACIÒN Y CONTROL DEL RESULTADOS

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PERIODO DE EVALUACIÒN: DESDE……………………. HASTA…………………
ACTIVIDADES
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
GRADO DE DIFICULTAD
RESULTADOS ALCANZADOS
FUENTES DE VERIFICACIÒN